李 寧

(徐州文峰偉杰汽車銷售服務(wù)有限公司，江蘇 徐州 221000)

汽車4S 店主要是指在汽車行業(yè)內(nèi)由車輛銷售、零配件銷售、信息反饋與售后服務(wù)四個(gè)部分組成的四位一體特許經(jīng)營銷售模式，是整個(gè)汽車經(jīng)營業(yè)務(wù)的核心。 內(nèi)部控制是企業(yè)通過實(shí)施專業(yè)管理制度來有效監(jiān)管規(guī)避企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，遵循相關(guān)法規(guī)保證財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)可靠、維護(hù)資產(chǎn)完整、保障實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)等過程中，采取一系列自我規(guī)劃評價(jià)的約束和動(dòng)態(tài)調(diào)整的行為所形成的管理規(guī)范。 現(xiàn)階段國內(nèi)的汽車行業(yè)市場環(huán)境受到新冠肺炎疫情、城市汽車限購令、環(huán)境保護(hù)政策、汽車網(wǎng)上銷售交易、綜合維修保養(yǎng)商不斷涌現(xiàn)等內(nèi)外因素的影響，導(dǎo)致汽車4S 店的綜合業(yè)務(wù)受到巨大沖擊并有日漸下降的趨勢，同時(shí)越來越低的利潤率、趨于白熱化的市場競爭等因素也給汽車4S 店模式帶來了新的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。 在這種新的形勢下，已有部分汽車4S 店因無法繼續(xù)運(yùn)營而被迫關(guān)閉，此狀況下的汽車4S 店要想健康穩(wěn)步地提升業(yè)績并持續(xù)平穩(wěn)發(fā)展，則更加需要科學(xué)有效的內(nèi)部控制體系來監(jiān)督內(nèi)控制度的執(zhí)行運(yùn)營，防范并規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，提升自身的核心競爭力，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。

一、 汽車4S 店內(nèi)部控制體系的重要價(jià)值體現(xiàn)

(一)提高4S 店整體管理水平

汽車4S 店有一整套的內(nèi)部控制管理制度，在銷售和應(yīng)收賬款、采購和應(yīng)付賬款、現(xiàn)金和銀行存款、存貨和固定資產(chǎn)等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)方面，建立了執(zhí)行特定職能的授權(quán)機(jī)制。 汽車4S 店在高效運(yùn)用內(nèi)部控制體系時(shí)能保證客戶和自身的資產(chǎn)安全，加強(qiáng)了各個(gè)環(huán)節(jié)的緊密銜接，促進(jìn)了業(yè)務(wù)銷售部門與財(cái)務(wù)部門的交流。 例如銷售部門可以通過財(cái)務(wù)部編制的現(xiàn)金流量預(yù)算開展業(yè)務(wù)活動(dòng)，有利于管理層更好地了解財(cái)務(wù)花銷。 在收款方面提醒客戶務(wù)必到收銀臺(tái)去交付車款或維修費(fèi)用，業(yè)務(wù)人員不可代收或墊付，有利于資金和固定資產(chǎn)的控制。 汽車4S 店通過內(nèi)控打破了各部門之間的壁壘，促進(jìn)了交流并提高了整體的管理水平。

(二)促進(jìn)4S 店內(nèi)部管理規(guī)范

目前很多汽車4S 店執(zhí)行的是集團(tuán)總部統(tǒng)一下發(fā)的內(nèi)控流程制度，在其理論化和程式化的指導(dǎo)下，內(nèi)部管理往往滯后于外在發(fā)展，無法與店內(nèi)實(shí)際情況相適應(yīng)，不能及時(shí)解決出現(xiàn)的問題。 汽車4S 店完善內(nèi)部控制管理規(guī)范機(jī)制，可以更好地明確各崗位管理職責(zé)，整合內(nèi)部資源，高效利用資金并明確資金流向，有利于公司開展監(jiān)督檢查業(yè)務(wù)，及時(shí)修改和完善內(nèi)部存在的缺陷和不足，防止員工舞弊行為的發(fā)生。 加強(qiáng)內(nèi)部管理的執(zhí)行力度，能更好地規(guī)范自身內(nèi)部經(jīng)營活動(dòng)。

(三)加強(qiáng)4S 店的市場競爭力

汽車行業(yè)內(nèi)的市場競爭已經(jīng)愈演愈烈，汽車4S店在外部整體規(guī)模擴(kuò)張的帶動(dòng)下，更需要建設(shè)科學(xué)合理的內(nèi)部控制體系，使得內(nèi)部控制系統(tǒng)能有效監(jiān)督和引領(lǐng)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，結(jié)合當(dāng)下實(shí)際的市場環(huán)境做出經(jīng)營方式的調(diào)整來提高公司運(yùn)營效率。 利用合理的獎(jiǎng)懲制度來監(jiān)督考核員工的工作情況，激發(fā)員工工作熱情的同時(shí)也能降低企業(yè)成本。 各部門之間有明確的分工職責(zé)和協(xié)作指導(dǎo)，能提高汽車4S店的合作力、凝聚力及盈利水平，為企業(yè)在激烈的市場競爭中提供了動(dòng)力，最終使其在市場上占有一席之地并獲得更多資源。

二、 汽車4S 店內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

(一)不相容崗位未分離，關(guān)鍵崗位定期輪崗制度缺失

汽車4S 店內(nèi)部控制管理制度的設(shè)計(jì)主體主要由不相容崗位分離、業(yè)務(wù)授權(quán)審批程序和企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評估三部分組成。 其目的分別為，不相容崗位分離以便確保企業(yè)資產(chǎn)安全完整，授權(quán)審批具體職責(zé)權(quán)限是用來保障有效處理經(jīng)營業(yè)務(wù)問題，根據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估則能預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)并及時(shí)堵塞企業(yè)內(nèi)部漏洞。 其中在汽車4S 店里的不相容崗位指的是，由一人擔(dān)任既可能發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊行為又可能掩蓋這種錯(cuò)誤和舞弊行為的職務(wù)。 比如出納和收銀是常見的不相容崗位，部分4S 店由于業(yè)務(wù)量下降而進(jìn)行裁員，容易把出納和收銀合并由一人來擔(dān)任，會(huì)造成個(gè)別人員通過收款和到賬時(shí)間差利用各種優(yōu)惠券進(jìn)行售后結(jié)算，利用內(nèi)控漏洞把優(yōu)惠券套用到正?？蛻艚Y(jié)算單上中飽私囊。 此外，關(guān)鍵崗位沒有定期輪崗也容易造成管理層無法識(shí)別某些錯(cuò)誤，如財(cái)務(wù)和行政管理層長期在單店，個(gè)別行政人員通過預(yù)算編制人為做高費(fèi)用，在財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)候侵占多余費(fèi)用。個(gè)別銷售顧問還會(huì)存在截留隨車贈(zèng)予客戶的精品禮物，或以少交車輛購置稅為由進(jìn)行低開機(jī)動(dòng)車發(fā)票侵占公款。

(二)管理層未對業(yè)務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格審批

汽車4S 店必須通過主管領(lǐng)導(dǎo)審閱授權(quán)和總經(jīng)理審批程序，才能進(jìn)行各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，比如簽訂汽車銷售打折、續(xù)保贈(zèng)送或售后維修打折這些有權(quán)限的合同，但該授權(quán)審批制度在實(shí)際經(jīng)營過程中往往會(huì)出現(xiàn)管理上的漏洞。 個(gè)別銷售人員為了盡快簽單，不經(jīng)過財(cái)務(wù)部核價(jià)就直接收取客戶定金并口頭承諾贈(zèng)送各種禮品、售后維修打折或保養(yǎng)等，在客戶提車結(jié)算時(shí)找各種理由延時(shí)或推脫管理層的審批。管理層沒有嚴(yán)格審批，導(dǎo)致失去有效控制業(yè)務(wù)和經(jīng)費(fèi)的作用，從而失信于客戶，致使投訴增多，長此以往必然不利于4S 店的發(fā)展。

(三)汽車4S 店對審計(jì)工作不夠重視

汽車4S 店內(nèi)部控制中的審計(jì)部門保證了正確的財(cái)務(wù)信息和合法合規(guī)的經(jīng)營活動(dòng)，但在實(shí)際履行過程中，汽車4S 店里往往缺少專業(yè)專職且有經(jīng)驗(yàn)的審計(jì)人員，現(xiàn)有人員在制定業(yè)務(wù)流程和政策制度時(shí)太過于理論化，同時(shí)又沒有實(shí)際執(zhí)行權(quán)，導(dǎo)致不能落實(shí)審計(jì)制度，比如在以公司相關(guān)制度審計(jì)內(nèi)部重點(diǎn)賬目時(shí)，即使審計(jì)人員從理論中發(fā)現(xiàn)問題，也無權(quán)對責(zé)任部門采取懲罰措施。 還有的4S 店在審計(jì)項(xiàng)目時(shí)，管理層經(jīng)常是抽調(diào)單店財(cái)務(wù)人員進(jìn)行交叉檢核，審計(jì)缺乏獨(dú)立性，甚至個(gè)別部門人員為了自身利益而篡改數(shù)據(jù)，不專業(yè)的審計(jì)人員不熟悉業(yè)務(wù)流程查不出存在的問題，在審計(jì)報(bào)告中缺少有針對性的整改意見，就造成了當(dāng)事部門事后簡單應(yīng)付和稀泥的狀態(tài)，最終導(dǎo)致審計(jì)流于形式，無法發(fā)揮審計(jì)的真正作用。

(四)庫存管理不規(guī)范導(dǎo)致庫存積壓

當(dāng)前很多汽車4S 店在存貨管理方面缺少科學(xué)合理的工具和方法，一些4S 店即使采用了相對先進(jìn)的ERP 系統(tǒng)來推進(jìn)庫存管理，但初期也僅限于在財(cái)務(wù)部門開展，這樣導(dǎo)致管理人員無法獲取有效信息數(shù)據(jù)進(jìn)行存貨核算，影響4S 店整合共享內(nèi)部資源，在盤點(diǎn)庫存時(shí)容易造成賬實(shí)不符。 一部分4S 店通過加大存貨庫存量來獲取廠家更多的返利，但是廠家給4S 店設(shè)置了考核機(jī)制與返利掛鉤的政策，廠家系統(tǒng)提車計(jì)劃不符合4S 店實(shí)際情況，產(chǎn)生了庫存與銷售不匹配的問題，再加上現(xiàn)有庫存管理方法不規(guī)范，容易產(chǎn)生部分車型滯銷積壓、存貨時(shí)間過長的現(xiàn)象，致使4S 店的大量資金和多余財(cái)務(wù)費(fèi)用被占用，增大了4S 店的管理成本。

(五)財(cái)務(wù)人員的流動(dòng)導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真

汽車4S 店的員工離職率偏高，財(cái)務(wù)人員流失現(xiàn)象嚴(yán)重，再加上財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)相對薄弱，財(cái)務(wù)人員沒有統(tǒng)一的處理事務(wù)方式，容易出現(xiàn)科目使用不規(guī)范、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不連貫、會(huì)計(jì)記賬不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐栴}，導(dǎo)致4S店收入和成本不匹配、往來賬目核對困難，不能反映真實(shí)的業(yè)務(wù)情況。 比如部分財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)預(yù)交定款與提車付款客戶不一致時(shí)，也會(huì)在銷售車款中籠統(tǒng)地按照最終開票入賬，售后結(jié)算也只根據(jù)賬上金額做收入而忽視不同贈(zèng)券的變現(xiàn)，人員頻繁變動(dòng)致使無人落實(shí)廠家返利情況及對接客戶應(yīng)收未收賬款，這些問題必然損害汽車4S 店的利益。

三、 汽車4S 店內(nèi)部控制優(yōu)化策略

(一)按照不相容崗位制度實(shí)施重要崗位定期輪崗制度

汽車4S 店在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循不相容崗位的分離制度來進(jìn)行活動(dòng)，比如財(cái)務(wù)部門的出納、收銀崗位人員必須要分離。 汽車4S 店管理層還需要定期檢查和不定期審計(jì)該崗位以防出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題，需要每日核對客戶車款收付是否一致，開具的發(fā)票、優(yōu)惠券的使用是否正確等工作，一旦該崗位有財(cái)務(wù)問題會(huì)讓4S 店出現(xiàn)重大損失。 汽車4S 店里的重要崗位也需要每隔三四年輪換一次，讓行政和財(cái)務(wù)等重要崗位上的負(fù)責(zé)人進(jìn)行跨區(qū)域的輪崗，或者直接在不通知本人的情況下對相關(guān)崗位工作人員進(jìn)行離崗檢查，該制度的實(shí)行可以有效監(jiān)督重要崗位工作人員的行為規(guī)范，規(guī)避人為因素造成汽車4S 店的損失。

(二)嚴(yán)格按照授權(quán)審批政策實(shí)施

財(cái)務(wù)人員收取定金時(shí)，必須以價(jià)格授權(quán)審批政策為依據(jù)嚴(yán)格審核訂單，業(yè)務(wù)人員在新車銷售過程中，銷售訂單及贈(zèng)品與客戶當(dāng)面簽字確認(rèn)，并對空白合同進(jìn)行入庫管理。 管理人員需要對售后部門事故車的維修、保養(yǎng)、贈(zèng)券等確認(rèn)并授權(quán)后，才可向客戶贈(zèng)予，嚴(yán)禁出現(xiàn)先贈(zèng)送后審批的現(xiàn)象。 行政部門審核公司日常費(fèi)用，在審核無誤后統(tǒng)一立項(xiàng)并經(jīng)由公司負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行，嚴(yán)禁各部門出現(xiàn)無報(bào)備就自報(bào)自銷的行為。 對超出權(quán)限的特殊事項(xiàng)，由管理層報(bào)備上級領(lǐng)導(dǎo)，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)商討后通過特殊業(yè)務(wù)審批后執(zhí)行。

(三)加強(qiáng)專項(xiàng)審計(jì)和常規(guī)審計(jì)日常化

內(nèi)部審計(jì)有效監(jiān)督了汽車4S 店內(nèi)部控制管理執(zhí)行情況，并能及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營決策錯(cuò)誤和管理漏洞，降低了經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。 汽車4S 店需要引進(jìn)專業(yè)的審計(jì)人員來對所經(jīng)營的業(yè)務(wù)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)和常規(guī)審計(jì)。專業(yè)的審計(jì)人員需要精通4S 店的業(yè)務(wù)流程，并由銷售、財(cái)務(wù)等各部門管理級別人員組成審計(jì)小組去檢查汽車4S 店的經(jīng)營業(yè)務(wù)，結(jié)合店內(nèi)實(shí)際經(jīng)營狀況，對4S 店在運(yùn)營過程中是否存在漏洞做出評判，對4S 店內(nèi)出現(xiàn)的異常情況進(jìn)行追查，并分析原因直至找到源頭，這樣才能有效遏制各種舞弊行為，解決4S 店存在的真正問題。 4S 店的專項(xiàng)審計(jì)和常規(guī)審計(jì)相結(jié)合可針對性地重點(diǎn)整改店內(nèi)不合理的工作流程，促進(jìn)企業(yè)健康平穩(wěn)發(fā)展。

(四)優(yōu)化內(nèi)部控制流程，合理控制庫存

汽車4S 店需要?jiǎng)討B(tài)管控庫存狀態(tài)。 在車輛入庫時(shí)工作人員要對廠家隨車商品交運(yùn)單進(jìn)行核對，并檢查車輛的整體狀況是否在運(yùn)輸途中遭受撞擊破損，再由信息員、整車入庫管理員簽字確認(rèn)。 在車輛出庫時(shí)也要全面核對整車收銀簽發(fā)的出門證是否有業(yè)務(wù)經(jīng)理、收款員、庫存管理人員的簽字確認(rèn)。 同時(shí)，管理人員需要對在庫車輛進(jìn)行定期盤點(diǎn)，及時(shí)更新車輛庫存臺(tái)賬。 此外，試駕車在賣給客戶時(shí)要按照市場的二手車價(jià)格，并對試駕車履行固定資產(chǎn)處置的審批流程，可以減少試駕車在倉庫滯留并占據(jù)4S 店監(jiān)管成本的情況。 這種嚴(yán)格的車輛出入庫的管理較好地實(shí)現(xiàn)了車輛庫存管理和整改，能夠使汽車4S 店盡可能做到動(dòng)態(tài)管控庫存。

(五)加強(qiáng)員工培訓(xùn)，控制人員流動(dòng)性

汽車4S 店應(yīng)當(dāng)保證員工的穩(wěn)定性，長期穩(wěn)定的財(cái)務(wù)人員能使4S 店的各項(xiàng)業(yè)務(wù)連貫一致，重視工作人員的培訓(xùn)工作以便培養(yǎng)專業(yè)人才，尤其是財(cái)務(wù)人員的專業(yè)培訓(xùn)，能使其深入了解4S 店的業(yè)務(wù)，再結(jié)合本身的財(cái)務(wù)專業(yè)崗位，為以后開展業(yè)財(cái)融合的工作打好基礎(chǔ)。 比如為避免出現(xiàn)代付款糾紛問題，需要客戶當(dāng)面簽訂代付款證明，使用贈(zèng)券時(shí)需要及時(shí)登記臺(tái)賬，專門人員要落實(shí)廠家返利是否順利到賬，禁止財(cái)物人員出現(xiàn)空崗現(xiàn)象等，同時(shí)4S 店還要在日常培訓(xùn)中及時(shí)講解公司新政策，讓員工適應(yīng)新要求，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，樹立全員內(nèi)控意識(shí)，讓員工認(rèn)同公司理念，切實(shí)履行內(nèi)控職責(zé)，進(jìn)而留住更多人才。

四、 結(jié)語

綜上所述，伴隨著4S 店在汽車領(lǐng)域內(nèi)數(shù)量和業(yè)務(wù)的不斷上升，其內(nèi)部控制必然會(huì)遇到更多問題。只有對汽車4S 店內(nèi)部控制現(xiàn)狀持續(xù)進(jìn)行全面思考和探索，才能更好地做出內(nèi)部控制的措施和方案。明確各部門工作責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制制度，落實(shí)每位員工的執(zhí)行力，解決所存在的問題并實(shí)施切實(shí)可行的優(yōu)化方案才能有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，提高4S 店的整體盈利水平。 現(xiàn)階段的汽車4S 店的內(nèi)部控制工作依然任重道遠(yuǎn)，只有使此項(xiàng)工作保持與時(shí)俱進(jìn)，才能不斷提高內(nèi)部控制水平，規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，解決面臨的各種新型問題，促進(jìn)4S 店整體前進(jìn)。 4S 店各部門領(lǐng)導(dǎo)也需要促進(jìn)各部門信息的交流，保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，為審計(jì)部門提供可靠的數(shù)據(jù)參考，便于制定相應(yīng)的發(fā)展決策，從根源上減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題，促進(jìn)企業(yè)未來的全面健康發(fā)展。 面對越來越激烈的市場競爭，加強(qiáng)內(nèi)部控制并不斷持續(xù)加深地優(yōu)化此項(xiàng)內(nèi)控制度，才能使4S 店在市場競爭中占據(jù)顯著優(yōu)勢，為4S 店在之后的業(yè)務(wù)開展中持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展保駕護(hù)航。