吳亞玲

（杭州良渚新城城建投資有限公司，浙江 杭州 310000）

檔案管理的流程復(fù)雜、內(nèi)容枯燥，因此多數(shù)人都不愿意從事檔案管理工作。長(zhǎng)期以來，檔案管理多采用紙質(zhì)管理模式，此種模式的弊端問題較多，例如信息收集與整理效率低，數(shù)據(jù)損壞、丟失等?，F(xiàn)代技術(shù)發(fā)展下，相應(yīng)地提升了技術(shù)的信息化水平，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，不但能夠維護(hù)數(shù)據(jù)信息的完整性，還可以提升檔案管理效率[1]。多數(shù)建筑企業(yè)以電子化、信息化方式管理檔案，此種管理方式的優(yōu)勢(shì)較多，能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念與方法，減少檔案管理的人員與經(jīng)費(fèi)投入，檔案管理效率與質(zhì)量均比較高。然而長(zhǎng)時(shí)間應(yīng)用信息管理方式后，逐漸發(fā)現(xiàn)管理缺陷與不足，相應(yīng)地影響檔案管理效益。所以要針對(duì)檔案信息化管理展開討論，從而保障檔案管理的實(shí)效性。

1 工程檔案信息化、電子化管理的作用

1.1 規(guī)范檔案管理流程

傳統(tǒng)檔案管理模式的內(nèi)容復(fù)雜，且技術(shù)方法落后，需要大量的人力資源。當(dāng)人員管理操作不當(dāng)時(shí)，則會(huì)降低檔案的管理質(zhì)量。通過應(yīng)用電子化、信息化方式，能夠簡(jiǎn)化傳統(tǒng)檔案管理的繁瑣流程，共享資源數(shù)據(jù)，規(guī)范和完善管理流程。電子化、信息化管理方式，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案管理，降低人為干擾。科學(xué)設(shè)定系統(tǒng)程序后，能夠自動(dòng)分類存儲(chǔ)、更新數(shù)據(jù)信息，維護(hù)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。[2]

1.2 提升檔案管理的即時(shí)性與準(zhǔn)確性

傳統(tǒng)檔案管理的模式單一，時(shí)間與精力耗費(fèi)比較多，并且存在明顯的管理偏差。當(dāng)管理人員的素質(zhì)能力不佳時(shí)，則會(huì)影響檔案管理效率，無法發(fā)揮出數(shù)據(jù)的參考價(jià)值。然而在電子化、信息化方式應(yīng)用后，可以提升檔案管理的即時(shí)性水平，為建筑企業(yè)工程建設(shè)提供數(shù)據(jù)參考。針對(duì)各行業(yè)發(fā)展而言，檔案資料都屬于寶貴財(cái)富，科學(xué)監(jiān)管檔案質(zhì)量，既可以確保數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，還可以匯總、整合數(shù)據(jù)資料，為領(lǐng)導(dǎo)層提供決策依據(jù)，明確企業(yè)的發(fā)展方向，不斷加強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。檔案管理涉及較多內(nèi)容，比如政策信息、各階段規(guī)劃、員工資料等，維護(hù)數(shù)據(jù)信息的完整度，才可以為企業(yè)提供參考價(jià)值。電子化、信息化方式，以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為載體，可以保證檔案資料的保密性與安全性，同時(shí)方便檢索，及時(shí)調(diào)閱各項(xiàng)資料文件。

1.3 提升檔案管理工作的運(yùn)行效率

在檔案管理工作中，通過應(yīng)用電子化、信息化方式，以計(jì)算機(jī)設(shè)備存儲(chǔ)檔案信息，無需再次整理和歸納。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，可以保證資料完整性，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。通過應(yīng)用電子化、信息化方式，可以將檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化，減少紙張載體的使用，同時(shí)縮減存儲(chǔ)空間，加強(qiáng)保護(hù)效益高。同時(shí)，使用信息化設(shè)備存儲(chǔ)檔案，能夠減少人力、物力的投入，隨時(shí)查詢和調(diào)閱檔案，檔案運(yùn)行效率高。[3]

1.4 資源共享優(yōu)勢(shì)

電子化、信息化的管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動(dòng)化，提升檔案管理水平，成為建筑企業(yè)檔案管理的趨勢(shì)。注重提升辦公自動(dòng)化水平，能夠共享各類資源，全面落實(shí)檔案歸檔與使用。然而在開發(fā)和使用檔案時(shí)，要求管理人員熟練應(yīng)用電子化、信息化技術(shù)，提升檔案資料的使用效率，實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。

2 建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀與問題

2.1 管理意識(shí)薄弱

分析建筑工程的檔案管理現(xiàn)狀可知，首先，管理人員的管理意識(shí)薄弱，不太重視工程檔案管理，也不了解檔案法律的相關(guān)內(nèi)容。其次，工程建設(shè)期間，人員的崗位調(diào)動(dòng)頻繁，導(dǎo)致檔案管理的落實(shí)問題較多。最后，建筑工程各參建方的溝通交流不足，致使檔案管理產(chǎn)生脫節(jié)現(xiàn)象，影響檔案記錄內(nèi)容的完整性。

2.2 管理力度不足，缺乏完善設(shè)施

工程檔案管理制度的不良問題較多，缺乏專人監(jiān)管檔案，也不具備完整的制度體系，很少及時(shí)歸檔和整理工程檔案，致使檔案數(shù)據(jù)丟失，影響檔案質(zhì)量。當(dāng)出現(xiàn)上述問題時(shí)，會(huì)影響檔案后期查詢與使用。

2.3 信息化建設(shè)滯后

在新時(shí)代背景下，建筑工程檔案管理需要使用電子化、信息化方式，轉(zhuǎn)變落后的管理理念與模式，從而提升檔案管理效率。然而，工程檔案管理模式多為紙質(zhì)檔案，因此遵循傳統(tǒng)管理方法，對(duì)人工收集和整理檔案信息的依賴強(qiáng)?；诠芾硇史治?，此種管理方式對(duì)檔案管理的實(shí)效性危害大，無法發(fā)揮出工程檔案的價(jià)值。

2.4 缺乏規(guī)范的檔案歸檔方式

建筑工程施工中，涉及多個(gè)部門與組織，所以要從多個(gè)部門收集檔案資料，致使工程檔案的內(nèi)容冗雜。部分部門應(yīng)用電子化、信息化管理方式；部分部門采用傳統(tǒng)記錄式管理方法。不管是信息化，抑或者紙質(zhì)版的檔案，都存在損毀和丟失的風(fēng)險(xiǎn)。盡管紙質(zhì)版檔案可以借助信息技術(shù)，掃描制作為電子版，但是觀看性不足，無法保證檔案內(nèi)容的合法性與可讀性。

2.5 檔案管理流程漏洞較多

分析工程檔案管理現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)應(yīng)用電子化、信息化方式管理檔案，但是管理流程、技術(shù)規(guī)范性的不足問題較多，紙質(zhì)版檔案只是通過掃描成為電子版，并非真正的信息化管理，也沒有挖掘數(shù)字資料，缺乏檔案資料的共享機(jī)制。

因此，企業(yè)的檔案電子化、信息化建設(shè)，只是注重形式建設(shè)，缺乏內(nèi)涵建設(shè)。

2.6 檔案信息的安全性不足

工程檔案的信息化管理中，必須高度重視信息安全問題，然而建筑企業(yè)對(duì)信息安全問題的重視度不足，致使資料信息在傳輸過程中丟失，對(duì)檔案信息化管理質(zhì)量的影響較大。在落實(shí)工程檔案的信息化管理時(shí)，會(huì)面臨信息管理系統(tǒng)的防火墻缺失問題，無法保障信息安全。企業(yè)對(duì)檔案信息安全管理不太重視，缺乏相應(yīng)的安全管理制度，再加上管理人員的能力素質(zhì)低下，很少具備信息化管理能力，因此采用不規(guī)范方式上傳檔案信息，經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤問題，影響工程檔案管理效果。

3 建筑工程檔案電子信息化管理措施

3.1 優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)

建筑工程的檔案管理信息系統(tǒng)，由業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、后臺(tái)配置系統(tǒng)組成。其中，業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)涉及檔案接收、管理、利用、處置功能。信息化改革目標(biāo)，要求管理系統(tǒng)在接收環(huán)節(jié)，不斷提升檔案編目、入庫(kù)歸檔的自動(dòng)化水平[4]。檔案管理模塊，要實(shí)現(xiàn)檔案交接、盤點(diǎn)，在線閱讀等目標(biāo)。檔案使用模塊，要確保檢索應(yīng)用、信息留存的即時(shí)性。檔案處理模塊，注重規(guī)范檔案鑒定、審批與銷毀。后臺(tái)配置系統(tǒng)，具備檔案審批、鑒定、借閱等模塊，自動(dòng)化保護(hù)檔案內(nèi)容、編號(hào)，實(shí)現(xiàn)分類與維護(hù)功能。

3.2 電子信息化檔案的安全管理

在檔案管理工作中，必須高度重視電子信息化檔案的安全管理，確保檔案電子化、信息化改造的順利性。[5]如果不注重安全管理，將會(huì)加劇檔案損耗，增加項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)損失。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用范圍擴(kuò)大，項(xiàng)目管理涉及相關(guān)方的數(shù)據(jù)傳輸與交換，為了避免病毒侵襲、木馬程序盜用檔案資料，必須從以下方面入手，全面保障電子信息化檔案的安全性。

第一，檔案的發(fā)送與傳輸：為相關(guān)方發(fā)送檔案資料時(shí)，如果應(yīng)用辦公軟件傳輸，則設(shè)置為只讀模式，防止相關(guān)方隨意編輯、修改檔案內(nèi)容。針對(duì)具備版權(quán)的資料，應(yīng)當(dāng)由權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批之后，才可以發(fā)放和傳輸。以PDF格式發(fā)送文件，該格式成為數(shù)字化信息的工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，可以保留文件原格式，具備開放標(biāo)準(zhǔn)、跨平臺(tái)傳輸優(yōu)勢(shì)。PDF格式的文件，能夠獨(dú)立封裝文字、顏色、格式，不會(huì)受到設(shè)備分辨率影響。在該格式文件中包含多種電子信息，例如動(dòng)態(tài)影像、聲音、超文本鏈接，可以支持大文件傳輸，安全性、集成度較高。在傳輸過程中，使用許可證方式加密，限制無權(quán)限人員對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行編輯、復(fù)制、打印。針對(duì)重要的電子資料，需要由相關(guān)方進(jìn)行簽收確認(rèn)，可以采用電子簽名方式。針對(duì)特殊軟件產(chǎn)生的非通用格式文件，需要轉(zhuǎn)化為通用格式，防止相關(guān)方無法解讀檔案內(nèi)容。

第二，檔案的使用與備份：存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)設(shè)備，應(yīng)當(dāng)派遣專人管理，同時(shí)設(shè)置登錄密碼，不定期修改登錄密碼，限制無權(quán)限人員使用。電子檔案放置在硬盤非主引導(dǎo)區(qū)，設(shè)置獨(dú)立文件夾分類存儲(chǔ)。計(jì)算機(jī)必須安裝殺毒軟件，并及時(shí)更新補(bǔ)丁。電子檔案應(yīng)當(dāng)每周備份1次，每月刻錄光盤備份。當(dāng)短時(shí)間內(nèi)接收大量資料時(shí)，則要做好資料備份。由管理人員專門負(fù)責(zé)檔案?jìng)浞?，領(lǐng)導(dǎo)層定期抽查檔案?jìng)浞萸闆r。針對(duì)已歸檔、已備份的電子資料，要申報(bào)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行刪除、銷毀審批。

3.3 檔案軟硬件建設(shè)，研發(fā)信息技術(shù)

全面調(diào)研檔案管理的信息技術(shù)，明確信息技術(shù)對(duì)軟件、硬件的要求，聯(lián)合市場(chǎng)調(diào)研制定引進(jìn)措施。對(duì)于硬件建設(shè)，檔案信息化建設(shè)引入各類先進(jìn)技術(shù)，比如人工智能技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，因此對(duì)硬件基礎(chǔ)的要求非常高。[6]硬件設(shè)施要滿足計(jì)算機(jī)性能需求，還要完善配套設(shè)施，結(jié)合不同服務(wù)器的建設(shè)需求，合理搭配檔案級(jí)光盤、機(jī)械硬盤、固態(tài)硬盤，以滿足檔案信息化建設(shè)需求。對(duì)于軟件建設(shè)，減少通用型軟件的使用，積極與科研單位合作，定制專業(yè)軟件，優(yōu)化軟件接口、對(duì)接內(nèi)容，確保軟件與檔案信息管理系統(tǒng)的兼容性，以滿足建筑工程檔案的管理要求。

3.4 優(yōu)化檔案信息化管理制度

檔案管理不管采用哪種模式，都要完善檔案管理制度，并且和管理系統(tǒng)高度匹配，發(fā)揮出工程檔案的信息化管理優(yōu)勢(shì)。[7]聯(lián)合檔案信息化建設(shè)要求，完善管理制度內(nèi)容，保證工程檔案信息化管理的完整性。此外，建立相關(guān)監(jiān)督機(jī)制，搭配管理制度共同實(shí)施，保證工程檔案信息化管理的真實(shí)性。注重細(xì)化權(quán)責(zé)利關(guān)系，全面落實(shí)責(zé)任制度，對(duì)工程檔案電子信息化進(jìn)行規(guī)范，發(fā)揮出管理模式的價(jià)值。

3.5 構(gòu)建檔案信息化管理環(huán)境

構(gòu)建檔案信息化管理環(huán)境，并非是指投入信息化手段，而是立足于檔案管理特點(diǎn)及需求，創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)的管理環(huán)境，順利開展工程檔案的信息化管理工作。在構(gòu)建檔案信息化管理環(huán)境時(shí)，需要結(jié)合檔案管理的不足，采用科學(xué)的信息化方式，持續(xù)優(yōu)化工程檔案管理工作。注重建設(shè)電子設(shè)備設(shè)施，按照工程檔案的管理要求，優(yōu)化配置掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)體系。同時(shí)，按照檔案管理的信息化要求，提升各項(xiàng)技術(shù)和設(shè)備的匹配度，聘請(qǐng)專業(yè)信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)，建立工程檔案的信息化管理平臺(tái)、信息資源庫(kù)。

3.6 提升檔案管理人員的信息化水平

隨著信息技術(shù)的全方位發(fā)展，檔案管理也越來越注重信息化建設(shè)。通過應(yīng)用現(xiàn)代管理模式，將通信管理軟件作為文獻(xiàn)管理信息化的嘗試。[8]多數(shù)社會(huì)機(jī)構(gòu)擴(kuò)大軟件的應(yīng)用范圍，以保障文獻(xiàn)資料管理效率。為了與檔案管理信息化的發(fā)展相適應(yīng)，應(yīng)當(dāng)提升管理人員的信息化水平，采用先進(jìn)信息技術(shù)開展檔案管理工作。定期組織管理人員參與培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)信息素質(zhì)。檔案管理涉及的檔案資源非常多，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以將資源轉(zhuǎn)化為電子文件，對(duì)應(yīng)用程序予以管理，其中，檔案資源涉及文檔分類、資料上傳、事后鏈接。由于管理人員長(zhǎng)期采用傳統(tǒng)管理模式，電子檔案的管理意識(shí)薄弱，缺乏相應(yīng)的管理技能，所以對(duì)電子信息化檔案管理的影響比較大。建筑企業(yè)要注重檔案管理人員的技能培訓(xùn)，篩選計(jì)算機(jī)檔案管理知識(shí)開展教育，有助于強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，不斷提升管理能力。當(dāng)前，檔案信息化管理涉及的技術(shù)、設(shè)施非常多，要求管理人員按照具體需求，選擇相應(yīng)的文件管理方式。管理人員也要注重文件管理的優(yōu)化，做好各項(xiàng)組織協(xié)調(diào)工作，明確文件管理的重點(diǎn)內(nèi)容，不斷提升文件管理效率。

4 結(jié)語

綜上所述，時(shí)代發(fā)展要求下，檔案管理工作必然會(huì)轉(zhuǎn)向電子信息化管理趨勢(shì)。電子信息化管理的優(yōu)勢(shì)較多，比如簡(jiǎn)化檔案管理流程，提升檔案管理效率與質(zhì)量。通過應(yīng)用電子信息化技術(shù)，能夠減少建筑企業(yè)對(duì)檔案管理的人員、資金投入，將大量資源應(yīng)用到項(xiàng)目建設(shè)中，從而增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。為了確保工程檔案資料存儲(chǔ)的安全性，企業(yè)可通過電子信息化技術(shù)，建設(shè)信息管理平臺(tái)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)抵御、安全漏洞抵御的能力，以免不法分子盜取企業(yè)的檔案資料，從而產(chǎn)生惡性市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)事件。在未來發(fā)展中，企業(yè)要不斷改進(jìn)電子信息化技術(shù)，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)、檔案管理要求，從根本上保障工程檔案的管理效益。