楊素華

(中海石油(中國)有限公司天津分公司,天津 300459)

1 商務(wù)采辦總體工作要求

全球經(jīng)濟(jì)下行、中美關(guān)系惡化及貿(mào)易保護(hù)主義加劇加大了外部政治、經(jīng)濟(jì)等不確定性，對中國能源供應(yīng)安全和公司海外投資經(jīng)營提出了新挑戰(zhàn)。后疫情時代全球經(jīng)濟(jì)增長乏力，疊加OPEC+與美國頁巖油的博弈，油價的不確定性仍較大。全球能源轉(zhuǎn)型趨勢加速，傳統(tǒng)油氣行業(yè)發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)日益凸顯等。

習(xí)近平總書記在主持召開起草組第一次全體會議上專門指出，國有企業(yè)在保障我國產(chǎn)業(yè)鏈、供應(yīng)鏈安全上具有十分重大的意義，在歷次應(yīng)對重大突發(fā)事件中，國有企業(yè)都發(fā)揮了不可替代的作用，必須繼續(xù)把國有企業(yè)做強(qiáng)做優(yōu)做大，任何時候都不能動搖。

接下來公司提高政治站位、增強(qiáng)大局意識，深刻認(rèn)識當(dāng)前面臨的三個形勢，做好三項任務(wù)：一是面對當(dāng)前疫情形勢，全面做好項目建設(shè)及生產(chǎn)經(jīng)營等服務(wù)、物資保障的任務(wù)；二是面對今年工作量大的形勢，實(shí)現(xiàn)提高采辦效率的任務(wù)；三是面對低油價形勢，做好采辦價格管控、降低采辦成本的任務(wù)，抓住當(dāng)前影響采辦效率和成本的主要問題，探討措施，實(shí)干見效。

2 以品類采購入手，探索采購策略差異化

面對全球疫情的不斷蔓延和發(fā)展，全球供應(yīng)鏈體系受到嚴(yán)重沖擊，商務(wù)采辦領(lǐng)域要采取有效手段，確保公司各項工作有序開展。 近年來，油氣行業(yè)仍處于困境之中，國內(nèi)外石油與天然氣產(chǎn)業(yè)的供需關(guān)系仍然是供過于求。石油企業(yè)過去傳統(tǒng)的粗放式發(fā)展模式難以繼續(xù)維持，被迫從“市場與銷售端”的企業(yè)競爭轉(zhuǎn)變到“創(chuàng)新與采購端”的供應(yīng)鏈競爭。

運(yùn)用成熟的經(jīng)濟(jì)及商務(wù)理論工具，結(jié)合目前采辦體制改革的大趨勢，以品類采購入手，探索采購策略差異化，精準(zhǔn)施策，可以提高企業(yè)采購管理方面的核心競爭力，從而使企業(yè)應(yīng)對當(dāng)前世界經(jīng)濟(jì)環(huán)境的迅速變化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)和社會目標(biāo)。

解決方案：一是夯實(shí)品類管理基礎(chǔ)，持續(xù)結(jié)合業(yè)務(wù)需求單元采辦工作習(xí)慣，編制采辦業(yè)務(wù)品類劃分規(guī)則，優(yōu)化品類管理，為業(yè)務(wù)需求單元創(chuàng)建便捷的商務(wù)采辦品類劃分查詢路徑，更好地提高采辦質(zhì)量和效率服務(wù)；二是以品類化采辦為導(dǎo)向，也能提升對品類的歷史價格、市場價格分析能力，開展成本構(gòu)成回歸分析，研判價格未來走勢，為價格談判提供堅實(shí)基礎(chǔ)。

3 以需求為驅(qū)動，將采辦前置化

目前招投標(biāo)中存在采辦人員接到采辦需求后才開始開展正常的采辦工作，存在需求內(nèi)容不了解、需求單位是否著急采辦、提報的技術(shù)資料不全等情況導(dǎo)致采辦周期變長的現(xiàn)狀，對于采辦前饋控制輸入各個環(huán)節(jié)沒有有效進(jìn)行事先控制。

解決方案:一是建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制及機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮溝通機(jī)制的作用，以及發(fā)揮采辦聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)人作用，加強(qiáng)與需求單位的溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)信息共享，及時協(xié)調(diào)解決相關(guān)問題;二是協(xié)同需求單位做好年度生產(chǎn)經(jīng)營采辦策略、項目采辦策略;三是通過對歷史合同的歸納、分析和總結(jié)，結(jié)合當(dāng)年生產(chǎn)計劃和市場情況，形成對采辦需求的合理預(yù)測，盡量安排提前采辦，變被動采辦為主動采辦;四是有效建立商務(wù)技術(shù)、相對方的溝通渠道，固定聯(lián)系人，定期交流和統(tǒng)計，對合同價格進(jìn)行動態(tài)管理，對于不符合市場行情和不滿足使用頻率的費(fèi)率價格定期調(diào)整。

4 以多贏互惠為目標(biāo)，降低采購成本

招投標(biāo)中普遍存在采辦時效低，采辦人員主動性不夠，尤其是采辦風(fēng)險意識不強(qiáng)，未做好各種采辦風(fēng)險的辨識等。解決方案:一是針對各類服務(wù)、物資識別供應(yīng)風(fēng)險，提前預(yù)判，加強(qiáng)動態(tài)跟蹤，做好應(yīng)對預(yù)案；二是采辦各個節(jié)點(diǎn)過程要進(jìn)行全面梳理，建立采辦時效跟蹤表，排查受疫情影響情況，發(fā)揚(yáng)“跑、盯、追”精神，與設(shè)備的生產(chǎn)商、貿(mào)易商或代理商密切聯(lián)系、及時跟蹤，掌握動態(tài)信息，建立動態(tài)跟蹤表；三是加強(qiáng)與業(yè)務(wù)單位溝通和反饋，做好應(yīng)對預(yù)案，將疫情產(chǎn)生的影響降到最低，加強(qiáng)與供應(yīng)商合作，建立策略供應(yīng)商能夠持續(xù)獲得利益，而采購人能夠達(dá)到總體采購成本最低，通過與供應(yīng)鏈中的上下游企業(yè)之間建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，使每個企業(yè)都發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在價值增值鏈上達(dá)到多贏互惠的效果。

5 建立快速響應(yīng)機(jī)制，以贏得競爭

招投標(biāo)中普遍存在信息溝通不暢，采辦人員無法了解項目的急迫性，需求單位也無法了解采辦項目進(jìn)展情況。解決方案：一是建立多效溝通反饋機(jī)制，根據(jù)公司周、月報制度，及時向公司反饋疫情防控期間采辦保供工作進(jìn)展；二是對于著急的采辦事項及時尋求集團(tuán)公司幫助解決；三是迅速回應(yīng)公司督辦事項和各專業(yè)協(xié)調(diào)工作組提出的采辦相關(guān)問題，并及時上報處理結(jié)果；四是指定項目聯(lián)系人與公司采辦人員進(jìn)行對接，定期上報采辦保供工作周報。

6 加強(qiáng)采辦需求標(biāo)準(zhǔn)化，建立標(biāo)準(zhǔn)采辦

招投標(biāo)中普遍存在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)多樣化，因需求單位技術(shù)人員能力問題無法準(zhǔn)確編制相關(guān)技術(shù)要求，增加了采辦的難度，導(dǎo)致采辦技術(shù)要求偏離國家或者行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。解決方案：一是加強(qiáng)采辦需求管理標(biāo)準(zhǔn)化,實(shí)現(xiàn)采辦業(yè)務(wù)全生命周期管理，促進(jìn)需求和供給相匹配，使需求計劃得到有效執(zhí)行，提升采辦項目計劃覆蓋率；二是加強(qiáng)采辦需求管理精細(xì)化，從頂層設(shè)計、計劃分析、計劃提報、后評估等方面，結(jié)合數(shù)據(jù)化與決策一體化，多維度進(jìn)行分析，優(yōu)化提升管理水平，大力優(yōu)化招標(biāo)文件質(zhì)量；三是推動招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化，建立物資品類標(biāo)準(zhǔn)化采購的技術(shù)要求等，從而實(shí)現(xiàn)多方面標(biāo)準(zhǔn)化采購。

7 優(yōu)化采辦方式，創(chuàng)新商務(wù)模式

目前海洋石油供應(yīng)商庫中，供應(yīng)商資源仍然存在不足，常規(guī)投標(biāo)的少于5家，需繼續(xù)豐富供應(yīng)商資源，加大外部競爭力度，倒逼供應(yīng)商技術(shù)和管理能力的提升。一方面引導(dǎo)強(qiáng)化質(zhì)量主體意識，進(jìn)一步發(fā)揮供應(yīng)商主體作用，嚴(yán)格落實(shí)企業(yè)質(zhì)量首負(fù)責(zé)任制和質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制；另一方面不斷強(qiáng)化質(zhì)量意識，在產(chǎn)品質(zhì)量、工程質(zhì)量、環(huán)境質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量等領(lǐng)域提高標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)全面質(zhì)量管理，提升競爭質(zhì)量能力。督促供應(yīng)商弘揚(yáng)質(zhì)量精神和工匠精神，加強(qiáng)品牌建設(shè)，保障質(zhì)量安全，導(dǎo)入先進(jìn)質(zhì)量管理體系，自覺保證產(chǎn)品質(zhì)量。

供應(yīng)商提高服務(wù)水平，在正確的時間、正確的地點(diǎn)、正確的數(shù)量、正確的狀態(tài)，用正確的商品來響應(yīng)海上工建和生產(chǎn)需求，并使總成本最??；快速服務(wù)和響應(yīng)，能夠降低供應(yīng)鏈的總成本，增加供應(yīng)商的銷售和獲利能力，同時構(gòu)建品牌競爭力，實(shí)現(xiàn)信息共享、風(fēng)險共擔(dān)、利益共存，建立長期合作伙伴關(guān)系，實(shí)現(xiàn)對客戶需求的快速反應(yīng)。

一是推動單一來源采辦轉(zhuǎn)競爭性采辦，進(jìn)一步降低外部單一來源采購比例；二是推動邀請招標(biāo)采取“公開資格預(yù)審+競談”方式，充分發(fā)掘潛在供應(yīng)商，增加采辦競爭性；三是選擇合適的關(guān)聯(lián)交易合同進(jìn)行市場化招標(biāo)嘗試，尋求更加科學(xué)合理的服務(wù)價格；四是盡可能采用最低評標(biāo)價法?？茖W(xué)合理利用綜合評標(biāo)法，提高評標(biāo)價格在評標(biāo)策略中的權(quán)重；五是積極支持國內(nèi)具備國產(chǎn)化條件的設(shè)備材料在采辦中落地，在制定采辦策略時應(yīng)當(dāng)考慮國產(chǎn)優(yōu)先戰(zhàn)略，積極為國內(nèi)先進(jìn)技術(shù)和具備條件的產(chǎn)品提供應(yīng)用的機(jī)會，推動“三新三化”項目采購政策落地；六是開展商務(wù)模式創(chuàng)新，全面推廣“工期+日費(fèi)”合同模式，設(shè)立相應(yīng)激勵條款，對部分采辦項目推動“大包”“切塊”等合同模式，充分調(diào)動作業(yè)服務(wù)隊伍提質(zhì)提效積極性。

創(chuàng)新采購模式激發(fā)商務(wù)采辦活力。實(shí)施“兩化融合”“采辦標(biāo)準(zhǔn)化”“三新三化”，是在保障供應(yīng)鏈順暢運(yùn)行的前提下的一種新生態(tài)?！熬?、細(xì)、深、嚴(yán)”，釋放公司商務(wù)改革帶來的紅利。

8 發(fā)揮集中采辦優(yōu)勢，轉(zhuǎn)變?yōu)椤伴L協(xié)+訂單”采辦

“按需采辦”導(dǎo)致合同數(shù)量增加，內(nèi)容重復(fù)，時效性低，與同一供應(yīng)商的不同合同中相同工作內(nèi)容的費(fèi)率不一致容易導(dǎo)致審計風(fēng)險，被動采辦導(dǎo)致采辦工程師缺乏采辦分析、專業(yè)提升的時間精力，不利于職業(yè)發(fā)展，結(jié)合存在的現(xiàn)狀發(fā)揮集中采辦優(yōu)勢，具體對策如下：一是要認(rèn)真分析采辦品類的類別和性質(zhì)，在相同品類跨單位、長周期整合捆綁采辦方面多做工作，尋找潛在成本降低機(jī)會，把“一單一采”轉(zhuǎn)變?yōu)椤伴L協(xié)+訂單”采辦，并加快這一模式的推廣應(yīng)用，加大集采覆蓋率，大力推廣五項費(fèi)率協(xié)議落地，五項費(fèi)率包括人員、常用工具、專屬設(shè)備及機(jī)具、主要材料和輔助材料等，通過分類更精細(xì)、條例更清晰、涵蓋范圍更廣泛，使用范圍廣，減少單獨(dú)采辦，發(fā)揮集采優(yōu)勢，降低商務(wù)采辦風(fēng)險，提升合同利用率；二是針對品類采購策略進(jìn)行創(chuàng)新性研究，尋求降低成本的可行性，提升專業(yè)品來采購價格分析能力；三是全面梳理年度協(xié)議，充分發(fā)揮集采優(yōu)勢，尋求進(jìn)一步降低成本的可能性；四是對于物資，設(shè)備進(jìn)行自動訂單加手動訂單的優(yōu)化流程的推進(jìn)，從而大大縮短采辦周期，提高采辦時效，訂單采辦具有多種結(jié)算類型，價格執(zhí)行具有靈活性，在與供應(yīng)商談判達(dá)成降價意向之后，采用訂單采辦，通過訂單結(jié)算類型的選擇高效地實(shí)現(xiàn)了合同降價的目的，避免了對大量長協(xié)的變更，真正實(shí)現(xiàn)降本增效。

9 進(jìn)行采辦全流程的管理，優(yōu)化采辦流程

在經(jīng)濟(jì)全球化迅速發(fā)展的今天，企業(yè)僅靠原有的管理模式和有限的資源已經(jīng)不能滿足快速變化的市場對企業(yè)所提出的要求。企業(yè)必須轉(zhuǎn)變經(jīng)營管理模式，對招投標(biāo)中引入采辦全流程的管理，尤其是在市場經(jīng)濟(jì)競爭激烈的環(huán)境中，在總結(jié)歷史經(jīng)驗，預(yù)測未來的基礎(chǔ)上，為公司長遠(yuǎn)性、全局性作出謀劃，為企業(yè)未來發(fā)展勾勒出整體的藍(lán)圖，因此需要進(jìn)一步梳理公司采辦全生命周期管理流程，將優(yōu)化采購需求端管理作為提高采辦效率的重點(diǎn)，要進(jìn)一步思考如何優(yōu)化采辦審批流程節(jié)點(diǎn)，如何明確采辦流程各節(jié)點(diǎn)權(quán)責(zé)清單，如何實(shí)現(xiàn)權(quán)限清晰、權(quán)責(zé)統(tǒng)一。

其一，以公司供應(yīng)鏈管理制度體系建設(shè)為契機(jī)，總結(jié)商務(wù)改革實(shí)際情況，進(jìn)一步完善商務(wù)管理制度體系，使其與公司之間供應(yīng)鏈管理工作有效銜接，切實(shí)提升制度體系的可操作性，持續(xù)地保持企業(yè)的整體效能。其二，深入開展無動態(tài)物資全面技術(shù)清查，加大無動態(tài)庫存再利用力度，降低專屬配件安全庫存量；持續(xù)優(yōu)化ERP系統(tǒng)平庫利庫流程，做到充分平庫；利用公司物資管理平臺，實(shí)現(xiàn)公司庫存的信息共享，促進(jìn)庫存更大范圍流轉(zhuǎn)，提升常規(guī)儲備物資庫存周轉(zhuǎn)率；充分發(fā)揮統(tǒng)一倉儲管理的職能，全面提升倉儲管理水平，做到強(qiáng)體系、強(qiáng)內(nèi)控，助力庫存優(yōu)化，降低庫存總額；積極應(yīng)用虛擬庫、供應(yīng)商管理庫存等先進(jìn)理念，降低無動態(tài)物資總額百分比。其三，深耕供應(yīng)商管理。在公司實(shí)現(xiàn)以品類劃分為基礎(chǔ)的供應(yīng)商資源基礎(chǔ)上，梳理公司供應(yīng)商類型、數(shù)量和質(zhì)量。通過供應(yīng)商產(chǎn)品類別細(xì)分結(jié)合品類化管理，完成庫內(nèi)供應(yīng)商與現(xiàn)有采辦品類的對應(yīng)。通過注冊制拓寬資源通道，多角度、全方位對供應(yīng)商進(jìn)行績效考核，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的優(yōu)選，助力提高集團(tuán)公司資源配置效率，加大供應(yīng)保障能力和競爭性。其四，要圍繞公司的發(fā)展方向?qū)崟r進(jìn)行動態(tài)重構(gòu)，對于合作伙伴、資源集成、業(yè)務(wù)流程和相關(guān)制度重組以及敏捷性要實(shí)時進(jìn)行動態(tài)重構(gòu)，滿足用戶多樣化需求，定制“個性化流程”，以適應(yīng)未來變化多端的經(jīng)濟(jì)環(huán)境。

10 加強(qiáng)采辦監(jiān)督管理，開展主動監(jiān)督

目前招投標(biāo)中存在招標(biāo)人與采購人的常規(guī)溝通渠道不暢、投標(biāo)人的常規(guī)訴求不能及時得到有效溝通或回應(yīng)，導(dǎo)致異議變投訴、投訴變舉報、一般問題擴(kuò)大化。一是為加強(qiáng)落實(shí)招投標(biāo)中采辦主體監(jiān)督責(zé)任，通過采辦監(jiān)督人員，開展主動監(jiān)督，完善監(jiān)督機(jī)制，做到合規(guī)監(jiān)督和有效監(jiān)督，關(guān)注采辦效率和采辦結(jié)果的合理性；二是推動信息公開，引導(dǎo)供應(yīng)商合理合法表達(dá)訴求，隨著采辦信息公開的實(shí)施，供應(yīng)商能夠從計劃、招標(biāo)、開標(biāo)和定標(biāo)等各個環(huán)節(jié)，合法得到包括招標(biāo)文件、唱標(biāo)情況、評分和評價情況；三是建立供應(yīng)商評價機(jī)制，對于合同執(zhí)行完畢按照供應(yīng)商制度進(jìn)行評價，以協(xié)同商務(wù)、需求單位模式多方位進(jìn)行評價，最終實(shí)現(xiàn)雙贏。

11 建立一支高素質(zhì)采辦隊伍，加大培訓(xùn)力度

目前招投標(biāo)存在對采辦人員要求不統(tǒng)一、對工作保密程序重視不夠、對市場價格研判能力不夠、學(xué)習(xí)新的招投標(biāo)相關(guān)制度不夠及時、采辦人員工作積極性不夠等問題。具體應(yīng)從以下三點(diǎn)改進(jìn)：一是建立一支高素質(zhì)采辦隊伍，加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，提升黨性修養(yǎng)，加大采辦人員培訓(xùn)專業(yè)技能力度；二是辨識防范采辦風(fēng)險，依法合規(guī)運(yùn)營，加強(qiáng)采辦人員的“底線”“紅線”意識，增強(qiáng)拒腐防變的自覺性、堅定性、增強(qiáng)使命感和責(zé)任感；三是不斷學(xué)習(xí)新的招投標(biāo)知識，提高采辦人員市場價格分析能力，通過對人的思想、心理和行為進(jìn)行有效管理，充分發(fā)揮人的主觀能動性，從而達(dá)到人力資源價值的充分發(fā)揮，以實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)和個人的需求。