文/昭通市人民政府辦公室 常開敏

提高行政事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化水平、加強(qiáng)人事管理效率、合理運(yùn)用人力資源，是促進(jìn)行政事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展的重要前提。相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前行政事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問題，導(dǎo)致人事檔案的效能無法得到最大程度的發(fā)揮。隨著行政事業(yè)單位改革的不斷深入，提高人事檔案管理的規(guī)范化水平勢在必行，這就要求行政事業(yè)單位必須完善現(xiàn)階段的人事檔案管理模式，注重人事檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，促進(jìn)行政事業(yè)單位的長久發(fā)展。

一、規(guī)范行政事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義

（一）有利于提高工作效率和工作質(zhì)量。行政事業(yè)單位的用人制度會隨著社會經(jīng)濟(jì)事業(yè)的發(fā)展不斷改革，而崗位人員的流動性也會隨之增加，因此，提升行政事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化水平顯得尤為重要。首先，規(guī)范化的人事檔案管理可以確保行政單位快速及時掌握相關(guān)人員的詳細(xì)資料，縮短查詢時間，減輕人事檔案管理人員的工作壓力，從而提高工作效率。其次，規(guī)范化的人事檔案管理可以給行政事業(yè)單位提供重要的管理資料參考，確保行政單位充分了解每位員工的工作情況，完成相關(guān)的培訓(xùn)、考核、晉升等工作安排，幫助管理者做出高質(zhì)量的決策，從而強(qiáng)化行政事業(yè)單位的管理質(zhì)量。最后，提升人事檔案管理的規(guī)范化水平，還可以幫助行政事業(yè)單位管理者準(zhǔn)確評估單位員工的工作質(zhì)量和工作效率，及時進(jìn)行調(diào)整，從而打造一支高質(zhì)量、高素質(zhì)的員工隊(duì)伍，提升行政事業(yè)單位的工作水平。

（二）可以反映行政事業(yè)單位的發(fā)展情況。人員流動已經(jīng)成為現(xiàn)階段行政事業(yè)單位發(fā)展過程中普遍存在的情況，因此，人事檔案需要更準(zhǔn)確、更及時、更全面、更詳細(xì)地記錄行政事業(yè)單位的人員流動情況，保證行政事業(yè)單位日常的管理工作可以順利進(jìn)行。人員的數(shù)量規(guī)模和人員崗位的變動情況是行政事業(yè)單位發(fā)展水平的直接體現(xiàn)，而規(guī)范化的人事檔案管理可以更直觀地反映行政事業(yè)單位在不同發(fā)展階段的人員配置情況，幫助行政事業(yè)單位管理者完成相應(yīng)的人才招聘和人才培養(yǎng)計(jì)劃，滿足行政事業(yè)單位不斷發(fā)展的工作需求。

二、目前行政事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）對人事檔案管理規(guī)范化的重視程度不足。行政事業(yè)單位對人事檔案管理的重視度不足是阻礙其實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理的重要因素之一。目前，不少行政事業(yè)單位仍對人事檔案管理存在較多錯誤認(rèn)知，如缺少系統(tǒng)化的管理制度和辦法，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案管理碎片化、邊緣化。除此之外。行政事業(yè)單位并未提供充足的財(cái)力、人力和物力資源，致使人事檔案管理水平無法得到有效提高，其對行政事業(yè)單位的作用也無法得到最大程度的發(fā)揮。例如，一些行政事業(yè)單位雖然將人事檔案錄入了相關(guān)的軟件系統(tǒng)，但由于缺乏人員的維護(hù)或技術(shù)的支持，使得人事檔案在錄入系統(tǒng)后并不能得到充分利用，難以達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理，影響了人事檔案管理工作的開展。

（二）人事檔案管理人員的專業(yè)能力有待提高。行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)，管理人員的專業(yè)水平尤為重要。然而現(xiàn)階段行政事業(yè)單位大部分的人事檔案管理人員并不專業(yè)，缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，只能完成基本的檔案管理工作，在提高人事檔案管理的工作質(zhì)量上無法發(fā)揮積極作用。不僅如此，部分行政事業(yè)單位一味追求降低管理成本，并未注重人事檔案管理的培訓(xùn)和考核，導(dǎo)致人事檔案管理的工作變得更加混亂。除此之外，部分行政事業(yè)單位并未完善相關(guān)的人事檔案管理制度，致使人事檔案管理人員的實(shí)際工作缺乏支持，容易出現(xiàn)散漫、隨意的工作態(tài)度，在一定程度上阻礙了人事檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。

（三）人事檔案管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)型。行政事業(yè)單位的改革得到了國家的大力支持，部分行政事業(yè)單位也隨之發(fā)現(xiàn)了現(xiàn)階段人事檔案管理的不足，開始采用相應(yīng)的改革措施，但仍然受到傳統(tǒng)人事檔案管理模式的影響，在改革過程中存在效率不高、管理方式不規(guī)范等情況。提高行政事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化水平不是一蹴而就的，而是一個長時間的發(fā)展過程，在這個過程中維持原有的管理模式和管理特點(diǎn)，會導(dǎo)致其不良情況變得更加顯著。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，不管是檔案的收集、整理、存檔、保管，還是后續(xù)的調(diào)閱、查詢等工作，大部分都是由人工完成，工作效率較低，如果不及時向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)型，會明顯降低人事檔案管理的規(guī)范化水平。

三、提高行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平的有效對策

（一）優(yōu)化人事檔案管理規(guī)范化機(jī)制?，F(xiàn)階段，隨著我國檔案法治建設(shè)規(guī)范化水平的不斷提高，行政事業(yè)單位應(yīng)積極響應(yīng)國家的政策，從管理制度出發(fā)，進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理規(guī)范化水平。這就要求行政事業(yè)單位建立健全的人事檔案管理相關(guān)機(jī)制，使人事檔案管理有法可依。首先，行政事業(yè)單位需要根據(jù)現(xiàn)階段市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展特點(diǎn)，樹立人事檔案管理的規(guī)范化目標(biāo)，通過擴(kuò)大行政事業(yè)單位內(nèi)部宣傳力度的方式，強(qiáng)化行政事業(yè)單位管理者的建設(shè)意識。同時通過建立《人事檔案管理規(guī)范》進(jìn)一步強(qiáng)化相關(guān)部門與管理人員的認(rèn)知水平，提高其在管理方面的配合度，繼而確保人事檔案部門工作的開展能夠有序、高效且規(guī)范化。其次，行政事業(yè)單位管理者需要為人事檔案管理提供充足的人力、物力和財(cái)力支持，并根據(jù)自身單位的實(shí)際情況完善人事檔案規(guī)范化管理獎懲制度，提高管理人員規(guī)范化管理意識和自主性，從而提升人事檔案管理的規(guī)范化水平。除此之外，行政事業(yè)單位要將人事檔案管理制度落實(shí)到各個部門與單位員工身上，優(yōu)化相關(guān)的追責(zé)和獎勵制度，從而提高人事檔案管理工作的效率，促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。最后，行政事業(yè)單位管理者需要密切關(guān)注不同階段人事檔案管理的情況，通過定期組織開展以“人事檔案規(guī)范化管理”為主題的交流會，讓相關(guān)管理人員就現(xiàn)階段工作存在的問題、難點(diǎn)、解決策略發(fā)表自己的看法，提出問題、分析問題，并結(jié)合提出的意見建立完善的人事檔案管理機(jī)制，優(yōu)化行政事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)對人事檔案管理人員專業(yè)能力的培訓(xùn)。人事檔案管理人員作為人事檔案管理工作的踐行者，其專業(yè)水平的高低直接影響著人事檔案管理的規(guī)范化建設(shè)成果。為此，加強(qiáng)對人事檔案管理人員相關(guān)專業(yè)知識與技能的培訓(xùn)，是提升行政事業(yè)單位人事檔案管理的主要路徑之一。首先，在人才招聘階段，需要將人事檔案管理的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)水平明確列入招聘要求中，避免聘用缺乏人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員，為組建一支高素質(zhì)、高質(zhì)量、高效率的人事檔案管理隊(duì)伍打下良好的人才基礎(chǔ)。其次，要結(jié)合實(shí)際管理情況，進(jìn)一步完善與人事檔案管理規(guī)范化水平相關(guān)的培訓(xùn)內(nèi)容，如人事檔案管理人員的責(zé)任意識與規(guī)范化管理意識，以及信息化與數(shù)字化在人事檔案管理中的技能培訓(xùn)等。在實(shí)際的培訓(xùn)過程中，需要充分考慮人事檔案管理人員的個體情況，根據(jù)其實(shí)際的學(xué)習(xí)能力和工作能力，適當(dāng)調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容，確保人事檔案管理隊(duì)伍的人員均能充分理解、吸收并運(yùn)用所學(xué)內(nèi)容。除此之外，行政事業(yè)單位需要制定明確的獎懲制度，針對工作質(zhì)量高、工作態(tài)度良好、工作積極性高的員工，給其提供一定的績效獎金，并將其視為人事檔案管理部門的優(yōu)秀骨干進(jìn)行培養(yǎng)，激勵其在人事檔案管理工作中繼續(xù)保持積極主動的工作態(tài)度，使得人事檔案管理能夠向規(guī)范化邁進(jìn)；針對工作質(zhì)量一般，且工作態(tài)度較差的員工，按實(shí)際情況給予警告、停職或行政處罰，若其仍然以消極的態(tài)度面對工作，行政事業(yè)單位可讓其自行離職，避免因此降低整個部門的工作效率和工作質(zhì)量，阻礙人事檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。

（三）轉(zhuǎn)變行政事業(yè)單位人事檔案管理思維。為行政事業(yè)單位的管理提供服務(wù)是人事檔案管理的最終目標(biāo)，管理思維的轉(zhuǎn)變是提升人事檔案管理規(guī)范化水平的基礎(chǔ)。只有相關(guān)管理人員擯棄以往落后的人事檔案管理模式，才能實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平的提升。因此，為順應(yīng)現(xiàn)代社會和行政事業(yè)單位的發(fā)展需求，需要重點(diǎn)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理人員的管理思維。首先，行政事業(yè)單位需要根據(jù)國家的法律法規(guī)完善相關(guān)的人事檔案管理制度，明文規(guī)定人事檔案管理的操作標(biāo)準(zhǔn)、操作法則和專業(yè)規(guī)定等內(nèi)容，為人事檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程提供服務(wù)，確保管理人員的每項(xiàng)工作都有充足的制度保障，提升人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平和專業(yè)水平。其次，行政事業(yè)單位需要重點(diǎn)考慮現(xiàn)階段人事檔案管理部門的工作特點(diǎn)，形成專業(yè)的人事檔案管理系統(tǒng)，通過設(shè)置各分支模塊、系統(tǒng)、專業(yè)軟件的方式，從源頭上豐富和拓寬行政事業(yè)單位人事資料的收集方式，建立系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的人事檔案信息收集系統(tǒng)，在提高人事檔案收集渠道安全性和可靠性的同時，優(yōu)化人事檔案管理人員的工作成果。最后，在完善人事檔案管理系統(tǒng)的同時，還可以構(gòu)建相關(guān)的人事檔案管理系統(tǒng)各分支子系統(tǒng)的聯(lián)動機(jī)制，保證人事檔案管理信息既能進(jìn)來，又能出去，同時建立人事檔案聯(lián)用機(jī)制，不僅可以確保人事檔案在收集過程中的完整性和準(zhǔn)確性，又可以拉近行政事業(yè)單位各部門與人事檔案管理部門之間的聯(lián)系，增強(qiáng)部門與部門之間的凝聚力，在一定程度上提高人事檔案管理的規(guī)范化水平。

四、結(jié)語

總的來說，人事檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程是行政事業(yè)單位長久發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，但提升人事檔案管理的規(guī)范化水平需要較長的時間，在這個發(fā)展過程中，行政事業(yè)單位不僅要及時發(fā)現(xiàn)并解決現(xiàn)階段人事檔案管理工作中的不足，重視提升人事檔案管理規(guī)范化水平，建立健全人事檔案管理的規(guī)范化機(jī)制，還要加強(qiáng)對人事檔案管理人員專業(yè)能力的培訓(xùn)，組建一支高素質(zhì)、高質(zhì)量、高效率的人事檔案管理隊(duì)伍，更要轉(zhuǎn)變行政事業(yè)單位人事檔案管理思維，不斷尋找更科學(xué)、更合理的人事檔案管理新模式，從而優(yōu)化行政事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程，最大程度發(fā)揮人事檔案管理在行政事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用。