劉愛霞

（山東省壽光市自然資源和規(guī)劃局雙王城所,山東 壽光 262700）

我國不動產(chǎn)登記檔案管理模式必須隨著社會發(fā)展與時代變革進(jìn)行大規(guī)模的調(diào)整，通過引入全新的信息化技術(shù)轉(zhuǎn)變管理思路與具體的信息處理、保存模式，逐步克服現(xiàn)有的信息化管理體系中客觀存在的弊端與問題，以此進(jìn)一步促進(jìn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展與公共服務(wù)體系的完善。有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)不斷探索檔案信息化管理制度的改進(jìn)空間，有效處理各類常見的糾紛與矛盾，確保數(shù)據(jù)庫中各類登記檔案信息的完整性與安全性，根據(jù)具體情況制定、實(shí)施嚴(yán)密的管理規(guī)范與信息處理準(zhǔn)則，為日常信息管理工作提供一個客觀、可靠的標(biāo)準(zhǔn)。

1 不動產(chǎn)登記檔案管理概述

不動產(chǎn)登記檔案管理工作主要是在專門的機(jī)構(gòu)中，通過對符合不動產(chǎn)概念的資產(chǎn)和物體進(jìn)行登記，實(shí)現(xiàn)其歸屬權(quán)記載的過程，這樣能夠賦予這些資產(chǎn)和物體一定的經(jīng)濟(jì)價值。在不動產(chǎn)登記檔案中，可以對相應(yīng)的資產(chǎn)和物體進(jìn)行權(quán)利歸屬等方面的調(diào)整、變更等操作，并將這些操作詳實(shí)地記錄到檔案中，這樣能夠有效促進(jìn)資產(chǎn)管理地規(guī)范性和翔實(shí)性，促進(jìn)其職能的有效展現(xiàn)。

2 不動產(chǎn)登記檔案的特點(diǎn)

2.1 復(fù)雜性

不動產(chǎn)登記主要涉及土地、海域、房屋及林木等定著物，涉及的部門和內(nèi)容多。從不動產(chǎn)登記的類別來看，包括首次登記、變更登記、注銷登記、查封登記等；而從具體不動產(chǎn)權(quán)利來看，《不動產(chǎn)登記暫行條例》中明確了十大類適用不動產(chǎn)登記的權(quán)利，包括集體土地所有權(quán)、建設(shè)用地使用權(quán)、地域權(quán)及宅基地使用權(quán)等。可以看出，不動產(chǎn)登記工作本身就比較復(fù)雜，而從不動產(chǎn)登記的具體運(yùn)行來看，各項(xiàng)工作的程序也十分復(fù)雜，譬如，房屋登記工作，需要全面了解土地信息、常住人口、房屋銷售面積等，需要搜集記錄大量的內(nèi)容和數(shù)據(jù)。

2.2 差異性

不動產(chǎn)登記檔案管理工作的差異性特點(diǎn)主要是受到了每個地區(qū)的不動產(chǎn)類別、數(shù)量的影響，并且在對各個地區(qū)進(jìn)行不動產(chǎn)登記時，每類不動產(chǎn)的價值屬性也是不盡相同，因此，在對檔案進(jìn)行管理時也就具有一定的差異性。不動產(chǎn)登記檔案管理實(shí)質(zhì)上需要由專業(yè)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行操作，并且在相關(guān)的權(quán)威機(jī)關(guān)認(rèn)證下才能對檔案進(jìn)行管理，從而也就使得不動產(chǎn)登記檔案的差異性略為明顯，而這種差異性也就為各地區(qū)管理工作帶來了一定的難度，因此，在不動產(chǎn)登記檔案管理時，應(yīng)當(dāng)充分依據(jù)這種差異性特點(diǎn)，采用具有針對性的手段落實(shí)管理工作。

2.3 專業(yè)性

從專業(yè)性的角度來看，不動產(chǎn)登記檔案具有其獨(dú)特性，是一種特殊的專業(yè)檔案，2016年，《不動產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》頒布，其中第六章第九十四條明確了不動產(chǎn)登記檔案的具體內(nèi)容：一是不動產(chǎn)登記簿等不動產(chǎn)登記結(jié)果；二是不動產(chǎn)登記原始資料，如申請人身份材料、登記原因等。

3 不動產(chǎn)登記檔案管理的問題

3.1 管理隊(duì)伍平均素質(zhì)較低，工作能力較差

政府有關(guān)部門中具備較高信息化技術(shù)設(shè)備操作能力的工作人員不多，多數(shù)員工對專業(yè)化的信息處理技術(shù)與設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)方法了解較少，由于不動產(chǎn)檔案信息化管理工作對參與者的個體能力水平、文化素質(zhì)、職業(yè)道德品質(zhì)的要求較高，能夠擔(dān)任此類工作崗位的高素質(zhì)人才嚴(yán)重不足。

3.2 數(shù)字化水平低

在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，對這項(xiàng)技術(shù)的有效運(yùn)用能夠充分提升不動產(chǎn)登記檔案管理的效率和質(zhì)量，并且還能夠在這項(xiàng)技術(shù)的支持下促進(jìn)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時共享，但是，在實(shí)際開展不動產(chǎn)登記檔案管理工作時，并沒有充分利用這方面技術(shù)，也就使得這項(xiàng)工作的數(shù)字化水平降低，約束了不動產(chǎn)登記檔案管理工作中各個部門之間的協(xié)調(diào)，同時，在一些地區(qū)沒有充分利用信息化技術(shù)的情況下，依舊采用傳統(tǒng)檔案管理的模式，降低了管理效率和質(zhì)量，并且還無法充分保證不動產(chǎn)登記檔案的實(shí)效性和準(zhǔn)確性。除此之外，在數(shù)字化時代，一些不動產(chǎn)登記檔案中的信息是以圖片等電子版的形式存在的，這就使得傳統(tǒng)管理模式無法對這種情況進(jìn)行有效處理，因此，不動產(chǎn)登記檔案管理就會存在一定的漏洞，影響檔案管理有效性的同時，還無法為相關(guān)工作人員提供充足的不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)信息。

3.3 管理格局不成熟

不動產(chǎn)登記檔案涉及的內(nèi)容十分廣泛，既包括自身各類業(yè)務(wù)工作行程的檔案資料，還包括從不同部門，如農(nóng)業(yè)部門、林業(yè)部門、房管部門等移交過來的檔案資料，形成了一個十分龐大的檔案信息資源庫。目前，不動產(chǎn)檔案管理工作主要由自然資源和規(guī)劃部門負(fù)責(zé)，能夠有效解決城鎮(zhèn)化建設(shè)中住房拆遷安置補(bǔ)償問題和市場經(jīng)濟(jì)中房地產(chǎn)交易問題。但不動產(chǎn)登記檔案涉及多個部門，部分領(lǐng)域不動產(chǎn)登記檔案工作機(jī)制尚不成熟，仍存在收集不齊全完整、保管不規(guī)范等問題，這就給不動產(chǎn)登記檔案的規(guī)范化管理帶來了不良影響。如何進(jìn)一步完善管理格局，逐步實(shí)現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案的統(tǒng)一規(guī)范化管理值得探究。

4 不動產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理探析

4.1 理順工作機(jī)制，實(shí)施動態(tài)管理

不動產(chǎn)登記檔案具有較強(qiáng)的實(shí)時性，需要進(jìn)行動態(tài)管理，保障產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益。實(shí)施動態(tài)管理需關(guān)注三點(diǎn)內(nèi)容：一是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作與檔案工作的無縫對接。不動產(chǎn)登記工作本身就具有動態(tài)性，任何環(huán)節(jié)的變動、任何信息的更改均會影響檔案，檔案管理工作要緊隨業(yè)務(wù)工作的進(jìn)度適時更新相關(guān)信息。二是明確各職能機(jī)構(gòu)的職責(zé)。不動產(chǎn)登記檔案管理工作涉及多個部門，各部門之間應(yīng)強(qiáng)化交流，對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，明確各職能部門在檔案管理中的作用并督促落實(shí)各項(xiàng)工作，確保檔案收集的齊全完整。三是要強(qiáng)化檔案意識。通過宣傳教育進(jìn)一步強(qiáng)化產(chǎn)權(quán)人、業(yè)務(wù)辦理人員和檔案管理人員的檔案意識，各參與人員意識到檔案的重要性有利于實(shí)現(xiàn)各方的良性溝通，有利于做好檔案數(shù)據(jù)的更新工作。

4.2 加大管理力度，加強(qiáng)統(tǒng)一管理

由于不動產(chǎn)登記檔案管理工作中各個部門之間的溝通與交流無法滿足正常工作的需求，因此，需要采取相應(yīng)的措施促進(jìn)這些部門的溝通，這樣才能幫助不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)信息的實(shí)施共享和運(yùn)用，幫助各部門有效開展自身的工作，并且在不斷提升管理力度的情況下還能夠充分保證不動產(chǎn)檔案的登記、變更等業(yè)務(wù)的順利落實(shí)，保證檔案信息的實(shí)時性、準(zhǔn)確性，為后續(xù)對這些數(shù)據(jù)信息的利用提供可靠的支持。在對不動產(chǎn)登記檔案管理力度進(jìn)行加強(qiáng)的過程中，由于管理工作所涉及的部門較多，因此，需要充分借助政府機(jī)構(gòu)相關(guān)的政策、法規(guī)，對這些部門進(jìn)行合理的要求，引導(dǎo)其逐漸加大對信息化技術(shù)的利用，這樣能夠充分促進(jìn)這些部門之間的信息溝通，幫助這些部門對不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行充分的運(yùn)用，避免出現(xiàn)信息孤島的問題。同時，還要不斷加強(qiáng)各個部門對不動產(chǎn)登記檔案管理工作的認(rèn)識，積極配合檔案數(shù)據(jù)信息的管理工作，這樣才能在統(tǒng)一性管理的情況下促進(jìn)不動產(chǎn)登記檔案管理工作的有效落實(shí)。

4.3 建立穩(wěn)定、安全的檔案信息處理系統(tǒng)

政府檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過購進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)設(shè)備處理檔案信息減少員工的工作量，在提高部門工作效率與信息錄入準(zhǔn)確性的同時降低工作難度與個人負(fù)擔(dān)，在現(xiàn)有庫房與基礎(chǔ)設(shè)備的基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)?shù)募夹g(shù)升級與存儲方式調(diào)整，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等不同領(lǐng)域科技的最新應(yīng)用成果，搭建一套能夠高效運(yùn)作的信息化檔案管理機(jī)制，并隨著存儲信息的逐漸增多而新建存儲庫房，向社會知名網(wǎng)絡(luò)企業(yè)購買高質(zhì)量的云端信息存儲服務(wù)，為重要的不動產(chǎn)登記檔案信息提供專業(yè)化的加密數(shù)據(jù)庫進(jìn)行安全存儲。檔案管理部門還應(yīng)在升級信息技術(shù)設(shè)備的同時轉(zhuǎn)變管理方式，合理配置人力資源與可用資金，提前制定原始資料錄入、存儲介質(zhì)轉(zhuǎn)換等活動的具體計劃，縮短技術(shù)設(shè)備升級優(yōu)化的周期，保證檔案信息能夠得到妥善、周到的管理與保存，避免因設(shè)備老舊、管理方式不當(dāng)發(fā)生信息丟失、信息泄露等安全事故。

4.4 掌握核心技術(shù)，推進(jìn)數(shù)字管理

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，不動產(chǎn)登記檔案面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案管理的模式需要進(jìn)一步完善以適應(yīng)不斷變化的形勢。不動產(chǎn)登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云存儲等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化管理。推進(jìn)數(shù)字化管理可以從三個方面著手：一是逐步推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化建設(shè)。將以前遺留的紙質(zhì)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，采用OCR識別技術(shù)將數(shù)字化形成的圖像文件轉(zhuǎn)化為文字文件，實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索。二是建立不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效對接，用大數(shù)據(jù)思維管理檔案，檔案的收集、利用等各項(xiàng)工作均實(shí)現(xiàn)在線辦理。三是注重信息化人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。不動產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是一個持續(xù)性發(fā)展的工作，需要專業(yè)的人才作保障。在人才引進(jìn)階段，注重考察人才的專業(yè)技能、信息技術(shù)及職業(yè)素養(yǎng)。此外，注重人才的培養(yǎng)，系統(tǒng)開展專業(yè)技能、信息技術(shù)、知識結(jié)構(gòu)和服務(wù)理念等方面的培訓(xùn)，以更好地適應(yīng)不動產(chǎn)登記檔案管理工作出現(xiàn)的新變化和新需求。

5 結(jié)語

綜上所述，不動產(chǎn)登記檔案管理工作的順利落實(shí)是保證數(shù)據(jù)信息得到充分運(yùn)用的前提基礎(chǔ)，因此，需要采取相應(yīng)的完善措施對其中存在的問題進(jìn)行解決，進(jìn)而充分發(fā)揮這項(xiàng)工作的實(shí)際作用，為社會各項(xiàng)工作的開展提供充分的條件。