文/山東藝術(shù)學(xué)院 張媛

信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)的運(yùn)用非常廣泛，為人們的學(xué)習(xí)、工作、生活帶來了較多便利。同樣，在高校教育管理工作中，也要強(qiáng)化對信息技術(shù)的重視，借助于信息技術(shù)提高教育管理效率、質(zhì)量，為教師、學(xué)生提供更為便捷化與個性化的教育服務(wù)。當(dāng)前，很多高校在研究生學(xué)位檔案管理工作中，意識到了開展信息化管理的重要性，都在積極探索研究生學(xué)位檔案信息化管理、建設(shè)方法，充分解決傳統(tǒng)研究生學(xué)位檔案管理工作中存在的管理不夠規(guī)范化、信息不完整、技術(shù)較為落后的問題，只有持續(xù)規(guī)范研究生學(xué)位檔案管理體系，才能夠?yàn)檠芯可峁﹤€性化的檔案查詢服務(wù)。同時(shí)，研究生學(xué)位檔案中涉及的內(nèi)容比較多，如，研究生畢業(yè)登記表格、論文的保密申請表格、學(xué)位論文送審申請書、論文保密申請表、學(xué)位論文評議表、學(xué)位審批材料、社會政治實(shí)踐表現(xiàn)、學(xué)籍總表等，這些文件都能夠反映高校科研工作、教學(xué)工作質(zhì)量，以及研究生自我學(xué)習(xí)成效等，如果材料出現(xiàn)缺損，后期的補(bǔ)救工作較為繁瑣。由此，開展研究生學(xué)位檔案信息化管理，能夠提升研究生學(xué)位檔案管理水平，取得理想化的管理成效。

一、研究生學(xué)位檔案管理特征

（一）個性化特征。研究生學(xué)位檔案管理具備個性化特征，因?yàn)檠芯可鷮W(xué)位檔案都是以研究生個體作為一個單位來單獨(dú)立卷的，能夠真實(shí)呈現(xiàn)研究生在校期間綜合表現(xiàn)的真實(shí)記錄，全面考察其能力、素養(yǎng)，對于研究生將來的深造、求職有著很大的導(dǎo)向，具備較強(qiáng)的憑證價(jià)值。同時(shí)，由于每一個研究生學(xué)位檔案信息都是不同的，在研究生學(xué)位檔案管理工作中，一定要保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性，不可匯總記錄，而要逐一記錄，讓學(xué)位檔案信息永遠(yuǎn)留存下去。

（二）多樣性特征。研究生學(xué)位檔案管理具備多樣性特征，其中主要涉及3方面內(nèi)容：一是數(shù)據(jù)信息來源的多樣性，在研究生學(xué)位檔案中，能夠?qū)ρ芯可鷱娜雽W(xué)到接受學(xué)位證展開全過程記錄，其中涉及了答辯委員會、研究生管理部門、論文的評閱人、學(xué)科的負(fù)責(zé)人、指導(dǎo)教師、研究生等，并且研究生學(xué)位檔案信息記錄需要多部門合作才能夠完成，所要經(jīng)歷的時(shí)間比較長，需要經(jīng)受的部門也比較多。二是檔案內(nèi)容的多樣性，其中主要是涉及了研究生學(xué)位培養(yǎng)計(jì)劃、學(xué)籍總表、中期篩選考核表、科研成果表、論文內(nèi)容等。三是檔案形式的多樣性，因?yàn)檠芯可鷮W(xué)位檔案中的內(nèi)容比較廣，并且每一個內(nèi)容都較為獨(dú)立，具備相應(yīng)的記錄要求、特征，有的是照片、表格，有的是文字材料，有的是打印的、手寫的，也有磁盤形式存儲的。

（三）周期性特征。研究生學(xué)位檔案管理具備周期性特征，因?yàn)檠芯可鷱恼饺雽W(xué)到最終獲得學(xué)位證，需要經(jīng)歷長達(dá)3～4年的時(shí)間，其中研究生個人培養(yǎng)計(jì)劃是入學(xué)時(shí)候就需要制定的，伴隨著科研活動、教學(xué)活動的落實(shí)，會增加記錄的內(nèi)容。同時(shí)，研究生學(xué)籍總表內(nèi)容會貫穿于研究生整個培養(yǎng)過程之中，由此可見，研究生學(xué)位檔案內(nèi)容并非一次性就能夠形成，而是需要長期積累，并且每一個階段中的檔案數(shù)據(jù)信息都是相關(guān)聯(lián)的，一份完整研究生學(xué)位檔案的形成需要一定周期，這個周期是研究生實(shí)際的在學(xué)年限。

二、研究生學(xué)位檔案信息化管理中存在的問題

（一）工作人員水平有待提升。在當(dāng)前的研究生學(xué)位檔案信息化建設(shè)、管理工作中，存在檔案管理人員工作水平有待提升的問題。目前很多檔案管理人員的年齡比較大，雖然擁有著豐富的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，但是缺乏學(xué)習(xí)新技術(shù)、新理念的意識，依然是習(xí)慣于使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式，自身的信息素養(yǎng)有待提升，對于研究生學(xué)位檔案信息化建設(shè)、管理工作缺乏認(rèn)同，根本無法展示出檔案信息化管理的優(yōu)勢，導(dǎo)致研究生學(xué)位檔案管理工作水平有待提升。

（二）檔案信息化建設(shè)不全面。在當(dāng)前的研究生學(xué)位檔案管理工作中，存在檔案信息化建設(shè)不全面的問題。個別高校相關(guān)管理者缺乏對檔案信息化建設(shè)的重視，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作“形式重于實(shí)質(zhì)”，無法展示出網(wǎng)絡(luò)平臺、信息技術(shù)的管理優(yōu)勢。同時(shí)，雖然部分高校意識到開展檔案信息化建設(shè)、管理的實(shí)用性，但是在具體的落實(shí)期間，由于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后，缺乏專業(yè)的防火墻技術(shù)，無法保障研究生學(xué)位檔案信息的完整性、安全性，甚至由于日常工作疏漏，出現(xiàn)遺漏部分研究生學(xué)位檔案信息的情況。無法讓研究生學(xué)位檔案管理、建設(shè)工作順利實(shí)施下去。

三、研究生學(xué)位檔案在信息化背景下的管理探索

（一）樹立正確的檔案信息化管理觀念。在研究生學(xué)位檔案管理工作中，一定要樹立正確的檔案信息化管理觀念，強(qiáng)化檔案信息化管理的宣傳力度，各個高校領(lǐng)導(dǎo)要意識到開展檔案信息化管理的重要性、必要性、實(shí)用性，能夠發(fā)自內(nèi)心認(rèn)同檔案信息化管理，以此來設(shè)立高效化信息化的檔案管理辦法、制度，讓研究生學(xué)位檔案融入常規(guī)化管理工作中。同時(shí)，各個高校要定期組織全體師生參與到檔案專題教育活動，積極學(xué)習(xí)《檔案法》相關(guān)知識，基于嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度來看待檔案管理工作，重視研究生學(xué)位檔案材料內(nèi)容的積累，全面保證研究生學(xué)位檔案素材的真實(shí)性、完整性。檔案管理人員、科研人員、院校教師，一定要自覺利用學(xué)位檔案資料，提高研究生學(xué)位檔案應(yīng)用效率。各個高校要意識到研究生學(xué)位檔案信息化管理、建設(shè)過程較為漫長，并不是一蹴而就的。由此，一定要跟隨互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展腳步，感知到檔案數(shù)字化、信息化管理是高校檔案管理工作的主要發(fā)展方向。除此之外，基于研究生學(xué)位檔案信息化管理工作中，要想保證檔案信息的真實(shí)性、完整性，一定要及時(shí)做好檔案內(nèi)容的歸檔工作，結(jié)合檔案形成規(guī)律合理編目、分類建檔，認(rèn)真核查、整理檔案信息內(nèi)容，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，保證研究生學(xué)位檔案信息的完整化。

（二）開展數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。在研究生學(xué)位檔案管理工作中，要注重開展數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以此來提升研究生學(xué)位檔案管理水平。檔案的數(shù)字化管理，能夠?yàn)闄n案信息資源共享、開發(fā)開辟新的途徑、方法。在研究生學(xué)位檔案體系中，包含了很多的科研成果、技術(shù)信息，這些都是研究生在導(dǎo)師的幫助、指導(dǎo)之下多次論證與實(shí)驗(yàn)得到的，具備較強(qiáng)的實(shí)踐意義、理論價(jià)值，在檔案數(shù)字化管理工作中，不僅要記錄紙質(zhì)版的研究生學(xué)位檔案信息，還需要設(shè)定電子版的檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合校園網(wǎng)規(guī)范管理體系，對電子版的研究生學(xué)位檔案實(shí)行整理、收集，相關(guān)人員可以通過目錄式檢索來實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫檢索，提供更為便捷化、個性化的檔案信息查詢服務(wù)。只有做好檔案數(shù)字化管理，開展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，才能夠?qū)ρ芯可纳钤臁⑶舐毺峁┮欢ǖ膸椭?，大力推廣科研成果，為后人的深入研究提供一定的理論借鑒。同時(shí)，各個高校一定要加大檔案利用、開發(fā)的力度，推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程。當(dāng)前各個高校的校園網(wǎng)覆蓋面比較廣、計(jì)算機(jī)的普及率比較高，學(xué)校要全面利用這些優(yōu)勢，在校園網(wǎng)頁中設(shè)立研究生學(xué)位檔案數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)崟r(shí)開展檔案信息的在線查詢、電子存檔。除此之外，各個高校之間要強(qiáng)化合作、互動，積極共享學(xué)術(shù)成果，提供研究生學(xué)位檔案開放端口，實(shí)現(xiàn)研究生學(xué)位論文的資源共享。高校還可以把研究生學(xué)位檔案信息提供給相關(guān)人事部門，以便查詢研究生真實(shí)的學(xué)術(shù)成果、科研實(shí)踐能力、專業(yè)學(xué)習(xí)經(jīng)歷，為企業(yè)人才選拔提供一定的參考依據(jù)。

（三）重視檔案信息化管理的監(jiān)督和指導(dǎo)。在研究生學(xué)位檔案信息化建設(shè)與管理工作中，一定要重視檔案信息化管理的監(jiān)督和指導(dǎo)，以此提升研究生學(xué)位檔案信息化建設(shè)、管理水平，真正為檔案使用者提供便捷化的檔案查詢服務(wù)。首先，各個高校一定要強(qiáng)化監(jiān)督和管理，學(xué)院要承擔(dān)起研究生學(xué)位檔案管理的監(jiān)督職責(zé)、管理職責(zé)，開展全過程監(jiān)督，無論是研究生學(xué)位檔案的錄入，還是研究生學(xué)位檔案的歸檔，一定要全面整理、搜集數(shù)據(jù)信息，對于存在的問題要及時(shí)修正、管理。一些集中出現(xiàn)的問題，要通過會商研究來解決。對相關(guān)檔案管理辦法、工作制度進(jìn)行完善與修正，以此來提升研究生學(xué)位檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，一定要強(qiáng)化工作指導(dǎo)，對于研究生學(xué)位檔案歸檔內(nèi)容、歸檔范圍作出清晰的規(guī)定，形成工作制度，要求相關(guān)部門嚴(yán)格落實(shí)、執(zhí)行。在研究生學(xué)位檔案指導(dǎo)工作中，一定要實(shí)施多元化指導(dǎo)，對于歸檔工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，要重點(diǎn)分析、解決，防止出現(xiàn)檔案信息泄露的問題。高校相關(guān)部門一定要嚴(yán)格檢查檔案信息化建設(shè)進(jìn)程、進(jìn)度，展開不定期檢查活動，讓研究生學(xué)位檔案信息化管理工作能夠全面落實(shí)下去。除此之外，在研究生學(xué)位檔案信息化管理工作中，一定要重視對于檔案室運(yùn)營的評價(jià)，評價(jià)其信息化建設(shè)進(jìn)度、質(zhì)量、模式，并提出相應(yīng)的修正建議。

（四）強(qiáng)化檔案管理人員的教育、培訓(xùn)。在研究生學(xué)位檔案信息化管理工作中，要想展示出檔案信息化管理的優(yōu)勢、作用，一定要強(qiáng)化對檔案管理人員的教育、培訓(xùn)，讓檔案管理人員意識到開展檔案信息化建設(shè)的重要性、必要性，促使檔案信息化管理、建設(shè)工作順利開展下去，取得理想化的管理成效，為檔案使用者提供更為便捷化的服務(wù)。首先，一定要專門開設(shè)研究生學(xué)位檔案信息化管理培訓(xùn)課程，以此來提升檔案管理人員的工作素質(zhì)、專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員是研究生學(xué)位檔案的最直接接觸者，也是使用檔案信息、收集檔案信息的主要執(zhí)行者，檔案管理人員自身的職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能掌握程度，會直接影響研究生學(xué)位檔案信息化管理、建設(shè)工作效率。只有培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新意識、責(zé)任意識，拓展自身的檔案專業(yè)理論知識，這對于開展檔案信息化管理、建設(shè)有著一定的促進(jìn)作用。其次，基于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，在研究生學(xué)位檔案管理工作中，一定要注重運(yùn)用、融入新的管理方法與管理手段，全面結(jié)合網(wǎng)絡(luò)平臺、計(jì)算機(jī)技術(shù)優(yōu)化檔案管理各個環(huán)節(jié)，全面落實(shí)研究生學(xué)位檔案信息的規(guī)范化管理、科學(xué)化管理、現(xiàn)代化管理，提升研究生學(xué)位檔案管理效率、質(zhì)量。最后，檔案管理人員要善于借助計(jì)算機(jī)檔案管理平臺、系統(tǒng)，對研究生學(xué)位檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行探究、歸納、加工，強(qiáng)化相關(guān)數(shù)據(jù)、指標(biāo)的研究，以此來分析檔案管理工作中存在的不足之處，從而加以改正，構(gòu)建完整的檔案信息化管理體系。除此之外，在研究生學(xué)位檔案信息化管理工作中，一定要設(shè)立專門的網(wǎng)絡(luò)平臺，讓檔案管理人員從之前繁復(fù)的檔案勞動中解放出來，提高檔案管理工作效率，借助于校園網(wǎng)絡(luò)開展信息檢索服務(wù)，實(shí)現(xiàn)研究生學(xué)位檔案數(shù)據(jù)信息的高效化運(yùn)用。

四、結(jié)語

綜上所述，在研究生學(xué)位檔案信息化管理、建設(shè)工作中，要設(shè)立專門的研究生學(xué)位檔案管理平臺、系統(tǒng)，在檔案管理中融入更多新的方法、技巧、技術(shù)，提升研究生學(xué)位檔案管理水平，為檔案使用者提供更便利、個性化的服務(wù)。同時(shí)，在研究生學(xué)位檔案信息化管理期間，一定要保證學(xué)位檔案信息的完整性、安全性、準(zhǔn)確性，全面優(yōu)化、調(diào)整研究生檔案管理形式，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的電子化、數(shù)字化管理，讓研究生學(xué)位檔案管理走向現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化道路，取得理想的檔案管理成果。