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        聲像檔案管理中存在的問題及對策

        2022-12-06 10:06:35
        現(xiàn)代農(nóng)村科技 2022年10期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化

        賈 妍

        (河北省農(nóng)林科學(xué)院農(nóng)業(yè)信息與經(jīng)濟研究所 河北 石家莊 050051)

        在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的社會形勢下,檔案管理工作也面臨著各種壓力與挑戰(zhàn),傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能夠滿足社會發(fā)展的需求,要想使單位有更好的發(fā)展,就必須對檔案管理工作進行創(chuàng)新,將聲像檔案管理融入其中,使其實現(xiàn)數(shù)字化、信息化的發(fā)展,推動檔案管理事業(yè)的進步。

        1 聲像檔案的特征

        1.1 直觀性。聲像檔案主要是以音像的形式存在,與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比,更具有直觀性和形象性,而且通過視頻、音頻存儲的檔案資更具有真實性和客觀性,可信度更高,并能夠真實的反映社會現(xiàn)象、工作實錄等等,可收集、整理和存入的價值更高。

        1.2 廣泛性。聲像檔案的主要形式除了照片之外,以音像形式存在的范圍更加廣泛,可以通過光盤、錄像帶以及百度硬盤等方式,對這些聲像資料進行收集和整理,而且收集的范圍還可以擴大到各個不同時期、不同地區(qū)的各個階層,所以聲像資料較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更具有廣泛性和豐富性。

        1.3 專業(yè)性。聲像檔案可以真實有效的反映出不同時期的發(fā)展趨勢和價值取向,能夠通過對發(fā)生過的活動或事跡的記錄,為檔案管理或領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要參考。小到一次會議,大到一個重大的活動,甚至還可以對一粒種子的播種、生長、成熟的全過程進行采集,形成一份完備的聲像檔案資料,既可以自成一體,還能夠成為紙質(zhì)檔案資料的有效補充。

        2 聲像檔案管理中存在的問題

        2.1 需要資金投入。要想使聲像檔案管理工作獲得更大的成效,就必須要提高聲像檔案的質(zhì)量,這就需要相應(yīng)的資金投入,以保證聲像采集設(shè)備的先進性,提高聲像的錄制和存儲效果,這無形之中就給單位的資金管理工作帶來了很大的壓力,這也是目前檔案管理工作中聲像檔案管理的首要問題。

        2.2 專業(yè)人員匱乏。聲像檔案雖然存儲簡單,查閱便利,但由于聲像檔案的載體形式及種類多種多樣,而且不同部門對于聲像檔案存儲的要求也不一樣,如果檔案管理員還以傳統(tǒng)的管理模式進行工作,肯定會增加勞動量和勞動強度,這時就突顯出檔案管理工作者專業(yè)性的重要,同時也對檔案管理工作提出了更高層次的要求。

        2.3 缺乏規(guī)范性。無規(guī)矩不成方圓,聲像檔案管理中最難以解決的問題就是其制度性和規(guī)范性,雖然當前很多事業(yè)單位在檔案管理工作中已經(jīng)制定了相應(yīng)的管理制度和行為規(guī)范,但是執(zhí)行力度不夠,從聲像資料的采購到歸檔和存儲工作中都能發(fā)現(xiàn)問題,丟三落四的現(xiàn)象非常突出,所以說聲像檔案管理雖然向著數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展,但是如果疏于管理,仍舊達不到管理的有效性,甚至還會影響到聲像檔案的使用價值,使聲像資料的存儲失去真正的意義。

        3 對策

        3.1 建立完善的制度體系。完善的管理制度是保證聲像檔案工作順利實施的前提基礎(chǔ),只有加強規(guī)范性管理,才能保證各個部門的聲像資料能夠形成收集、整理、歸類、存儲的閉環(huán),同時制度體系的實施還需要輔以相應(yīng)的監(jiān)督和檢查,這樣才能從根本上杜絕資料的殘缺不全,不會令一些寶貴的聲像資料損壞或丟失。而且,作為檔案管理員更需要提高自身的綜合素質(zhì),以強烈的責任心和使命感投入到工作當中,保證聲像檔案管理工作品質(zhì)的提升。

        3.2 加強信息化建設(shè)。聲像檔案是在新時代發(fā)展中應(yīng)運而生的,所以信息化建設(shè)是其堅實的后盾,只有提高聲像檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用,才更有利于提升其使用價值。而且從當前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀來看,大多數(shù)檔案室也已經(jīng)建立了相應(yīng)的在線數(shù)據(jù)庫,只要加以完善,并加大科學(xué)化、規(guī)范化的管理,就一定能夠通過聲像檔案來提升檔案管理的有效性。

        3.3 做好聲像檔案管理的基礎(chǔ)工作。只有加大聲像檔案管理的基礎(chǔ)工作力度,才能使聲像檔案從收集、整理,到歸檔、保存變得井然有序,作為檔案管理員必須要提高對聲像檔案管理工作的認識,發(fā)揮檔案管理員的有效作用,對收集上來的聲像資料進行嚴格的歸檔管理,并加強自身專業(yè)性的學(xué)習,保證聲像檔案的保存壽命,提高檔案的使用價值。

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