文/山東省菏澤市鄆城縣審計局 程念兵

審計檔案具有專業(yè)性、公正性、整體性等特點，規(guī)范審計檔案工作，可為審計方案的制定提供更多可靠參考依據(jù)，促進審計工作流程優(yōu)化，提升工作效率，奠定數(shù)據(jù)備查基礎(chǔ)，使審計人員有更多學(xué)習(xí)范本。目前在審計檔案工作開展中存在諸多問題，直接影響審計檔案功能作用的發(fā)揮。對此，需要審計檔案管理部門正確認識到審計檔案的特點和工作中存在的不足，針對性采取有效措施加以改進和優(yōu)化，在此基礎(chǔ)上不斷提升工作效率。

一、審計檔案的特點

（一）專業(yè)性。審計檔案工作屬于一項職能管理活動，具有一定的專業(yè)性，工作成果需要準確、真實地記錄審計監(jiān)督全過程。由于審計監(jiān)督工作執(zhí)行者為專業(yè)審計人員，所以形成的審計檔案也體現(xiàn)出較高專業(yè)性。在審計檔案工作中，通常要嚴格依據(jù)有關(guān)規(guī)范和條例開展檔案整理和歸檔工作，如單位在進行預(yù)算審計、財務(wù)收支審計等環(huán)節(jié)，需要在審計期間產(chǎn)出審計工作底稿，同步按照相關(guān)規(guī)范及時整理審計檔案，并進行歸檔，保證審計檔案資料高度完整、真實和準確，為后期審計復(fù)核等工作奠定基礎(chǔ)。

（二）公正性。此特征主要取決于審計監(jiān)督的工作性質(zhì)，審計工作主要由專門的審計部門或?qū)I(yè)審計機構(gòu)所負責(zé)，各項審計工作必須依照有關(guān)法律法規(guī)和審計準則，并應(yīng)體現(xiàn)出社會性質(zhì)和法律效能之間的有機統(tǒng)一。專業(yè)審計機構(gòu)一般是第三方審計機構(gòu)，體現(xiàn)出明顯的公正性、客觀性特點。專門的審計部門具體為單位內(nèi)部審計以及國家審計機關(guān)，通常為確保審計工作具有較高效益性、合法性和真實性，國家審計機關(guān)需要在當?shù)卣I(lǐng)導(dǎo)下，嚴格按照法律法規(guī)開展審計監(jiān)督工作；而單位內(nèi)部的審計往往是獨立設(shè)置的，與其他部門無交叉，因此審計工作開展中審計人員具有一定的獨斷權(quán)。所以，為保證審計工作質(zhì)量，工作上要充分體現(xiàn)出公正性，并加強審計監(jiān)督，由此產(chǎn)出的審計檔案也體現(xiàn)出明顯的公正性。

（三）整體性。這主要取決于審計工作各環(huán)節(jié)所保持的密切關(guān)聯(lián)性。審計工作程序涵蓋了計劃環(huán)節(jié)、實施環(huán)節(jié)與報告環(huán)節(jié)，在計劃環(huán)節(jié)，需要明確審計對象，確定審計法律關(guān)系，對被審計單位進行全方位調(diào)查，合理配置審計資源，并展開初步分析性測試，明確審計重要性程度，并制定具體的審計計劃和總體審計計劃。在審計實施環(huán)節(jié)，要對審計單位各項情況進行全面調(diào)查，并開展審計實施方案或?qū)徲嬘媱澋木幹?，在此環(huán)節(jié)還要通過多種途徑獲取審計證據(jù)，完整、真實地編制審計記錄，最終輸出審計結(jié)論。而在審計報告環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是完成所有現(xiàn)場審計工作，對各項審計證據(jù)進行整理和分析，同步匯總各項審計工作底稿，進行嚴格復(fù)核，展開最終分析性測試，客觀地對審計結(jié)果與工作質(zhì)量進行評價。此外，需要編寫審計報告，并提交至有關(guān)部門，和相關(guān)方展開溝通交流，提出審計建議或意見。由此可以看出，審計工作開展中各個環(huán)節(jié)有序銜接、密切相關(guān)，無論哪個環(huán)節(jié)出錯都會對后續(xù)工作產(chǎn)生影響，所以審計檔案體現(xiàn)出明顯的整體性。

二、審計檔案工作現(xiàn)存問題

（一）審計檔案工作觀念和方法滯后。個別審計部門在收集與整理審計檔案資料過程中，由于工作觀念老舊，過于關(guān)注紙質(zhì)審計資料的收集，而忽視電子審計資料和各類影像資料的收集，整體工作效率不高。同時，一些審計部門在審計檔案工作中所用方式較為老舊，甚至部分單位仍使用老式檔案盒，并通過手動打孔使用線裝訂檔案，直接影響審計工作效率，整體審計檔案工作不符合新時期檔案管理要求。部分審計部門因為資金投入不足，所配備的檔案裝訂設(shè)備以及儲藏設(shè)備相對滯后，且數(shù)量不足，所建立的專用檔案室整體面積較小，不夠重視信息化系統(tǒng)建立，直接影響審計檔案工作效率。

（二）審計資料質(zhì)量不佳，影響檔案管理。檔案資料審計在審計檔案管理中屬于一項重要環(huán)節(jié)，而在審計檔案工作開展中，經(jīng)常出現(xiàn)審計資料不規(guī)范、資料歸納和匯總?cè)狈ν暾浴⑿畔⑷笔?、缺乏制度依?jù)等情況，直接影響審計資料質(zhì)量，降低檔案工作效率，甚至導(dǎo)致檔案價值明顯下降。

（三）審計檔案規(guī)范和實際審計工作有出入。審計檔案的整體性特點體現(xiàn)出審計工作的復(fù)雜性，并且審計工作開展中會涉及諸多影響因素，相關(guān)因素具有一定不確定性，從而導(dǎo)致審計工作環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)問題，由此造成檔案規(guī)范和審計操作有出入，這種出入具有不可協(xié)調(diào)的特點。在審計項目開展中，審計部門要對所涉及的各單位、各部門以及各工作人員負責(zé)，如需要為相關(guān)單位及時發(fā)送審計通知，嚴格按照規(guī)章制度對單位相關(guān)信息進行審計核實，由此形成檔案信息，經(jīng)過匯總整理得到完整的審計檔案。而在審計操作期間，審計檔案工作人員需要對大量檔案信息進行收集、整理和分析，直接增加工作成本和人員負擔(dān)，降低工作效率。

（四）審計檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升。雖然目前大部分單位比較重視審計工作，但對審計檔案卻缺乏重視，在選聘審計檔案工作人員過程中不夠嚴格，這使得審計檔案工作隊伍的業(yè)務(wù)水平參差不齊，一些檔案工作人員未經(jīng)過專業(yè)、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，對審計檔案的內(nèi)容及重要性缺乏正確認識，在缺乏專業(yè)知識支撐下，難以高效開展審計檔案工作。還有一些工作人員將檔案管理視作看管檔案，缺乏創(chuàng)新意識和規(guī)范意識，直接影響工作效率。

（五）數(shù)字化審計檔案建設(shè)要求工作效率更高。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，很多單位已初步建立辦公自動化系統(tǒng)，并加快金審工程建設(shè)進度。當前審計機關(guān)在草擬行政公文、擬定審計方案、審計業(yè)務(wù)文書擬稿、編排審計計劃以及文件收發(fā)等工作開展中均可借助OA系統(tǒng)協(xié)助處理。與此同時，越來越多審計檔案資料存儲介質(zhì)從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化資源，資料閱讀方式也同步改變，這些變化都對審計檔案工作提出更高要求。但一些審計檔案工作方式和審計檔案規(guī)范并未緊隨審計信息化建設(shè)同步完善和調(diào)整，信息化管理效率不甚理想。對此，亟須審計檔案部門提升信息化管理水平，在此基礎(chǔ)上提高工作效率。

（六）審計檔案管理制度不完善。個別審計單位針對審計檔案工作所建立的標準化、專業(yè)化管理模式時間較晚，在實施中還有諸多不足之處。同時，審計檔案工作制度缺乏完善性，制度內(nèi)容較寬泛，可操作性不強，難以有效為所有審計檔案工作提供制度依據(jù)和引導(dǎo)。此外，一些審計部門在開展審計檔案工作期間不夠關(guān)注落實審計檔案管理等規(guī)章制度，在缺乏制度約束的情況下，難以保證審計檔案工作的質(zhì)量和效率。

三、規(guī)范審計檔案提升工作效率的措施

（一）創(chuàng)新工作理念和工作方式。為有效規(guī)范審計檔案并提升工作效率，需要審計檔案工作人員充分認識到規(guī)范審計檔案的重要性，及時更新工作理念，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新審計檔案工作方式，優(yōu)化工作流程。在審計檔案工作中，要全面收集紙質(zhì)憑證復(fù)印件、電子記賬以及圖像影視等資料，并借助現(xiàn)代化技術(shù)手段簡化審計工作流程，提升工作效率，積極應(yīng)用信息技術(shù)和計算機替代傳統(tǒng)手工操作。對此，需要審計部門高度關(guān)注信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，增加資金投入，購入先進的檔案管理軟件和檔案管理專用電腦，完善的配備現(xiàn)代化檔案整理集結(jié)設(shè)備，由此提升審計檔案工作效率以及準確性，緩解審計檔案工作人員壓力。同時，要積極通過現(xiàn)代化管理技術(shù)，比如檔案管理軟件系統(tǒng)等合理編制檢索工具和相關(guān)參考材料，以便于審計檔案查詢和利用。在檔案管理期間，要關(guān)注打造標準化分類體系，按照備查類、證明類、立項類、結(jié)論類等單元分類整理審計文件材料，并有序排列和歸檔。

（二）對審計檔案資料加強規(guī)范化管理。為進一步規(guī)范審計檔案工作，需要審計部門加強管理，關(guān)注檔案資源的利用，充分發(fā)揮檔案功能作用。首先，審計部門要嚴格按照歸檔制度要求及時收集審計相關(guān)文件、影響和證書等資料，并按照國家標準統(tǒng)一管理。其次，要加強庫房管理，定期檢查，維護檔案安全。最后，要注意定期統(tǒng)計審計檔案，完整、規(guī)范地填寫各類檔案報表，并按照相關(guān)規(guī)定規(guī)范的進行檔案保存與銷毀工作，及時將現(xiàn)行文件以及審計相關(guān)檔案等資料遞交至檔案館。

（三）審計檔案工作要關(guān)注事中控制。在信息時代背景下，審計內(nèi)容和審計方式都有所改變，這要求審計檔案工作重心同步調(diào)整，關(guān)注從以往的事后控制轉(zhuǎn)化為事中控制。審計人員在現(xiàn)場審計過程中就要嚴格審查并及時發(fā)現(xiàn)審計檔案質(zhì)量問題，同步予以解決。同時，審計人員要不斷增強檔案意識，從發(fā)布審計項目開始就關(guān)注管理和控制審計檔案質(zhì)量，加強現(xiàn)場審計，及時分析審計中的新問題，確保審計現(xiàn)場工作和審計檔案相同步，在此基礎(chǔ)上保證審計檔案資料質(zhì)量，有效提升工作效率。

（四）對審計檔案工作者加強培訓(xùn)教育。審計部門要關(guān)注對審計人員加強教育和培訓(xùn)，以請進來和走出去相結(jié)合的形式開展培訓(xùn)活動，使審計人員及時更新專業(yè)的知識系統(tǒng)，并掌握先進的檔案技術(shù)。同時，可定期組織審計檔案工作人員和其他專業(yè)組織、機構(gòu)的審計檔案工作者互相交流工作經(jīng)驗，邀請檔案管理專家進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并定期召開檔案理論研討會，促使先進的檔案管理經(jīng)驗廣泛應(yīng)用于審計檔案工作中。此外，相關(guān)管理部門要對審計檔案工作加強規(guī)范化監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，同步予以糾正，使審計檔案質(zhì)量不斷提高，并增強審計檔案人員的責(zé)任意識、規(guī)范意識。

（五）提高信息化檔案管理水平。在信息化技術(shù)飛速發(fā)展背景下，各單位都越來越重視建立電子檔案，并形成大量數(shù)字化檔案資料。在審計檔案工作開展中，相關(guān)工作人員要積極應(yīng)用審計數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)，對審計資料加強電子化管理，及時向管理系統(tǒng)中導(dǎo)入審計工作中所采集到的電子數(shù)據(jù)，以高效建立數(shù)字審計檔案。針對已結(jié)束的審計項目，需通過電子設(shè)備對紙質(zhì)資料進行掃描處理，導(dǎo)出電子數(shù)據(jù)圖像，以信息化方式保管電子審計檔案。審計項目結(jié)束之后，需立即將紙質(zhì)資料、圖像資料、電子數(shù)據(jù)等審計資料導(dǎo)入審計檔案管理系統(tǒng)當中，以防因信息流轉(zhuǎn)出現(xiàn)差錯或紙質(zhì)檔案保管方式不當造成資料丟失或損壞，保證審計檔案資料高度完整。審計檔案管理部門還要關(guān)注數(shù)據(jù)庫建設(shè)，不斷豐富數(shù)據(jù)資源，使審計檔案工作有更多信息儲備。針對密級高的數(shù)字化審計檔案，要加強安全管理，通過殺毒軟件、設(shè)置防火墻、設(shè)置密碼口令以及引入人臉識別技術(shù)等，防止信息傳輸期間因病毒侵襲、黑客侵入等導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)被盜或丟失。審計檔案工作者要強化安全意識，學(xué)習(xí)并掌握各種安全防范技能，嚴格按照安全管理制度行事。管理部門則要針對數(shù)字化信息管理制定相關(guān)規(guī)章制度，明確不同管理者以及操作人員具體權(quán)限及操作范圍，嚴禁出現(xiàn)私自調(diào)離以及違規(guī)查看等行為。

（六）不斷完善審計檔案管理制度。審計檔案相關(guān)管理部門要結(jié)合實際工作情況，積極借鑒其他部門優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗，完善制定審計檔案管理規(guī)章制度，其中涵蓋檔案收集、立卷、整理、保密、安全、借閱、保管、歸檔等各工作環(huán)節(jié)，保證檔案收集更加完整，保管工作更加有序，管理更加規(guī)范。在審計檔案管理制度制定中，要完善地建立保密、歸檔、銷毀、保管、查閱、利用等制度，使審計檔案工作更加有序、高效，并使審計檔案更具安全性、保密性以及準確性。

四、結(jié)語

審計檔案直接反映著審計工作質(zhì)量，規(guī)范審計檔案，加強檔案管理，可有效降低違規(guī)違法行為發(fā)生概率，提升審計檔案利用率，為審計工作提供參考依據(jù)，促使審計工作質(zhì)量和效率不斷提升。為有效規(guī)范審計檔案并提升工作效率，需要審計檔案管理部門不斷創(chuàng)新工作理念和方式，對檔案資料加強規(guī)范化管理，關(guān)注事中控制，并對檔案工作者加強教育和培訓(xùn)，不斷提升信息化檔案管理水平，完善檔案管理制度。