文/云南省昭通市疾病預(yù)防控制中心 王青

從當(dāng)前疾病預(yù)防控制中心工作實(shí)踐情況看，多數(shù)沿用了以往檔案管理模式，管理方法老舊。從具體檔案分類、整理、布局各個(gè)環(huán)節(jié)看，尤為落后，這與當(dāng)前疾病預(yù)防控制中心實(shí)際工作要求以及對(duì)檔案資料的需求嚴(yán)重不符，在很大程度上阻礙了疾控機(jī)構(gòu)的發(fā)展，影響了醫(yī)療環(huán)境。針對(duì)此，對(duì)于疾控機(jī)構(gòu)而言，當(dāng)務(wù)之急就是明確加強(qiáng)規(guī)范檔案管理的重要地位，找出不足，有針對(duì)性地完善，逐步推進(jìn)疾控檔案管理規(guī)范化、制度化發(fā)展。

一、加強(qiáng)疾病預(yù)防控制檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實(shí)意義

（一）助力疾控機(jī)構(gòu)檔案高效開發(fā)利用?；诋?dāng)前數(shù)字化、信息化發(fā)展趨勢(shì)下，進(jìn)一步提升疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的實(shí)效性，有助于更好地為疾控工作人員提供更加便捷、快速的檔案服務(wù)。尤其是在建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)后，能夠?yàn)樾l(wèi)生行政管理等部門提供高效的查閱服務(wù)，而有效的管理則可以促使疾控機(jī)構(gòu)在制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的約束下，為促進(jìn)疾病預(yù)防控制信息化的發(fā)展注入動(dòng)力。

（二）推動(dòng)疾控機(jī)構(gòu)規(guī)范化建設(shè)發(fā)展。綜合分析疾控中心發(fā)展不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作屬于基礎(chǔ)性的工作，但也是推動(dòng)疾控中心穩(wěn)定、良好運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。作為疾控機(jī)構(gòu)的檔案部門，其主要工作內(nèi)容為收集、整理并匯編，將相關(guān)疾病預(yù)防控制工作信息進(jìn)行存檔，以此為該部門相關(guān)工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。因此，檔案管理工作的規(guī)范化與否，在一定程度上影響到了整個(gè)疾控中心工作開展的效率與質(zhì)量。可見，全面加強(qiáng)疾控中心檔案規(guī)范化管理水平，提高質(zhì)量，可以推動(dòng)疾控機(jī)構(gòu)規(guī)范化建設(shè)發(fā)展。

（三）助力突發(fā)公共衛(wèi)生事件及重點(diǎn)傳染病控制。對(duì)于疾控機(jī)構(gòu)而言，最為重要的工作就是面對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件、重點(diǎn)傳染病發(fā)生時(shí)，可以進(jìn)行有效防控，發(fā)揮疾控的優(yōu)勢(shì)，維護(hù)社會(huì)安定。正常情況下，疾控機(jī)構(gòu)內(nèi)部的綜合檔案室內(nèi)，都會(huì)保留較多數(shù)量的調(diào)查報(bào)告、疾病材料，還有相關(guān)統(tǒng)計(jì)資料。因此，加強(qiáng)管理并促使這些資料為相關(guān)人員所用，發(fā)揮價(jià)值，從而更好地做出相關(guān)決策，切實(shí)提高疾病預(yù)防、控制工作效率和成效，最大程度上控制疾病事件擴(kuò)大、蔓延。

二、當(dāng)前相關(guān)檔案管理工作呈現(xiàn)出的不足之處

（一）缺乏對(duì)檔案開發(fā)利用的重視?，F(xiàn)階段，在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中，個(gè)別部門依然處于被動(dòng)狀態(tài)，在工作中出現(xiàn)懈怠、消極情緒，并未認(rèn)識(shí)到檔案開發(fā)利用的重要性。導(dǎo)致疾控中心的各類檔案都無法高效利用。同時(shí)，檔案開發(fā)利用宣傳工作落實(shí)度不夠，相關(guān)管理人員意識(shí)不足，未能科學(xué)全面地統(tǒng)計(jì)出檔案利用情況，嚴(yán)重降低了疾控檔案利用率。

（二）人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)待提升。從實(shí)際情況看，個(gè)別疾控部門尚未針對(duì)檔案管理工作的開展建立綜合檔案室，也就無法形成完善的管理人員隊(duì)伍，很多工作人員都是“半路出家”，部分人員甚至沒有學(xué)歷，不具備專業(yè)的檔案管理崗位資格證書就進(jìn)入疾控中心檔案部門工作。除此之外，疾控中心各個(gè)科室的兼職檔案員，由于其本身工作性質(zhì)的束縛，不論是在工作時(shí)間上，還是在工作態(tài)度上，都存在一定的弊端，甚至有些科室存在為了應(yīng)付檢查臨時(shí)掛名的現(xiàn)象。此種情況下，身兼數(shù)職的檔案管理隊(duì)伍，直接降低了檔案管理工作成效，不利于檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

（三）各基層單位檔案管理水平差異大。從我國當(dāng)前各個(gè)省市疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)分布情況看，在實(shí)踐工作中，由于各地區(qū)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)不同，導(dǎo)致疾控中心相關(guān)檔案管理工作水平差異較大。個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)并未意識(shí)到加強(qiáng)提升檔案管理工作的重要性，片面認(rèn)為撲滅疫情才是疾控機(jī)構(gòu)的主要工作，在潛意識(shí)中認(rèn)為檔案管理工作能夠給疾控中心帶來的效益微乎其微，作用并不大，這種錯(cuò)誤的理念，嚴(yán)重阻礙了疾控中心發(fā)展。

三、規(guī)范管理疾病預(yù)防控制中心檔案的有效路徑

（一）加強(qiáng)檔案管理認(rèn)知，促進(jìn)信息化建設(shè)。只有在思想層面認(rèn)識(shí)到規(guī)范管理疾病預(yù)防控制中心檔案的重要性，才能在行動(dòng)上有所落實(shí)。因此，為了進(jìn)一步加強(qiáng)疾病預(yù)防控制中心檔案管理水平，發(fā)揮檔案利用價(jià)值，關(guān)鍵在于更新思想觀念。對(duì)此，疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)發(fā)揮帶頭作用，不斷引導(dǎo)檔案管理人員提高對(duì)本職工作的重視程度，從疾控中心實(shí)際情況出發(fā)，創(chuàng)造利于檔案管理工作開展的環(huán)境。同時(shí)，落實(shí)到具體工作時(shí)，變更管理模式與管理手段，在條件允許下適當(dāng)投資，不斷推進(jìn)信息化建設(shè)。積極開展檔案管理信息化建設(shè)工作，促使工作人員可以利用計(jì)算機(jī)切實(shí)提升檔案管理水平，促使疾控中心檔案更加高效化。

（二）全面優(yōu)化完善疾控檔案管理體系。1.對(duì)于基層疾控中心而言，在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中，需要結(jié)合自身實(shí)際，建立與自身發(fā)展需求相匹配的檔案管理機(jī)構(gòu)，以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理。在此過程中，明確檔案管理部門為獨(dú)立職能部門，主要的工作內(nèi)容為收集、整理與管理相關(guān)檔案資料，并隨時(shí)接受上級(jí)檔案行政部門的監(jiān)督指導(dǎo)，在實(shí)際工作過程中，必須嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律、法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范等內(nèi)容執(zhí)行各項(xiàng)工作。除此之外，還要參考相關(guān)規(guī)定，從疾控中心實(shí)際需求出發(fā)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類、歸檔，確保各類檔案分類清晰、合理。2.為切實(shí)提升疾控中心對(duì)規(guī)范管理檔案的重視，需要將檔案管理工作落到實(shí)處，納入議事日程，將檔案管理目標(biāo)予以細(xì)化、完善。在具體落實(shí)過程中，疾控中心可以指定一名領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行分管，比如，落實(shí)檔案管理工作所需的硬件設(shè)施及經(jīng)費(fèi)，或協(xié)助協(xié)調(diào)各科室，確保檔案資料的規(guī)范化、全方位收集整理與管理，并要堅(jiān)持各部門立卷歸檔原則，借助責(zé)任制考核的方式強(qiáng)化人員責(zé)任心，從而提升檔案管理水平。3.疾控中心檔案管理人員作為規(guī)范管理檔案的重要實(shí)施者，其綜合素質(zhì)能力會(huì)直接影響到檔案管理成效。因此，疾控中心應(yīng)當(dāng)注重加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提升對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)力度，嚴(yán)格要求管理人員要遵守《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，樹立正確的檔案管理意識(shí)，承擔(dān)其維護(hù)檔案完整性、安全性的職責(zé)，不斷學(xué)習(xí)以強(qiáng)化自身的能力，確保在符合崗位工作之需的同時(shí)，不斷優(yōu)化檔案管理能力與水平。

（三）加強(qiáng)疾控檔案管理提供保障。首先，為保證疾控檔案管理工作落到實(shí)處，疾控中心需要在單位工作計(jì)劃、發(fā)展規(guī)劃中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效落實(shí)?？梢阅隇閱挝唬鞔_每年檔案工作需要達(dá)到的水平及工作目標(biāo)，而后深入各項(xiàng)工作中，找出具體問題，并采取有效措施制定出一個(gè)可行性計(jì)劃，通過這種系統(tǒng)化的方式，確保有計(jì)劃、有目標(biāo)，長遠(yuǎn)謀劃，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃管理、科學(xué)管理，為切實(shí)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案管理奠定基礎(chǔ)。其次，疾控中心應(yīng)當(dāng)將檔案管理內(nèi)容以文件材料形式進(jìn)行整理，形成完善的歸檔制度。在此基礎(chǔ)上，需要根據(jù)《歸檔范圍和保管期限表》相關(guān)內(nèi)容，建立完善的預(yù)立卷制度，促使該項(xiàng)工作在開展的過程中，從匯總、積累、整理和歸檔，各個(gè)環(huán)節(jié)都具備明確的崗位責(zé)任制。同時(shí)，明確告知檔案管理部門以及個(gè)人年度工作考核成績與其薪資掛鉤，做到獎(jiǎng)罰分明。最后，為確保歸檔文件質(zhì)量，對(duì)于相關(guān)管理部門而言，需要全面摸清各科室、單位存在的名義行文、辦文情況。同時(shí)，檔案部門也要發(fā)揮職能作用，動(dòng)態(tài)化掌握應(yīng)歸檔材料，做好跟蹤和利用工作，以此來確保檔案管理工作落到實(shí)處。

（四）扎實(shí)疾控檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。1.在疾控中心開展檔案管理中，必須要保證檔案準(zhǔn)確化、完整性、系統(tǒng)性，案卷質(zhì)量必須符合國家規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。因此，在具體落實(shí)過程中，疾控中心在開展檔案工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)保證每個(gè)環(huán)節(jié)做到完善，進(jìn)而確保整個(gè)檔案管理質(zhì)量。對(duì)此，作為檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)從各門類、不同載體的文件材料出發(fā)，不斷提升歸檔率、完整率。2.為進(jìn)一步強(qiáng)化疾控中心的檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，引入現(xiàn)代化科學(xué)手段管理檔案顯得尤為重要。對(duì)此，疾控中心應(yīng)當(dāng)逐步改變以往手工管理模式，逐步向電子信息化管理方式轉(zhuǎn)變，從而促使檔案信息更加便捷地利用和開發(fā)。充分發(fā)揮信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案檢索、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)對(duì)比分析等環(huán)節(jié)高效化，從而強(qiáng)化檔案管理、保管質(zhì)量。3.全面加強(qiáng)并優(yōu)化疾控中心檔案的服務(wù)工作，對(duì)促進(jìn)疾控中心檔案規(guī)范化管理具有重要作用。疾控中心應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思想，逐步從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，真正使“死”檔案變成“活”信息，為社會(huì)服務(wù)。

四、結(jié)語

通過本文的分析，對(duì)于疾控中心而言，需要在進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作重視程度的基礎(chǔ)上，積極利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、規(guī)范化發(fā)展，促使疾控檔案價(jià)值得以發(fā)揮。