文/山東大學(xué)（青島）黨工委（校長）辦公室 張苗

公文，即公務(wù)文書，是由國家統(tǒng)一規(guī)定、有特定效力和規(guī)范格式的書面文字材料。公文制發(fā)作為公文處理的重要環(huán)節(jié)，主要包括代擬、審核、送簽、編印、使用和存檔等系列工作，是決定公文質(zhì)量的關(guān)鍵。如何適應(yīng)新形勢新任務(wù)新要求，圍繞辦公室“三服務(wù)”職能，確保高校公文制發(fā)工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，成為擺在我們面前的新課題。本文通過對當下高校公文制發(fā)的重要性、常見問題進行分析，提出建議，從而提升辦公室工作水平。

一、高校公文制發(fā)工作的重要性

“教育強則國家強”。高校作為教育的重要組成部分，同時也是國家公共事業(yè)的重要部門，承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展、文化傳承創(chuàng)新等職能。面向新時代，如何增強服務(wù)供給能力、優(yōu)化內(nèi)部治理體系、不斷提高行政效能，從而保障上述職能的有效發(fā)揮，公文在其中發(fā)揮著重要作用。公文制發(fā)作為辦公室履行職能的重要方式和手段，能夠提前介入重大政策制定、重要文件起草、重點工作部署。無論是國家教育方針、政策法規(guī)的貫徹落實，還是學(xué)校章程、規(guī)劃和校內(nèi)規(guī)章法紀的制定執(zhí)行，都離不開公文這一重要載體的有效運轉(zhuǎn)。從一定意義上說，公文質(zhì)量的高低直接影響著高校行政工作的效率。

高校作為國家科技研究和社會科學(xué)研究的重要力量，承擔(dān)著大量涉及重大國防軍工科研項目、尖端技術(shù)以及國家重要政策的研究任務(wù)，保密工作涉及面廣且秘密事項大部分以公文形式進行傳遞。高校辦公室作為學(xué)校機關(guān)運行樞紐，不僅是學(xué)校公文制發(fā)的責(zé)任處室，一般還承擔(dān)學(xué)校保密辦公室的職責(zé)，負責(zé)指導(dǎo)全校行政單位和教學(xué)科研單位的公文制發(fā)和保密相關(guān)工作，必須聚焦學(xué)校中心工作和重點任務(wù)，嚴格按照制度要求做好涉密公文制發(fā)工作，以更高效能為強化國家戰(zhàn)略科技力量提供堅強保障。

二、高校公文制發(fā)工作中的常見問題

（一）文種混亂。根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）規(guī)定，公文種類主要有15種，即決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀要，并明確了每類文種的適用范圍和體例范式。受諸多因素影響，在實際工作中錯用文種的情況仍時有發(fā)生。“報告”適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)詢問，個別單位會在報告中夾帶建議或請示事項。“請示”適用于向上級機關(guān)請求指示、批準，個別部門的請示類公文不符合“一文一事”要求，往往“一件多請”等。“函”適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。個別部門向校外不相隸屬的單位行文，應(yīng)采用“函”這一文種，但為了表示對受文單位的尊重，常采用“請示”“報告”文種，還有的自創(chuàng)“申請”“請求”“匯報”文種。

（二）文字和格式不過關(guān)。公文代表著單位的門面，需嚴格對標對表國家2012年發(fā)布的《黨政機關(guān)公文格式》，認真對照學(xué)校有關(guān)規(guī)范要求。在實際審核工作中，常常發(fā)現(xiàn)擬稿單位存在人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序和引文等不準確情況，如公文引用的文件表述不夠準確全面，發(fā)文單位、文件標題、發(fā)文字號等要素不全，在“為貫徹落實《×××》”“根據(jù)《×××》”等常見引文表述中，有的部門在文件標題后再加上“文件精神”“要求”等詞語；文字、計量單位和標點符號等用法不規(guī)范，如文中三級標題應(yīng)為“1.”“2.”“3.”，常被誤用為“1、”“2、”“3、”；字體、字號、頁邊距、行距等要素不合規(guī)等問題。以口語代替書面語、語句缺少主語或賓語、附件說明與正文之間沒有空行、主送和抄送單位不明確、聯(lián)系人和聯(lián)系電話不齊全等狀況也屢見不鮮，極易損害單位的形象。

（三）內(nèi)容質(zhì)量不高。一篇高質(zhì)量的公文要確保邏輯清晰、語言簡潔、表述準確、符合實際，還要充分考慮后續(xù)工作的落實，任務(wù)的完成。在現(xiàn)實工作中，經(jīng)常存在以下幾類問題：一是站位角度不準，有部門起草文件時，部分內(nèi)容不是從全校的角度，而是從部門的角度去闡述；二是表述照搬上級文件，缺乏針對性和側(cè)重性，有的只是簡單引用、拼湊字數(shù)，甚至與實際不符；三是有些語言表述不夠規(guī)范，比如一些固定的用法“堅持問題導(dǎo)向、目標導(dǎo)向、結(jié)果導(dǎo)向”“提高政治判斷力、政治領(lǐng)悟力、政治執(zhí)行力”順序是固定的，不能顛倒；四是篇幅過長，不能發(fā)揚“短實新”文風(fēng)，有關(guān)重要性或現(xiàn)狀的一般性論述占幅較大、現(xiàn)有政策重復(fù)論述，造成文章事項不明確、重點不突出、內(nèi)容顯拖沓，特別是上行文，應(yīng)該直接切入主題，將要請示、報告的事項闡述清楚，而非簡單按照時間順序羅列事實，這樣大大降低了公文的質(zhì)量。

（四）程序不嚴謹。嚴守程序是公文質(zhì)量的必要保證。個別部門報件時不按照正常行文規(guī)則和渠道報送，比如，有的沒有經(jīng)部門負責(zé)人簽署意見就報到辦公室；有的沒有會簽就報送，或者會簽存在分歧沒有協(xié)調(diào)，但沒注明就上報；還有的認為上過學(xué)校重要決策會議，無須再辦理任何簽發(fā)手續(xù)即可直接制發(fā)文件，在呈領(lǐng)導(dǎo)簽批過程中又有部門提出不同意見，造成不必要的環(huán)節(jié)卡頓。個別部門填寫發(fā)文稿紙不規(guī)范，部分單位報送的發(fā)文稿紙中，存在“信息公開”“密級”“責(zé)任人”等欄目未填寫、“負責(zé)人審簽”“核稿”“擬稿”等簽字未簽時間、標題多次涂改、字跡潦草等問題，從而影響了發(fā)文效率。

三、公文制發(fā)問題的原因分析

以上問題，折射出高校的公文制發(fā)工作還存在些許不規(guī)范、不合理、不科學(xué)之處，究其原因，可以分為以下四點：第一，公文種類繁多，部分文種較為相似，在擬制文件的同時還要考慮后續(xù)貫徹落實、信息公開、宣傳解讀等各個環(huán)節(jié)，綜合性、技術(shù)性和系統(tǒng)性要求較高，在實際制發(fā)中難免出現(xiàn)不符合要求的現(xiàn)象；第二，辦文人員大多身兼數(shù)崗，多非科班出身，除了負責(zé)文字工作外，還可能負責(zé)黨建、人事、資產(chǎn)等工作，對公文制發(fā)工作了解不足，再加上精力有限，不能很好地吃透上情、掌握內(nèi)情、熟悉外情，常常制約公文制發(fā)工作的規(guī)范化程度；第三，隨著高校信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不斷深入，OA系統(tǒng)之類的自動化辦公系統(tǒng)日益普及。較之傳統(tǒng)辦文方式，通過OA系統(tǒng)進行網(wǎng)上公文辦理，不僅受制于網(wǎng)絡(luò)條件、電子設(shè)備，還更加講究程序性，注重辦文人員的權(quán)限劃分。一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備故障，或公文運轉(zhuǎn)線路和公文審核、閱批權(quán)限沒有及時隨分工進行調(diào)整，都會影響公文制發(fā)的效率；第四，在信息技術(shù)高速發(fā)展和對外交流日益頻繁的今天，部分工作人員保密意識淡薄，再加上網(wǎng)絡(luò)管控不嚴、制度不夠完善等原因，使得高校公文保密工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

四、高校公文制發(fā)工作的提升路徑

從一定意義上講，公文質(zhì)量的高低反映了一個單位的工作質(zhì)量、水平和效率。公文制發(fā)是公文處理過程中的重要一環(huán)，是確保公文質(zhì)量的關(guān)鍵。為此，要進一步強基礎(chǔ)、促規(guī)范、優(yōu)服務(wù)，強化“五種”意識，助力公文制發(fā)工作提質(zhì)升級。

（一）樹立學(xué)習(xí)意識，培養(yǎng)專業(yè)能力。一是要提高政治站位，教育引導(dǎo)辦文人員深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大及十九屆二中、三中、四中、五中、六中全會精神，堅持運用馬克思主義的立場、觀點和方法分析問題，保證公文制發(fā)工作始終保持正確的政治方向；二是要提高業(yè)務(wù)能力，積極舉辦公文處理培訓(xùn)班，組織辦文人員通過專題學(xué)習(xí)、自學(xué)等形式，深入學(xué)習(xí)黨政公文處理工作的政策法規(guī)，不斷強化公文制發(fā)工作的規(guī)范化、法制化意識；三是要發(fā)揮好學(xué)校辦公室辦文核心樞紐作用，與各單位加強經(jīng)常性交流，共同探討問題，研究解決辦法。同時，梳理發(fā)文過程中的易錯點，編印案例匯編，為學(xué)校辦公室系統(tǒng)做好公文制發(fā)工作提供直觀參考，推動全校公文辦理水平整體提升。

（二）樹立規(guī)范意識，嚴格辦文程序。一是要創(chuàng)新制度規(guī)范，認真貫徹《黨政機關(guān)公文處理工作條例》及省市公文處理工作有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實際，建立健全本單位公文制發(fā)辦法、規(guī)范性文件審核辦法，為全面提高公文制發(fā)質(zhì)量提供務(wù)實管用的制度保障；二是公文會簽更加完備，凡是公文實質(zhì)性內(nèi)容涉及的部門（單位）實現(xiàn)全部會簽，充分征求部門（單位）意見，實現(xiàn)協(xié)商一致；三是規(guī)范發(fā)文程序，嚴格遵循“擬稿人自審、擬稿部門（單位）初審、辦公室綜審、分管領(lǐng)導(dǎo)審簽（簽發(fā)）、主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)”五級審核制度，規(guī)范公文起草、內(nèi)部審核、辦公室審核、相關(guān)部門會簽、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、排版印制、蓋章發(fā)送等各個流程環(huán)節(jié)，確保擬發(fā)公文“零差錯”，不斷提高公文審核質(zhì)量。同時，明確凡是未經(jīng)辦公室審核的公文，一律不予賦號、不予印制，避免一些常見錯誤、低級“硬傷”出現(xiàn)。

（三）樹立責(zé)任意識，加強審核把關(guān)。公文審核是確保公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。辦公室作為文件材料的“出口”，要切實把好“三道關(guān)”。一是嚴把發(fā)文校核關(guān)，從工作需要出發(fā)，按照少發(fā)文、發(fā)短文、辦精文的原則，從嚴要求、從嚴把控，做到不該發(fā)的文堅決不發(fā)、可發(fā)可不發(fā)的文一律不發(fā)；二是嚴把公文質(zhì)量關(guān)，把政治性、政策性、合法性審核作為重點，對綜合性文稿、文件信函等進行全面審核把關(guān)，嚴防出現(xiàn)原則性失誤和錯誤，確保制發(fā)公文符合黨的路線方針政策，符合法律法規(guī)要求，符合學(xué)校實際；三是嚴把內(nèi)容格式關(guān)，力求公文格式規(guī)范、內(nèi)容準確簡潔，確保公文涉及的有關(guān)事實包括數(shù)字、引文、人名、地名等不出差錯，以及版頭、版記、附注、附件說明、特殊標點符號等容易忽視的細節(jié)無誤，切實保證公文的嚴肅性和權(quán)威性。

（四）樹立高效意識，提高辦理時效。一是加快流程再造，梳理制定流程圖和工作規(guī)范，對公文處理的每個環(huán)節(jié)應(yīng)該干什么、怎么干、達到什么標準、與下一個環(huán)節(jié)如何銜接等作出明確規(guī)定，將流程再造的優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為公文質(zhì)量和效率的提升；二是堅持精準服務(wù)，對符合要求的公文堅持即接即辦，對不符合要求的公文，標出問題，說明原因，指導(dǎo)報送部門（單位）及時修改完善，將“一次辦成”“容缺受理”“零跑腿”等服務(wù)理念融入公文制發(fā)工作中，幫助來文部門（單位）切實解決實際困難，主動想辦法、“找出路”，杜絕簡單地“一退了之”；三是細化公文閱批權(quán)限，協(xié)調(diào)信息化辦公室，根據(jù)分工和職責(zé)，及時對校領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上閱批公文的權(quán)限進行界定，對調(diào)離人員和新進人員網(wǎng)上辦件權(quán)限進行調(diào)整，保證電子辦公權(quán)限一一對應(yīng)、責(zé)任到人，保障公文高效有序運轉(zhuǎn)；四是發(fā)揮網(wǎng)上公文運轉(zhuǎn)優(yōu)勢，借助辦公自動化系統(tǒng)平臺，及時掌握文件簽批狀態(tài)和流向，以O(shè)A協(xié)同辦公平臺提醒為保障，推動非涉密發(fā)文征求意見、會簽、歸檔等全流程網(wǎng)上辦理，堅持保證每份文件自始至終都在流程內(nèi)跟進。

（五）樹立安全意識，做好保密管理。堅持把保密管理融入公文制發(fā)工作全過程。一是開展保密教育，對辦文人員進行任前審查、上崗培訓(xùn)，加強日常監(jiān)督管理；二是嚴格公文定密管理，定期集中對定密人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對執(zhí)行上級定密事項的公文，按已定密級定密；對復(fù)制、摘錄、引用、匯編屬于國家秘密的內(nèi)容，按規(guī)定報批，不改變原件的密級、保密期限和知悉范圍；三是嚴格公文制發(fā)管理，擬制涉密公文需使用涉密計算機和打印機，過程稿也必須標注密級。非涉密公文在履行公開發(fā)布程序之前，按照內(nèi)部文件管理；四是嚴格密件流轉(zhuǎn)管理，流轉(zhuǎn)時必須進行清點、登記、編號，履行簽收手續(xù)，按限定的知悉范圍分發(fā)，杜絕通過非涉密渠道傳遞涉密公文；五是嚴格檔案管理，對公文辦理形成的文件材料，及時整理收集歸檔，進行集中統(tǒng)一管理，進一步鞏固公文安全防線。

五、結(jié)語

公文制發(fā)是辦公室服務(wù)全局工作的重要抓手，對高校的建設(shè)和發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。在實際工作中，受諸多方面因素的影響，還存在文種混亂、文字格式不過關(guān)、內(nèi)容質(zhì)量不高、程序不嚴謹?shù)葐栴}。筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗，嘗試從多個方面對高校公文制發(fā)工作提出建議，以期提高公文制發(fā)的質(zhì)量與效率，充分發(fā)揮以文輔政、以文研事的作用，有力推動機關(guān)事務(wù)有序運轉(zhuǎn)，有效激發(fā)中國特色世界一流大學(xué)建設(shè)的內(nèi)生動力和發(fā)展活力。