在工作中要注意培養(yǎng)良好的做事習(xí)慣，遵循程序化的辦事步驟，有意識(shí)地把事情做成一個(gè)閉環(huán)，把“靠譜”當(dāng)成一項(xiàng)底層素養(yǎng)。

石頭誤事了。上周五，某部門送來3份文件，請石頭幫忙分送3位領(lǐng)導(dǎo)。石頭當(dāng)時(shí)正在全神貫注地改稿，雖然一把接過文件滿口答應(yīng)，目光卻一刻沒從屏幕上移開。

得空了，石頭拿著3份文件去分送領(lǐng)導(dǎo)，兩位在，徑直交到手上，還有一位不在，于是石頭拿著文件回了自己辦公室，繼續(xù)碼字，想著寫完稿子再去看看吧。

時(shí)間轉(zhuǎn)眼到了今天，石頭早已把這份文件忘得精光。直到接到某部門語氣急切的詢問電話，石頭才意識(shí)到出婁子了。原來，領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備在近期的一個(gè)會(huì)上宣讀這份文件，找不到，質(zhì)問的電話打到了部門負(fù)責(zé)人那里，人家當(dāng)然委屈，材料早就遞給辦公室了啊。

對辦公室人來說，忘事、誤事是巨大的缺陷，不僅耽誤了事，給單位帶來損失，而且會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)和同事對你的信任大打折扣。

痛定思痛，石頭進(jìn)行了反思。人腦并非機(jī)器，不能始終精密無缺地運(yùn)行，總是會(huì)受身體、精神狀態(tài)的影響，忘事固然難以完全避免，但平時(shí)如果注意培養(yǎng)良好的做事習(xí)慣，遵循程序化的辦事步驟，有意識(shí)地把事情做成一個(gè)閉環(huán)，把“靠譜”當(dāng)成一項(xiàng)底層素養(yǎng)，忘事誤事的概率就能夠大幅降低。

第一步，懂得

接受任務(wù)的時(shí)候，問清楚、記清楚，不要光點(diǎn)頭說好，埋頭干活，特別是真的不理解、沒聽清的地方，要敢于提問。

有經(jīng)驗(yàn)的辦公室人，往往一邊接受任務(wù)，一邊積極思考：對沒有聽清楚或領(lǐng)導(dǎo)表述模糊的地方，第一時(shí)間確認(rèn);對貫徹意圖時(shí)可能出現(xiàn)的多種情況，及時(shí)提出來，讓領(lǐng)導(dǎo)給予明確答復(fù);對領(lǐng)導(dǎo)意圖中可能出現(xiàn)的偏差，該糾正的糾正，該否定的否定。只有這樣，才能為接下來落實(shí)指示打下好基礎(chǔ)。

主要是要問清楚兩樣?xùn)|西：一是標(biāo)準(zhǔn)，二是時(shí)間。最好能把領(lǐng)導(dǎo)的要求復(fù)述一遍，跟領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)一下：

“馬局，我明白了，這個(gè)材料是不是主要從×××幾個(gè)方面寫？”

“張主任，我們抓緊組織人起草，您看什么時(shí)候給您初稿合適？”

問與不問差別很大。問了，不但能把要求搞得更清楚，同時(shí)也更能凸顯你積極主動(dòng)的工作姿態(tài)，讓人心里熨帖。

第二步，記得

遺忘是人腦的本能，也是人腦自我保護(hù)的生理機(jī)制。過目不忘？那恐怕腦袋早就爆炸了！

記得，是在調(diào)動(dòng)一切工具與大腦的本能對抗。職場上每天產(chǎn)生的信息量驚人，微信、電話、領(lǐng)導(dǎo)耳提面命、會(huì)議、通知、公文系統(tǒng)，目光所及之處，時(shí)刻都在產(chǎn)生待辦事項(xiàng)，這是多難的一件事。

拖是導(dǎo)致忘事誤事的第一原因。拿到手的文件，總想著放一放再轉(zhuǎn);接到的任務(wù)，總想著等一等再辦;沒處理的短信、電話，總想著找個(gè)時(shí)間一起回復(fù)。假如總是想著拖一拖再辦，出問題是早晚的事，是大概率事件。

比如石頭前面漏轉(zhuǎn)的文件，即使領(lǐng)導(dǎo)不在，假如能堅(jiān)持一鼓作氣辦清爽，先放領(lǐng)導(dǎo)屋里也好，給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)個(gè)信息報(bào)告一聲也好，最后肯定就不會(huì)遺漏。

我們每個(gè)人每天都會(huì)接收大量的文件資料，接收后我們應(yīng)立即著手處理，處理完畢后應(yīng)立即送出去，不要停留在自己手中。這是一個(gè)人提高辦事效率，避免工作被動(dòng)的最有效手段。

那些能夠馬上處理掉的事情，一定不要拖。收到文件，站起身馬上就轉(zhuǎn)送;收到短信，能立即回的馬上就回;需要請示通知報(bào)告的事，馬上就去說。能夠養(yǎng)成這樣的習(xí)慣，忘事誤事概率就小多了。

在時(shí)間管理領(lǐng)域有一個(gè)“兩分鐘原則”：任何事情如果花的時(shí)間少于兩分鐘，那么馬上就去做。一件事可以在兩分鐘之內(nèi)完成，你需要馬上完成它，或者在兩分鐘之內(nèi)委派給他人，否則就容易把這件事推遲、存檔或丟掉。

如果你不這么做，而是選擇繼續(xù)忙手頭的事，必然會(huì)付出更高的時(shí)間精力成本：要么把這件事忘得精光;要么心里老是惦記著這個(gè)事，手頭的活也干得不清不楚;要么總是覺得自己還有個(gè)什么事沒辦，卻想破腦袋也想不出來。

兩分鐘原則之所以管用，是因?yàn)槲覀冊诜磸?fù)轉(zhuǎn)移注意力時(shí)，會(huì)耗費(fèi)很多的精力，這就是大段時(shí)間被打斷后效率低下的重要原因。兩分鐘原則避免了這種消耗，推動(dòng)了當(dāng)下事務(wù)的完成，并且沒有遺漏突發(fā)的事情。

此外，隨時(shí)拿出筆記本記錄。腦袋是靠不住的，無論是日程、交辦任務(wù)還是待辦事項(xiàng)，只有記下來才有把握。石頭發(fā)現(xiàn)，拿筆記之所以要優(yōu)于用腦袋記，除了更可靠，還能提高思考的效率。比如一周后上午9點(diǎn)要在第一會(huì)議室開會(huì)，假如用腦袋記，你整天都得惦記著這個(gè)事，隔段時(shí)間就要回憶一下，啊呀，下周有個(gè)會(huì)啊，上午9點(diǎn)啊，地點(diǎn)在第一會(huì)議室啊，這樣會(huì)占據(jù)大量的思維資源。

要記的事情多了，一方面惶惶不可終日，另一方面缺少精力去考慮那些真正需要思索的問題，大腦就像一臺(tái)裝了太多程序的電腦，半天也開不了機(jī)。

還不如就隨手在日程本上記一筆，每天上班下班檢查一下日程表即可，省腦子也省心。

第三步，反饋

大家看看現(xiàn)在各式各樣、眼花繚亂的APP，無論是打車的，還是購物的、點(diǎn)外賣的，甚至坐飛機(jī)的，有一個(gè)功能總是不可或缺，那就是顯示對方的實(shí)時(shí)位置。

看著我剛叫的專車正在緩緩朝我移動(dòng)，雖然還有10分鐘才能到達(dá)，也讓我感覺十分心安。這就是人性深處對確定性的渴望。不確定讓人感到焦慮，航班動(dòng)態(tài)、專軍司機(jī)位置、外賣小哥位置、文件下載進(jìn)度條，都是為了讓人們在不確定的世界中多一點(diǎn)確定性。

我們把這個(gè)原理挪用到工作中，如何增加領(lǐng)導(dǎo)對你確定性的依賴，以緩解他們不確定的焦慮？

最重要的一條就是讓他看到你的“進(jìn)度條”和“實(shí)時(shí)位置”。

任務(wù)推進(jìn)的過程中，要盯得住，發(fā)揮主觀能動(dòng)性去推，遇到問題、取得進(jìn)展了，都要及時(shí)反饋溝通，這就是我之前所說的“件件有回音、事事有著落”。

每天下班前，應(yīng)該抽出幾分鐘把當(dāng)天的公務(wù)清理妥當(dāng)，白天沒來得及處理的文件，趕緊辦了;沒回復(fù)的短信，抓緊給人家一個(gè)答復(fù)。晚走一會(huì)兒，天塌不下來。

第四步，核查

事情已經(jīng)辦完，且慢，還沒結(jié)束，慎一慎、緩一緩再給領(lǐng)導(dǎo)交差。所謂閉環(huán)，還要求你交出去的活兒，不光在過程中是認(rèn)真干的，干完之后也是經(jīng)過仔細(xì)復(fù)查核實(shí)的?！俺鍪帧鼻埃磸?fù)檢查你交上去的材料、發(fā)出去的東西。

打印復(fù)印的材料，遞給領(lǐng)導(dǎo)前再看一遍頁碼對不對，有沒有缺頁，萬一打印機(jī)沒紙了呢？花了五六天寫的講話稿，放在領(lǐng)導(dǎo)桌上之前再朗讀一遍看有沒有錯(cuò)漏字，萬一書名號(hào)里掉了一個(gè)字呢？甚至把文件送到領(lǐng)導(dǎo)辦公室的路上，在領(lǐng)導(dǎo)辦公室門口等著“接見”的空當(dāng)，都可以再一目十行地掃一掃，說不定能發(fā)現(xiàn)幾個(gè)錯(cuò)別字，還來得及一路小跑回去改！

實(shí)事求是地講，誰也不敢保證萬無一失，我們能做到的，就是多看，反復(fù)看，出手前再看一遍，把錯(cuò)誤發(fā)生的概率降到最低。

否則，前面99步走得都很認(rèn)真，最后1步晃了點(diǎn)，就給人留下個(gè)不靠譜的印象，多冤枉。

（摘自清華大學(xué)出版社《秘書工作手記3：學(xué)會(huì)辦事》）