南明江

（凌源市勞動就業(yè)局，遼寧 凌源 122500）

當(dāng)前，我國人力資源管理制度內(nèi)容不斷完善，人力資源管理改革創(chuàng)新工作持續(xù)進行，人們不再單純地在某一個方向或者是某一個區(qū)域選擇就業(yè)，而是擁有了更加靈活和廣泛的發(fā)展空間。創(chuàng)新的就業(yè)模式給人們帶來了更多的經(jīng)濟收入，同時也滿足了個人個性化發(fā)展需求。在人們創(chuàng)新就業(yè)過程中，會和社會以及各個企事業(yè)單位發(fā)生關(guān)系，其中會有個人或者是公共信息檔案的往來。這些檔案中包含人事代理類、企業(yè)文書類、科技資料類以及財務(wù)會計等。在信息時代還加入了電子載體資料類，這些都會對就業(yè)職工以及企事業(yè)單位的發(fā)展帶來重要影響。

一、加強公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理的重要性分析

目前社會中就業(yè)人數(shù)越來越多，勞動就業(yè)局需要對公共就業(yè)以及人才服務(wù)的檔案管理工作加強重視，開展更加規(guī)范化、綜合化的管理，為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。通過加強對公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案的規(guī)范管理，能夠了解目前就業(yè)人員的就業(yè)情況，了解就業(yè)人員以及公共就業(yè)，企事業(yè)單位之間存在的社會勞動關(guān)系，為接下來就業(yè)工作的開展決策提供重要參考，提供更加真實可靠的就業(yè)信息，促進我國社會建設(shè)事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展[1]。想要實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，需要詳細的記錄。這樣社會企事業(yè)單位在選聘人才的時候，能夠為企事業(yè)單位提供更加具有指導(dǎo)性、決定性的參考資料。通過加強檔案的規(guī)范化管理，能夠有效地提升社會企事業(yè)單位人力資源管理水平，對于人力資源相關(guān)信息掌握更加牢固，為企事業(yè)單位開展多元化管理工作提供重要的技術(shù)支持。檔案的規(guī)范化管理還能夠把人才管理、技術(shù)管理優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，為社會人力資源保障部門制定的相關(guān)政策提供重要參考，并且該參考具有針對性和代表性的優(yōu)勢，充分滿足社會就業(yè)人群的發(fā)展需求，滿足社會對人才的要求。

二、公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理現(xiàn)存問題

1.不具備規(guī)范化和標(biāo)準化的管理意識

目前，公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案管理工作在意識上沒有得到足夠的重視，該檔案管理需要消耗大量的時間和人力成本，并且很難第一時間看到經(jīng)濟效益，一部分單位會認為該工作并不屬于中心管理工作內(nèi)容，因此，從意識上不具備標(biāo)準化和規(guī)范化的管理思想，會對工作的開展質(zhì)量造成影響[2]。由于存在觀念的偏見以及規(guī)范化管理意識的不足，導(dǎo)致部分員工在實際的工作當(dāng)中也會忽視對工作的開展。當(dāng)獲得第一手詳細檔案資料之后，只僅僅針對資料進行整理和保存，并沒有實際去挖掘在檔案背后隱藏的參考價值，無法對管理制度優(yōu)化以及調(diào)整提出明確方案，影響了后續(xù)各項工作的開展。

2.管理人員專業(yè)素質(zhì)不足

在勞動就業(yè)局公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案管理當(dāng)中，包含有較多的類目，因此，檔案管理工作的任務(wù)十分繁重，想要充分實現(xiàn)大量資料檔案的規(guī)范化、標(biāo)準化管理，對于管理人員的素質(zhì)要求和能力要求都非常高。當(dāng)前勞動就業(yè)局檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，從事這一類檔案管理的工作人員文化程度參差不齊，并且崗位上的工作人員更換比較頻繁。勞動就業(yè)局并沒有針對現(xiàn)有的檔案管理人員進行培訓(xùn)教育，因此，現(xiàn)有工作人員只能針對這一類專業(yè)比較強的檔案，進行簡單的資料整理和保存，很難實現(xiàn)規(guī)范化的歸類整理，以及后續(xù)的檔案資料調(diào)用。工作人員專業(yè)素質(zhì)不足，這是對公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案管理工作造成影響的主要因素。

3.檔案資料收集和管理不夠規(guī)范

勞動就業(yè)局收集整理公共就業(yè)，以及人才服務(wù)檔案資料，屬于檔案管理工作的重要基礎(chǔ)內(nèi)容，只有確保檔案資料收集更加全面，才能夠保障檔案管理后續(xù)工作的有序進行。因此，在檔案管理工作當(dāng)中，檔案資料收集和管理的質(zhì)量，影響了整體工作效率和工作效果。目前，勞動就業(yè)局實際負責(zé)相關(guān)檔案的部分管理人員，個人管理意識不足，無法準確地判斷出相關(guān)檔案應(yīng)該歸類的具體要求和具體范圍。一部分工作人員為了快速完成工作，對于不該歸入檔案的資料提前歸檔，不應(yīng)該提前裝訂的資料提前裝訂。影響了檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準性。

4.檔案記錄內(nèi)容利用價值不高

公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案資料當(dāng)中，真實記載了個人以及企業(yè)一切的社會活動，也反映出了在社會活動進行中的人事關(guān)系。這些檔案資料記載的內(nèi)容，對于個人以及企業(yè)的發(fā)展都能夠具備較大的參考價值。但是目前來說，勞動就業(yè)局內(nèi)部公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案的相關(guān)資料還不夠全面。例如，專業(yè)技術(shù)人員的知識水平、科研成果、業(yè)務(wù)能力以及個人技術(shù)特長等都不夠具體，無法讓企事業(yè)單位了解更加真實全面的內(nèi)容，整體資料的可參考、可利用價值不高。

5.電子檔案管理存在問題

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式和方法，很多紙質(zhì)檔案資料已經(jīng)逐漸成為電子資料，讓檔案管理工作變得更加簡潔方便，節(jié)省了更多的人力成本和時間成本，同時也為資料的后續(xù)利用提供幫助[3]。但是，部分勞動就業(yè)局當(dāng)前的檔案電子管理模式還存在一些問題，部分工作人員對于信息技術(shù)的應(yīng)用掌握不牢固，檔案電子管理方式不夠標(biāo)準和系統(tǒng)，無法真正保障公共就業(yè)和人才服務(wù)電子檔案管理工作的安全性和長期性進行。

三、勞動就業(yè)局公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案規(guī)范化管理的措施

1.做好檔案管理意識強化工作

想要確保勞動就業(yè)局內(nèi)部公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案管理工作更加標(biāo)準和規(guī)范，需要首先協(xié)調(diào)好勞動就業(yè)局內(nèi)部檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，做好檔案管理意識的強化工作，讓領(lǐng)導(dǎo)人、負責(zé)人和工作人員都能夠認識到檔案管理的重要性，認真收集和研究相關(guān)政策、文件的內(nèi)容，了解這些資料的真正要求，才能夠指導(dǎo)后續(xù)檔案管理工作的開展。勞動就業(yè)局檔案管理工作部門，要把文件的精神傳達給每一位負責(zé)檔案管理的工作人員。確保工作人員從意識上認識到檔案管理的重要性，并做到與時俱進。檔案管理需要涉及勞動就業(yè)局內(nèi)部較多的職能部門，需要負責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)能夠根據(jù)檔案管理工作要求，及時跟相關(guān)職能的工作部門進行協(xié)調(diào)和溝通，為接下來檔案管理工作開展打下良好的基礎(chǔ)。勞動就業(yè)局需要對檔案的開發(fā)和應(yīng)用工作加強重視，詳細地分析檔案信息資源，并對相關(guān)內(nèi)容進行細致的研究，編制全宗指南等相關(guān)檔案管理資料。只有真正認識到檔案管理工作的重要性，才能夠有助于挖掘檔案管理的價值，并把該價值全面發(fā)揮出來。

2.完善檔案管理制度

為了能夠確保勞動就業(yè)局內(nèi)部公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案管理工作的科學(xué)性、合理性，需要積極制定出完善、健全的檔案管理制度，完成優(yōu)化檔案管理工作率的目標(biāo)。相關(guān)職能部門需要嚴格貫徹落實檔案法相關(guān)條例，并形成一系列符合檔案管理工作要求的制度規(guī)定。在勞動就業(yè)局公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，包含有各種檔案類目，例如人事變動檔案、會計業(yè)務(wù)檔案以及日常文書檔案等。需要工作人員能夠針對這一部分檔案形成各自不同的檔案管理制度。尤其是針對電子類的檔案資料，除了要完善電子資料管理制度之外，還需要配備具有專業(yè)技術(shù)的信息管理人才，確保資料在整理、收集、歸檔和保存過程中，能夠更加完整和安全。面對新時期時代發(fā)展背景，勞動就業(yè)局需要把檔案管理工作納入人力資源管理工作當(dāng)中，并對現(xiàn)有的檔案管理進行分析研究，專門選擇一名專業(yè)的工作人員對此項工作負責(zé)，確保相關(guān)政策的貫徹落實。工作的開展需要配備科學(xué)健全的檔案管理績效考核制度，提前分配和布置好檔案管理工作的開展目標(biāo)，爭取每一項檔案管理工作的開展，能夠有分配、有檢查、有考核。通過這樣標(biāo)準化的工作流程，才能夠有效提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。擁有嚴格的制度要求，才能夠避免工作人員在工作中馬虎、敷衍的工作心態(tài)，秉持著認真負責(zé)的工作態(tài)度，完成檔案管理實際工作。

3.強化檔案的信息化建設(shè)

加強檔案的信息化建設(shè)，能夠滿足現(xiàn)代化社會的創(chuàng)新發(fā)展要求。通過信息化檔案管理工作，能夠保證資料的完整性和全面性，方便資料的后續(xù)調(diào)取使用，提升了資料檔案的利用效率[4]。檔案管理工作結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)公共就業(yè)方面的創(chuàng)新進步。勞動就業(yè)局檔案管理相關(guān)職能部門，為了能夠提升檔案管理工作的高效性，需要積極引進先進的信息化檔案，管理技術(shù)和相關(guān)系統(tǒng)。要形成更加完善的計算機網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)體系，能夠滿足不同人群，對于檔案內(nèi)容的查閱要求。信息系統(tǒng)離不開網(wǎng)絡(luò)，管理安全系統(tǒng)的建設(shè)，通過建立嚴密、可靠的網(wǎng)絡(luò)管理安全系統(tǒng)，能夠避免黑客入侵檔案管理系統(tǒng)，保障我國檔案管理工作既能夠和國際化接軌，同時又能夠保障信息的安全性，擴大資源共享范圍，提升檔案管理工作效率，為人民群眾和社會企事業(yè)單位發(fā)展提供高質(zhì)量服務(wù)。信息化建設(shè)不僅是檔案管理工作模式的創(chuàng)新，也需要針對管理觀念、管理體系進行創(chuàng)新。真正實現(xiàn)辦公數(shù)據(jù)的自動化。據(jù)調(diào)查顯示，目前現(xiàn)階段勞動就業(yè)局內(nèi)部的公共就業(yè)信息化建設(shè)程度不足，想要真正做到就業(yè)崗位和社會人才相匹配有一定的難度，因此，要具備更加專業(yè)化的、智能化和信息化的公共就業(yè)管理模式，確保工作人員能夠具有新時代的工作思維和工作理念，實現(xiàn)公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案的規(guī)范化管理，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，優(yōu)化公共就業(yè)的資源配置，滿足社會的信息化創(chuàng)新發(fā)展需求。

4.培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)水平

公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案管理工作，對于技術(shù)性和專業(yè)性要求非常高，因此，勞動就業(yè)局在檔案管理工作當(dāng)中，需要加強提升現(xiàn)有工作人員的專業(yè)技術(shù)水平，采取有效的培訓(xùn)教育措施，加強思想教育和安全教育，提升管理工作人員對于檔案管理工作的重要性認知。可以定期邀請具有豐富檔案管理經(jīng)驗的專家，進入到單位當(dāng)中進行專業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)，幫助工作人員能夠強化專業(yè)素養(yǎng)。在工作中能夠投入更高的責(zé)任心和更嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對待勞動就業(yè)局公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案管理工作。在進行人才招聘的時候，除了考查人才的專業(yè)技術(shù)水平之外，還要了解人才的綜合素質(zhì)水平，幫助勞動就業(yè)局打造出更加專業(yè)、素質(zhì)更高的檔案管理工作團隊。在檔案立卷的時候，需要派遣專業(yè)負責(zé)的工作人員進行一對一的輔導(dǎo)，現(xiàn)場解決工作人員在工作中遇到的實際問題，第一時間為工作人員制定出解決計劃。要建立檔案管理工作小組，共同來收集和保管不同科室的檔案資料。如果勞動就業(yè)局在檔案資料收集與保管過程中出現(xiàn)問題，需要第一時間進行解決，絕對不能拖延。要不定時針對科室文件材料的收集、保管進行監(jiān)督檢查，檢查出問題要及時整改。有些檔案管理工作人員屬于專職工作，有一些是屬于兼職工作。要根據(jù)工作人員的專制和兼職工作內(nèi)容，采取不同的業(yè)務(wù)培訓(xùn)方式，共同強化檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平，確保工作人員能夠在勞動就業(yè)局檔案管理工作當(dāng)中發(fā)揮出作用，更好、更負責(zé)地完成本職工作。

5.規(guī)范日常檔案管理工作

檔案管理屬于信息量不斷增加的過程，因此，做好公共就業(yè)以及人才服務(wù)檔案管理，日常工作很有必要。根據(jù)我國檔案法以及勞動就業(yè)局對于檔案管理制度要求，需要工作人員能夠科學(xué)合理地制定出每日工作計劃，并按照計劃的要求，按部就班地開展常規(guī)性的檔案管理工作。針對當(dāng)前該單位當(dāng)中不夠完整的檔案資料，需要及時進行核對和調(diào)查，按照相應(yīng)的標(biāo)準要求完善這些資料的內(nèi)容。要確保檔案存放和保管更加安全可靠，在檔案存放的區(qū)域當(dāng)中，完善各種安全設(shè)施，并定期進行現(xiàn)場核查，不斷地排查火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)入侵等安全隱患的出現(xiàn)，保障檔案存放的安全性和完整性。檔案管理需要具備單獨的檔案保存庫房、檔案閱覽室、檔案管理辦公室等[5]。并采購檔案管理相關(guān)的機械設(shè)備，例如吸塵器、檔案放支架等。同時，還需要具備專業(yè)的防盜門和遮光窗簾，能夠確保檔案保存在相關(guān)保管室當(dāng)中，能夠更加科學(xué)和安全。在日常檔案管理工作當(dāng)中，還需要在保管室中放置殺蟲劑和滅鼠器，采取一切有效措施，確保檔案管理工作的完善性。只有具備更加規(guī)范和完善的日常檔案管理工作計劃，才能夠確保檔案管理更加規(guī)范標(biāo)準。

結(jié)語

綜上所述，勞動就業(yè)局作為負責(zé)公共就業(yè)以及人才服務(wù)管理的職能部門，需要認識到檔案管理工作開展的重要性，根據(jù)社會主義建設(shè)事業(yè)的發(fā)展要求，制定出可行性更強的公共就業(yè)和人才服務(wù)檔案管理工作模式，為個人以及社會企事業(yè)單位的發(fā)展提供重要依據(jù)，促進社會的穩(wěn)定發(fā)展。