文/遼寧省盤錦市盤山縣交通事務(wù)服務(wù)中心 張娟

新形勢下，“互聯(lián)網(wǎng)+”對各行各業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了非常重大且深遠(yuǎn)的影響，同時(shí)，也為檔案管理工作提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。雖然檔案管理并不能直接作用于事業(yè)單位的各項(xiàng)工作中，但工作人員可以利用檔案資源為事業(yè)單位各部門提供相應(yīng)的服務(wù)。只有做好檔案管理與創(chuàng)新工作，才能對檔案資料進(jìn)行全面收集和分類整理，為各部門利用檔案資料提供有利條件。檔案管理工作既要注重提升工作效率，也要確保工作質(zhì)量，保證檔案資源的準(zhǔn)確性和客觀性，為事業(yè)單位更好地發(fā)展提供資源支持。為此，本文將從多個(gè)角度對辦公室檔案管理工作進(jìn)行探究，以期可以探尋到提升事業(yè)單位辦公室檔案管理成效的具體策略，最大限度發(fā)揮辦公室檔案管理的重要作用。

一、辦公室檔案管理工作優(yōu)化的必要性

提升辦公室檔案管理水平需要觀念的更新與技術(shù)的參與，陳舊的檔案管理方式和落后的管理理念嚴(yán)重制約了檔案管理成效，如果檔案管理措施缺乏科學(xué)性和合理性，不僅無法保證檔案資源的準(zhǔn)確性，更無法確保檔案資源的安全性。同時(shí)，不斷優(yōu)化辦公室檔案管理方式對于防止事業(yè)單位腐敗也有著極大的輔助作用。1.健全的辦公室檔案管理機(jī)制有助于增加事業(yè)單位的綜合效益。事業(yè)單位在提高檔案管理水平的同時(shí)，可以充分發(fā)揮信息化辦公的優(yōu)勢，進(jìn)一步明確和銜接各個(gè)部門的工作，提高辦事效率，避免工作流程問題影響到檔案管理效率。2.有助于提高檔案資源的應(yīng)用水平。檔案管理人員可以最大化利用事業(yè)單位的檔案資源，各部門可以及時(shí)找到工作所需的有效信息，了解本單位的整體運(yùn)作情況，能夠?yàn)樾枰獛椭牟块T及時(shí)提供精準(zhǔn)的檔案資源扶持。3.有助于確保檔案管理信息的準(zhǔn)確性。檔案管理是事業(yè)單位辦公室工作的重要組成部分，是各部門有效開展工作的前提條件。精準(zhǔn)與完備的檔案信息可以為單位發(fā)展進(jìn)一步明確方向，擴(kuò)展業(yè)務(wù)延伸范圍。由此可見，做好辦公室檔案管理工作對于事業(yè)單位發(fā)展來說至關(guān)重要，不僅有益于現(xiàn)階段的單位管理，而且有助于單位長遠(yuǎn)的發(fā)展。

二、辦公室檔案管理工作存在的主要問題

（一）缺乏信息風(fēng)險(xiǎn)意識。盡管部分事業(yè)單位已經(jīng)在不斷完善檔案信息風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，但部分管理者認(rèn)為檔案信息風(fēng)險(xiǎn)管理較為簡單，在實(shí)際落實(shí)中往往將檔案信息風(fēng)險(xiǎn)管理視為一種形式，并不能用風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制約束檔案管理行為，不僅缺乏執(zhí)行力，而且在觀念上并沒有對檔案風(fēng)險(xiǎn)管理有十分深刻、準(zhǔn)確的認(rèn)知。

（二）管理機(jī)制不完善。新時(shí)期，就事業(yè)單位檔案管理工作而言，高效和科學(xué)的管理機(jī)制至關(guān)重要，是加強(qiáng)辦公室檔案管理的重要支撐，但一些單位還未能將完善管理機(jī)制擺在十分重要的位置上，致使檔案管理還未形成比較規(guī)范的機(jī)制。就檔案管理機(jī)制而言，部分單位所采用的檔案管理方法較為單一，且缺乏科學(xué)性，并沒有使用現(xiàn)代管理理念來指導(dǎo)檔案工作，對歷年數(shù)據(jù)的分析較為局限，不具有較強(qiáng)的說服力，往往只是簡單的加減與融合。在檔案管理機(jī)制形成的過程中，單位管理者往往把檔案交給某一個(gè)部門管理，缺乏民主參與，未能給予其他部門參與管理的權(quán)利，由此導(dǎo)致部分檔案資料整理不夠精細(xì)，各個(gè)部門之間的配合度較低。就檔案管理內(nèi)容而言，除了受客觀環(huán)境因素的制約之外，還存在較大的人為層面的因素影響。部分單位的檔案管理工作往往采取事后監(jiān)督的方式，監(jiān)督存在一定局限，缺少對事前、事中的監(jiān)督。檔案管理工作在人為因素的制約下變得較為被動(dòng)，不僅影響檔案管理的范圍，而且限制了工作的深度。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施不到位。現(xiàn)階段，伴隨著各種新興技術(shù)的實(shí)施，事業(yè)單位檔案管理方式亟須轉(zhuǎn)變，尤其是加強(qiáng)信息化管理，這對事業(yè)單位檔案管理工作提出了較高的要求，但這也是事業(yè)單位順應(yīng)時(shí)代發(fā)展不得不走的革新之路。部分單位檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不夠現(xiàn)代化，對一些比較重要的業(yè)務(wù)流程還在采用手工和半手工的制作方式，這與“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對檔案管理工作的要求相差甚遠(yuǎn)。雖然一些單位已經(jīng)采取了大數(shù)據(jù)、智能化的檔案管理工作方式，但并不是各個(gè)部門都能如此，在事業(yè)單位資金較為有限的情況下，管理系統(tǒng)并不是很集中，容易導(dǎo)致檔案資源無法有效共享，更不能及時(shí)獲取準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)。

（四）編研工作較為滯后。相比于傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)功能，新形勢下事業(yè)單位加強(qiáng)檔案編研工作非常重要，但檔案編研工作沒有得到有效推進(jìn)，反而出現(xiàn)較為滯后的現(xiàn)象。編研工作涉及很多方面，需要大量檔案資料，只有將各種類型的檔案資料合理劃分類別，再按照不同類別進(jìn)行分類整理，才能確保編研工作的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。其實(shí)，編研工作是檔案管理的重要方面，也是內(nèi)容最為繁雜的一環(huán)，需要檔案管理者投入很多的時(shí)間和精力，如果不能充分借助信息化檔案管理手段，將容易出現(xiàn)編研工作滯后的問題。

三、新形勢下辦公室檔案管理創(chuàng)新策略

（一）增強(qiáng)人員的檔案管理意識。“互聯(lián)網(wǎng)+”大環(huán)境對辦公室檔案管理工作提出了更高要求，為了更好地滿足信息化時(shí)代對檔案管理工作的要求，亟須增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識，尤其是增強(qiáng)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)意識。檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控是做好辦公室檔案管理工作的重要保障，事業(yè)單位應(yīng)將科學(xué)研究、社會服務(wù)以及單位發(fā)展有機(jī)結(jié)合起來，從自身發(fā)展的實(shí)際需求出發(fā)，充分發(fā)揮檔案管理工作具有的資源服務(wù)功用。檔案管理人員可以從多個(gè)方面增強(qiáng)管理意識，除了信息服務(wù)意識之外，還有對檔案信息資源的利用意識以及檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識，樹立防范檔案信息風(fēng)險(xiǎn)的重要理念，在采集、整理、歸檔相關(guān)資料的過程中做好安全工作，最大限度防止檔案信息泄露，在此基礎(chǔ)上為事業(yè)單位各個(gè)部門工作提供可以利用的檔案資料。除了增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識之外，也要加強(qiáng)其他部門人員對檔案管理工作的支持，提高全體人員對檔案管理工作的重視程度，這樣才能全面提升檔案管理工作效率。

（二）逐漸完善辦公室檔案管理制度。建立和完善檔案資源管理制度至關(guān)重要，是開展檔案管理與創(chuàng)新工作的前提條件，可以為檔案管理與創(chuàng)新提供強(qiáng)有力的制度保障。檔案管理制度對于人員具有一定的約束作用，在檔案管理制度的制約下，工作才能取得更大的成效。例如，完善綜合檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，在管理會議紀(jì)要相關(guān)資料時(shí)，不僅需要將會議紀(jì)要?dú)w入文書檔案管理中，而且要將重要決策進(jìn)行分發(fā)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成分發(fā)任務(wù)，這樣才能夠充分挖掘檔案管理工作在事業(yè)單位管理中的基本價(jià)值。具體而言，可以將檔案管理作為一種信息管理系統(tǒng)，將檔案信息納入事業(yè)單位整體信息系統(tǒng)中，這樣不僅可以規(guī)范檔案信息管理，而且有助于提高檔案資源開發(fā)和利用效率。

（三）注重提升人員的專業(yè)素養(yǎng)。辦公室檔案管理創(chuàng)新無法離開人力資源的支撐，辦公室檔案管理工作具有一定的特殊性，需要專業(yè)人才進(jìn)行操作，其人員的專業(yè)素養(yǎng)水平直接影響檔案管理工作的成效?？梢?，各事業(yè)單位理應(yīng)做好對檔案管理方面專業(yè)人才的培訓(xùn)工作，這是極其必要的。一方面，組織檔案管理人員從檔案管理的基礎(chǔ)知識和技能操作兩個(gè)層面開展培訓(xùn)，由此逐漸提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，以單位實(shí)際發(fā)展需要為重要依據(jù)，加強(qiáng)建設(shè)人才數(shù)據(jù)庫，為辦公室檔案管理與創(chuàng)新工作儲備專業(yè)性人才；另一方面，增強(qiáng)檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)的自主意識，使其意識到在新形勢下不斷提高自身素養(yǎng)的重要意義。事業(yè)單位應(yīng)采取相應(yīng)的措施調(diào)動(dòng)員工學(xué)習(xí)的動(dòng)力，讓員工在自主學(xué)習(xí)中成長，不斷優(yōu)化自身的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，以此更好地滿足檔案管理與創(chuàng)新工作的要求。

（四）構(gòu)建和完善信息化檔案管理體系。以往的辦公室檔案管理方式過于陳舊，而在信息化時(shí)代的推動(dòng)下，各單位應(yīng)充分利用信息化優(yōu)勢，促使檔案管理信息化，才能對單位一切活動(dòng)進(jìn)行有效監(jiān)測和管理。因此，構(gòu)建和完善信息化檔案管理體系至關(guān)重要。相比于半手工或手工的管理方式，信息化檔案管理可以極大地減少人為因素帶來的影響，還可以提高風(fēng)險(xiǎn)評估的精準(zhǔn)度。事業(yè)單位在利用信息化手段開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮信息化手段具有的實(shí)時(shí)性優(yōu)勢，及時(shí)解決在編研工作方面存在的難題?？梢試L試構(gòu)建綜合檔案室，建立電子信息查詢系統(tǒng)，通過綜合檔案室信息化建設(shè)，提高信息整合效率和資源共享程度。檔案信息化管理體系更加便于使用者接受、查詢、借閱檔案資料，而且可以提高對各種類型檔案資源進(jìn)行分門別類整理的成效，大大提升了檔案管理的效率，創(chuàng)新了檔案管理手段。

（五）打造優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍。檔案管理理念是事業(yè)單位文化的構(gòu)成要素，辦公室檔案管理成效直接受管理者理念的影響和制約。首先，事業(yè)單位應(yīng)從理念層面對檔案管理的工作人員進(jìn)行管理，對檔案管理隊(duì)伍管理理念的培養(yǎng)要不斷加強(qiáng)，積極引導(dǎo)檔案管理者接受比較先進(jìn)的管理理念，為管理者提供學(xué)習(xí)優(yōu)秀單位檔案管理經(jīng)驗(yàn)的機(jī)會和途徑。與此同時(shí)，創(chuàng)設(shè)行業(yè)交流平臺，為不同單位檔案管理人員相互借鑒有效的檔案管理方式提供路徑，幫助和引導(dǎo)各事業(yè)單位不斷培育檔案管理的特色文化。其次，劃分崗位責(zé)權(quán)非常重要，清晰明確的責(zé)權(quán)關(guān)系更有利于改善檔案管理效果。檔案管理負(fù)責(zé)人可以崗位和職能情況為基本依據(jù)，對檔案管理崗位進(jìn)行責(zé)權(quán)劃分，不僅要結(jié)合檔案管理工作不斷細(xì)分崗位，而且要明確每一個(gè)崗位具有的權(quán)力和責(zé)任，進(jìn)而形成比較系統(tǒng)和完善的崗位責(zé)權(quán)體系和機(jī)制。最后，切實(shí)提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案系統(tǒng)管理。其中系統(tǒng)管理是辦公室檔案崗位的重要職責(zé)內(nèi)容，要求從事此崗位的人員能夠運(yùn)用技術(shù)保障系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行，定期更新系統(tǒng)和升級軟件。

（六）構(gòu)建檔案反饋機(jī)制。很多單位還未建立檔案反饋機(jī)制，對于檔案反饋的意識較為薄弱，尤其是對日常反饋的重視程度不夠。因此，可以從日常反饋和專項(xiàng)反饋兩個(gè)方面進(jìn)行統(tǒng)籌管理，最大限度做到全過程反饋，形成比較完善的檔案反饋機(jī)制。因此，各事業(yè)單位可以從全面的角度構(gòu)建完善的檔案反饋機(jī)制，確保反饋機(jī)制得到有效落實(shí)，為辦公室檔案管理提供保障。構(gòu)建檔案反饋機(jī)制可以從以下兩個(gè)方面著手：第一，可以在單位內(nèi)部建立具有獨(dú)立性的反饋機(jī)構(gòu)，確保此反饋機(jī)構(gòu)能夠行使獨(dú)立的反饋和監(jiān)督的權(quán)力。第二，需要上一級單位對檔案管理工作進(jìn)行外部反饋，除了反饋之外，可以為檔案管理與創(chuàng)新工作提供督導(dǎo)，由此形成內(nèi)外共同發(fā)力的反饋體系。除此之外，也要鼓勵(lì)輿論主體對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行反饋，以此對管理欠缺之處加以完善，這樣更有利于保證可以公開的檔案資料充分發(fā)揮社會價(jià)值。

四、結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)辦公室檔案管理與創(chuàng)新工作對于事業(yè)單位發(fā)展來說至關(guān)重要，尤其在新形勢下和“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下具有突出作用。各事業(yè)單位應(yīng)牢牢把握“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展契機(jī)，深入分析自身在辦公室檔案管理中存在的突出問題，并嘗試從本文提出的些許建議中找出解決對策。做好辦公室檔案管理與創(chuàng)新工作不僅需要提高事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度，還要形成科學(xué)規(guī)范的檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)對檔案管理專業(yè)性人才的培養(yǎng)和儲備，同時(shí)，積極轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式，充分挖掘信息化平臺的價(jià)值和優(yōu)勢，構(gòu)建信息化檔案管理體系，為單位發(fā)展謀取更大的綜合效益。