李云峰

（北京市農(nóng)林科學(xué)院，北京 100097）

0 引 言

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，財(cái)務(wù)信息化已成為現(xiàn)代科研院所提升競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。財(cái)務(wù)信息化的出現(xiàn)，為科研院所提高財(cái)務(wù)管理水平提供了條件，為當(dāng)前財(cái)務(wù)工作中常出現(xiàn)的問(wèn)題提供了解決工具，最大限度地實(shí)現(xiàn)了信息資源的對(duì)接和共享，使科研院所的管理工作不斷進(jìn)步和完善。

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見(jiàn)》（中辦發(fā)〔2016〕50 號(hào)）明確提出“充分利用信息化手段，建立健全單位內(nèi)部科研、財(cái)務(wù)部門(mén)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人共享的信息平臺(tái)”?？萍脊芾怼胺殴芊备母?、現(xiàn)代科研院所建設(shè)以及財(cái)務(wù)管理科學(xué)化、規(guī)范化的要求，都離不開(kāi)信息化的支撐。

1 財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的原則

1.1 綜合性原則

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)必須依托院所信息化平臺(tái)，各類管理軟件盡可能在一個(gè)信息化平臺(tái)中運(yùn)行，便于系統(tǒng)維護(hù)和數(shù)據(jù)采集的快捷、準(zhǔn)確。盡量減少各類軟件接口，科研管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)、財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、行政系統(tǒng)、成果推廣系統(tǒng)、國(guó)際合作系統(tǒng)等統(tǒng)一采用一個(gè)信息平臺(tái)，分散輸入、集中輸出。

1.2 系統(tǒng)性原則

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)該滿足系統(tǒng)性的要求，能采用信息化手段處理的財(cái)務(wù)信息，盡可能進(jìn)行信息化處理。前置財(cái)務(wù)信息的收集可以采用預(yù)算管理軟件、資產(chǎn)管理軟件、工資管理軟件和網(wǎng)上繳費(fèi)管理軟件等；審核報(bào)銷的財(cái)務(wù)信息處理可以采用網(wǎng)上審批、網(wǎng)上報(bào)銷、公務(wù)卡消費(fèi)和賬務(wù)處理等管理軟件；后期財(cái)務(wù)信息輸出可以采用工資查詢、科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)查詢、個(gè)人所得稅查詢、決算報(bào)表查詢等管理軟件。

1.3 安全性原則

財(cái)務(wù)信息的安全性，在財(cái)務(wù)信息建設(shè)中必須高度重視。采取積極的安全應(yīng)對(duì)策略，做好各類財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和硬件設(shè)備的安全維護(hù)工作。軟件的使用必須設(shè)置安全使用權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)，不可進(jìn)入財(cái)務(wù)相關(guān)系統(tǒng)。

1.4 規(guī)劃性原則

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，涉及的管理層面較多。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)不可能一蹴而就，必須在充分分析和研究財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上，對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和整體規(guī)劃，切實(shí)做到縱向到底，橫向到邊。在信息化實(shí)施過(guò)程中，根據(jù)業(yè)務(wù)需要和現(xiàn)實(shí)可能不斷完成階段性目標(biāo)。

1.5 共享性原則

財(cái)務(wù)信息的共享利用，是財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)作用發(fā)揮的重要體現(xiàn)，這對(duì)改進(jìn)管理、提升工作效率至關(guān)重要。積極與其他業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)接，適時(shí)傳遞與各部門(mén)密切相關(guān)的財(cái)務(wù)信息，爭(zhēng)取主動(dòng)，做好服務(wù)，充分體現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化效益。

2 財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的目標(biāo)

2.1 財(cái)務(wù)咨詢智能化

面向廣大科研工作者提供各種財(cái)務(wù)咨詢是現(xiàn)代科研院所財(cái)務(wù)工作的重要內(nèi)容之一。傳統(tǒng)的咨詢主要是通過(guò)電話、微信群和QQ 群等進(jìn)行咨詢服務(wù)，需要財(cái)務(wù)人員不厭其煩地回答諸多重復(fù)的問(wèn)題。

運(yùn)用人工智能、智能語(yǔ)音識(shí)別等技術(shù)，建立24 小時(shí)在線智能財(cái)務(wù)咨詢平臺(tái)，使財(cái)務(wù)咨詢智能化。智能的財(cái)務(wù)咨詢平臺(tái)可以自動(dòng)識(shí)別用戶的問(wèn)題，準(zhǔn)確搜索用戶所需的內(nèi)容，提供精細(xì)化的個(gè)性服務(wù)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的財(cái)務(wù)咨詢。財(cái)務(wù)人員通過(guò)定期對(duì)咨詢業(yè)務(wù)進(jìn)行后臺(tái)監(jiān)測(cè)與分析，對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)庫(kù)不斷地進(jìn)行補(bǔ)充和完善，從而為科研人員提供更優(yōu)質(zhì)化的財(cái)務(wù)咨詢服務(wù)。

2.2 財(cái)務(wù)報(bào)銷智能化

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷需要對(duì)大量的原始票據(jù)進(jìn)行粘貼，然后填寫(xiě)報(bào)銷單據(jù)，按照規(guī)定權(quán)限進(jìn)行審批后，交到財(cái)務(wù)部門(mén)，原始票據(jù)在這個(gè)過(guò)程中存在丟失的風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部門(mén)收到報(bào)銷的相關(guān)單據(jù)后，需要對(duì)大量的原始憑證進(jìn)行審核，極大地影響了財(cái)務(wù)工作效率。

充分利用新技術(shù)，特別是對(duì)發(fā)票的數(shù)字化處理技術(shù)，不斷提升財(cái)務(wù)報(bào)銷的服務(wù)水平，使財(cái)務(wù)報(bào)銷智能化。智能化的財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程是科研人員用手機(jī)通過(guò)移動(dòng)終端對(duì)原始發(fā)票進(jìn)行拍照，光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)可以對(duì)發(fā)票進(jìn)行智能識(shí)別，基于大數(shù)據(jù)的發(fā)票池實(shí)現(xiàn)對(duì)發(fā)票信息的獲取，包括金額、供應(yīng)商發(fā)票各類明細(xì)項(xiàng)目等。通過(guò)與國(guó)家稅務(wù)電子發(fā)票系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)票據(jù)的一鍵認(rèn)證。之后，通過(guò)預(yù)制的發(fā)票項(xiàng)目和財(cái)務(wù)科目之間的映射關(guān)系，自動(dòng)生成網(wǎng)報(bào)單，涵蓋了所需的金額、費(fèi)用小類等其他信息。網(wǎng)報(bào)單經(jīng)過(guò)相關(guān)授權(quán)審批人員線上審批后，財(cái)務(wù)審核人員可以觸發(fā)自動(dòng)生成記賬憑證，并完成賬簿登記，相關(guān)費(fèi)用通過(guò)銀行網(wǎng)轉(zhuǎn)的方式轉(zhuǎn)入報(bào)銷人指定賬戶，極大地提升了財(cái)務(wù)核算效率。

2.3 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)智能化

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)智能化主要是降低信息處理的人工參與率，提高各類業(yè)務(wù)辦理效率和質(zhì)量?？芍貜?fù)的、規(guī)則導(dǎo)向的、結(jié)構(gòu)化的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作，比如，財(cái)務(wù)報(bào)賬的流程管理、記賬憑證的自動(dòng)生成、數(shù)據(jù)的查詢及核對(duì)、報(bào)表編制中有規(guī)律的數(shù)據(jù)合并和統(tǒng)計(jì)匯總等，都可以采用現(xiàn)代信息技術(shù)加以解決，減少人為差錯(cuò)，提高工作效率。

2.4 預(yù)算管理智能化

智能化的預(yù)算管理可以對(duì)預(yù)算管理體系進(jìn)行全面升級(jí)，使全面預(yù)算做到前期預(yù)算準(zhǔn)確、預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督和控制有效、預(yù)算執(zhí)行結(jié)果評(píng)價(jià)客觀。

在預(yù)算編制時(shí)，運(yùn)用智能搜索、智能匹配等技術(shù)做到預(yù)算編制的精確化、標(biāo)準(zhǔn)化。例如，在人事系統(tǒng)中，搜索匹配人員的相關(guān)數(shù)據(jù)，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，搜索查詢辦公用房面積、供暖面積等相關(guān)數(shù)據(jù)，提高預(yù)算相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；在資產(chǎn)系統(tǒng)中搜索匹配擬購(gòu)買(mǎi)的資產(chǎn)，避免資產(chǎn)的重復(fù)購(gòu)置；對(duì)申報(bào)的項(xiàng)目在政策法規(guī)庫(kù)中進(jìn)行智能搜索，找準(zhǔn)項(xiàng)目立項(xiàng)的政策依據(jù)。

在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，建立預(yù)算執(zhí)行的智能監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、項(xiàng)目資金支付方式、績(jī)效目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況等進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控。適時(shí)對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行分析總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的偏差，找出預(yù)算執(zhí)行偏差的原因，采取有效措施及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

針對(duì)預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)，科學(xué)設(shè)置考核體系和目標(biāo)體系，建立起客觀完善的預(yù)算評(píng)價(jià)體系，根據(jù)預(yù)設(shè)的考核體系和目標(biāo)體系自動(dòng)生成績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告。根據(jù)績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告，科學(xué)分析預(yù)算的合理性和執(zhí)行的有效性，為今后加強(qiáng)預(yù)算管理提供重要依據(jù)。

2.5 風(fēng)險(xiǎn)控制智能化

隨著現(xiàn)代科研院所的發(fā)展，如何對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控，從而保證科研院所經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整，有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，提高公共服務(wù)的效率和效果，是我們不得不面對(duì)的問(wèn)題。

為了提高控制效率，可以運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立與業(yè)務(wù)管理相適應(yīng)的信息系統(tǒng)，促進(jìn)內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的自動(dòng)控制，減少或消除人為操控因素。

2.6 決策分析智能化

利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗，基于規(guī)則的財(cái)務(wù)專家系統(tǒng)和機(jī)器學(xué)習(xí)算法等技術(shù)，使用預(yù)測(cè)和決策、計(jì)劃與控制、財(cái)務(wù)分析與報(bào)告以及績(jī)效評(píng)價(jià)等方面的模型和方法，對(duì)科研院所的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集、整合、挖掘、分析，形成報(bào)表和決算方案，助力科研院所進(jìn)行科學(xué)決策。例如，可以助力科研院所運(yùn)行成本、績(jī)效和風(fēng)險(xiǎn)分析，項(xiàng)目成本、績(jī)效和風(fēng)險(xiǎn)分析以及行政后勤管理成本、績(jī)效和風(fēng)險(xiǎn)分析等。

3 財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施

3.1 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)控制

財(cái)務(wù)系統(tǒng)有比較成熟的商用軟件，能夠滿足通用的業(yè)務(wù)需求，但對(duì)于科研院所自身特殊的業(yè)務(wù)及管理需求，需要定制開(kāi)發(fā)軟件，對(duì)于內(nèi)部開(kāi)發(fā)的軟件，需要有嚴(yán)格的內(nèi)控制度，需要注意以下五方面。

第一，首先要進(jìn)行需求分析，梳理清楚自己的業(yè)務(wù)，整理形成規(guī)范的需求規(guī)格說(shuō)明材料，提交給開(kāi)發(fā)人員。

第二，系統(tǒng)進(jìn)入開(kāi)發(fā)階段后，內(nèi)部管理管理人員，風(fēng)險(xiǎn)控制人員要參與系統(tǒng)管理控制，制訂內(nèi)部控制方案，配合系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，同步執(zhí)行。

第三，在系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)階段，要進(jìn)行單元測(cè)試及系統(tǒng)測(cè)試，按照財(cái)務(wù)軟件評(píng)審規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)的測(cè)試。

第四，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成后，要對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移，保證歷史數(shù)據(jù)在新系統(tǒng)內(nèi)的兼容性和完整性。

第五，系統(tǒng)交付使用后，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員賬號(hào)封閉，不能再進(jìn)入系統(tǒng)，系統(tǒng)交由管理人員負(fù)責(zé)運(yùn)維。同時(shí)對(duì)管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括系統(tǒng)的各類設(shè)置及數(shù)據(jù)處理。針對(duì)使用人員也要進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)員工利用系統(tǒng)內(nèi)的資源高效開(kāi)展自身的業(yè)務(wù)工作。

3.2 系統(tǒng)維護(hù)控制

系統(tǒng)上線后的系統(tǒng)維護(hù)控制是系統(tǒng)長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行的重要手段。包括軟件及硬件的定期維護(hù)，其中，軟件的運(yùn)維尤為重要，不合理、不正確的運(yùn)維會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行異常，嚴(yán)重的會(huì)造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)損壞。因此，軟件維護(hù)要有規(guī)范的流程，首先，維護(hù)內(nèi)容要符合實(shí)際需求，維護(hù)的原因及方式要有明確的說(shuō)明，要經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)及技術(shù)評(píng)估，由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后方可實(shí)施。其次，維護(hù)工作要有完善的流程記錄表格，對(duì)維護(hù)的整個(gè)過(guò)程可追溯。最后，運(yùn)維結(jié)果由驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收測(cè)試，符合預(yù)期方可驗(yàn)收通過(guò)，正式應(yīng)用。

3.3 崗位與人員控制

在應(yīng)用了信息化系統(tǒng)之后，人員崗位應(yīng)進(jìn)行合理的配置，以適應(yīng)新的信息化管理需求。根據(jù)工作職責(zé)可劃分為會(huì)計(jì)記賬、會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)復(fù)核、系統(tǒng)管理員等崗位。系統(tǒng)可對(duì)人員權(quán)限進(jìn)行分配，按各自分管業(yè)務(wù)劃分功能權(quán)限，不同崗位人員只能使用各自角色范圍內(nèi)的功能，針對(duì)某一業(yè)務(wù)鏈條，由業(yè)務(wù)鏈條上的所有角色按流程順序協(xié)同操作才可完成，并且按角色級(jí)別分別賦予不同數(shù)據(jù)權(quán)限，最高級(jí)用戶可見(jiàn)全局?jǐn)?shù)據(jù)。

3.4 數(shù)據(jù)安全控制

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不同于其他新聞、科普、環(huán)境等信息資源數(shù)據(jù)，要求絕對(duì)安全和準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)安全對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。數(shù)據(jù)安全控制的水平也直接決定了系統(tǒng)的先進(jìn)性。財(cái)務(wù)系統(tǒng)的安全控制，主要有以下四方面。

3.4.1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全

財(cái)務(wù)系統(tǒng)如無(wú)特別需求，應(yīng)運(yùn)行于單位內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)，要保證運(yùn)行環(huán)境與外部網(wǎng)絡(luò)的物理隔離，以防止外部網(wǎng)絡(luò)用戶入侵到內(nèi)部財(cái)務(wù)系統(tǒng)。如果需要連接財(cái)政專網(wǎng)，可通過(guò)專網(wǎng)專機(jī)實(shí)現(xiàn)，即只有專門(mén)的機(jī)器可以聯(lián)通財(cái)政專網(wǎng)，在需要的時(shí)候，將數(shù)據(jù)上傳。這臺(tái)專門(mén)的機(jī)器與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是完全物理隔離的。

3.4.2 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全

針對(duì)運(yùn)行的軟件系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)運(yùn)行環(huán)境多副本備份機(jī)制，即在一臺(tái)服務(wù)器發(fā)生異常時(shí)，備份機(jī)可實(shí)時(shí)切換，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的不間斷傳輸。對(duì)歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)要定期備份，按數(shù)據(jù)的更新頻度選擇備份的周期，并盡可能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的異地備份。

3.4.3 系統(tǒng)使用安全

系統(tǒng)對(duì)用戶的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的唯一性認(rèn)證，系統(tǒng)登錄設(shè)置多重驗(yàn)證，包括用戶名、口令、IP 等。對(duì)系統(tǒng)中的用戶行為全程記錄，系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置用戶登錄日志及操作日志，對(duì)系統(tǒng)資源的任何操作都要可追溯。

3.4.4 支付安全

系統(tǒng)網(wǎng)上支付功能要求絕對(duì)安全，上線前要與第三方支付公司進(jìn)行模擬環(huán)境的各類業(yè)務(wù)場(chǎng)景測(cè)試，并且做好各類安全預(yù)案，充分考慮數(shù)據(jù)異常情況，保證業(yè)務(wù)功能的正常運(yùn)行。