趙 娜

（山西省新絳縣醫(yī)療保險(xiǎn)服務(wù)中心，山西 運(yùn)城 043100）

當(dāng)前，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與時(shí)代的進(jìn)步，對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理內(nèi)控制度人員資料的保管也就必須與時(shí)代同步，做到更加合理、科學(xué)的控制。不過(guò)，就目前實(shí)際情況分析，在事業(yè)單位的人員檔案管理中仍有不少弊端，嚴(yán)重影響了對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理內(nèi)控制度的有效管理。因此，政府有必要進(jìn)一步出臺(tái)更加切實(shí)的舉措，以促使各項(xiàng)管理工作取得更加優(yōu)異的成效。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

（1）領(lǐng)導(dǎo)層高度重視人事檔案管理的意義與重要性。當(dāng)前，在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)工作需要和時(shí)間發(fā)展相同步，因此需要進(jìn)一步調(diào)整和健全崗位的內(nèi)部管理制度，同時(shí)通過(guò)不斷完善崗位的人員資料保管工作，體現(xiàn)單位的資源優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而較大幅度地提升了崗位內(nèi)工作人員資料保管的素質(zhì)和工作效率，從而推動(dòng)了事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理內(nèi)控制度建設(shè)和單位財(cái)務(wù)工作的持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展。與其他類型的單位管理部門相比，對(duì)人事檔案管理的工作也同樣需要更大的耐心和毅力。人事檔案管理涉及的福利待遇相對(duì)較低，導(dǎo)致管理者缺乏積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)新能力。因此，人事檔案管理的效率和質(zhì)量無(wú)法得到有效提高，這也導(dǎo)致人事檔案管理在很大程度上缺乏可持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展及其應(yīng)有的作用和價(jià)值。

（2）人事檔案信息管理工作者的專業(yè)知識(shí)與服務(wù)能力不足。在新形勢(shì)下，為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位的檔案管理工作人員的效率和質(zhì)量，有必要設(shè)置專業(yè)、熟練的管理人員。不過(guò)，在現(xiàn)代人事檔案管理中，許多管理者被從其他單位中調(diào)離，使得檔案管理的質(zhì)量并沒(méi)有得到全面提升，很多工作沒(méi)有達(dá)到一定的要求，總體工作不容樂(lè)觀。另外，一些機(jī)構(gòu)在人員檔案管理中未能注重人員的專業(yè)知識(shí)培養(yǎng)，培訓(xùn)項(xiàng)目不科學(xué)、不合理、不有效，嚴(yán)重降低了管理效率。各種人員資料信息和資料得不到準(zhǔn)確高效的收集，無(wú)法發(fā)揮管理價(jià)值。

（3）人事檔案制度和管理體系還不夠健康穩(wěn)定完善。在事業(yè)單位的人事檔案管理方面，還應(yīng)針對(duì)單位現(xiàn)實(shí)情況，建立相對(duì)系統(tǒng)、完善的管理體系和規(guī)章制度。但是，從實(shí)際的角度出發(fā)，事業(yè)單位在管理工作流程中，尚不能完全從社會(huì)實(shí)踐出發(fā)構(gòu)建起較為系統(tǒng)、完備的管理制度，相關(guān)的管理體系和制度也沒(méi)有優(yōu)化。人事檔案管理工作的規(guī)章制度不科學(xué)合理，各種處理程序紊亂。對(duì)有關(guān)內(nèi)容也缺乏具體的管理計(jì)劃與制度，對(duì)搜集、分析、整理等有關(guān)內(nèi)容也未能建立統(tǒng)一、系統(tǒng)的管理制度。

（4）人事檔案管理信息化水平和現(xiàn)代化程度不足。在當(dāng)今的信息時(shí)代，事業(yè)單位內(nèi)控制度檔案保管部門，必須運(yùn)用信息化技術(shù)手段與計(jì)算機(jī)，以提升人事檔案工作的品質(zhì)和效率。同時(shí)，還要充分運(yùn)用國(guó)家信息化建設(shè)檔案管理，認(rèn)真作好人才檔案管理的整體規(guī)劃，全面克服傳統(tǒng)管理模式的缺點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)人才檔案管理工作再上個(gè)新臺(tái)階。但從實(shí)際工作狀況看，由于管理人員缺乏對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，不能為人事檔案信息化的現(xiàn)代化注入時(shí)間、物質(zhì)、資金，又缺乏財(cái)力保障，造成人事檔案管理工作現(xiàn)代化水平落后，相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理能力嚴(yán)重不足。

2 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理水平的具體措施

為改善事業(yè)單位人員檔案管理工作的質(zhì)量與效益，提高人事檔案管理工作人員的管理水平，有必要發(fā)揮人事檔案管理工作人員的價(jià)值和功能，深入貫徹各項(xiàng)具體策略與舉措。具體措施主要表現(xiàn)在如下幾方面：

（1）樹(shù)立正確的管理意識(shí)，重點(diǎn)解決遺留問(wèn)題。人事檔案管理涉及事業(yè)單位各部門的工作。建立順暢的溝通機(jī)制非常重要。各部門要積極協(xié)調(diào)解決人事檔案管理中的歷史遺留問(wèn)題。形成科學(xué)合理的員工獎(jiǎng)勵(lì)制度，充分調(diào)動(dòng)人事檔案工作人員的積極性，為員工提供良好的職業(yè)成長(zhǎng)條件，定期組織員工培訓(xùn)活動(dòng)。此外，當(dāng)從業(yè)人員發(fā)生重大變化和內(nèi)部變革時(shí)，要組織人員迅速準(zhǔn)確地整理和調(diào)整檔案，盡快解決歷史遺留問(wèn)題。

（2）單位領(lǐng)導(dǎo)要高度關(guān)注人事檔案管理工作。對(duì)于事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理人員和管理者而言，必須注重人才檔案管理的意義與重要性，高度重視人才檔案的各種管理措施與執(zhí)行方式，從長(zhǎng)期戰(zhàn)略的角度看問(wèn)題，從全局考慮，深刻了解檔案管理對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)控制度的健康完善的重要關(guān)鍵意義。人才檔案是事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理內(nèi)控制度建設(shè)的主要載體。同時(shí)，也有效考核了企業(yè)各類人員的個(gè)人表現(xiàn)情況與工作績(jī)效。只有充分保證了企業(yè)人才檔案保管制度的進(jìn)一步完善，使企業(yè)人才檔案實(shí)現(xiàn)了更有效保存和管理，才能更充分體現(xiàn)企業(yè)各類人才的社會(huì)價(jià)值和工作功能。因此目前，事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理部門領(lǐng)導(dǎo)干部比較重視企業(yè)人才檔案保存，比較高效地進(jìn)行了企業(yè)人才檔案保存工作，并全面認(rèn)識(shí)到人才檔案保管體系建設(shè)是推動(dòng)單位人員結(jié)構(gòu)全面優(yōu)化、人才資源科學(xué)合理配置的關(guān)鍵基礎(chǔ)。

（3）提高檔案管理人員素質(zhì)，建立健全管理隊(duì)伍。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的深化和發(fā)展，事業(yè)單位人員的職務(wù)晉升和干部任用需要通過(guò)一套專有的人事檔案制度來(lái)體現(xiàn)。這種變化使檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。對(duì)于檔案管理者來(lái)說(shuō)，需要不斷提高自己，并利用高水平的專業(yè)能力為檔案管理的發(fā)展提供幫助。作為系統(tǒng)的工作內(nèi)容，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行收集、整理、歸納和分析，任何管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)給人事檔案管理造成巨大損失。因此，人事檔案管理工作者要有高水平的崗位責(zé)任感，也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的審計(jì)和控制，確保三齡兩歷的按時(shí)審計(jì)，從思想上講，要提高員工的思想意識(shí)，確保每位員工遵守制度、敬業(yè)、自律的原則。

（4）針對(duì)人事檔案管理方法進(jìn)行切實(shí)有效地創(chuàng)新和改革。事業(yè)單位人事檔案管理工作，往往采取比較傳統(tǒng)的模式。針對(duì)這種情況，有必要進(jìn)一步解決傳統(tǒng)檔案管理方法的弊端，將傳統(tǒng)分散管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦偷募泄芾?。管理人員要高度重視馬克思主義理論基礎(chǔ)與實(shí)際工作實(shí)踐之間的緊密聯(lián)系，以馬克思主義理論的新視野對(duì)管理人員實(shí)際工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與有效指導(dǎo)，從根本上切實(shí)完善與優(yōu)化統(tǒng)籌管理、統(tǒng)一人事檔案管理理念，使其在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中得到有效落實(shí)。對(duì)事業(yè)單位人事部門和檔案管理機(jī)構(gòu)，要按照事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理內(nèi)控制度的新發(fā)展趨勢(shì)，有效調(diào)整和優(yōu)化有關(guān)的內(nèi)部管理體系和政策，以更有效滿足社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下社會(huì)化生產(chǎn)的基本要求和單位內(nèi)部需要，并逐步吸納境外先進(jìn)的管理制度和理念，吸納更多具備較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的優(yōu)秀管理者，并全面進(jìn)行對(duì)有關(guān)管理人員的專業(yè)知識(shí)訓(xùn)練。

（5）結(jié)合實(shí)際情況合理建立聯(lián)合型檔案服務(wù)組織。由于事業(yè)單位對(duì)檔案保管的工作內(nèi)容較為單一，在實(shí)際的管理工作流程中涉及到了檔案類型的許多領(lǐng)域。根據(jù)這些現(xiàn)實(shí)情況，有必要合理設(shè)置統(tǒng)一的檔案保管機(jī)構(gòu)，從根本上有效防止了分散的檔案保管機(jī)構(gòu)的弊端，從而實(shí)現(xiàn)了各機(jī)關(guān)之間在業(yè)務(wù)上的進(jìn)一步交流與聯(lián)系，做到了數(shù)據(jù)共享。在檔案歸屬方面，要更加明晰，充分利用綜合信息，實(shí)現(xiàn)更加便捷、快捷的檢索和利用，切實(shí)做好統(tǒng)籌規(guī)劃和與信息體系的有效整合，更大幅度地提高了人員歸檔的效率，更充分體現(xiàn)了其實(shí)用價(jià)值。

（6）逐步建立健全系統(tǒng)完備的檔案系統(tǒng)和制度。為提升事業(yè)單位及其工作人員檔案管理的質(zhì)量與效益，就必須全面建立現(xiàn)代的檔案管理體系，與時(shí)俱進(jìn)，合理利用現(xiàn)代技術(shù)方法，做到檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化，同時(shí)運(yùn)用現(xiàn)代的電子技術(shù)方法，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子文檔的相互融合，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。同時(shí)，科學(xué)的選擇和組織檔案保管人才，科學(xué)設(shè)計(jì)檔案保管項(xiàng)目，進(jìn)一步實(shí)行崗位責(zé)任制，充分確定檔案收集整理工作資料的來(lái)源和去向，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案保管的科學(xué)完整，做好國(guó)家檔案信息庫(kù)建立。

（7）建設(shè)人事檔案管理信息化平臺(tái)。第一，領(lǐng)導(dǎo)層要重視本單位信息化管理平臺(tái)建設(shè)，做好資金支持，購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備，積極引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)。在此基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案管理的信息公開(kāi)，引導(dǎo)全體員工樹(shù)立信息觀念。在工作中，要注重技術(shù)更新和專業(yè)人才培養(yǎng)，使事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理在現(xiàn)代化的工作進(jìn)程中提高檔案管理的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

第二，加強(qiáng)管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建立知識(shí)檔案，重視九防建設(shè)，引進(jìn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，利用高性能計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)人事檔案的科學(xué)管理。在管理過(guò)程中，要不斷提高管理的集成化、智能化水平，在人事檔案室建設(shè)相應(yīng)的防火、防潮、防蟲(chóng)、防腐設(shè)施，為人事檔案的存儲(chǔ)和管理提供適宜的環(huán)境，實(shí)現(xiàn)高效的人事檔案管理。此外，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)程中，事業(yè)單位需要注重監(jiān)控體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案全天候監(jiān)控，確保人事檔案管理不受其他因素影響。

第三，進(jìn)行紙質(zhì)材料的信息錄入。在人事檔案管理中，因?yàn)橐恍┤耸聶n案內(nèi)容比較陳舊，而這些人事檔案又屬于紙質(zhì)文件，在人事檔案管理中就比較麻煩。事業(yè)單位人員檔案是本單位最主要的人員信息管理資料之一。所以，對(duì)紙質(zhì)文檔，就有必要及時(shí)錄入信息系統(tǒng)，以便完善人事檔案，從而有效提升人事檔案管理效率。在錄入流程中，由于有些文檔內(nèi)容很舊，所以必須對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行審核，以保證人事文檔內(nèi)容和資料的及時(shí)性，同時(shí)調(diào)整了一些變動(dòng)后的人事資料內(nèi)容，以保證人事檔案的正確性。實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文檔的信息輸入，就能夠建立電子文檔，以方便信息保存與傳遞，從而減少了重復(fù)檢索的復(fù)雜工作。而且，基于信息的電子文檔也可以存儲(chǔ)，并能夠?qū)崿F(xiàn)備份，不但減少了紙質(zhì)的使用，也同時(shí)減少了對(duì)人事檔案的損壞。

第四，加強(qiáng)信息安全建設(shè)。在推進(jìn)信息時(shí)代人事檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，事業(yè)單位需要格外重視自身的信息安全建設(shè)。因?yàn)槭聵I(yè)單位人事檔案中存在一些機(jī)密文件，而事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理內(nèi)部的一些人事檔案又關(guān)乎著國(guó)家安全，所以事業(yè)單位內(nèi)控制度在網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)流程中需要將文檔安全放在首位，在保障文檔信息真實(shí)有效的基礎(chǔ)上，同時(shí)做好本單位網(wǎng)站建設(shè)，以保障文檔安全。單位組織人員可以對(duì)高度機(jī)密的文檔信息實(shí)行全面保密，并組建專門的人事文檔安全管理工作組，專門負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的安全，同時(shí)加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的研究與應(yīng)用，通過(guò)更先進(jìn)的技術(shù)手段增強(qiáng)人事文檔的機(jī)密性與安全，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆阑饓ㄔO(shè)，以促進(jìn)人事檔案管理工作信息化建設(shè)。

3 結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下，事業(yè)單位的人事檔案管理問(wèn)題變得越來(lái)越關(guān)鍵，所以事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的主要領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視人事檔案管理的關(guān)鍵作用和現(xiàn)實(shí)意義，針對(duì)各種問(wèn)題加以認(rèn)真處理，有效結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，逐步建立健全更系統(tǒng)完備的人事檔案管理現(xiàn)代化系統(tǒng)和機(jī)制，從更大程度上改善人事檔案的現(xiàn)代管理水平，以推動(dòng)人事檔案的變革與創(chuàng)新。