梁晶晶

(鐵道黨校，北京 100088)

合同管理信息化是以現(xiàn)代信息技術(shù)日新月異的發(fā)展為依托，綜合運(yùn)用合同管理知識(shí)，創(chuàng)建和完善與發(fā)展需求相適應(yīng)的合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理全過(guò)程的信息化，從而增強(qiáng)用戶的合同管理能力。2019年11月以來(lái)，鐵道黨校開始啟用中國(guó)國(guó)家鐵路集團(tuán)有限公司企業(yè)管理和法律事務(wù)信息系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱“企法信息系統(tǒng)”)從事合同經(jīng)辦相關(guān)事宜。兩年多以來(lái)，企法信息系統(tǒng)運(yùn)行狀況良好，鐵道黨校合同經(jīng)辦的工作效率得到了大幅提升，合同管理逐漸走上了規(guī)范化、科學(xué)化道路。與此同時(shí)，我們也在合同管理信息化應(yīng)用的實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)了一些存在問(wèn)題?，F(xiàn)以合同管理人員的視角，從以下三方面論述關(guān)于優(yōu)化合同管理信息化應(yīng)用的思考。

一、優(yōu)化合同管理信息化應(yīng)用的主要意義

1.全面貫徹黨中央對(duì)黨校信息化工作的重要指示精神

《中國(guó)共產(chǎn)黨黨校(行政學(xué)院)工作條例》中提到“各級(jí)黨校(行政學(xué)院)應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮信息化在教學(xué)科研和日常管理中的重要作用，重視運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)”，明確規(guī)定了信息化在黨校(行政學(xué)院)工作全局中的覆蓋范圍和應(yīng)用方向。如果把黨校(行政學(xué)院)教學(xué)、科研、行政管理、后勤服務(wù)各項(xiàng)辦學(xué)活動(dòng)形容為縱切面，那么信息化建設(shè)就屬于橫切面的內(nèi)容，它對(duì)于以上所有這些工作都具有十分重要的保障作用。優(yōu)化合同管理信息化應(yīng)用有助于保障黨校教學(xué)輔助管理、行政管理、后勤服務(wù)的提質(zhì)增效，進(jìn)而全面促進(jìn)黨校教學(xué)科研工作穩(wěn)中求進(jìn)。

2.落實(shí)我國(guó)法治建設(shè)的制度，提升黨校綜合管理水平

自企法信息系統(tǒng)法治辦啟用以來(lái)，鐵道黨校成立了法治建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和法治建設(shè)辦公室。法律顧問(wèn)通過(guò)企法信息系統(tǒng)審閱合同，指導(dǎo)教職工修改有待商榷的合同條款，最大限度地確保了合同文本表述清晰、內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)。優(yōu)化合同管理的信息化應(yīng)用能增進(jìn)職工們的法治意識(shí)，從而在各種日常工作中循序漸進(jìn)地落實(shí)我國(guó)法治建設(shè)的制度，保護(hù)黨校的合法權(quán)益不受侵害，實(shí)現(xiàn)黨校綜合管理水平質(zhì)的飛躍。

3.推陳出新，持續(xù)完善合同管理信息化應(yīng)用

許多單位習(xí)慣使用OA平臺(tái)合同工作流程來(lái)完成在線合同會(huì)審，但因功能陳舊無(wú)法滿足日益復(fù)雜的經(jīng)辦需求。以往大部分單位主要關(guān)注合同的事中管理，忽略了事前、事后管理，“重審簽、輕履行”的合同管理方式容易造成風(fēng)險(xiǎn)隱患。這使得企法信息系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，該信息系統(tǒng)基于信息化應(yīng)用的合同全過(guò)程精準(zhǔn)管理，有利于單位形成“事前防范，事中控制和事后補(bǔ)救”的完備合同經(jīng)辦工作鏈條。通過(guò)不斷規(guī)范企法信息系統(tǒng)的使用，有利于形成周密的合同管理體系，鞏固《中華人民共和國(guó)民法典》的學(xué)習(xí)成果。

在企法信息系統(tǒng)中，相對(duì)方管理模塊可查詢并更新合同相對(duì)方公司的信用信息，有利于防范簽訂合同前的部分風(fēng)險(xiǎn)，盡量保障我方的利益不受損害。在企法信息系統(tǒng)中設(shè)置合適的履行計(jì)劃和監(jiān)控節(jié)點(diǎn)便于分階段如實(shí)反映合同的履行情況，把控合同的履行進(jìn)度，進(jìn)而保障合同雙方如期履約。合同的事后管理對(duì)應(yīng)合同歸檔模塊，這個(gè)模塊不僅是對(duì)線下紙質(zhì)歸檔情況的記錄，還實(shí)現(xiàn)了線上歸檔。企法信息系統(tǒng)正式上線運(yùn)行后，我校統(tǒng)一規(guī)定了合同檔案編號(hào)的格式，這個(gè)措施有助于建立齊備的合同電子檔案，促進(jìn)了我?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》的普及和施行，為日后的合同管控積累了成功經(jīng)驗(yàn)，為完善合同管理信息化應(yīng)用奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、目前我校合同管理信息化應(yīng)用存在的主要問(wèn)題及原因

1.合同經(jīng)辦人員存在不規(guī)范填寫的情況，不利于后期合同歸檔工作的開展。在企法信息系統(tǒng)中合同說(shuō)明是非必填字段，某些用戶初期使用企法信息系統(tǒng)時(shí)，特別是發(fā)起一些時(shí)間緊迫的合同時(shí)未填寫合同說(shuō)明，造成在日常工作中需要查詢合同立項(xiàng)和合同前期工作的有關(guān)信息時(shí)，不能準(zhǔn)確追溯以往一些重要工作事項(xiàng)，從而使得合同檔案中的某些內(nèi)容有所缺失。

2.在合同起草環(huán)節(jié)，填寫內(nèi)容的偏差會(huì)導(dǎo)致合同無(wú)法正常流轉(zhuǎn)。經(jīng)辦合同時(shí)，難免會(huì)由于不可抗力原因?qū)е潞贤a(chǎn)生倒簽現(xiàn)象。在實(shí)際操作過(guò)程中需倒簽?zāi)硞€(gè)合同時(shí)，會(huì)出現(xiàn)填寫“倒簽理由”卻無(wú)法保存成功的情況。主要原因在于合同起草時(shí)間默認(rèn)填充為合同啟動(dòng)人初次在企法信息系統(tǒng)保存草稿的日期，不能手動(dòng)填寫或修改，從而導(dǎo)致合同流轉(zhuǎn)出現(xiàn)異常。

3.某些用戶使用企法信息系統(tǒng)時(shí)，合同正文頁(yè)面的加載速度過(guò)慢。根據(jù)使用說(shuō)明手冊(cè)，用戶應(yīng)當(dāng)使用IE瀏覽器登錄企法信息系統(tǒng)進(jìn)行起草、編輯合同正文。但因?yàn)閷W(xué)?，F(xiàn)有的終端辦公電腦操作系統(tǒng)和IE瀏覽器的版本不盡相同，且某些用戶的IE瀏覽器未按照使用說(shuō)明手冊(cè)中的指導(dǎo)來(lái)進(jìn)行設(shè)置，所以在企法信息系統(tǒng)的高峰使用時(shí)段，某些用戶的電腦會(huì)發(fā)生合同正文頁(yè)面過(guò)加載速度過(guò)慢的現(xiàn)象。

4.一些合同經(jīng)辦人員未如期反饋經(jīng)辦合同的履行進(jìn)展。日常工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些突發(fā)情況，經(jīng)辦人員等完成緊急任務(wù)后有可能錯(cuò)過(guò)了履行計(jì)劃某一階段的截止日期，從而導(dǎo)致合同經(jīng)辦人員未能如期反饋經(jīng)辦合同的履行進(jìn)展情況。

三、優(yōu)化合同管理信息化應(yīng)用的主要途徑與措施

1.每個(gè)部門的合同經(jīng)辦人員并不是專職人員，同時(shí)還負(fù)責(zé)其他日常工作，因此，當(dāng)部門或科室內(nèi)每年需簽訂的合同數(shù)量較多時(shí)，應(yīng)采取AB角色策略來(lái)管理合同，保證每個(gè)部門至少有兩人能正確使用企法信息系統(tǒng)來(lái)經(jīng)辦合同，確保合同在企業(yè)信息系統(tǒng)的正常履行。

2.我校編寫的《合同經(jīng)辦工作說(shuō)明書》明確規(guī)定了合同說(shuō)明的格式要求，有助于合同經(jīng)辦人員填寫“合同說(shuō)明”。在“合同說(shuō)明”填寫過(guò)程中，經(jīng)辦人員可以簡(jiǎn)要填寫合同立項(xiàng)的理由和合同的目標(biāo)、金額和主要進(jìn)程等信息，從而厘清合同的主要脈絡(luò)信息，便于今后的合同查詢、追溯、總結(jié)和歸檔。

3.如果需簽訂的合同有固定的起止日期，合同經(jīng)辦人員在著手發(fā)起合同時(shí)，應(yīng)注意起草時(shí)間與合同起始日期的前后關(guān)系。若因不可抗力因素導(dǎo)致合同實(shí)際發(fā)起時(shí)間晚于合同起始日期形成倒簽，應(yīng)核對(duì)起草時(shí)間，如果確實(shí)需要倒簽合同并且已有領(lǐng)導(dǎo)審核過(guò)的倒簽說(shuō)明，可與管理員聯(lián)系刪除之前保存的草稿，然后重新起草該合同，這樣就可以履行倒簽程序，從而確保該合同正常流轉(zhuǎn)。

4. 在Internet選項(xiàng)中選擇關(guān)閉瀏覽器時(shí)應(yīng)清空“Internet臨時(shí)文件”文件夾，這個(gè)自動(dòng)清除網(wǎng)頁(yè)臨時(shí)文件的功能有利于加快合同正文頁(yè)面的加載速度，提高辦公效率。

5. 可在辦公電腦上用Excel構(gòu)建本人經(jīng)辦的合同簡(jiǎn)要表格，查詢相關(guān)資料學(xué)習(xí)并使用Excel的函數(shù)功能，用以設(shè)定合同履行反饋日期的提醒，這樣在由于某些原因暫時(shí)不能登錄企法信息系統(tǒng)時(shí)也能通過(guò)查看合同簡(jiǎn)要表格了解每個(gè)經(jīng)辦合同的履行計(jì)劃階段期限，盡量如期反饋經(jīng)辦合同的履行情況。

如何提高黨校的現(xiàn)代化管理水平，拓展黨校信息化的深度和廣度，是我們當(dāng)前面臨的挑戰(zhàn)。優(yōu)化合同管理的信息化應(yīng)用是靈活運(yùn)用信息技術(shù)的有效嘗試，可以以點(diǎn)帶面，以面為體賦能，為實(shí)現(xiàn)黨?，F(xiàn)代化、精細(xì)化、體系化管理建設(shè)提供堅(jiān)強(qiáng)后盾。