文/濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 王芳 馬起龍（通訊作者）

住培檔案，是住院醫(yī)師三年培訓(xùn)質(zhì)量與效果的見證。在大數(shù)據(jù)背景下，將信息技術(shù)引入醫(yī)院住培檔案管理工作中，加快推進(jìn)住培檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，切實(shí)提高住培檔案管理的質(zhì)量。

一、醫(yī)院住培檔案及檔案信息化管理概述

住培檔案主要是指住院醫(yī)師在醫(yī)院培訓(xùn)、考核等一系列活動(dòng)中形成的檔案資料，包含了文字、聲像、光盤等紙質(zhì)與電子存儲(chǔ)資料。醫(yī)院住培檔案管理重點(diǎn)針對(duì)住培期間的紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、歸檔、保管與利用，同時(shí)，對(duì)住培檔案管理平臺(tái)、評(píng)價(jià)平臺(tái)中形成的電子資料進(jìn)行收集與整理等工作。

住培檔案管理信息化主要是利用住培檔案管理系統(tǒng)等信息技術(shù)實(shí)施檔案管理工作。一是對(duì)住培現(xiàn)有檔案進(jìn)行初級(jí)信息化管理，將可操作的檔案信息錄入住培檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類。二是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院（基地）與專業(yè)基地（科室）、基層實(shí)踐基地以及協(xié)同單位間信息數(shù)據(jù)共享，通過登錄住培檔案管理系統(tǒng)可以查看住院醫(yī)師輪轉(zhuǎn)、培訓(xùn)、考核及日常管理情況。三是充分利用電子影像技術(shù)，將部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，不斷提高住培檔案的利用價(jià)值。

二、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院住培檔案信息化建設(shè)的必要性與重要性

（一）必要性。檔案信息化建設(shè)是數(shù)字時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，尤其是隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)的逐漸普及，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已無法適應(yīng)實(shí)際的工作需求，為了大力提高醫(yī)院住培檔案管理水平，必須依托檔案信息化建設(shè)，從根本上轉(zhuǎn)變檔案管理模式。在醫(yī)院住培檔案管理的過程中，應(yīng)以住培檔案信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，構(gòu)建便捷、系統(tǒng)、規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)庫，為基地和專業(yè)基地間實(shí)現(xiàn)住培檔案信息共享與利用創(chuàng)造條件。通過電子檔案的收發(fā)、歸檔及整理，進(jìn)一步增進(jìn)部門間、專業(yè)基地間的互動(dòng)與溝通，消除傳統(tǒng)模式下的靜態(tài)與封閉的缺陷，為檔案利用者提供便捷的服務(wù)。

（二）重要性。1.有利于確保醫(yī)院住培檔案的真實(shí)性、完整性與連續(xù)性。住培檔案是住院醫(yī)師從事住培活動(dòng)的資料記錄，是醫(yī)院對(duì)住院醫(yī)師培訓(xùn)管理的重要憑證。加強(qiáng)住培檔案信息化管理，有助于龐雜數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案等，可以借助現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)化為電子檔案，在一定程度上解決紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間大、安全系數(shù)低等問題；對(duì)將來住院醫(yī)師就業(yè)單位考察、選撥人才，加強(qiáng)醫(yī)學(xué)后備人才建設(shè)具有重要的作用。雖然我國(guó)的信息化建設(shè)已經(jīng)取得長(zhǎng)足的發(fā)展，但很多醫(yī)院并沒有真正重視住培檔案管理工作。目前，醫(yī)院亟須加強(qiáng)住培檔案信息化建設(shè)工作，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，高效保存住院醫(yī)師三年的住培資料。2.有利于提高住培檔案的利用率與服務(wù)效能。近年來，隨著醫(yī)藥體制改革的不斷深入，醫(yī)院住培招生力度不斷增大，參加住培的住院醫(yī)師逐步擴(kuò)大，住培期間形成的檔案資料逐年增多，對(duì)住培檔案管理的信息化、規(guī)范化提出更高要求。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，各專業(yè)基地住培檔案實(shí)行分類管理，檔案資源之間的關(guān)聯(lián)性不高，無法實(shí)現(xiàn)資源間的共享。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，更新與優(yōu)化檔案管理模式，能夠?qū)υ舅槠⒑Ａ炕臄?shù)據(jù)資源進(jìn)行深層次分析和挖掘，將不同層次住院醫(yī)師的培訓(xùn)資料進(jìn)行二次開發(fā)和編研，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院住培檔案資源之間的高度整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源間共享。各專業(yè)基地登錄醫(yī)院住培檔案管理平臺(tái)，通過訪問檔案數(shù)據(jù)塊中不同功能的模塊，即可查詢住院醫(yī)師住培三年的培訓(xùn)、考核等信息資源，提高了住培檔案管理的綜合效能。3.有利于提升檔案信息化管理的能力。醫(yī)院對(duì)于住培檔案管理工作重視程度不夠，基地和專業(yè)基地均缺乏專業(yè)的檔案管理人員。相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)制度、電子檔案歸檔與鑒定制度等不夠完善，電子檔案審核機(jī)制仍不健全，工作中存在檔案資料丟失、破損等問題。加強(qiáng)住培檔案信息化管理，必須盡快完善檔案管理制度、規(guī)范檔案工作流程，建立健全醫(yī)院住培檔案管理體系和住培檔案信息化管理平臺(tái)，進(jìn)一步提升檔案信息收集、歸檔、傳輸與利用能力。

三、大數(shù)據(jù)背景下住培檔案信息化管理存在的問題

（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足、重視程度不夠。第一，醫(yī)院層面存在“重醫(yī)院檔案、人事檔案，輕教學(xué)檔案、住培檔案”的觀念，將資金重點(diǎn)投入到醫(yī)院檔案和人事檔案信息化建設(shè)等方面，忽視了醫(yī)院住培檔案等教學(xué)檔案管理工作的重要性，對(duì)優(yōu)化檔案管理工作方式、運(yùn)用信息化技術(shù)的重視程度不夠，認(rèn)為只需采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集整理、歸檔、保存即可完成檔案管理工作，無須進(jìn)行深入的數(shù)據(jù)分析。第二，管理部門對(duì)住培檔案的管理主要側(cè)重于紙質(zhì)檔案的收集與歸檔，對(duì)檔案信息化管理意識(shí)淡薄，直接影響了檔案的利用和服務(wù)價(jià)值。第三，專業(yè)基地或科室普遍存在“重臨床、輕教學(xué)，重紙質(zhì)檔案、輕電子檔案”的思想，部分科室檔案管理存在紙質(zhì)檔案收集不完善、缺失、破損等問題，電子檔案管理更是無從談起。

（二）檔案信息化建設(shè)水平較低。一方面，醫(yī)院住培檔案管理手段相對(duì)滯后，仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，基地和專業(yè)基地存儲(chǔ)的檔案基本為紙質(zhì)文件，大部分存放于檔案盒或檔案夾中，而紙質(zhì)檔案存在易損壞、易丟失、不易傳輸?shù)葐栴}，嚴(yán)重影響了檔案資料的服務(wù)價(jià)值。雖然醫(yī)院部分檔案實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化，但僅僅局限于信息化錄入階段，能實(shí)現(xiàn)查詢功能，仍未做到與大數(shù)據(jù)技術(shù)的深度融合，無法更好地發(fā)揮檔案利用價(jià)值；另一方面，醫(yī)院對(duì)住培檔案信息化建設(shè)的軟硬件方面投入不足，部分計(jì)算機(jī)設(shè)備存在老化、損壞等問題，檔案管理系統(tǒng)未及時(shí)更新。目前醫(yī)院主要依托省住培管理系統(tǒng)和國(guó)家360評(píng)價(jià)平臺(tái)進(jìn)行住院醫(yī)師電子檔案的管理，可以實(shí)現(xiàn)住院醫(yī)師輪轉(zhuǎn)、考勤、評(píng)價(jià)等檔案資料的查閱和利用功能。但因使用的是省級(jí)和國(guó)家級(jí)兩種獨(dú)立的平臺(tái)，缺乏系統(tǒng)化、體系化的數(shù)據(jù)庫及專門的培訓(xùn)與考核系統(tǒng)，導(dǎo)致住培檔案信息化管理工作無法取得實(shí)質(zhì)性的成效。

（三）檔案信息化管理制度欠缺。醫(yī)院現(xiàn)有的檔案信息化管理制度主要是針對(duì)醫(yī)院檔案或人事檔案，有關(guān)住培檔案的管理制度在逐步完善中。電子文件歸檔制度、鑒定制度、保存制度、利用制度等住培檔案信息化管理制度缺失，很大程度上影響了電子檔案的整理、歸檔、保存等功能，導(dǎo)致住院醫(yī)師培訓(xùn)檔案資料不連貫、不規(guī)范，無法真實(shí)體現(xiàn)住院醫(yī)師的培訓(xùn)效果和醫(yī)院的培訓(xùn)質(zhì)量。同時(shí)，由于電子檔案相關(guān)的法律不夠完善，直接導(dǎo)致電子檔案的管理體系無法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，容易導(dǎo)致檔案信息資源丟失、泄露等安全問題，一定程度上制約了電子檔案的有效性與權(quán)威性的發(fā)揮。

（四）檔案信息化管理人員缺乏。檔案管理人員素質(zhì)的高低對(duì)于醫(yī)院住培檔案管理信息化建設(shè)具有直接的影響。目前，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，專業(yè)基地檔案管理人員的能力與素質(zhì)可謂高低各異。一是醫(yī)院和科室住培檔案管理人員多為非檔案專業(yè)出身，未經(jīng)過專業(yè)的檔案系統(tǒng)培訓(xùn)，缺乏檔案信息技術(shù)知識(shí)，檔案管理技術(shù)比較落后，經(jīng)常因?qū)ο嚓P(guān)系統(tǒng)操作不熟練、不正確而造成失誤。二是部分檔案管理人員年齡偏大、學(xué)歷較低，維持固有管理檔案的觀念，拒絕接受檔案信息化技術(shù)的培訓(xùn)，導(dǎo)致不會(huì)操作檔案管理系統(tǒng)，跟不上信息化建設(shè)的節(jié)奏，影響了檔案管理信息化的進(jìn)程。三是部分專業(yè)基地對(duì)檔案管理工作認(rèn)知不夠，不注重對(duì)科室檔案管理人員的培訓(xùn)工作，管理責(zé)任落實(shí)不明確，管理措施落實(shí)不到位，間接導(dǎo)致管理員的工作能力整體偏低，無法助力檔案信息化建設(shè)。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院住培檔案信息化管理的對(duì)策探討

（一）提高檔案信息化管理意識(shí)，強(qiáng)化制度體系建設(shè)。一是醫(yī)院住培管理部門要提高檔案信息化建設(shè)的重視程度，定期在全院組織檔案信息化管理有關(guān)知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)，加大對(duì)住培檔案管理工作的宣傳力度。各專業(yè)基地（科室）檔案管理員也要不定期組織本科室工作人員進(jìn)行檔案信息化技術(shù)的具體操作培訓(xùn)，熟練掌握住培檔案管理系統(tǒng)的操作流程，樹立正確的檔案信息化意識(shí)，積極轉(zhuǎn)變住培檔案管理理念。二是依據(jù)醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理制度，逐步建立專門的住培電子檔案歸檔制度、電子檔案利用制度、電子檔案鑒定制度、電子檔案維護(hù)制度以及檔案數(shù)據(jù)安全保密制度等。制度初步成型后，提交醫(yī)院住培委員會(huì)審議，審議通過后付諸實(shí)施。

（二）加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，提升檔案信息化建設(shè)水平。一方面，基礎(chǔ)設(shè)施是開展信息化建設(shè)的關(guān)鍵，醫(yī)院應(yīng)加大對(duì)住培檔案信息化建設(shè)的投入力度，對(duì)于老化的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備進(jìn)行更換，購(gòu)置高性能設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，提高檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化；運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)引進(jìn)符合住培需求的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫等基礎(chǔ)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)住培檔案信息的統(tǒng)一存儲(chǔ)與管理，可以隨時(shí)對(duì)住培檔案信息進(jìn)行查閱，進(jìn)一步提高住培檔案管理的信息化水平，充分發(fā)揮住培檔案的服務(wù)與利用價(jià)值；另一方面，完善便捷的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)時(shí)獲取、歸檔、存儲(chǔ)住院醫(yī)師培訓(xùn)期間的信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的對(duì)比分析，對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行針對(duì)性管理，增強(qiáng)了信息存儲(chǔ)的安全性與保密性。不斷優(yōu)化住培檔案管理平臺(tái)，逐步更新和升級(jí)電子檔案管理功能，在原來存儲(chǔ)住院醫(yī)師輪轉(zhuǎn)、考勤、考核檔案功能的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步增加評(píng)價(jià)、日常出科、教學(xué)活動(dòng)等功能，實(shí)現(xiàn)住院醫(yī)師電子檔案的全過程與系統(tǒng)化管理，減輕紙質(zhì)住培檔案存檔的空間壓力。

（三）強(qiáng)化檔案人員培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍，是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。住培檔案管理工作質(zhì)量與檔案管理員的綜合素質(zhì)密切相關(guān)。一是醫(yī)院應(yīng)根據(jù)檔案工作特點(diǎn)和各層次檔案人員需求，制定針對(duì)性強(qiáng)、可行的檔案培訓(xùn)計(jì)劃，建立常態(tài)化檔案培訓(xùn)制度，分層分類開展檔案人員培訓(xùn)。對(duì)于新入職員工，應(yīng)在崗前培訓(xùn)中增加檔案管理知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)，使新職工能初步了解檔案管理的基本內(nèi)容與重要性；日常培訓(xùn)中應(yīng)增加對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等系統(tǒng)化知識(shí)的培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，嚴(yán)格遵守醫(yī)院相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度。增強(qiáng)各專業(yè)基地間檔案管理員的溝通與交流，開展檔案管理經(jīng)驗(yàn)的分享與學(xué)習(xí)，確保檔案管理人員在專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)方面得到有效的提升。二是堅(jiān)持“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”原則，加強(qiáng)與其他醫(yī)院檔案管理的專家交流學(xué)習(xí)，定期組織檔案管理人員參加院級(jí)、市級(jí)、省級(jí)及以上檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，借鑒有效的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和方法，全面提高住培檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三是鼓勵(lì)檔案管理人員積極進(jìn)行論文、課題等研究工作。長(zhǎng)期從事檔案管理工作的人員積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，可以通過撰寫檔案相關(guān)文章、申報(bào)檔案獎(jiǎng)項(xiàng)和檔案類、社科類課題等途徑，加大檔案管理研究，檢驗(yàn)檔案管理工作的成效與價(jià)值。四是應(yīng)重視引進(jìn)信息化能力強(qiáng)的檔案管理人才，不斷提升住培檔案信息化管理水平。人才是信息化建設(shè)的根本，要提高醫(yī)院住培檔案信息化管理水平，必須高度重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。

五、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，開展住培檔案信息化建設(shè)工作，創(chuàng)新檔案管理模式與工作思路，不僅可以有效推動(dòng)電子檔案科學(xué)管理，規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，確保電子檔案真實(shí)、完整、可用與安全，而且能夠穩(wěn)步提高住培檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)住培檔案信息的高效利用，全面提高住培檔案管理水平。運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)思維，整合醫(yī)院住培檔案資源，從傳統(tǒng)封閉式檔案管理向開放式電子檔案管理轉(zhuǎn)變，為住院醫(yī)師的檔案存儲(chǔ)、保存與利用提供便捷、快速、準(zhǔn)確的信息化數(shù)據(jù)支持，有利于推動(dòng)醫(yī)院住培檔案信息化管理工作高質(zhì)量發(fā)展。