劉想想

(黑龍江省林業(yè)設計研究院，哈爾濱 150080)

眾所周知作為當今時代發(fā)展的一大必然趨勢，新一代信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應用于我們工作生活的方方面面，也包括引領著檔案事業(yè)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型的未來發(fā)展方向。正因如此，檔案工作在信息化管理建設進程中也正面臨著前所未有的機遇與挑戰(zhàn)。特別是面對全社會日益增長的現(xiàn)代化檔案服務需求，檔案管理的服務業(yè)態(tài)、服務對象、服務模式、服務流程以及檔案資源儲備形式等，也將隨之發(fā)生巨大改變。簡言之，檔案工作將在兼具館藏資源數(shù)字化、信息檢索便捷化、信息傳輸網(wǎng)絡化、信息資源共享化和服務范圍擴大化等諸多優(yōu)勢特點的信息化建設下一改既往傳統(tǒng)檔案只重實體儲存與利用的單一服務模式，逐步向多元檔案資源庫、檔案信息處理中心、檔案用戶數(shù)據(jù)管理群等檔案資源共享服務的平臺模式邁進。在這種大時代背景下，就要求檔案工作者必須加快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作中的思維定勢、習慣方法和傳統(tǒng)模式，進而通過不懈的努力探索新的科學方法和高效模式。

經(jīng)多方調(diào)研，我們不難發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理比較注重館藏數(shù)量，并且檔案資料普遍以紙質(zhì)載體為主，致使在整理和開發(fā)信息化檔案方面，會產(chǎn)生優(yōu)質(zhì)的電子資源儲備不足的情況。除此之外，由于紙質(zhì)檔案資源的自身性質(zhì)，也易導致其服務流程存在一定的短板和局限性，很難充分滿足伴隨時代發(fā)展而越來越多樣化的檔案服務需求；同時較單一的服務方式還經(jīng)常造成一定程度的人力、物力上的浪費。有鑒于此,當下檔案事業(yè)在面臨轉(zhuǎn)型升級時所提出的新要求之一，就是檔案信息化的服務意識亟需加快轉(zhuǎn)變。依據(jù)中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級所提出的文件精神，我們可以確信：為適應國家治理體系和治理能力的現(xiàn)代化要求,以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，將是檔案事業(yè)下一階段工作的重點目標[1-3]。

該文將結(jié)合自身的具體工作實踐和體會，就如何在充分釋放檔案資源巨大潛能的基礎上著力加強檔案工作的服務能力建設，進一步開發(fā)檔案資源的利用效益，為用戶提供更加多元和優(yōu)質(zhì)高效的服務提出幾點看法，以期從整體上將信息化與檔案管理中的各項服務工作深度融合，優(yōu)化流程、提高效率，全面提升檔案管理信息化的綜合實力。

1 加快轉(zhuǎn)變檔案信息化服務意識，全面提升檔案信息化服務能力

實踐證明，在當今經(jīng)濟社會快速發(fā)展的大時代背景下，檔案基于記錄歷史資料的自身性質(zhì)，已經(jīng)越來越受到社會公眾的普遍重視。檔案作為一項為社會公眾提供記錄、整理和保管等服務性工作，其服務屬性本身也是檔案工作能夠賴以生存與發(fā)展的重要基礎。因此，檔案部門要想充分發(fā)揮自身工作的價值和優(yōu)勢，就必須將服務作為所有工作的眾中之重。首先，在目前檔案事業(yè)正處于轉(zhuǎn)型升級階段，作為檔案工作人員必須加快改變傳統(tǒng)檔案工作中服務意識較為薄弱的思維定勢，在開展檔案服務的過程中，迅速把服務意識放在首要位置，使檔案工作全流程都緊緊圍繞著用戶需求而服務展開。其次，我們還要在切實做好檔案需求服務的基礎上，進一步去探索提升檔案信息化服務與管理的創(chuàng)新思路——也就是在實施檔案管理信息化、數(shù)字化過程中，我們要積極轉(zhuǎn)變服務形式，努力提升服務品質(zhì)，全面優(yōu)化服務流程；結(jié)合各種不同實際情況，不斷創(chuàng)新服務內(nèi)容，包括對管理理念、服務方法以及運作模式不斷進行科學性創(chuàng)新，等等，以便使檔案工作從業(yè)人員盡快轉(zhuǎn)變服務觀念，盡早適應檔案信息化工作流程，盡快提升信息技術(shù)支撐下的服務能力和服務成效。只有這樣，檔案信息中存憑、留史、育人等信息資源才能得以充分利用，其巨大的潛力和價值才能最終得以充分發(fā)揮[4-6]。

2 科學優(yōu)化檔案工作服務流程，精準促進檔案服務成效提升

在信息化時代，檔案管理工作信息化作為一項龐大且復雜的工程，需要我們檔案服務人員首先要立足眼前，才能放眼全局。在平時的檔案工作中，就要大力推進檔案載體數(shù)字化，積極開展檔案電子資源的歸檔、接收和整理等工作。因為只有這樣才能為后續(xù)的檔案管理信息化進程打好基礎。其次就是要規(guī)范制定標準，然后再依照規(guī)范和標準，分步驟、分階段地穩(wěn)步推進完成。眾所周知，檔案資源電子化最主要的優(yōu)點是存檔簡單方便，不再像傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)載體那樣大量占用空間面積，同時特別容易損壞丟失。但是在這里需要強調(diào)的是，要想真正發(fā)揮好電子檔案資源的優(yōu)勢，最重要的是需要我們檔案工作人員，根據(jù)不同的檔案信息制定不同的歸檔標準，分層次、分質(zhì)量、分形式的有序歸檔。所以，檔案工作人員除了要熟知相關(guān)電子檔案管理規(guī)范，包括熟練掌握信息化技術(shù)以外，還要根據(jù)不同類別的電子文件檔案進行管理期限和規(guī)則方面的明確了解和確認，并據(jù)此制定配套的具體管理要求，以確保每份“應歸盡歸、應收盡收”的檔案資源齊全有序，科學規(guī)范地完成歸檔流程，進而為這些檔案資源創(chuàng)造一個良好的歸屬地。最后一點就是明確目標，齊抓共管。應該說，要完成檔案全流程管理工作，僅僅依靠檔案工作人員單方面努力是遠遠不夠的，同時還需要每個歸檔部門按照檔案工作規(guī)范與要求，認真負責地參與到歸檔工作中來。一方面，檔案工作人員要努力突破傳統(tǒng)服務流程中存在的種種弊端和限制，真正以用戶需求為導向，從長遠規(guī)劃角度出發(fā)對待各種檔案信息資源；同時立足在最優(yōu)化管理的層面上，努力提高各種管理要素的交融度，藉此增強檔案信息資源的真實性、有效性、完整性和有序性，最終為用戶提供最優(yōu)化的檔案信息集成服務。應該說，只有運用了這種服務與管理通力合作、齊抓共管的工作模式，我們才能盡早完成檔案管理信息化的目標[7-9]。

3 重點加強檔案服務團隊培養(yǎng)，依托復合型人才支撐可持續(xù)發(fā)展

概括講，當下我們檔案服務方面的現(xiàn)代化需求，也正伴隨著信息化時代的飛速發(fā)展同步與時俱進，這就必然需要我們及時優(yōu)化單一的檔案人才建構(gòu)，抓緊打造一支掌握新知識、新技術(shù)以及現(xiàn)代化管理和服務能力的綜合型檔案人才隊伍。由于管理電子檔案與管理紙質(zhì)檔案有著截然不同的方式，特別是面對檔案信息內(nèi)容數(shù)字化、電子檔案的安全性保存、文檔一體化處理、多樣化開發(fā)利用數(shù)據(jù)資源等現(xiàn)代化技術(shù)手段，所有這些都已經(jīng)對當下的檔案工作從業(yè)人員提出了新的和更高的技術(shù)性服務要求。有鑒于此，我們檔案工作者首先就要積極轉(zhuǎn)變服務觀念，不斷更新服務方式，努力掌握新一代信息化服務技術(shù)，進而從根本上提高檔案工作的現(xiàn)代化服務水平，并加快促進完成檔案信息化管理的規(guī)范化和安全化。與此同時，我們還應結(jié)合自身工作實踐，借助各種專業(yè)技術(shù)培訓和知識更新，不斷歷練能力提升水平，努力爭取鍛煉成為一名可以持續(xù)滿足檔案信息化建設的專業(yè)復合型人才。

有關(guān)檔案服務團隊建設，該文著重以下三條路徑進行深入探討。

3.1 培養(yǎng)計算機網(wǎng)絡人才

伴隨我國信息化水平的不斷提高，當前的計算機網(wǎng)絡已經(jīng)成為各機關(guān)和企事業(yè)單位不可或缺的工作平臺，并且在各單位的日常工作中處于重要的地位。這也包括將計算機網(wǎng)絡技術(shù)運用到檔案資源和安全體系建設中來，培養(yǎng)可以全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案工作人員等，可以說這將是未來檔案管理信息化建設的關(guān)鍵要素。這就迫切要求我們，盡快通過計算機網(wǎng)絡教學培訓，全面掌握互聯(lián)網(wǎng)的基本原理、網(wǎng)絡管理、網(wǎng)絡安全和系統(tǒng)操作等方面的相關(guān)知識；同時還應抓緊掌握具備專業(yè)設備的使用技術(shù)，掌握局域網(wǎng)系統(tǒng)組建、安裝、配置和維護等方面的技術(shù)方法分析、包括能夠熟練使用計算機常用軟件工具，并具備一定的網(wǎng)絡程序設計能力等。

3.2 培養(yǎng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫人才

為高效推進檔案信息化管理的建設進程，需要我們將數(shù)字化信息技術(shù)積極應用到檔案管理系統(tǒng)中來，包括對檔案進行歸檔、整理、掃描，進而轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并建立相應的數(shù)字化檔案信息資源庫，為數(shù)字檔案庫的建設提供信息資源儲備。上述這些工作內(nèi)容的完成，需要我們培養(yǎng)大量精通數(shù)據(jù)庫技術(shù)的檔案專業(yè)人才。因此，也需要各檔案管理部門，通過人才引進、選調(diào)和專業(yè)培訓等諸多措施，盡快培養(yǎng)和打造一支能夠符合現(xiàn)代檔案信息化需求的專業(yè)人才隊伍[10]。

3.3 不斷優(yōu)化檔案人才資源結(jié)構(gòu)

鑒于檔案工作的特殊性質(zhì)，諸如流程繁復且較為枯燥等。這就格外需要相關(guān)單位關(guān)注和重視其檔案信息化人才的重點培養(yǎng)，包括建立獎勵機制、配備硬件設備和優(yōu)化工作環(huán)境。尤其是尊重和肯定他們的創(chuàng)造性工作成果等方式方法，有效調(diào)動相關(guān)專業(yè)人員工作的積極性，并藉此來調(diào)整和優(yōu)化檔案人才資源結(jié)構(gòu)，使每一位有專業(yè)特長的、優(yōu)秀人才都能找到屬于自己的崗位，最大限度地發(fā)揮自己的優(yōu)勢與才能。只有這樣，檔案人才資源才能得到真正有效的開發(fā)和利用，進而也能有效提高整體檔案工作的系統(tǒng)效率，為促進復合型人才資源可持續(xù)發(fā)展打下一個堅實的地基。

4 以人為本發(fā)掘潛力，優(yōu)化提升檔案服務的社會價值與資源效益

檔案作為承載歷史記憶、文化精華、科技成果和人文經(jīng)驗的偉大文明成果，其自身具有著相當深刻的傳承性和規(guī)律性，它往往象征著一個時代的政治、經(jīng)濟發(fā)展水平和社會文明程度。同時，檔案工作也是一項為社會大眾提供各種信息資源和依據(jù)支撐、以便于社會各方各面參考和利用的服務型工作。尤其是在今天，伴隨著各種先進信息技術(shù)的出現(xiàn)與運用，檔案信息化資源也正越來越廣泛地共享使用在經(jīng)濟、文化等諸多領域，為全社會的發(fā)展和進步提供了重要的參考憑證和借鑒指導作用?？梢哉f檔案的社會價值和資源效益正越來越普遍地得以實現(xiàn)。也正因如此，當下社會各方面的廣大用戶，正迫切地希望檔案服務人員，能夠從高科技的角度出發(fā)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)加大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)，為自己提供更為廣泛、高效、便捷和安全的現(xiàn)代化檔案服務。同時還應看到，面對更深入的市場化發(fā)展帶來的機遇與挑戰(zhàn)，也正要求檔案服務必須從市場的實際需求出發(fā)，依據(jù)不同用戶群體的具體需求，為其提供定向的信息資源和個性化服務，進而把“以人為本”的服務價值發(fā)揮到最大化和最優(yōu)化，最終實現(xiàn)盡細微、至廣大的現(xiàn)代化高水平的檔案服務[11]。

基于此該文認為現(xiàn)代化檔案管理若想在社會價值和資源效益層面上，跨越式地達到一個新高度，那么檔案工作服務人員就必須在工作中堅持秉承“以人為本，一切為利用者服務”的從業(yè)理念，在著力提升個性化服務水平、創(chuàng)新突破服務陳規(guī)等諸多方面充分做足準備。包括首先要努力完善檔案服務中的運作機制，為用戶提供反應快捷、信息靈敏和優(yōu)質(zhì)高效的定制服務，不斷增強服務的針對性、時效性和預見性等，進而實現(xiàn)檔案資源利用率的最大化。其次還要主動靠前尋求檔案資源的共建共享，通過采用信息化技術(shù)，不斷拓寬檔案服務方式、方法、路徑和領域。例如在原有的用檔規(guī)范基礎上，要有意識地去研究、創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)資源的收集方式、整合范圍、協(xié)作對象、利用模式和服務目標等。尤其是要積極利用個性化搜索服務技術(shù)、信息推送服務技術(shù)、信息檢索服務技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘服務技術(shù)等先進的網(wǎng)絡技術(shù)手段，為有需求的機構(gòu)和用戶提供準確度高、安全性強的個性化定制服務；在共建、共享、協(xié)作和服務等方面充分釋放檔案資源巨大潛能的基礎上更加富有成效地提升檔案服務的社會價值和資源效益，為經(jīng)濟社會發(fā)展積極貢獻檔案工作者的智慧與力量[12-13]。

5 結(jié)論

信息化時代帶來了挑戰(zhàn)，也創(chuàng)造了更多的機遇。作為當今信息化時代的檔案工作者，我們應該順應時代的發(fā)展，努力把握機會，并加快轉(zhuǎn)變服務意識，創(chuàng)新服務模式，積極拓展和推進檔案信息化建設。通過高效優(yōu)質(zhì)的服務來切實提高檔案事業(yè)的社會地位和影響力。