劉波 山東省淄博市魯山林場于文倩 淄博市投資促進發(fā)展中心

傳統(tǒng)國營林場人事檔案管理工作的作用就是通過收集單位內(nèi)部員工的基本信息，并在需要的情況下為相關領導和工作人員提供人員檔案。隨著當前我國林業(yè)產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，人事資源管理和檔案管理工作的重要性逐漸凸顯，森林經(jīng)營對于人力資源方面的要求不斷提高。在此情況下，傳統(tǒng)人事檔案管理工作模式難以滿足新時期林場發(fā)展和森林經(jīng)營的需求，因此，加強對于人事檔案管理工作的探索和研究是十分有必要的。

一、人事檔案管理工作的重要性

（一）有效支持人事選拔工作

人事檔案是記錄相關工作人員工作過程的重要文件資料，不僅呈現(xiàn)了單位員工的基本信息，如家庭、社會關系等，而且反映了員工的工作經(jīng)驗、能力、成就等，是單位選拔人才、員工崗位晉升的主要參考依據(jù)和有效憑證。在人才選拔過程中，林場需要根據(jù)應聘者的檔案資料和基本信息，評估其能力及與崗位的適配性。

此外，在員工晉升過程中，相關管理人員和領導者需要根據(jù)員工的工作表現(xiàn)、工作經(jīng)驗、業(yè)務能力等作出評價，同時，人事檔案管理人員需要根據(jù)人事檔案的實際內(nèi)容，為單位領導決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持和建議，保障領導決策的科學性和合理性。

（二）實現(xiàn)人力資源最佳配置

隨著社會的發(fā)展，人力資源逐漸成為單位發(fā)展和進步的重要資源，尤其是對于國營林場而言，林業(yè)行業(yè)人才相對較少，人才緊缺情況十分嚴重，合理配置人力資源更是十分重要。除此之外，隨著林場的發(fā)展和經(jīng)營，其內(nèi)部組織機構及實際經(jīng)營情況等也都會發(fā)生一定程度的變化，為了保障國營林場的穩(wěn)定發(fā)展，確保人盡其用，就需要結合實際情況，重新配置和調(diào)整人力資源，而人事檔案能夠為此提供有力支持。

（三）強化國營林場人才儲備

由于我國林業(yè)以及森林經(jīng)營方面的人才十分匱乏，因此對于國營林場而言，加強人才儲備是保障林場持續(xù)經(jīng)營的重要措施。人事檔案的科學管理是人力資源儲備和管理的重要措施之一，良好的人事檔案管理工作，能夠為單位的發(fā)展提供更多人才支持[1]。

二、國營林場人事檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理的先進性不足

就當前國營林場人事檔案管理的實際情況來看，人事檔案管理工作的理念和方式都相對落后，缺乏一定的先進性，人事檔案記錄的重點多為職員姓名、年齡、學歷、參加工作時間、工作經(jīng)驗以及家庭和社會關系等基本信息。雖然也會定期更新人事檔案信息，但是其更新頻率較慢，更新內(nèi)容也更為單一，多以文字形式記錄檔案。從國營林場的經(jīng)營和管理角度來看，這些基本信息對于單位的經(jīng)營發(fā)展幫助并不大，無法充分發(fā)揮檔案管理的功能和作用，很多職員的人事檔案的記錄內(nèi)容也較為籠統(tǒng)，如具備相關資格認證、學歷信息等，但是缺少相應論文發(fā)表情況以及專業(yè)技能提升情況和取得的相應成就，這對于單位人力資源管理以及員工崗位晉升都是十分不利的。

（二）檔案資料的完整性較差

在傳統(tǒng)人事檔案管理工作過程中，檔案資料缺失，信息真實性難以得到保障等情況十分常見，不僅嚴重影響了檔案資料的科學利用，而且無法真實反映安工的真實情況，甚至在電子檔案信息錄入過程中出現(xiàn)信息不對稱、錄入錯誤等情況，嚴重影響了檔案信息的利用以及后續(xù)人力資源相關工作。

（三）檔案信息水平有待提升

檔案管理信息化水平主要體現(xiàn)在以下兩個方面。

第一，加強基礎設施建設，由于國營林場資金緊張，缺乏對于人事檔案管理工作的重視，導致林場檔案管理相關軟、硬件設施長期未更新，設備老舊，軟件系統(tǒng)長期缺乏維護等，不僅嚴重降低了檔案管理工作的效率，而且長期未更新的系統(tǒng)軟件也難以適應國營林場發(fā)展需求，使得檔案管理的質(zhì)量和效率始終難以得到有效提升，甚至可能威脅到檔案安全。

第二，檔案信息管理過程中，缺乏對電子人事檔案的建設和應用，相關操作的保密性和安全性欠佳，而且信息資源共享水平不足，信息技術的優(yōu)勢和作用沒有在其中得到充分發(fā)揮，檔案管理工作信息化水平仍然相對較低。

（四）檔案管理的規(guī)范性較弱

人事檔案管理作為國營林場經(jīng)營過程中的重要內(nèi)容，為保障檔案管理工作的有效性、有序性以及科學性，需要結合實際情況制定相應檔案管理規(guī)范，為相關管理人員提供科學的指導和行為參考，確保檔案管理工作的有序推進。

就當前國營林場實際情況來看，檔案管理工作的規(guī)范性相對較弱。一方面，由于在發(fā)展過程中，缺乏對于檔案管理的重視，檔案管理規(guī)范制度仍然采用傳統(tǒng)管理模式，與當前信息化管理模式之間存在極大的沖突，因此無法充分發(fā)揮其作用。另一方面，由于缺少相應的檔案管理制度，導致在實際收集、填寫、歸納、管理中，檔案內(nèi)容的規(guī)范性以及完整性都相對較差。

（五）人員能力素質(zhì)亟待加強

對于人事檔案管理工作而言，檔案管理人員的專業(yè)性、職業(yè)性以及能力素質(zhì)對于檔案管理的質(zhì)量、效率有著直接影響。

但就目前國營林場實際情況來看，檔案管理人員的能力素質(zhì)亟待提升。一方面，由于受到傳統(tǒng)檔案管理理念和工作模式的影響，新時期背景下國營林場檔案管理工作仍然是按照傳統(tǒng)思路展開的，相關管理人員缺乏創(chuàng)新精神，對于新鮮事物的接受能力也相對較弱；另一方面，雖然當前國營林場檔案管理人員有著扎實的檔案管理知識和豐富的檔案管理經(jīng)驗，但是其信息系統(tǒng)操作能力較為薄弱，不僅會影響檔案信息的準確性和質(zhì)量，而且會降低檔案管理效率[2]。

三、國營林場人事檔案管理水平的提升策略

（一）創(chuàng)新檔案歸檔管理方法

在可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的指導下，國營林場得到了更多的重視，也取得了良好的發(fā)展，而傳統(tǒng)人事檔案管理工作模式和方法已然難以滿足林場實際發(fā)展需求，為了促進林場更好地發(fā)展，就需要結合當前實際情況和人力資源管理需求，創(chuàng)新研究檔案管理模式和方法，確保信息技術的作用能夠得到充分發(fā)揮，使檔案管理不僅能夠達到事半功倍的效果，而且能夠體現(xiàn)出人事檔案的價值和作用。

首先，國營林場應結合實際情況和相應檔案管理需求，建立新的檔案管理體系，明確檔案管理工作開展過程中的相應管理流程以及管理規(guī)范和細節(jié)問題。

其次，結合檔案管理工作實際情況，合理劃分檔案管理人員的工作職責，明確相關管理人員的具體工作內(nèi)容和崗位職責，確保責任和任務的層層落實，保障檔案管理工作的有序推進。

再次，采取分組管理的方式，明確不同組別的具體責任人，做到專人專管，這樣不僅能夠實現(xiàn)工作內(nèi)容和責任的科學劃分，而且能夠起到一定約束作用，幫助管理人員明確責任和工作內(nèi)容，保障檔案管理工作的有效落實。此外，要創(chuàng)新檔案管理理念和方法，積極應用信息技術，推行電子檔案、數(shù)字檔案管理模式，實現(xiàn)對于檔案信息內(nèi)容和數(shù)據(jù)的有效提取，提高檔案管理能效。

最后，結合檔案管理工作實際內(nèi)容，建立相應的考核制度和獎懲制度，實現(xiàn)對檔案管理人員的約束，激發(fā)其工作的積極性，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）全面保障檔案資料完整

對于人事檔案信息而言，保障檔案的完整性是檔案作用得到有效發(fā)揮的基礎前提，因此，國營林場需要結合人事檔案管理的特點和實際情況，有針對性地制定檔案資料錄入、管理原則，并明確檔案信息錄入規(guī)范、內(nèi)容要求等，便于后續(xù)在檔案信息整理、提取和利用過程中能夠迅速快捷地提取信息，保障資料信息的規(guī)范性。同時，在當前檔案管理信息化程度不斷深入的情況下，可以借助信息技術，實現(xiàn)檔案錄入、歸檔的規(guī)范化管理。例如，在檔案錄入過程中，針對不同信息，可借助系統(tǒng)規(guī)范信息填寫格式，如出生年月日的格式，可統(tǒng)一規(guī)范為XXXX-XX-XX，或者直接在系統(tǒng)中分別填寫和選擇年、月、日等，確保檔案信息的統(tǒng)一性。

此外，在整理檔案信息的過程中，為確保資料完整，應盡可能地將檔案信息中的佐證資料以附件的形式錄入到系統(tǒng)當中，便于后續(xù)檔案資料的查找，保障檔案信息的完整性和實用性。

（三）加強檔案管理信息化建設

首先，為提高人事檔案管理水平，應加強電子人事檔案的應用，提高人事檔案數(shù)據(jù)信息的分析能力和水平，保障數(shù)據(jù)分析的科學性和高效性。對此，應將傳統(tǒng)紙質(zhì)資料以電子檔案以及數(shù)字化檔案的形式存儲在信息系統(tǒng)中，為后續(xù)檔案數(shù)據(jù)的利用和調(diào)取提供便利。與此同時，還需要積極應用信息技術創(chuàng)新檔案和數(shù)據(jù)信息的檢索以及存儲方式，例如，關鍵詞檢索、時間檢索、數(shù)據(jù)范圍檢索等，提高人事檔案數(shù)據(jù)信息的可檢索性和信息調(diào)取效率，保障電子人事檔案的利用率。此外，應加強對于軟硬件設施的更新和完善，保障其能夠滿足檔案管理需求。

其次，建立單位人事檔案共享平臺，實現(xiàn)檔案信息全面線上管理和資源共享。一方面，檔案管理人員應明確哪些人事檔案信息能夠公開和共享，在建設共享平臺的過程中，此類信息能夠供單位職工搜索和查閱，但是不能修改或刪除。另一方面，應加強對于共享平臺的權限管理，不同工作人員有著不同的權限等級，能夠在平臺中實施不同操作。例如，人事部門檔案管理人員，能夠上傳、查閱、修改、更新、刪除相關檔案，其他工作人員能夠查閱其他人的基本信息，如姓名、性別、崗位等，但是不能修改，只對自己的信息資料有修改和更新的權限。

最后，做好檔案信息平臺的安全管理工作。在人事檔案信息化建設中，安全管理工作是最值得關注的內(nèi)容之一。對此，需要加強對于檔案信息系統(tǒng)軟、硬件方面的關注。一方面，應定期檢查和更換硬件設施，避免由于硬件系統(tǒng)問題，導致檔案信息丟失；另一方面，應加強軟件系統(tǒng)的更新，定期檢測和修補系統(tǒng)漏洞，保障系統(tǒng)安全，加強對于防火墻等信息安全技術的應用，保障林場檔案的安全、完整[3]。

（四）健全人事檔案管理制度

在新時期背景下，國營林場人事檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化，為保障檔案管理工作有序推進，要結合當前實際情況，健全、更新人事檔案管理制度，為檔案管理工作人員提供明確、可行的工作指導，保障檔案管理工作的有序性、可行性以及規(guī)范性。相關管理人員可借鑒先進單位的檔案管理方式和制度，結合實際情況優(yōu)化調(diào)整制度，保障相應管理制度的可行性。此外，還需要明確相應檔案錄入原則、規(guī)范以及檔案管理工作流程，為確保相應管理制度能夠得到有效落實，要制定相應獎懲制度和責任制度，幫助檔案管理人員明確崗位職責，并設立獎懲條例，提升管理人員的工作積極性，確保其能夠認真履職，降低人為失誤的概率，盡可能保障檔案信息的真實性和有效性。

（五）提升管理人員的綜合素質(zhì)

國營林場應加強檔案管理人員素質(zhì)能力的培養(yǎng)。一方面，應結合林場實際情況，科學制定相應人才招聘計劃，積極引進高素質(zhì)、高水平的檔案管理人才，實現(xiàn)對于林場人力資源的補充。另一方面，應加強對于檔案管理人員能力的培養(yǎng)，不僅要定期對檔案管理人員展開專業(yè)技術培訓，使其學習先進的檔案管理方法和技術，而且要針對當前信息化背景下檔案管理操作方法、流程等開展專題培訓，確保檔案管理人員能夠高效、順暢地應用相關檔案管理系統(tǒng)。除此之外，應培養(yǎng)檔案管理人員的安全意識和職業(yè)素養(yǎng)，避免檔案信息內(nèi)容泄露，保障信息安全，提升檔案管理人員的責任意識和職業(yè)精神，保質(zhì)保量地完成工作[4]。

四、結語

人事檔案管理工作不僅能夠為人事選拔提供科學參考，而且能夠實現(xiàn)林場最佳人力資源配置，強化林場人才儲備。首先，應結合實際情況和工作需求，創(chuàng)新檔案管理方法，并保障在實際工作過程中，人事檔案資料的真實性和完整性。其次，加強當前檔案管理的信息化建設，提升檔案管理質(zhì)量和管理能效，同時結合檔案管理實際情況，健全人事檔案管理制度。最后，應加強對于相關管理人員綜合能力素質(zhì)的培養(yǎng)，從根本上提升國營林場檔案管理水平。