張巍筠

（北華航天工業(yè)學院 河北 廊坊 065000）

0 引言

隨著現代信息技術的迅猛發(fā)展和國家數字化轉型、智慧校園建設的推動，高校不斷普及辦公自動化系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)的應用，催生了海量的原生電子文件，在此背景下，雙套制管理的弊端日益凸顯，電子文件歸檔與電子檔案管理的模式面臨新的變革，電子檔案單套制管理逐漸得到國家和檔案學界的認同，正逐步取代雙套制成為新的發(fā)展趨勢。但我們也應看到單套制的實施也面臨著許多風險與難題，高校檔案工作也具有自身的復雜性，需要我們立足實際，研究與制定適應高校單套制管理的策略。

1 單軌制與單套制、雙軌制與雙套制概念辨析

在電子檔案歸檔與管理的理論研究和實踐工作中，經常會出現“軌”與“套”“單軌制與單套制”“雙軌制與雙套制”等概念混淆，表述不清的情況，極易引起誤解和理解偏差，明確相關概念的內涵才能順利開展工作，并做到有的放矢。

“軌”是指文件在生成、流轉直至歸檔節(jié)點的生命周期期間的存在形式，是針對業(yè)務流程來說的。

“套”是指文件在歸檔之后的存在形式，是針對載體形態(tài)來說的?！疤住钡母拍顟⒁馀c“份”相區(qū)別，“雙套”是文件內容相同，載體形態(tài)不同的兩個文件，“雙份”是文件內容與載體形態(tài)等完全一致的兩個文件，是對文件數量的說明[1]。

1.1 單軌制與單套制

單軌制是指文件在生成、流轉直至歸檔節(jié)點期間，僅以紙質或電子一種形式存在運轉，若文件僅以紙質形式生成與流轉則是紙質單軌制，若文件僅以電子形式生成與流轉則是電子單軌制。

單套制是指文件僅以傳統(tǒng)載體或電子形式其中一種載體形態(tài)進行歸檔保存，若只歸檔紙質文件則是紙質單套制，若只歸檔電子檔案則是電子單套制。

紙質單軌制、電子單軌制、紙質單套制、電子單套制四種形式兩兩組合，可以得到兩種文件歸檔與管理模式?！凹堎|單軌制+紙質單套制”是僅以紙質形式運行流轉并且僅以紙質形式歸檔保存的管理模式，這是最為傳統(tǒng)的檔案管理模式；“電子單軌制+電子單套制”是僅以電子形式運行流轉并且僅以電子形式歸檔保存的管理模式，這是數字時代電子檔案歸檔模式改革的趨勢和題中之義，本文討論電子檔案單套制即是指這種模式，是以電子形式在電子設備中生成與流轉，并僅以電子形式歸檔和管理的方式。

1.2 雙軌制與雙套制

雙軌制是指文件在生成、流轉直至歸檔節(jié)點期間，以紙質和電子兩種形式存在，有些環(huán)節(jié)以電子形式運轉，另一些環(huán)節(jié)以紙質形式運轉。實踐工作中這種情況很常見，例如電子公文審批，文件的起草、流轉都在OA系統(tǒng)中運行，但是審批環(huán)節(jié)因為一些特殊情況經常需要打印出紙質文件線下進行簽發(fā)，這就造成了同一文件辦理流轉過程中具有兩種存在形式，加劇了歸檔與管理工作的復雜性與難度。

雙套制是指文件以傳統(tǒng)載體和電子形式兩種載體形態(tài)進行歸檔保存，本文所討論的是以紙質和電子兩種載體歸檔和管理的方式。

高校檔案工作實踐中長期所面臨的情況仍然是雙軌制與雙套制，隨著辦公自動化與業(yè)務系統(tǒng)應用的不斷發(fā)展，面臨電子文件數量的激增，電子單軌制+電子單套制的電子檔案歸檔與管理模式勢必成為未來的發(fā)展方向。

2 高校檔案管理現狀

高校檔案是指高等學校在教學、科研、行政管理等各項活動中直接形成的具有憑證、查考和保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的原始記錄。它除了具有原始性、真實性等檔案的基本特征外，還具有與其他行業(yè)與領域檔案資料不同的特性。

高校檔案資料涵蓋的類別多樣，按照高校檔案實體分類法可以劃分為黨群、行政、教學、科研、基建、設備、出版、產品、會計、聲像、實物11大類，按照檔案性質可以劃分為文書、教學、科技、會計等類型，總得來說門類多樣、數量浩大，而且有些門類如科技、會計等具有非常強的專業(yè)性，不同種類業(yè)務系統(tǒng)生成的電子文件數量巨大、格式復雜，歸檔與管理的難度大。僅僅依靠過去傳統(tǒng)的歸檔與管理方式難以適應和把握。

高校的業(yè)務職能部門較多，高校檔案的歸檔來源分散，且不同部門檔案整理與歸檔水平各異，參差不齊，對檔案信息化的重視與接受程度也差距較大，形成的電子文件更是存在于各自獨立的不同業(yè)務系統(tǒng)中，互相不可兼容。辦公自動化系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)中生成的電子文件通常無法全部實現無紙化運轉，實際工作中純電子版文件、純紙質版文件、電子與紙質混合版文件都會存在[2]，因此，現階段各高校文書類檔案采取的依然是傳統(tǒng)的雙套制歸檔與管理模式，其他類別的檔案，如基建、會計、科研等依然采取紙質檔案的歸檔與管理模式?？傮w來說，高校檔案管理尤其是電子檔案管理情況復雜，基礎較弱，信息化發(fā)展水平相對滯后，需要順應現階段電子檔案發(fā)展的大趨勢，緊抓數字化轉型的機遇，不斷推進高校檔案信息化建設的深度發(fā)展。

3 高校電子檔案單套制管理的必要性與可行性

3.1 必要性

電子政務和智慧校園建設不斷深入，無紙化辦公應用不斷普及，高校在各類業(yè)務活動中產生海量的原生電子文件，電子文件逐漸成為各項活動的主流記錄方式，從長遠發(fā)展來看，電子文件終將逐步取代紙質文件，文件歸檔工作的重點也應順應這種趨勢，向電子文件傾斜，現階段采用的紙質+電子檔案的雙套制歸檔方式已不再適應現實工作的需求，并且雙套制管理的弊端也日益凸顯，迫切需要創(chuàng)新與改革歸檔方式，由紙質檔案+電子檔案雙套制向電子檔案單套制的轉變具有其必要性。

一是降低工作成本，提升工作效率。雙套制模式下，高校檔案人員既需要管理業(yè)務系統(tǒng)生成的電子檔案，還需要管理對應的紙質檔案，工作量大幅增加且效率低下，單套制管理將不再需要打印紙質副本，并且不必按照傳統(tǒng)的收集、分類、整理、編目等環(huán)節(jié)進行立卷，在線歸檔不但提高工作效率而且可以避免重復性勞動，大力節(jié)省人力、物力等資源的消耗。

二是克服備份依賴，尊重電子檔案原生狀態(tài)。電子檔案歸檔應尊重文件的原生狀態(tài)，若文件生成的形式即是電子形式，則應以電子形式歸檔。電子檔案管理的主體是電子形式的文件，不應將紙質文件納入其中，更不能依賴紙質文件來保障電子檔案的真實性與完整性。但是雙套制管理模式下，檔案工作人員對紙質副本具有強烈的依賴性，認為紙質副本是對電子檔案的完全復制，可以長期保存，從而忽略對電子檔案背景信息、元數據的收集，也缺乏對電子檔案的定期抽查與備份、遷移等管理，極易造成電子檔案要素缺失，導致其完整性與真實性受損[3]。另外，業(yè)務系統(tǒng)生成的電子文件種類、格式復雜，如數據庫、多媒體、超文本等，這類信息紙質載體無法同等呈現，也易造成檔案的不完整與缺失[4]。

3.2 可行性

一是政策法規(guī)支持引導，電子檔案法律地位逐步確立。近年來國家有關電子文件歸檔和電子檔案管理的政策法規(guī)不斷出臺，對電子檔案單套制管理由限制逐步轉向支持引導，并進一步明確了電子檔案的法律效力。法律與政策的規(guī)定與要求，充分體現了國家對于電子檔案法律地位的認可，為實行電子檔案單套制歸檔提供了引導與保障，對于高校乃至全國各行各業(yè)的電子檔案歸檔工作都具有重要的指導作用。

二是單套制試點工作逐步推進，提供可供借鑒的先進經驗。近年來，全國已有多家單位積極開展電子文件歸檔及電子檔案單套制管理的試點工作，探索與積累了許多先進經驗。上海自貿區(qū)率先開展實踐探索，電子檔案單套制模式在全自貿試驗區(qū)范圍內實行并復制推廣經驗；浙江省進行行政審批電子檔案單套制管理模式探索；上海市高級人民法院探索電子卷宗“混合單套制”管理試點。各行各業(yè)的試點工作穩(wěn)步推進，試點范圍逐步擴大，為高校電子檔案單套制管理工作的實行積累了大量的實踐經驗。

三是信息技術的不斷發(fā)展，為電子檔案單套制管理創(chuàng)造了技術條件。電子檔案單套制管理模式要想成功實行必須要確保電子文件和電子檔案的真實性、完整性、可用性與長期保存，需要解決電子文件接收、電子檔案管理與長期保存的難題[5]。近年來數字簽名、電子簽章、身份認證、安全備份等技術手段的廣泛應用為解決這些難題提供了技術支持，各單位的信息化水平進步明顯，實行電子檔案單套制管理的技術條件逐步走向成熟。

四是高校本身科研與人才優(yōu)勢顯著。各地試點單位的成功實踐離不開各地高水平的信息化技術水平和大量專業(yè)人才，高校是科研人才匯集的場所，科技研發(fā)能力強大，具備得天獨厚的優(yōu)勢。

4 高校實行電子檔案單套制管理面臨的問題與解決策略

4.1 面臨的問題

一是缺乏適用于高校電子檔案工作的技術標準和規(guī)范體系。近年來，隨著國家信息化建設的深入發(fā)展，陸續(xù)出臺了一系列電子文件相關的標準與規(guī)范，其中缺乏能夠完全適用于高校電子檔案工作的標準與規(guī)范體系，高校電子檔案工作與政府機關、企業(yè)等領域或行業(yè)相比具有其獨特性與復雜性，除文書檔案外的其他門類電子檔案無法完全參照歸檔文件整理規(guī)則等標準指導工作，高校電子文件歸檔分類體系、著錄規(guī)則、檔號的編制、長期保存要求等標準與配套規(guī)范亟需出臺[2]。

二是高校檔案信息化軟、硬件設施及應用系統(tǒng)建設不足，無法滿足電子檔案單套制管理需求。許多高校的檔案信息化建設前期投入不足，基礎相對薄弱，軟、硬件設施及辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)本身存在很多問題，遠遠達不到電子檔案單套制歸檔的技術要求，無法確保電子檔案在線歸檔的真實性、完整性、可用性、安全性與歸檔后的長期保存。現代信息技術不斷發(fā)展，在電子文件管理方向取得了較多突破，但是技術發(fā)展仍不完善，并沒有完全成熟，在許多方面仍存在較大的安全隱患。

三是高校檔案部門、業(yè)務部門與技術部門之間缺乏協同合作。高校職能部門眾多，每個部門生成的電子檔案類別與格式不盡相同，辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間互不兼容，系統(tǒng)搭建之初缺乏針對電子檔案歸檔的整體規(guī)劃，無法做到前端控制與全流程統(tǒng)一管理，這些工作無法由檔案部門單獨完成，需要調動業(yè)務部門與技術部門共同參與，協同配合。

四是缺乏兼具檔案管理與信息技術知識的復合型人才隊伍。電子檔案單套制管理是一項系統(tǒng)工程，復雜度高、專業(yè)性強，對檔案管理人員的業(yè)務能力與信息技術素養(yǎng)提出了更高的要求。

4.2 解決策略

一是轉變傳統(tǒng)思維方式，提升電子文件歸檔和電子檔案單套制管理意識。高校電子檔案歸檔管理模式的變革必然會伴隨著思想觀念的更新與認知的改變，傳統(tǒng)的雙套制歸檔思維方式已經逐步滯后于國家數字轉型和智慧校園建設的時代發(fā)展要求，高校檔案工作人員要打破思維局限，加大對電子檔案單套制管理的法律、法規(guī)和價值宣傳，使高校領導、業(yè)務人員逐步意識到電子檔案單套制管理變革的必要性與可行性，不斷謀求軟硬件建設的資金和人力支持。

二是構建高校電子文件歸檔和電子檔案單套制管理標準體系，建立健全配套制度和管理措施。高校電子檔案歸檔模式由雙套制向單套制變革，其制度措施和管理方式必然要發(fā)生改變，如電子文件歸檔分類體系、著錄規(guī)則、檔號的編制、長期保存要求等都亟需出臺，應從國家層面，立足于高校電子檔案工作實際盡快建立健全適用于高校單套制歸檔模式的制度規(guī)范和標準體系，為今后高校電子檔案單套制管理與運行提供政策與法規(guī)依據。

三是做好頂層設計，統(tǒng)籌規(guī)劃，選擇信息化基礎較好、經濟發(fā)達地區(qū)、有條件的高校開展電子檔案單套制管理試點工作。采取先試點后推廣的方式，分批次、分步驟實施，一旦發(fā)現問題及時修正，逐步積累經驗教訓，再將工作全面鋪開。各高校內部推行電子單套制管理工作也應做好校級頂層設計，統(tǒng)籌協調業(yè)務部門與技術部門，選擇電子公務文書檔案為試點，分批次、分步驟實施，逐步向其他業(yè)務領域電子檔案推廣。

四是建立高校檔案部門、業(yè)務部門、技術部門共同參與的協同歸檔機制，成立單套制工作領導小組，立足本校工作實際，對電子文件進行前端控制和全程管理，共同研究制定相關技術標準和風險控制策略，明確各部門責任與分工，同心協作，共同推進[6]。

五是加強技術攻關，與專業(yè)的技術團隊展開合作，加強信息化基礎設施和應用系統(tǒng)建設，確保電子檔案真實、完整、可用、安全。實現3點：一是檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的無縫對接；二是檔案管理系統(tǒng)支持電子簽章、電子認證等技術的綜合運用，實現各部門對數據的互信互認；三是檔案管理系統(tǒng)能夠定期對電子文件數量、種類和質量等指標進行技術監(jiān)控和抽檢[4]。

六是創(chuàng)建人員培訓機制，建設復合型人才隊伍。高校電子檔案單套制管理對檔案工作人員提出了更高要求，要加大對檔案工作人員的繼續(xù)教育，不斷增強其專業(yè)技能與信息化技術素養(yǎng)，創(chuàng)建培訓機制，培養(yǎng)兼具檔案管理與信息技術知識的復合型人才，為高校電子檔案單套制管理提供切實的人力支撐與保障[7]。

5 結語

伴隨著現代信息社會無紙化辦公進程，高校在各項業(yè)務活動中產生海量的電子文件，電子文件數量的激增與類型的多元化對傳統(tǒng)的電子檔案雙套制管理模式提出了巨大挑戰(zhàn)，雙套制歸檔效率低下、資源浪費等管理弊端日益凸顯，隨著信息技術水平的提升，電子檔案的真實性、完整性與長期保存技術也獲得較大突破，電子檔案歸檔模式由雙套制向單套制的變革成為必然趨勢。但是這種變革不是一蹴而就的，更不可操之過急，身為高校檔案工作者既要看到單套制管理的必要性與可行性，積極擁抱趨勢，也要看到其發(fā)展過程面臨的風險，必須謹慎對待，要立足工作實際，穩(wěn)妥務實地不斷推動與探索高校電子檔案單套制管理進程。