唐利雷

(核工業(yè)北京化工冶金研究院，北京 101149)

鈾礦冶檔案是指鈾礦冶單位在科研、生產(chǎn)、建設(shè)、管理各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有一定保存價(jià)值的文字、圖表、音像等歷史紀(jì)錄[1]。這些文字、圖表、音像等鈾礦冶檔案，通過檔案管理人員的收集、整理、立卷、歸檔，保存在鈾礦冶單位檔案室，具有不同程度的參考價(jià)值和憑據(jù)作用，而且這些價(jià)值和作用通過檔案利用得到充分體現(xiàn)[2]30。

鈾礦冶檔案利用工作是檔案工作為鈾礦冶單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的直接手段，是檔案工作承啟歸檔和外借的重要環(huán)節(jié)之一，在檔案工作中發(fā)揮著非常重要的作用[3]87。鈾礦冶檔案利用工作是鈾礦冶檔案工作成果的集中體現(xiàn)，引導(dǎo)著檔案工作的發(fā)展方向。檔案利用工作做得如何，是考察檔案部門業(yè)務(wù)水平的重要指標(biāo)[4]。

1 鈾礦冶檔案利用工作的具體要求

鈾礦冶檔案利用工作是一項(xiàng)專業(yè)性、服務(wù)性的工作，要想做好檔案利用工作，切實(shí)發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，必須達(dá)到基本的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

1.1 熟悉鈾礦冶檔案館館藏

熟悉館藏是檔案利用工作的前提和基礎(chǔ)，檔案管理工作者要熟悉所保存檔案信息的數(shù)量、種類、來源等以及在庫房中的位置。檔案管理員對(duì)館藏檔案越熟悉，越能提高檔案利用的效率和質(zhì)量。

在檔案工作中，應(yīng)遵循先慢后快、由粗到細(xì)的認(rèn)識(shí)規(guī)律，并了解檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，從各個(gè)方面熟悉檔案館館藏。在接觸檔案工作之初，盡可能把館藏檔案全部清點(diǎn)一遍，以便盡快熟悉館藏檔案。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)熟悉檔案利用中使用的檢索工具，同時(shí)盡量了解鈾礦冶單位主要業(yè)務(wù)的發(fā)展?fàn)顩r，以便及時(shí)掌握科研人員對(duì)檔案資料的具體需求[5]72。

1.2 明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度

檔案利用工作是檔案工作為鈾礦冶單位服務(wù)的具體體現(xiàn)，這就要求鈾礦冶檔案利用工作必須樹立為單位發(fā)展服務(wù)的明確方向，以核工業(yè)鈾礦冶事業(yè)的發(fā)展為目標(biāo)的宗旨和理念，鈾礦冶檔案工作人員必須具備一定的政治責(zé)任感和使命感。另外，鈾礦冶檔案工作應(yīng)與鈾礦冶單位重點(diǎn)工作以及奮斗目標(biāo)具有一致性，服從和服務(wù)于單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，根據(jù)所保存檔案的性質(zhì)和內(nèi)容特點(diǎn)以及單位不同時(shí)期的具體任務(wù)，安排好檔案利用工作的重點(diǎn)。

同時(shí)，鈾礦冶檔案管理人員要具有高度負(fù)責(zé)的服務(wù)意識(shí)以及踏實(shí)的工作作風(fēng)[5]73。了解科研人員的心理特點(diǎn)，是檔案工作人員做好工作需要具備的重要條件。在查閱檔案過程中，科研人員希望快速準(zhǔn)確獲取自己需要的檔案資料，并最大程度簡化檔案查閱流程。檔案管理者一定要了解這些心理規(guī)律和特點(diǎn)，才能在檔案利用工作中既堅(jiān)持原則，又能為科研人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.3 積極學(xué)習(xí)，適應(yīng)檔案工作發(fā)展需要

作為鈾礦冶檔案管理人員不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)，還要盡可能深入地了解鈾礦冶相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。鈾礦冶檔案特別是科研檔案具有較高的專業(yè)性，了解鈾礦冶專業(yè)知識(shí)能幫助檔案管理人員了解檔案形成的更深層次背景，更快更準(zhǔn)確地查找到科研人員所需要的檔案，更好地為科研人員提供服務(wù)。鈾礦冶檔案管理人員要做個(gè)一專多能的多面手，才能更好地做好鈾礦冶檔案利用工作，更好地發(fā)揮鈾礦冶檔案的作用。

2 鈾礦冶檔案利用存在的主要問題

近些年來，隨著鈾礦冶檔案價(jià)值被單位及科研人員普遍重視和深度挖掘，鈾礦冶檔案利用工作得到了較大的進(jìn)步和發(fā)展，但仍存在一些問題。

2.1 部分科研人員對(duì)檔案制度不理解

部分科研人員的檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案部門的職能、借閱流程、館藏等不清楚，極大地影響了檔案利用的順利進(jìn)行。部分科研人員對(duì)檔案管理制度不理解，認(rèn)為可以先查閱檔案，找到有價(jià)值的檔案資料后再辦理借閱手續(xù)；或者也有科研人員要求檔案管理人員替為查閱、復(fù)印檔案，從而不留下借閱的記錄；甚至有的人員在歸檔以后要求涂改檔案或撤換檔案。在發(fā)生這些情況的時(shí)候，檔案管理人員需要給借閱人員做細(xì)致的解釋，降低了工作效率，同時(shí)也降低了檔案利用者對(duì)檔案管理工作的滿意度[6]。

2.2 檔案數(shù)字化程度不高

由于檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全保密問題制約了檔案的數(shù)字化進(jìn)程，目前大多數(shù)鈾礦冶檔案館保管的檔案主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，適應(yīng)于傳統(tǒng)的保管與傳遞方式，實(shí)行手工操作和點(diǎn)到點(diǎn)的傳遞，覆蓋面不大，很難適應(yīng)現(xiàn)代鈾礦冶科研的發(fā)展要求。這種情況下，檔案資源的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值也難以充分體現(xiàn)，傳統(tǒng)檔案的保管利用方式越來越受到限制，因此加快推進(jìn)檔案管理數(shù)字化是大勢所趨。

2.3 鈾礦冶單位檔案專職人才匱乏

目前多數(shù)鈾礦冶單位檔案管理人員配置不高，專職檔案管理人員少，兼職人員較多；而且專職檔案管理人員的時(shí)間和精力被消耗在檔案的收集、整理、管理、服務(wù)等事務(wù)性工作中，無暇顧及檔案編研等深度挖掘檔案價(jià)值的工作[2]30。檔案專職人才的欠缺，對(duì)鈾礦冶檔案利用工作的開展和利用質(zhì)量的提升產(chǎn)生了較大影響。

2.4 檢索方式滯后

大部分鈾礦冶單位的檔案管理經(jīng)費(fèi)短缺，特別是在購買檔案硬件設(shè)備和引進(jìn)檢索軟件方面，例如現(xiàn)階段有的單位還沒有實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索原文，采用的是電子化目錄檢索以及人工調(diào)卷，這就造成檢索效率低下，檔案的查準(zhǔn)率、查全率較低，檔案利用的方便性和快捷性受到很大影響，限制了檔案利用效率的提升[2]31。

3 加強(qiáng)鈾礦冶檔案利用的方法研究

針對(duì)鈾礦冶檔案利用中存在的問題，檔案管理人員要深入分析和研究，尋找切實(shí)可行的方法和途徑，更好地促進(jìn)檔案利用。

3.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，采取各種方式做好宣傳

鈾礦冶單位應(yīng)建立和完善檔案工作的組織管理體系，將檔案工作納入單位發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃、納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程、納入領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)有關(guān)人員的崗位責(zé)任制[7]。單位應(yīng)定期開展檔案專項(xiàng)工作會(huì)議，落實(shí)檔案管理工作的進(jìn)度和制度等，為有效開展檔案利用工作創(chuàng)造良好的條件[3]90。

鈾礦冶單位檔案部門要采取靈活多樣的方式做好宣傳工作，加強(qiáng)科研人員對(duì)檔案知識(shí)的了解。一是經(jīng)常舉辦檔案知識(shí)講座，講解收藏范圍、檔案目錄編目方式、檔案借閱流程等，提高大家的檔案利用意識(shí)[2]31。二是舉辦檔案展覽、檔案知識(shí)競賽活動(dòng)等相關(guān)的主題活動(dòng)，營造了解檔案、利用檔案的良好氛圍，提高檔案的影響力和認(rèn)知度。

3.2 提高檔案數(shù)字化程度，拓展檔案利用渠道

鈾礦冶單位要加大力度進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)。首先，建立健全檔案管理體系，完善檔案利用規(guī)章制度，并定期進(jìn)行修訂和更新，提高制度有效性和適用性，確保檔案的安全。其次，實(shí)行檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。例如，在檔案管理系統(tǒng)歸檔OA系統(tǒng)中的在線文件，以便提高歸檔效率，在館藏電子化的基礎(chǔ)上，在保證檔案安全和符合保密要求的條件下，開辟網(wǎng)上檔案利用新途徑。再次，按照國家及上級(jí)檔案主管部門發(fā)布的制度及規(guī)范，結(jié)合檔案部門的具體情況，明確檔案目錄等信息，規(guī)劃并逐步建立文件數(shù)據(jù)信息庫。最后，加強(qiáng)檔案信息化和辦公電子化深度融合，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)和OA系統(tǒng)一體化[5]90。

3.3 引進(jìn)和培養(yǎng)檔案人才，加快人才隊(duì)伍建設(shè)

引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)檔案人才是加強(qiáng)鈾礦冶檔案利用工作的基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)，穩(wěn)定和高水平的檔案人員是檔案利用、檔案編研等工作順利開展的有力保障[2]31。鈾礦冶單位應(yīng)盡快配備與業(yè)務(wù)量相適應(yīng)的檔案人員，建立穩(wěn)定、高水平的檔案人才隊(duì)伍，為檔案利用工作的順利進(jìn)行提供保障。一是加大檔案人才的引進(jìn)和培養(yǎng)力度。二是加強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)際工作能力的培養(yǎng)，采取“請進(jìn)來，走出去”的方式，邀請檔案專家來單位，就檔案管理中的具體問題進(jìn)行指導(dǎo)；也可以經(jīng)常組織檔案管理人員去集團(tuán)公司檔案館交流和學(xué)習(xí)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提升實(shí)際工作能力。三是注重對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案人員的上崗培訓(xùn)和繼續(xù)教育。

3.4 加大檔案經(jīng)費(fèi)的投入，更新?lián)Q代檢索工具

鈾礦冶單位應(yīng)重視和支持檔案部門的建設(shè)，劃撥專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，用于檔案工作的開展。鈾礦冶單位應(yīng)將檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列入單位整體預(yù)算；尤其在檔案部門軟硬件設(shè)備更新?lián)Q代方面，要給與充分的資金支持，引進(jìn)和升級(jí)檔案檢索工具，保障和提高檔案管理工作的質(zhì)量。

4 結(jié)語

鈾礦冶單位檔案館應(yīng)通過強(qiáng)化檔案宣傳工作、加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)、配備檔案人才隊(duì)伍以及完善檢索工具等，為提高鈾礦冶檔案利用水平打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。