文/《中國高校科技》雜志社有限責(zé)任公司 付云華

企業(yè)公文是實(shí)施企業(yè)治理、處理經(jīng)營事務(wù)的規(guī)范化體式文書，用于請(qǐng)示、報(bào)告、指導(dǎo)、商洽、布置工作。公文對(duì)外可彰顯企業(yè)形象和管理水平，對(duì)內(nèi)可促進(jìn)科學(xué)決策和決策落地。提高企業(yè)公文管理質(zhì)量和效率，對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理具有重要意義。

一、企業(yè)公文管理質(zhì)效體系建設(shè)的總體目標(biāo)

企業(yè)公文管理是企業(yè)治理的重要方面，也是企業(yè)內(nèi)控管理的重要方面。通過建立企業(yè)公文管理質(zhì)效體系，可以促進(jìn)決策合規(guī)、商洽順利、溝通具體、落實(shí)有效。

（一）企業(yè)公文管理質(zhì)量目標(biāo)。1.高質(zhì)量內(nèi)容。公文的功能在于“以文輔政”，因此公文的內(nèi)容必須說清想要表述的主旨、陳述理據(jù)。公文起草者不僅要掌握公文格式、行文規(guī)則、語言特色，還要全面了解公司所處行業(yè)相關(guān)政策、現(xiàn)狀以及公司業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營情況，要清楚通過公文所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，這樣才能輸出高質(zhì)量公文，言之有物、言之有據(jù)、言之有式。2.高質(zhì)量運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)公文是為了促進(jìn)決策和決策執(zhí)行的，公文的高質(zhì)量運(yùn)轉(zhuǎn)是公文事項(xiàng)落地的保障。高質(zhì)量運(yùn)轉(zhuǎn)包括正確的擬辦意見、明確的批辦意見以及得體適宜的催辦。3.高質(zhì)量督辦。企業(yè)的經(jīng)營事務(wù)和管理事務(wù)繁雜，辦公室應(yīng)建立督辦工作制度，隨時(shí)關(guān)注公文的辦理進(jìn)展情況，每天查看辦公系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)公文辦理遲緩應(yīng)及時(shí)預(yù)警，跟蹤問效。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。做到事事有著落，件件有回音。

（二）企業(yè)公文管理效率目標(biāo)。1.高效發(fā)文。企業(yè)發(fā)文是為了請(qǐng)示、報(bào)告、商洽、通知有關(guān)事項(xiàng)。發(fā)文務(wù)必確有必要，凡是不行文即可解決的問題，堅(jiān)決不行文，凡是能統(tǒng)籌解決的問題，堅(jiān)決不分別行文。2.高效批辦。企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)處理公文，給出具體批辦意見，明確質(zhì)量要求、時(shí)限要求，落實(shí)責(zé)任人，提高各部門及相關(guān)人員處理公文的責(zé)任意識(shí)。3.高效承辦。承辦部門或承辦人應(yīng)令行禁止，落實(shí)責(zé)任，承辦公文事項(xiàng)，如遇需要協(xié)調(diào)的工作應(yīng)及時(shí)說明，做到事前、事中、事后皆有反饋。

二、企業(yè)公文管理質(zhì)效體系建設(shè)的保障措施

流轉(zhuǎn)企業(yè)公文的目的是推進(jìn)工作溝通，實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合規(guī)的企業(yè)經(jīng)營管理。加強(qiáng)公文管理，提升處理質(zhì)效，應(yīng)落實(shí)以下四個(gè)方面的保障措施：

（一）思想保障。公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。企業(yè)公文管理是涉及多部門、多人員的工作流程。企業(yè)上下應(yīng)統(tǒng)一思想、凝聚共識(shí)，從企業(yè)決策和內(nèi)控管理的高度認(rèn)識(shí)企業(yè)的辦文工作。公文不僅僅是表面上呈現(xiàn)出來的若干文字，更體現(xiàn)企業(yè)的形象，關(guān)乎企業(yè)人、財(cái)、物的配置和利用，承載著企業(yè)經(jīng)營管理事務(wù)的合規(guī)決策和工作協(xié)調(diào)推進(jìn)。

（二）制度保障?！饵h政機(jī)關(guān)公文格式》《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中均說明：“適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其他機(jī)關(guān)和單位的公文可以參照?qǐng)?zhí)行?！币虼?，企業(yè)應(yīng)參照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》建立本企業(yè)的公文管理制度，從頂層設(shè)計(jì)角度，建立公文起草、發(fā)文、收文、辦文、歸檔的約束性要求和規(guī)范性要求。企業(yè)雖不是機(jī)關(guān)單位，但是也應(yīng)向國家標(biāo)準(zhǔn)看齊，提高企業(yè)公文管理的工作站位。

企業(yè)公文管理制度，應(yīng)明確公文管理的歸口部門、各部門的工作分工、公文審核的要點(diǎn)和權(quán)限、發(fā)文流程、收文流程、批辦意見要求、借閱要求、歸檔要求、責(zé)任追究等。

工作中，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)公文管理制度的宣傳和解讀。業(yè)務(wù)部門更多關(guān)注訂單的簽約、業(yè)務(wù)的達(dá)成，而對(duì)決策的流程是否科學(xué)、是否符合內(nèi)控規(guī)范不敏感。企業(yè)決策不能只追求省時(shí)省力，一旦發(fā)生失誤，可能造成經(jīng)濟(jì)等方面的損失。按照法人治理結(jié)構(gòu)，根據(jù)授權(quán)管理體系，重大決策應(yīng)通過公文呈遞上級(jí)單位、相關(guān)單位獲得批準(zhǔn)；重大事項(xiàng)也應(yīng)以公文形式下發(fā)各分、子公司。

（三）人員保障。企業(yè)公文管理絕不是辦公室或者綜合部的工作，也絕不是辦公室文秘人員的工作。企業(yè)公文管理是包含企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各部門行政助理、專職文秘人員、檔案管理人員在內(nèi)全鏈條的工作。因此，要加強(qiáng)人員保障，培訓(xùn)，有效提升公文管理人員的能力和素質(zhì)。遴選相關(guān)人員參加外部的公文培訓(xùn)課程或者邀請(qǐng)外部專家到企業(yè)培訓(xùn)，或者推舉企業(yè)公文能手結(jié)合企業(yè)自身情況有針對(duì)性地培訓(xùn)，都可以提升企業(yè)文秘等相關(guān)人員的寫作水平和處理公文的能力。企業(yè)應(yīng)高度重視公文管理質(zhì)效體系的建設(shè)，組織開展常態(tài)化的公文培訓(xùn)，并在培訓(xùn)中除了講解公文寫作技巧、格式要求以外，也應(yīng)明確批辦意見、撰寫要求、督辦要求等，有針對(duì)性地批辦以及及時(shí)有效督辦，對(duì)于推進(jìn)公文事項(xiàng)的順利執(zhí)行非常重要，具有明確時(shí)限要求的批辦意見，可加快公文流轉(zhuǎn)和處理。另外，也可通過開展公文競(jìng)賽，激發(fā)文秘等相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)和積極主動(dòng)性，使培訓(xùn)有的放矢，入腦入心。

（四）機(jī)制保障。一是催辦機(jī)制。企業(yè)應(yīng)建立公文催辦的具體要求和流程。企業(yè)是市場(chǎng)主體，市場(chǎng)是瞬息萬變的，企業(yè)公文對(duì)時(shí)效性的要求更高。公文管理人員應(yīng)按照企業(yè)公文管理制度的規(guī)定，當(dāng)催辦的條件觸發(fā)時(shí)，立即啟動(dòng)催辦程序，或者在企業(yè)的OA系統(tǒng)中設(shè)置催辦功能，及時(shí)提醒相關(guān)部門處理公文，加快會(huì)簽、決策進(jìn)度。二是督辦機(jī)制。辦公室應(yīng)有專人督辦各公文事項(xiàng)的落實(shí)情況，及時(shí)預(yù)警，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋處理，注重落實(shí)的質(zhì)量。三是約束機(jī)制。為提高企業(yè)公文管理質(zhì)效保障體系的運(yùn)行能力，應(yīng)將公文處理（包括但不限于起草、收文、發(fā)文、督辦、保密、歸檔等）納入績效考核中，發(fā)揮績效考核指揮棒的作用，提高企業(yè)公文管理的質(zhì)量和效率。四是獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。文秘工作者不應(yīng)局限于寫公文、寫總結(jié)、寫講話稿，而應(yīng)是全面了解企業(yè)經(jīng)營管理現(xiàn)狀、重點(diǎn)、難點(diǎn)、核心工作的樞紐，在晉升、考核評(píng)定、調(diào)薪調(diào)崗時(shí)也應(yīng)關(guān)注到文秘人員的辛苦付出以及通過辦文給企業(yè)帶來的價(jià)值，給予文秘人員提升的空間。五是電子化流轉(zhuǎn)機(jī)制。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常出差從事商務(wù)活動(dòng)，如果完全依賴紙質(zhì)公文傳閱簽批，會(huì)降低公文流轉(zhuǎn)速度，從企業(yè)經(jīng)營來講，可能會(huì)貽誤商機(jī)。非涉密的公文應(yīng)通過電子化平臺(tái)進(jìn)行簽批，縮短決策批示時(shí)間，提高公文處理效率。同時(shí)，公文電子化流轉(zhuǎn)可避免公文橫向傳閱的情況，也有利于催辦督辦人員掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)情況，最終實(shí)現(xiàn)公文高效為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的目標(biāo)。

三、企業(yè)公文管理質(zhì)效體系建設(shè)的過程控制

企業(yè)公文是內(nèi)外部信息交流、溝通聯(lián)絡(luò)的工具和載體。但企業(yè)公文管理不能只突出其“工具性”。在實(shí)際工作中，很多企業(yè)對(duì)公文的管理局限于制定公文管理規(guī)定，缺乏管控的理念。企業(yè)公文管理是企業(yè)治理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是企業(yè)治理能力的外在表現(xiàn)之一。因此，企業(yè)公文管理應(yīng)貫徹管控的理念，充分配置與公文管理相關(guān)的人、財(cái)、物等企業(yè)資源，對(duì)企業(yè)公文全生命周期的質(zhì)和量進(jìn)行有效控制。企業(yè)公文管理質(zhì)效體系的“過程控制”主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

（一）減量增效。企業(yè)公文的作用是推進(jìn)科學(xué)決策和達(dá)成經(jīng)營管理目標(biāo)，通過公文更好溝通協(xié)調(diào)、調(diào)配資源、監(jiān)督制衡，發(fā)揮企業(yè)組織效能。企業(yè)公文是為企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)的，應(yīng)更注重公文管理的效率、效果，應(yīng)控制企業(yè)公文的數(shù)量，統(tǒng)籌年度公文計(jì)劃。

（二）常態(tài)糾偏。隨著企業(yè)經(jīng)營管理工作的深入，制度的執(zhí)行往往與制度中確定的目標(biāo)有所偏差?！肮ぞ咝浴碧卣髅黠@的企業(yè)公文更是如此，相關(guān)人員容易關(guān)注公文承載內(nèi)容的達(dá)成，而忽略公文本身。為保障企業(yè)公文管理的質(zhì)效，應(yīng)以問題和目標(biāo)為導(dǎo)向，通過定期自查、互查、復(fù)查的方式，查擺問題，梳理企業(yè)公文管理質(zhì)效偏差的清單，落實(shí)整改，避免反彈回潮。

（三）“扯袖幫扶”。企業(yè)公文管理涉及多方面、多線條，既與企業(yè)制定的規(guī)章制度、工作指引、體制機(jī)制有關(guān)，也與相關(guān)人員的寫作水平、協(xié)調(diào)能力、工作態(tài)度有關(guān)。對(duì)于在企業(yè)公文管理自查、互查、復(fù)查中經(jīng)?；蚍磸?fù)出現(xiàn)問題與偏差的人員，應(yīng)該及時(shí)“咬耳扯袖”，指出問題，不怕“紅臉出汗”，同時(shí)跟進(jìn)幫扶，有針對(duì)性地解決問題，提高相關(guān)人員公文寫作及管理水平。

（四）總結(jié)評(píng)價(jià)。企業(yè)的各項(xiàng)管理工作，如果只是“制度上墻”，缺乏配套的評(píng)價(jià)體系，那么制度就會(huì)逐漸被忽視。企業(yè)公文管理亦是如此。企業(yè)應(yīng)定期，比如半年或一年，對(duì)各部門的公文管理水平進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，如寫作水平、承辦質(zhì)量、辦理時(shí)效、合作意識(shí)、審核意識(shí)、歸檔意識(shí)，從企業(yè)全局的高度指出各部門公文管理工作的經(jīng)驗(yàn)與不足，在各部門間形成競(jìng)爭(zhēng)氛圍及良性互動(dòng)，促進(jìn)企業(yè)公文管理質(zhì)效的持續(xù)提升。

四、企業(yè)公文管理質(zhì)效體系建設(shè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

從公文管理實(shí)踐的角度，總結(jié)出以下提升企業(yè)公文管理質(zhì)效的成功經(jīng)驗(yàn)，可供借鑒：

（一）加強(qiáng)工作指引。為貫徹落實(shí)企業(yè)公文管理制度，為公文起草、處理人員提供有效幫助，企業(yè)還應(yīng)制定辦文指導(dǎo)手冊(cè)。從操作性的層面，說明公文起草的規(guī)則、各文種的選擇、格式的設(shè)置、公文審核的側(cè)重點(diǎn)、擬辦批辦意見撰寫的要求、催辦督辦的方式、注意事項(xiàng)等，還應(yīng)明確單位的標(biāo)準(zhǔn)簡稱、收發(fā)文編號(hào)規(guī)則、字體字號(hào)標(biāo)準(zhǔn)、簽發(fā)、用印等細(xì)節(jié)。力求處于公文管理全流程上的所有人員，均可以據(jù)此作為工作指引，為文秘人員、公文管理人員提供辦文的“百科全書”和“業(yè)務(wù)寶典”。在實(shí)踐中，公文工作指引附有公文模板對(duì)指導(dǎo)實(shí)際工作非常有效，如配發(fā)公文格式設(shè)置規(guī)范指南，對(duì)于電腦應(yīng)用能力一般的文秘人員更有裨益，能更為具體地指導(dǎo)文秘人員通過電腦排版，實(shí)現(xiàn)公文規(guī)范寫作。

（二）加強(qiáng)公文審核。公文是具有一定權(quán)威性的文書，企業(yè)公文體現(xiàn)著企業(yè)自身的“意志”與“形象”。企業(yè)應(yīng)重視公文審核工作，在發(fā)文前，應(yīng)有專人審核公文內(nèi)容、格式等，公文審核的重點(diǎn)可參考《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第二十條的規(guī)定。如審核行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確；內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行；是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見；文種是否正確；格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范等。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督考核。疏于管控，必將導(dǎo)致問題不斷、偏差頻出。企業(yè)公文管理應(yīng)形成“計(jì)劃-執(zhí)行-檢查-處理”的閉環(huán)，加強(qiáng)對(duì)公文管理全過程的有效管控，將公文管理的質(zhì)效納入部門考核、員工考核之中，通過查擺問題、糾偏修正、約束監(jiān)督，層層傳導(dǎo)企業(yè)公文管理質(zhì)效保障的管控壓力，并將壓力通過考核評(píng)價(jià)轉(zhuǎn)化為各部門、員工的內(nèi)在動(dòng)力，形成從他律到自律的工作氛圍，保障企業(yè)公文管理質(zhì)效的持續(xù)有效提升。

另外，企業(yè)發(fā)文對(duì)象一般有政府、行業(yè)協(xié)會(huì)、社會(huì)組織、其他企業(yè)、股東或者分子公司；企業(yè)收到的公文一般也來自上述單位。在實(shí)踐中，還需要注意以下幾個(gè)方面：一是向政府部門發(fā)文，如使用簡稱，務(wù)必要弄清政府部門的標(biāo)準(zhǔn)化簡稱，可通過瀏覽政府官網(wǎng)查詢其標(biāo)準(zhǔn)化簡稱；二是政府部門一般與企業(yè)沒有隸屬關(guān)系，按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，應(yīng)選用“函”這一文種，但在實(shí)踐中，征求政府部門意見時(shí)也可使用“請(qǐng)示”文種；三是企業(yè)與股東、分子公司之間公文往來，應(yīng)加強(qiáng)預(yù)溝通工作，提高決策時(shí)效，適應(yīng)市場(chǎng)要求；四是企業(yè)發(fā)文或承辦收文應(yīng)注意會(huì)簽，征求企業(yè)財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門意見，符合企業(yè)內(nèi)控管理和合規(guī)性要求。

五、結(jié)語

構(gòu)建企業(yè)公文管理質(zhì)效體系，提高辦文質(zhì)量和處理效率，有利于保證公文管理制度化、規(guī)范化、流程化。企業(yè)公文，表達(dá)企業(yè)意志、體現(xiàn)企業(yè)形象、彰顯治理能力。企業(yè)公文管理應(yīng)注重保障質(zhì)量和效率兩個(gè)維度，從頂層設(shè)計(jì)到體制機(jī)制，從宏觀要求到細(xì)節(jié)規(guī)范，從正面指導(dǎo)到問題查找，以公文起草、公文審核、公文承辦、公文督辦為抓手，破解企業(yè)公文管理難題，實(shí)現(xiàn)企業(yè)公文管理對(duì)經(jīng)營管理的促進(jìn)和推動(dòng)作用。