文/青島大學附屬醫(yī)院 楊曉霞 王程程 張晨

醫(yī)院的發(fā)展與醫(yī)務人員的醫(yī)技、醫(yī)德以及業(yè)務水平有著很大的聯(lián)系，在選用人才時，人事檔案信息是進行人才合理運用的重要依據(jù)。為了能夠更好地發(fā)揮醫(yī)務人員的業(yè)務水平，需要對人事檔案進行有關人力資源的開發(fā)處理，這樣的檔案信息會更加直觀、清晰。通過人才的合理性流動，從而幫助醫(yī)務工作人員提高自身的醫(yī)技專業(yè)素質水平，推動醫(yī)院更好地發(fā)展。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理模式中存在的問題

（一）醫(yī)院在人事檔案管理中，所采用的管理制度相對落后。當前，醫(yī)院的人事檔案管理工作大部分是由所在單位的人事處負責，管理制度缺乏與時俱進性，并未隨著時代發(fā)展而完善。人事檔案管理制度更新存在滯后性，而且對醫(yī)務人才應用的管理，主要強調的是“用檔管人”，嚴重阻礙了對人才資源的開發(fā)。此外，一些醫(yī)院的人事管理模式仍舊采用“終身制”管理方式，這種制度不僅限制了醫(yī)務人才的流動，同時還讓醫(yī)務人員工作的積極性大大降低，無法做到真正的人力資源的開發(fā)。

（二）人事檔案資料收集不規(guī)范，檔案材料信息更新不及時。人事檔案是在人事管理時產生的，是經(jīng)過相關組織進行審核通過的文件資料，這些檔案中包括對醫(yī)務工作人員的個人經(jīng)歷、政績以及醫(yī)德和醫(yī)技等方面的信息，這些信息以個人為單位，并且按照規(guī)定的原則和方式進行裝訂，組成專卷或是專冊。但是因為人事檔案一般只會關注到建檔人員的個人經(jīng)歷、政治狀態(tài)、工資職級等方面的情況，并不能將醫(yī)務工作人員的相關成就、業(yè)績以及醫(yī)技水平和學術成就等相關的文件材料進行匯總和整理，無法對醫(yī)務工作人員進行全面的了解和評判。

人事檔案信息具有時效性，一般情況下，由于長時間未對信息進行更新，就會導致檔案陳舊，信息過時。因為人事檔案信息是對醫(yī)務人員的工作歷史記錄，以及其在工作中形成的一些有關人事方面的文件資料，但是一般的人事檔案部門會在大約2～3年之后，才對建檔人員新增的材料文件進行一次整合和更新。而整理的文件資料也是醫(yī)務人員的考核登記表、醫(yī)技工資表等，一旦人事檔案回檔或者記錄發(fā)生滯后，人力資源開發(fā)活動便會失去歷史職能，不能真實地對其進行了解，無法全面、歷史地把握具體情況，導致人力資源管理部門無法獲取具有價值的人事信息，進而造成了無法更好地識別、利用、分配人才的局面，使得人力資源開發(fā)狀況不佳。

二、基于人力資源開發(fā)的人事檔案管理模式創(chuàng)新的注意事項

（一）保證人事檔案資料開發(fā)的整序性。在醫(yī)院的人力資源開發(fā)中，最重要的前提就是人事檔案信息的資源整序性。人事檔案資源信息中，包括醫(yī)務工作人員的個人工作經(jīng)歷、政績、醫(yī)德才能、業(yè)務技能等方面的信息，這些相關的信息，不僅會出現(xiàn)在本單位的人事部門里，在文書檔案、專業(yè)檔案、護理檔案、醫(yī)教檔案以及婦幼保健、科研和個人的考核考績等檔案資料和信息中，均有體現(xiàn)。但是在當前實行的人事檔案“終身制”管理的情況下，只憑借組織人事部門所形成的醫(yī)務工作人員有限的人事檔案很難客觀、準確地反映出醫(yī)務工作人員真實業(yè)務的水平和清晰、全面的工作經(jīng)歷以及醫(yī)務工作的能力。

保證人事檔案信息開發(fā)的整序性原則，就是指醫(yī)院的人事檔案管理部門通過多種渠道收集建檔的醫(yī)務工作人員的資料，并將分散到各個相關部門中的反映相關建檔醫(yī)務工作人員的個人工作經(jīng)歷、工作業(yè)績和業(yè)務工作能力的檔案資料和信息進行收集、整理，再將采集到的所有信息進行匯總、整合處理，形成有序的、系統(tǒng)的、集中的人員信息資料。與此同時，將分散的醫(yī)務人員的個人考核考績檔案以及科學研究成果等個人信息資料進行集合，然后有序地整理，建立有效的邏輯聯(lián)系，盡可能地將信息全面、完整的展現(xiàn)到人事檔案信息中，為人力資源的開發(fā)提供有價值的資源和信息。

（二）保證人事檔案資料的充分利用。保證對人事檔案資料的充分利用，要求醫(yī)院檔案管理的部門在對人事檔案信息進行開發(fā)與利用的過程中，充分將人事檔案的人力資源展現(xiàn)出來，并更好地為人力資源的開發(fā)提供信息服務。與此同時，還可以利用人事檔案信息和資源，預測人力資源開發(fā)的需求，促進醫(yī)務人才合理地流動，讓醫(yī)務工作者能夠得到合理的工作配置。為了能夠做到以上內容，需要對醫(yī)院的人事檔案內容的信息量進行充盈完善，需要相關部門以人力資源開發(fā)為目的，充分對人事檔案信息進行分析和討論。與此同時，將獲得的信息進行有序開發(fā)。

（三）注重發(fā)揮出人事檔案的實際效益。在進行人事檔案管理創(chuàng)新時，需要注重人力資源開發(fā)的實際效益，重視社會信譽和經(jīng)濟效益。如某某醫(yī)院為了改變封閉式的人事檔案信息資源的傳統(tǒng)管理模式，主動進行人力資源的開發(fā)，并將某醫(yī)務工作者獲得某市科學技術獎和某市政府所立項項目的信息進行一定的加工宣傳，這就為該醫(yī)院在社會上宣傳的“院有重點、科有特色、人有所長”的醫(yī)院形象提供了可靠、真實的素材和案例，這一做法不僅提升了社會信譽，同時也提高了醫(yī)院的經(jīng)濟效益。

三、有關醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新的建議

（一）樹立起創(chuàng)新意識，轉變傳統(tǒng)人事檔案的管理理念。醫(yī)院的人事檔案管理人員需要增強自身對于檔案信息的整合與服務能力，改變陳舊的信息管理觀念，并改進和改變不適應現(xiàn)階段發(fā)展的人事檔案工作的管理制度和管理手段，樹立起人事信息管理方式的創(chuàng)新意識，破除人事檔案中“終身制”的管理理念。

需要轉變的意識還有開放意識和服務意識。開放意識需要在與檔案管理相關的法律法規(guī)的規(guī)定范圍之內進行轉變，在不泄露和擅自公布檔案的前提下，對醫(yī)務工作人員的職業(yè)能力、職業(yè)信譽等方面進行全面、整體、綜合性的統(tǒng)計與量化分析，將統(tǒng)計所獲得的信息資源進行編寫，并為人力資源提供編研材料。

服務意識指的則是把人事檔案信息資源轉變?yōu)橹鲃拥姆召Y源，這樣有利于人事管理部門更有效地進行人力資源開發(fā)和管理工作，同時及時了解醫(yī)院醫(yī)務人才的培養(yǎng)狀況，讓人事檔案工作能夠更好地提供人力資源信息。

（二）改進人事檔案的管理方式，注重對資料的整合和開發(fā)。當前，醫(yī)院的人事檔案傳統(tǒng)管理模式不僅導致人事檔案內容的大致相同，還使醫(yī)務人員的人事檔案信息具有延遲性，主要體現(xiàn)在醫(yī)務工作者的職務更新、交流進修情況等，這極大地阻礙了醫(yī)院的人力資源開發(fā)。

人事檔案信息資源整合面臨的首要問題就是如何打破傳統(tǒng)的人事檔案管理方式。通過建立基于人力資源開發(fā)的人事檔案管理部門和綜合性檔案管理部門，更好地對醫(yī)務工作人員的人力資源信息進行整合和匯總，讓改革創(chuàng)新后的人事檔案管理方式，貼合醫(yī)院的發(fā)展，適合當前醫(yī)院人力資源的開發(fā)需要。

目前，大多數(shù)的醫(yī)院將人事檔案信息的管理任務交由人事部門負責，人事部門則對醫(yī)務人員的人事檔案進行相關的信息采集、歸置和整合；醫(yī)院的綜合檔案部門主要負責將醫(yī)院的文書檔案、專業(yè)檔案、醫(yī)教管理以及科研成果等多方面的工作檔案信息進行綜合管理和整合匯總。需要依據(jù)人事檔案管理的體系的現(xiàn)狀，在信息管理工作過程中進行整合和歸檔。

醫(yī)院綜合檔案部門需要承擔人力資源信息開發(fā)的職能，將原本有關醫(yī)務工作人員政治思想、職業(yè)道德、業(yè)績水平以及履行崗位職責情況等，進行多次信息匯總。包括醫(yī)務人員的職業(yè)能力、職業(yè)信譽等多方面的相關人事檔案信息，依照整齊、有序的開發(fā)原則，為人才的合理分配提供數(shù)據(jù)參考。

（三）運用現(xiàn)代科技信息技術，提高信息化管理的水準。建立起基于人力資源信息的人事檔案管理系統(tǒng)，通過現(xiàn)代科技信息技術對人力資源進行匯集和加工，以多方共享為目的，更好地提高人事檔案信息化管理的水準。

一方面，需要對電子文件與電子檔案的管理進行統(tǒng)籌規(guī)劃。加強人事檔案信息管理系統(tǒng)的建立和發(fā)展，比如可以通過對科研成果、醫(yī)教、護理工作等信息的聯(lián)系，更好地確保醫(yī)院檔案管理部門對人力資源的電子文件和電子檔案進行收集和控制，更加有效地解決醫(yī)院人力資源信息集中和統(tǒng)一管理的問題。為了更好地進行醫(yī)院人事檔案信息的利用、整合，不僅需要對信息進行科學合理的整理與提煉，還需要統(tǒng)籌規(guī)劃電子文件和電子檔案的管理方案，使醫(yī)院的人力資源信息得到最大化的共享與應用。

另一方面，為了能夠更好地進行信息化管理，需要建立與人事檔案相關的專題信息庫。根據(jù)醫(yī)院的人事檔案信息資源，并與專業(yè)、技術、管理等方面的因素結合起來，建立起涵蓋多方位、全方面的相關人事檔案的專題信息記錄庫。

除此之外，可以建立個人電子檔案系統(tǒng)。并采用計算機、掃描儀等現(xiàn)代科技信息技術，將經(jīng)常使用的紙質人事檔案制作成數(shù)據(jù)化的電子檔案，方便后期的歸檔、統(tǒng)計和利用。此外，搭建人事檔案信息服務平臺，完善平臺服務，全面滿足人力資源開發(fā)的綜合需求。同時構建人力資源管理服務平臺，促進人事檔案管理與人力資源開發(fā)的相互聯(lián)系和互動，真正發(fā)揮人事檔案管理在人力資源開發(fā)中的基礎性作用。

（四）注重對檔案信息管理人員的培養(yǎng)，增強管理人員的信息編研能力。人事檔案信息的利用與一般的檔案材料并不相同。人事檔案信息需要按照相關的管理權限進行范圍確認，為了能夠更好地服務于人力資源的開發(fā)，需要對人事檔案進行進一步的管理與創(chuàng)新，提供更具人力資源特點的人事檔案信息。與此同時，需要增強對檔案人員的業(yè)務培訓強度，提高檔案管理人員的業(yè)務水平，更好地對人事信息進行管理和編研。

相關的人事檔案管理工作者需要增強獲取人事檔案信息的能力，同時可以熟練地從各種專業(yè)文件信息中提煉出醫(yī)務人員在各個方面的詳細的信息，并對獲取的信息進行分類整理，為人事檔案信息加工做好基礎性工作。對于已經(jīng)無法滿足醫(yī)院對人力資源進行合理分配和使用人力資源的需求的人事檔案原件，需要檔案管理人員從多種角度對其進行分析、整合和匯總，從而形成最后的編研成果。

提高人事檔案管理人員編研的業(yè)務能力，不僅需要一定的文字表達能力，還需要具備良好的溝通和互動的能力。通過對人力資源信息的全面性開發(fā)和醫(yī)院的檔案文化建設，可以充分調動醫(yī)務工作者的工作積極性，更好地激發(fā)醫(yī)務工作者的創(chuàng)造力，從而提升醫(yī)院的工作效率，推動醫(yī)院更好發(fā)展。

四、結語

綜上論述可知，人事檔案管理與人力資源開發(fā)是現(xiàn)階段人事管理工作的重點，應該予以充分的重視。科學的人事檔案管理能促進人力資源的開發(fā)和使用，有助于醫(yī)務人才的合理流動，有效幫助人才合理配置，激發(fā)醫(yī)務工作者的工作熱情。同時，在對人事檔案管理進行創(chuàng)新時，需要轉變傳統(tǒng)觀念，樹立創(chuàng)新意識，并結合現(xiàn)代信息科技技術，實現(xiàn)檔案資源的信息化，更好地推動人事檔案的創(chuàng)新，從而更好地促進醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。