張 靜

（白城市殘疾人就業(yè)服務中心，吉林 白城 137000）

檔案在記錄、積累、保護和傳播人類社會活動、歷史發(fā)展軌跡、歷史文化等方面具有無可替代的作用。由各個民族所創(chuàng)造并形成的古老文明與傳統(tǒng)文化，是以檔案、文獻資料代代相傳的。在歷史的積累、保護和傳承的進程中，它們相互融合，共同構成了中國的優(yōu)秀傳統(tǒng)。正是由于這些珍貴的歷史資料，我們才能保持中國的歷史進程，以及輝煌的歷史文化。隨著信息化時代的到來，檔案管理面臨著新的發(fā)展契機，各級各類人才都要順應信息化時代的科技發(fā)展趨勢，加快檔案管理工作的步伐。

一、檔案管理工作的重要意義

檔案工作是實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設、研究歷史、承擔各項工作的必要工作。做好檔案工作，既是當前工作的需要，又是保護歷史的一大課題。檔案工作是一項政治工作。檔案工作的政治化體現(xiàn)在檔案歸屬于何人、為何人服務、檔案受何種階層的利益約束等方面。中國的檔案工作不同于普通的服務部門。它是維護人民民主專政、維護國家秘密、創(chuàng)造歷史財富的重要據(jù)點。在當前的社會主義現(xiàn)代化進程中，檔案工作要以服務于經(jīng)濟發(fā)展為中心，切實把檔案工作作為重點。從發(fā)展的觀點來看，檔案的社會價值是指社會的發(fā)展與利用，是檔案能否滿足社會需要的一種重要表現(xiàn)。檔案的作用是多種多樣的，但其最主要的作用可以歸納為檔案的憑證和檔案的參照功能。檔案工作是一項基礎工作，同時也是一種服務性工作，我們要充分認識到檔案工作的重要意義和價值，在工作中要不斷創(chuàng)新和完善檔案管理制度，強化檔案管理，才能更好地服務于社會經(jīng)濟發(fā)展。

二、信息化時代的檔案管理工作

1.提高思想認識，重視檔案工作

檔案以其來源廣泛、內(nèi)容豐富、形態(tài)新穎而成為國家戰(zhàn)略資源的核心組成部分。其信息資源的開發(fā)與利用，在國民經(jīng)濟、社會發(fā)展中起著舉足輕重的作用。古往今來，檔案發(fā)展建設的事例數(shù)不勝數(shù)，充分體現(xiàn)了檔案在國民經(jīng)濟發(fā)展中的不可取代的作用。

強化檔案管理和規(guī)范化，使檔案制度化，加強對檔案的保護與使用，促進檔案的信息化，是檔案工作者義不容辭的責任。做好檔案工作，要加強和改進隊伍建設、圖書館建設、資料收集、數(shù)字化和信息化建設；要規(guī)范治理、注重發(fā)展、著眼全局、服務中心；健全制度，嚴明紀律，確保檔案工作規(guī)范化、細化、實用化、安全發(fā)展。

2.利用檔案功能，提高服務效率

檔案工作是檔案工作的重要組成部分，是檔案工作的重要組成部分。要樹立與檔案職能、以“以人為本”的理念為指導，以實現(xiàn)“以事為本”“以人”“人”為中心，形成“縱向銜接、橫向聯(lián)動、協(xié)調(diào)發(fā)展”的“統(tǒng)籌兼顧”的理念；圍繞國民經(jīng)濟、加強社會、文化建設，為中心工作提供有力的服務和保障，為中心工作做好服務；要正確認識到檔案工作在政治、經(jīng)濟發(fā)展中的不可替代性，必須正確認識到檔案工作的重要性，克服不作為、不情愿的錯誤觀念。要切實加強檔案信息資源的利用，切實加強檔案工作的實踐性和自覺性。雖然檔案工作在業(yè)務上是自成一體的，但要為檔案工作創(chuàng)造一個開放的、科學的發(fā)展環(huán)境，打破產(chǎn)業(yè)壁壘，加強與有關部門的協(xié)作，加強與各有關部門的聯(lián)系，加強與各有關部門的聯(lián)系，加強與各有關部門的聯(lián)系和協(xié)調(diào)。實現(xiàn)不同行業(yè)建設資源的借鑒、應用、聯(lián)動。要突破各部門之間的界線，上下齊心協(xié)力，只有這樣，檔案工作才能有強有力的組織保障。在實行集中管理的基礎上，根據(jù)各單位的職責，逐步建立健全各層次的管理體系，實現(xiàn)人員、制度的匹配，營造齊心協(xié)力，各部門履行職責的良好環(huán)境[1]。

3.充分發(fā)揮電子檔案工作的作用

隨著我國行政事業(yè)的迅速發(fā)展，電子檔案在我國已逐漸成為重要的信息載體。當前，我們應注重電子檔案文件的集成管理，盡快建立起統(tǒng)一的電子文檔。將電子檔案融入辦公自動化系統(tǒng)中，把它作為日常工作的一環(huán)，保證它能準時地完成。力求實現(xiàn)文件掃描、輸入、存取、打印一體化模式，提高計算機存取、打印的簡單快捷，為文件存取、用戶提供文件信息。根據(jù)全國統(tǒng)一的技術規(guī)范和管理方法，制定了較為詳細、通過制定可操作的具體措施，進一步強化電子文檔的歸檔與管理，為推動電子政務工作的信息化建設提供了有力的支持。

三、當前存在的問題

1.思想認識問題

有的業(yè)務部門注重辦案，忽視案件的立案和移交；有的部門檔案意識淡薄，認為檔案工作只是檔案工作者的事，無所事事；各司、局負責移交檔案的人員缺乏檔案規(guī)范化知識，移交檔案不全面、不規(guī)范。

2.檔案管理存在的問題

一是檔案的收集，檔案的移交很難協(xié)調(diào)。每年專職檔案員通知各部門在規(guī)定的時間內(nèi)按標準傳遞檔案信息，有些人工作內(nèi)容復雜繁忙，有些人不了解業(yè)務，不能按時、不能按要求辦事，這就給檔案帶來了難度，而且檔案管理也很不規(guī)范。二是檔案人員短缺。隨著業(yè)務的發(fā)展，檔案數(shù)量的增加，檔案的覆蓋面也隨之擴大，工作難度也隨之加大。

3.檔案技術問題

首先，部分檔案管理軟件仍然是舊版本，沒有及時更新，目前，部門的檔案管理工作仍以人工查找為主，存在著設計上的不足、功能不完善、使用不便等問題。二是缺乏數(shù)字檔案。要跟上信息時代的步伐，在推進數(shù)字檔案建設的同時，也面臨著各種業(yè)務部門大量的案件、人力資源和專業(yè)技術人才的不足。數(shù)字檔案館的建設不能得到廣泛深入的實施和推廣。

四、優(yōu)化和創(chuàng)新措施

在新時代，在信息快速交流、互動的時代，加強對檔案材料的搜集和使用，可以使檔案材料發(fā)揮出最大的作用。為此，各地要積極收集材料，劃分科目，整理、歸檔，加強檔案資料規(guī)劃的清晰程度，為各部門提供高質(zhì)量的信息服務，是新時期企業(yè)管理制度的一項重大工作。根據(jù)單位自身經(jīng)營特點和收集資料的需求，在編制歸檔時，將其歸類為多種類型。同時，還必須加強檔案管理人員的引進、檔案整理、分類等方面的技能訓練，并對檔案管理工作進行考核，加強對檔案的管理，是建立和利用檔案資源的重要依據(jù)。具有高質(zhì)量，高效率的檔案管理，可有效地建立起協(xié)同高效的工作機制，提高各部門的運營能力，并實現(xiàn)對企業(yè)整體計劃能力的均衡[2]。因此，各部門應主動開展檔案管理工作，用全新的眼光來挖掘檔案的信息價值，促進企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。

1.提高檔案管理的創(chuàng)新視野

在全面開展檔案管理工作的創(chuàng)新中，要從全新的角度出發(fā)，引入專業(yè)的檔案人才，真正提高檔案工作的效能。一是強化工作視野的創(chuàng)新。在資料收集、分類整理、在檔案工作中，應積極適應新的工作思路，以“主動”為中心，切實轉變檔案服務制度，建立健全檔案服務系統(tǒng)，使其更好地為社會經(jīng)濟發(fā)展提供有效的信息服務。二是要明確檔案工作的定位，提高對檔案工作的重視，要引導各級機關認真貫徹執(zhí)行，積極培養(yǎng)和創(chuàng)新工作觀念。同時，通過調(diào)整檔案工作人員的職能，改變其工作重心，樹立起信息服務意識，從而為檔案資料的有序流轉、有效地查詢打下了堅實的基礎。

2.提高管理方式的智能化

2.1 經(jīng)營理念的革新。過去檔案文件一般以視頻、以音頻、圖像、紙本為主要載體，其形式多種多樣。檔案材料的整編、流通、調(diào)取，一般采用手工作業(yè)的方法。由于采用手工管理，在檔案的歸檔、查檔、調(diào)取等各方面構成了檔案繁瑣的工作系統(tǒng)。由于檔案數(shù)據(jù)基數(shù)大，存檔要求高，檔案管理工作人員在查閱檔案時會產(chǎn)生大量的工作量，使檔案資料的流通度下降，造成檔案閑置現(xiàn)象。利用多媒體技術和檢索技術，實現(xiàn)了一種基于網(wǎng)絡的智能檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化信息環(huán)境提高了檔案工作各環(huán)節(jié)的智能化，這樣能使信息采集更全面、信息種類更豐富、檔案數(shù)據(jù)設置關鍵字、關鍵字檢索，通過多個平臺的數(shù)據(jù)共享，有效地擴大了檔案工作的覆蓋面，減少了檔案工作的各個環(huán)節(jié)，提高了數(shù)據(jù)的互動共享效率，最大程度地體現(xiàn)了檔案信息的價值。

2.2 經(jīng)營管理的革新。建立了一套跨平臺的連網(wǎng)系統(tǒng)，運用多種智能技術改善文檔資料的交互性，滿足了不同類型的檔案工作者的需要。在跨平臺系統(tǒng)的構建中，應用了區(qū)塊鏈技術，通過高效的整合、精確的檢索、紙質(zhì)和電子備份等技術來實現(xiàn)。其中由于數(shù)據(jù)內(nèi)容易于核實等技術上的優(yōu)點，使文件的流通質(zhì)量得到了有效的改善。

3.完善檔案制度體系

3.1 制度約束思想。為保證檔案工作的正常開展，要加強檔案工作的規(guī)范化，就需要建立相應的工作機制，建立相應的工作規(guī)范和約束機制。比如，在檔案材料采集完成后，按分類進行數(shù)據(jù)分類，建立檔案工作規(guī)范；根據(jù)不同的檔案類型，業(yè)務需求等因素，綜合設定檔案劃分類別，為各個部門的檔案存儲和調(diào)取建立規(guī)范。檔案工作人員要不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，不斷提升檔案工作的效能。檔案工作人員要樹立“以檔案為本”的觀念，為各級機關、廣大群眾提供信息服務。二是要強化檔案專業(yè)技術人員的培訓與培訓，不斷提升各類檔案專業(yè)技術技能，以嶄新的方式進行檔案管理，新穎視角看待檔案工作。三是要從信息層面上深入挖掘檔案的內(nèi)在價值，為企業(yè)的經(jīng)營決策、資產(chǎn)經(jīng)營提供借鑒。

3.2 規(guī)范檔案標準。第一，建立檔案標準化制度，保證各種檔案資料的歸檔規(guī)范化，確保檔案編碼的獨特性，并將其存入資料庫，避免編碼設計沖突、調(diào)檔查詢失效等問題。通過智能讀取數(shù)據(jù)，將內(nèi)容相似的文檔進行數(shù)據(jù)融合，從而降低了文檔數(shù)據(jù)庫中同一數(shù)據(jù)的存儲數(shù)量，提高了檢索效率。在存儲相關的檔案數(shù)據(jù)時，應將有關的檔案編號錄入，并存儲相應的檔案，以提高檔案的規(guī)范性和有序性，從而建立起一個有效的檔案共享系統(tǒng)。第二，檔案的格式規(guī)范。根據(jù)國家的檔案管理規(guī)定，單位內(nèi)部的各個業(yè)務部門都要在檔案形成的初期提供文件的形式，這樣就可以將文件的內(nèi)容統(tǒng)一起來，從而降低由于格式不一致而造成的信息交換的困難。根據(jù)文檔格式規(guī)范的設計，從各種數(shù)據(jù)中抽取重要的數(shù)據(jù)，如時間、金額、項目等。第三，標準的發(fā)布。以文件編碼、資料內(nèi)容等為依據(jù)，對檔案資料進行全周期的管理。圍繞檔案版本、對檔案數(shù)據(jù)進行全程管理，確保其保存無遺漏，并形成檔案保存記錄。在保存檔案數(shù)據(jù)時，要對其形成的時間進行記錄，以提高其可追溯性。當發(fā)生錯誤時，可以通過檔案的回溯，查找錯誤的節(jié)點，查找系統(tǒng)的錯誤[3]。

3.3 實行全周期管理實踐。一是搭建平臺。在檔案管理系統(tǒng)建設中，運用互聯(lián)網(wǎng)技術、云計算技術、數(shù)據(jù)技術等技術方法，對檔案工作進行監(jiān)控，便于各部門對不同時期的數(shù)據(jù)進行查詢。二是實現(xiàn)文件的同步。在各工程實施期間，利用手機錄音、現(xiàn)場測量等方法，對前期資料進行了整理。數(shù)據(jù)的轉化是按照標準格式的，確保數(shù)據(jù)的真實和準確，避免了文件的混亂。三是實施動態(tài)監(jiān)測。在檔案材料制作完畢后，通過線上審核、內(nèi)容校對，以保證檔案工作的正常開展，并使其內(nèi)容標準化。加強對檔案的歸檔、歸檔和歸檔制度，提高對檔案的動態(tài)監(jiān)控。四是實現(xiàn)檔案管理的智能化。形成智能分類、有序編碼、智能歸檔等體系，有助于在形成之初，提高檔案內(nèi)容的規(guī)范化，通過智能識別，可以自動完成卷宗分類、卷目查詢和智能歸檔。

4.智慧檔案工作平臺的構建與智慧管理理念的建立

檔案管理從檔案保存完整、信息安全等角度出發(fā)，開展檔案管理工作。在檔案資料的安全保護方面，各單位要積極運用現(xiàn)代技術，根據(jù)業(yè)務需要，開展檔案資料的綜合利用，提高各部門間的信息量。第一，提高歸檔類的創(chuàng)新能力。在新的經(jīng)濟體制下，要強化檔案工作人員的能力評價，充分利用人力資源的優(yōu)勢，對檔案的歸檔類型進行精確的整理，以適應各種業(yè)務的需要。第二，要強化檔案管理人員的科技系統(tǒng)操作技能，促進科技與檔案工作的有機結合，用智慧的平臺代替手工作業(yè)，提高檔案管理的智能性。

結語

如今，數(shù)字化與信息化轉型，是各行各業(yè)不懈追求和探討的話題，這樣做既能實現(xiàn)生態(tài)和經(jīng)濟的價值，又能提高人類的智慧、效率和質(zhì)量。與以前相比，檔案管理工作更易于共享、存儲和傳遞。在信息化時代，檔案的復制、傳遞、保存等工作可以通過信息化方式實現(xiàn)，使各類檔案資料的共享更加便利。隨著信息化技術的不斷融入人們的日常生活、工作中，必須把信息化技術與產(chǎn)業(yè)深度結合起來，才能促進產(chǎn)業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。信息化技術在提高檔案工作的效率與質(zhì)量方面的效果已為社會所公認，因此，管理者可以從信息化技術的角度出發(fā)，使信息技術更加全面、全面。深入地融入各項管理工作中以產(chǎn)生積極的促進作用?？傊?，在信息化時代，科技的不斷創(chuàng)新與進步也推動著檔案管理工作不斷邁向更好方向，各級各類檔案工作人員，應深諳科技進步帶來的便利，將信息技術與檔案管理相結合，運用信息化方式，可以提高檔案的質(zhì)量和效益，實現(xiàn)檔案的管理。同時，要根據(jù)以往的實際情況，利用信息化技術，積極地進行戰(zhàn)略的調(diào)整，解決內(nèi)部的運營問題，強化基層組織的建設。以保證工作取得新的發(fā)展。