周海澎，陳業(yè)佳，馬 成

（河北軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河北 保定 071000）

高職院校檔案資料主要來(lái)自于各種教育教學(xué)和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是伴隨學(xué)校發(fā)展所產(chǎn)生的值得保存、參考的資料。它們主要以文字、圖片、表格、音頻、視頻為載體，經(jīng)過(guò)歷史沉淀成為學(xué)校獨(dú)有的精神財(cái)富和文化遺產(chǎn)，也是高職院校未來(lái)發(fā)展的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案資料越來(lái)越多、越來(lái)越復(fù)雜，若仍沿用傳統(tǒng)的管理方式，效率會(huì)比較低下，不利于檔案工作的發(fā)展。因此，高職院校加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中的應(yīng)用，構(gòu)建高職院校檔案信息化建設(shè)體系，提升數(shù)據(jù)分析和管理能力，提升檔案管理水平勢(shì)在必行。

一、高職院校檔案信息化管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀

從淺層次的理解來(lái)看，無(wú)論在生產(chǎn)還是生活方面，數(shù)據(jù)量過(guò)于龐大的都能夠算作大數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)有著相同的特點(diǎn)，每一組數(shù)據(jù)的內(nèi)容都特別多，選擇上也特別復(fù)雜，而且數(shù)據(jù)的價(jià)值都非常大。當(dāng)前大數(shù)據(jù)的應(yīng)用已經(jīng)越來(lái)越廣泛，因此為了解決大數(shù)據(jù)所帶來(lái)的問(wèn)題，積極應(yīng)用眾多挑戰(zhàn)，各個(gè)領(lǐng)域都開(kāi)始更多地關(guān)注并致力于研究大數(shù)據(jù)的合理利用[1]，檔案管理領(lǐng)域也不例外。

我國(guó)高職院校在檔案管理方面引入大數(shù)據(jù)理念，最主要的應(yīng)用體現(xiàn)在下述幾個(gè)方面。第一，隨著大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的引進(jìn)，電子檔案的應(yīng)用逐漸取代原有的檔案模式，檔案的管理向網(wǎng)絡(luò)化靠攏，將大量的信息記錄在網(wǎng)上便于查詢，這與我國(guó)信息化的建設(shè)遙相呼應(yīng)[2]。第二，電子政務(wù)的發(fā)展有了長(zhǎng)足進(jìn)步。對(duì)于檔案管理，人們已經(jīng)不滿足于單純的記錄，而是希望通過(guò)對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、研究，找出檔案數(shù)據(jù)背后隱含的信息和經(jīng)驗(yàn)知識(shí)，為解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題提供支撐。第三，信息化建設(shè)滿足了人們對(duì)知識(shí)管理的要求。在大數(shù)據(jù)環(huán)境的語(yǔ)境中，人們不再局限于檔案信息的收集，更注重調(diào)用檔案資源的便捷，這樣檔案的管理資源就變成了我們的知識(shí)資源。第四，檔案信息化完美地解決了數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存和備份要求。尤其在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，海量信息的儲(chǔ)存和備份給人們帶來(lái)了極大困擾，而檔案的信息化管理完美地解決了這一問(wèn)題。

二、大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案信息化所面臨的問(wèn)題

（一）紙質(zhì)檔案的局限

在檔案管理與應(yīng)用中，紙質(zhì)檔案的局限日益明顯。我國(guó)高校以立德樹(shù)人為根本任務(wù)，提倡“德智體美勞”五育并舉，學(xué)校不再單純地注重培養(yǎng)單一技能的學(xué)生，而是向培養(yǎng)復(fù)合型的高素質(zhì)人才而努力[3]。因此，眾多高職院校的學(xué)生檔案管理業(yè)務(wù)量大增。除了學(xué)生最基本的個(gè)人信息資料外，還附加了許多不同類(lèi)型的信息，比如學(xué)生在校期間個(gè)人的思想品德問(wèn)題，是否出現(xiàn)過(guò)影響信用的行為，在學(xué)習(xí)的過(guò)程中是否有某一方面的能力特別突出，參加過(guò)哪些實(shí)踐活動(dòng)以及活動(dòng)表現(xiàn)等等，這些都需要記錄在學(xué)生的個(gè)人檔案中加以留存。如果還沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，檔案管理的壓力會(huì)持續(xù)增加，管理效率會(huì)特別低下，還可能出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確、不完整的情況。但是盡管有著諸多缺點(diǎn)，當(dāng)前仍然有許多高職院校依然使用紙質(zhì)管理的方式，檔案信息化發(fā)展依舊緩慢，有待于進(jìn)一步增強(qiáng)。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各高校也在逐步開(kāi)展信息化建設(shè)，數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展提上了日程。在大數(shù)據(jù)背景下，每一所高職院校在數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存和管理模式上都應(yīng)提出更高的目標(biāo)和要求，加速檔案資源的電子化和網(wǎng)絡(luò)化以及紙質(zhì)文件的數(shù)字化建設(shè)，在學(xué)生檔案管理方面應(yīng)以電子方式對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和處理，以便于更好更便捷地查詢利用。

（二）檔案信息化建設(shè)體系的缺失

首先，許多高職院校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)前缺少系統(tǒng)部署和頂層設(shè)計(jì)，處于一種摸著石頭過(guò)河的狀態(tài)，更注重著眼于解決當(dāng)前的問(wèn)題，沒(méi)有制定長(zhǎng)遠(yuǎn)詳細(xì)的信息化建設(shè)方案。更有甚者對(duì)具體的檔案信息化建設(shè)工作不重視，也就更加不可能為了實(shí)施信息化而制定相關(guān)的政策。絕大多數(shù)高職院校沒(méi)有安排信息化建設(shè)專項(xiàng)資金預(yù)算，而沒(méi)有足夠的資金支持，信息化建設(shè)也就無(wú)從談起。

其次，高職院校相應(yīng)管理人員對(duì)信息化建設(shè)工作缺乏足夠重視，沒(méi)有對(duì)檔案信息管理的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行全面調(diào)查和規(guī)劃。購(gòu)買(mǎi)信息化設(shè)備時(shí)缺乏通盤(pán)考慮，部分學(xué)校存在“會(huì)買(mǎi)不會(huì)用”的尷尬情況，如果更先進(jìn)、更昂貴的設(shè)備無(wú)法得到有效利用，會(huì)造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。此外，個(gè)別工作人員信息技術(shù)素養(yǎng)跟不上時(shí)代發(fā)展，工作效率較低。例如，在電子信息輸入完成后要對(duì)后續(xù)信息及時(shí)加工整理，否則便會(huì)出現(xiàn)信息缺失的情況，有的工作人員不重視這一步，造成信息錄入漏洞，而為了彌補(bǔ)信息的缺失，需要更多的時(shí)間來(lái)重新調(diào)查，降低了工作效率。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

首先，更新管理理念。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作第一步要做的便是調(diào)整觀念。高職院校校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)是檔案信息化建設(shè)的重要策劃人，其思想應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，無(wú)論是在軟件方面還是硬件方面，只要是經(jīng)過(guò)調(diào)查論證的合理需求，就要為檔案信息化建設(shè)鋪平道路，并隨時(shí)關(guān)注檔案信息化建設(shè)的實(shí)施程度。[4]

其次，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中管理。當(dāng)前高校檔案管理中，許多檔案都在各部門(mén)儲(chǔ)存，并沒(méi)有做到集中管理。大數(shù)據(jù)背景為學(xué)校檔案的系統(tǒng)化管理帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行集中綜合數(shù)字檔案管理，如獎(jiǎng)學(xué)金和助學(xué)金的記錄、每名學(xué)生心理上的發(fā)展、教師的錄用文件、教師的獎(jiǎng)懲文件等都能夠在大數(shù)據(jù)的幫助下進(jìn)行有效地利用，并且取代原來(lái)的管理模式，從而提高管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

再次，完善檔案信息化建設(shè)體系。不能只單純解決信息化建設(shè)過(guò)程中的問(wèn)題，還要建立相應(yīng)的體系，使建設(shè)過(guò)程更加正規(guī)。目前，我國(guó)大部分高職院校在記錄文檔的過(guò)程中仍然使用紙質(zhì)文件，認(rèn)為紙質(zhì)檔案文件更加簡(jiǎn)單，對(duì)于建立電子檔案的管理模式并不十分在意。通過(guò)使用電子文檔對(duì)檔案信息進(jìn)行記錄的觀念不強(qiáng)，電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)化要求還處于起步階段。在這一點(diǎn)上我國(guó)與當(dāng)前國(guó)際上的先進(jìn)水平依然存在著較大的差距。因此，為了長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，各大高職院校不能因?yàn)榕侣闊┒蝗ジ淖儭６以跈n案信息化過(guò)程中應(yīng)持續(xù)關(guān)注最新的大數(shù)據(jù)研究成果，只有跟上大數(shù)據(jù)研究的步伐并不斷更新，才能夠在信息化道路上越走越遠(yuǎn)[5]。

信息化最重要的是對(duì)大數(shù)據(jù)管理方面關(guān)鍵技術(shù)的開(kāi)發(fā)，能夠?qū)Υ罅康臄?shù)據(jù)進(jìn)行處理并且儲(chǔ)存是大數(shù)據(jù)最核心的價(jià)值所在。充分使用云計(jì)算技術(shù)能夠?yàn)楦啻髷?shù)據(jù)的文件系統(tǒng)建立最基本的儲(chǔ)存和處理?xiàng)l件，以此為基礎(chǔ)便可以建立數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)的索引，索引工作一旦完成，在查詢數(shù)據(jù)的時(shí)候就會(huì)更加方便，工作效率也會(huì)得到大幅提高，因此，在檔案信息化過(guò)程中大數(shù)據(jù)的信息開(kāi)發(fā)技術(shù)顯得尤為重要。在開(kāi)發(fā)過(guò)程中，如果能夠在眾多潛藏的信息之中篩選出有用的信息會(huì)使大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展取得更大突破。因此大數(shù)據(jù)管理中心技術(shù)的發(fā)展，能夠?yàn)楦咝５臋n案管理提供更加智能化和網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)，并充分實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索和跟蹤推送，使檔案管理事業(yè)有新的發(fā)展。

四、大數(shù)據(jù)背景下高職院校實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的路徑

高職院校應(yīng)將實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理作為一個(gè)必須達(dá)成的目標(biāo)，在進(jìn)行大數(shù)據(jù)研發(fā)的過(guò)程中要更加專注。每一項(xiàng)研發(fā)的背后都需要龐大的數(shù)據(jù)支持，只有這些數(shù)據(jù)是準(zhǔn)確和客觀的，才能夠確保得到的最終分析結(jié)果是準(zhǔn)確的。例如，不同的學(xué)校在創(chuàng)建本校的學(xué)生心理檔案時(shí)有著各自的標(biāo)準(zhǔn)，然而這樣的標(biāo)準(zhǔn)并不一定準(zhǔn)確，必須要在一個(gè)確定并且準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)之下進(jìn)行分析，才能夠使比對(duì)結(jié)果更加令人信服，因此，高職院校應(yīng)設(shè)置統(tǒng)一的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，使對(duì)比出來(lái)的數(shù)據(jù)結(jié)果更加客觀，而不是讓更多的主觀意識(shí)影響結(jié)果。例如，學(xué)?？梢曰趯W(xué)生檔案管理中的心理測(cè)量表來(lái)整合學(xué)生心理檔案的數(shù)據(jù)，在大量數(shù)據(jù)支持下制定出一套普遍的標(biāo)準(zhǔn)，從而使學(xué)生的心理變化在學(xué)生心理檔案中可以得到充分體現(xiàn)。

為了提高檔案管理的效率和真實(shí)性，應(yīng)該在大數(shù)據(jù)分析工具上進(jìn)行一定的開(kāi)發(fā)，加強(qiáng)與大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)公司的合作，對(duì)產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)源進(jìn)行充分利用。目前來(lái)看，在學(xué)生自主管理、獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定和住宿管理上都能通過(guò)與信息服務(wù)公司的合作取得較大進(jìn)步，并根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況開(kāi)發(fā)出具有針對(duì)性的信息管理系統(tǒng)。因此，高職院校應(yīng)該根據(jù)各自不同的管理需求開(kāi)發(fā)符合自己學(xué)校實(shí)際的檔案信息化管理大數(shù)據(jù)分析工具。

綜上所述，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用是社會(huì)發(fā)展的潮流，也是高職院校檔案信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，這是一場(chǎng)涉及范圍十分廣泛并且長(zhǎng)久的變革。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高職院校檔案管理水平提出了新的挑戰(zhàn)，也提供了全新的發(fā)展空間，高職院校應(yīng)順應(yīng)變革趨勢(shì)，加快檔案信息化建設(shè)步伐，讓檔案工作變得更加客觀、更加科學(xué)、更加有效。