文/濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 李曉雯

一、歸檔管理模式概述

（一）“雙套制”模式。對(duì)于“雙套制”模式來(lái)說(shuō)，其強(qiáng)調(diào)的是紙質(zhì)版與電子版一起保存，進(jìn)而進(jìn)行統(tǒng)一檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量。“雙套制”電子檔案歸檔管理較為復(fù)雜，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，管理模式的價(jià)值難以發(fā)揮。由于我國(guó)電子檔案法律政策不健全，導(dǎo)致對(duì)檔案的保護(hù)力度不足，無(wú)法發(fā)揮“雙套制”模式的價(jià)值。第二，存在安全缺陷。由于電子檔案可以復(fù)制，且被更改的可能性較大，難以實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面保護(hù)，形成安全隱患。由此可見(jiàn)，“雙套制”歸檔管理模式的應(yīng)用不可忽視，必須以安全為基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)合理管理方案，進(jìn)而延長(zhǎng)文件的保存時(shí)間，滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要。

（二）“單套制”模式。目前，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案開(kāi)始取代紙質(zhì)文件。特別是“單套制”模式的出現(xiàn)，使得檔案管理過(guò)程發(fā)生了變化?！皢翁字啤蹦Ｊ揭孕畔⒓夹g(shù)為基礎(chǔ)，不僅可以有效掌握電子檔案的屬性，而且可以改善電子檔案的完整性，強(qiáng)化其真實(shí)性，最大化預(yù)防檔案信息被篡改的現(xiàn)象，為電子檔案歸檔管理的順利進(jìn)行創(chuàng)造條件。近年來(lái)，電子檔案“單套制”發(fā)展迅速，對(duì)應(yīng)的單軌制管理試點(diǎn)工作也順利開(kāi)展?！皢翁字啤蹦Ｊ降膹V泛應(yīng)用，使得電子政務(wù)功能得到充分發(fā)揮，確保了電子檔案歸檔與電子檔案管理工作健康穩(wěn)步推進(jìn)，國(guó)家賦予了電子簽名、電子檔案相應(yīng)的法律效力。隨著檔案管理保護(hù)措施的制定，電子檔案擁有了與紙質(zhì)檔案一樣的法律效力，特別是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》出臺(tái)以后，電子會(huì)計(jì)資料可用電子形式進(jìn)行歸檔保存，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了檔案管理質(zhì)量的提升。

二、電子檔案“單套制”歸檔管理的優(yōu)化策略

隨著科技的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，電子檔案“單套制”歸檔管理模式有著諸多的優(yōu)勢(shì)，是未來(lái)發(fā)展的必然。盡管如此，電子檔案“單套制”歸檔管理仍然困難重重，無(wú)法實(shí)現(xiàn)管理理念的革新，相關(guān)管理制度與法律法規(guī)也不完善，影響了電子檔案“單套制”歸檔模式的推廣。要想有效解決上述問(wèn)題，相關(guān)單位需要制定合理的策略，加大對(duì)電子檔案“單套制”管理模式的推廣力度。

（一）保障電子檔案的真實(shí)性和安全性。要想將檔案資源模式變?yōu)殡娮幽Ｊ?，就必須考慮安全因素，確保檔案資源足夠安全與真實(shí)。由于網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境復(fù)雜多變，電子檔案的安全性與真實(shí)性容易受到干擾，形成錯(cuò)誤的信息，給管理工作帶來(lái)壓力。因此，相關(guān)單位在落實(shí)電子檔案“單套制”歸檔管理時(shí)，必須高度重視安全問(wèn)題。第一，結(jié)合電子檔案的形式對(duì)其實(shí)施分類(lèi)，尤其是選擇高質(zhì)量的存儲(chǔ)介質(zhì)，確保文件的安全性。另外，電子檔案收集方式必須合理，進(jìn)而確保檔案信息更加真實(shí)、全面、系統(tǒng)。第二，提高存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性。在電子檔案歸檔時(shí)，要想有效預(yù)防病毒和黑客的影響，必須利用安全介質(zhì)，一旦出現(xiàn)安全問(wèn)題，可及時(shí)轉(zhuǎn)移電子檔案。影響存儲(chǔ)介質(zhì)安全性的因素較多，為此，不僅要考慮介質(zhì)的質(zhì)量、效率因素，還需要考慮防磁、濕溫度等因素。第三，不斷提高網(wǎng)絡(luò)信息的安全性，盡可能強(qiáng)化電子檔案登錄認(rèn)證系統(tǒng)，根據(jù)用戶(hù)的需求制定差異化的登錄權(quán)限。與此同時(shí)，研究加密技術(shù)和防火墻技術(shù)，并廣泛應(yīng)用于歸檔系統(tǒng)中，避免病毒侵入，從而使得電子檔案數(shù)據(jù)的安全性大幅度提升。

（二）加強(qiáng)電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型和規(guī)范化建設(shè)。隨著電子檔案“單套制”歸檔模式的廣泛應(yīng)用，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型在所難免。隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案歸檔模式會(huì)發(fā)生巨大改變，且相關(guān)流程也會(huì)出現(xiàn)重大變動(dòng)。由此可見(jiàn)，數(shù)字化管理方式必然會(huì)永久貫穿檔案文件中。而現(xiàn)在，我國(guó)的電子檔案“單套制”歸檔模式還不完善，因此，在實(shí)踐中，相關(guān)部門(mén)必須給予政策與制度方面的協(xié)助。第一，國(guó)家必須結(jié)合電子檔案“單套制”歸檔的實(shí)際情況，頒布對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)，促進(jìn)業(yè)務(wù)的發(fā)展。第二，基層單位和檔案管理部門(mén)任務(wù)繁重，必須結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際需求，以國(guó)家法律法規(guī)為前提，設(shè)置有效的電子檔案“單套制”歸檔文件與準(zhǔn)則，同時(shí)就電子檔案“單套制”歸檔的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)定。與此同時(shí)，根據(jù)電子檔案“單套制”歸檔相關(guān)工作的實(shí)際需要，構(gòu)建合理的考核制度，從而充分調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員的工作積極性，確保檔案管理工作能夠保質(zhì)保量完成。

（三）完善機(jī)構(gòu)職能和對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)。在新時(shí)代發(fā)展進(jìn)程中，為了能夠使得電子檔案“單套制”歸檔管理工作順利開(kāi)展，每一個(gè)部門(mén)與單位應(yīng)該盡職盡責(zé)，加大對(duì)相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，定期開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)。第一，明確劃分辦公室和檔案管理部門(mén)的相關(guān)責(zé)任，要求檔案管理部門(mén)擔(dān)負(fù)起責(zé)任，負(fù)責(zé)電子檔案“單套制”管理的基本內(nèi)容，確保電子檔案“單套制”管理工作的合理性，進(jìn)而能夠高效率地完成工作。第二，嚴(yán)格貫徹落實(shí)檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作。制定科學(xué)合理的培訓(xùn)計(jì)劃，完善培訓(xùn)要求，從而確保管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不斷強(qiáng)化，尤其是實(shí)現(xiàn)服務(wù)理念的及時(shí)革新，以滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需求。此外，構(gòu)建高質(zhì)量的檔案管理團(tuán)隊(duì)，強(qiáng)化檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，使其滿(mǎn)足電子檔案“單套制”歸檔管理工作發(fā)展的實(shí)際要求。

三、電子檔案“單套制”歸檔管理的系統(tǒng)研發(fā)

目前，電子檔案“單套制”檔案管理辦法已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，再加上人工智能技術(shù)的引入，使得管理效率不斷提升。另外，我國(guó)重視辦公自動(dòng)化技術(shù)的研究，其可與“單套制”歸檔管理相結(jié)合，建立一種全新的電子檔案自動(dòng)單套歸檔管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)內(nèi)包含了辦公自動(dòng)化和電子檔案管理兩個(gè)子系統(tǒng)，并具有其所有的特點(diǎn)和功能，不僅能夠?qū)⒃械碾娮訖n案自動(dòng)化歸類(lèi)，而且能保護(hù)檔案的真實(shí)、完整性，并給予安全保障，實(shí)現(xiàn)永久保存。另外，該系統(tǒng)還能生成一套科學(xué)的電子檔案自動(dòng)歸檔流程，確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化?！皢翁字啤睔w檔管理系統(tǒng)的運(yùn)行需要數(shù)據(jù)庫(kù)的支持，其可確保電子檔案的安全、真實(shí)，提高電子檔案的可信度、可靠度，從而為查詢(xún)者、調(diào)取者等多種客戶(hù)提供真實(shí)有效的記錄，便于他們對(duì)檔案資源的再利用。在這個(gè)系統(tǒng)中，會(huì)應(yīng)用到許多新型的科學(xué)技術(shù)手段，并在人工智能的輔助下，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行的全自動(dòng)化。

（一）“一”個(gè)規(guī)范的系統(tǒng)流程?！皢翁字啤睔w檔管理流程必須規(guī)范，其不僅要加快電子檔案的自動(dòng)化建設(shè)，還要具備檔案的自動(dòng)整理、分類(lèi)和有效存儲(chǔ)、調(diào)取功能。管理流程既要符合電子檔案管理的信息化、自動(dòng)化要求，還要滿(mǎn)足檔案的完整性和安全性，確保適用于各大綜合信息管理的企事業(yè)單位，特別是黨政部門(mén)等。

1.發(fā)文流程。首先，對(duì)于各企事業(yè)單位的文件管理來(lái)說(shuō)，要經(jīng)過(guò)審評(píng)后蓋章發(fā)文，形成正式的發(fā)文文書(shū)。其次，紙質(zhì)的文書(shū)檔案可直接形成電子檔案，這個(gè)過(guò)程需要人工智能和辦公自動(dòng)化技術(shù)的幫助。另外，電子檔案的版面中將自動(dòng)生成電子印章，以通用格式作為標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式。最后，通過(guò)“四性”檢測(cè)成為標(biāo)準(zhǔn)的電子文書(shū)檔案，然后進(jìn)行專(zhuān)業(yè)封裝保存并進(jìn)行檔案管理。

2.收文流程。本系統(tǒng)直接鏈接省級(jí)政府部門(mén)的電子檔案交換平臺(tái)，公文交換平臺(tái)通過(guò)自動(dòng)化辦公接收所有公文。首先，外部來(lái)源的電子文件在平臺(tái)被接收之后，可進(jìn)行自動(dòng)化辦公處理，生成標(biāo)準(zhǔn)格式，報(bào)送上級(jí)等待批示。其次，外部來(lái)源的紙質(zhì)文件，通過(guò)辦公自動(dòng)化的自動(dòng)掃描，先生成電子版文件，應(yīng)用發(fā)文流程，制成標(biāo)準(zhǔn)化電子文書(shū)，報(bào)送上級(jí)等待批示。最后，經(jīng)過(guò)批示、承辦、傳閱后進(jìn)行自動(dòng)歸檔，生成標(biāo)準(zhǔn)的電子文件檔案，在經(jīng)過(guò)格式轉(zhuǎn)換、分類(lèi)保存和“四性”檢測(cè)之后，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)封裝保存并進(jìn)行檔案管理。對(duì)于電子檔案的歸檔，借助智能輔助功能計(jì)算保管期限，并進(jìn)行期限值的科學(xué)預(yù)測(cè)，通過(guò)具體的線上審核、確認(rèn)后，傳輸至電子檔案管理的一體化辦公系統(tǒng)，開(kāi)展有效的檔案管理工作。

（二）“一”個(gè)可行的歸檔管理系統(tǒng)。本研究系統(tǒng)與文檔一體化管理技術(shù)相結(jié)合，根據(jù)具體需求完善電子歸檔管理系統(tǒng)，從而將檔案轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案數(shù)據(jù)。電子檔案的辦理和歸檔過(guò)程復(fù)雜，有標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)管理特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在背景、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容等數(shù)據(jù)上，檔案數(shù)據(jù)必須完成“四性”檢測(cè)，然后予以封裝歸檔，這樣的電子檔案管理與數(shù)據(jù)處理模式一樣，確保了信息的真實(shí)性、完整性。另外，電子檔案歸檔管理系統(tǒng)在原有的基礎(chǔ)上增加了查詢(xún)功能，管理人員只需要輸入所需檔案的基本信息，就可以在短時(shí)間內(nèi)獲得檔案。歸檔管理系統(tǒng)基本實(shí)現(xiàn)了電子檔案管理模式的革新，尤其是拓展了管理范圍，符合檔案管理的要求。電子公文擴(kuò)展元數(shù)據(jù)至關(guān)重要，其包含著復(fù)雜的內(nèi)容，既包括軟硬件環(huán)境，又包括信息處理技術(shù)，擔(dān)負(fù)著信息的處理和分析任務(wù)。從宏觀角度來(lái)看，信息處理功能有5部分，即處理類(lèi)型、處理者、處理部門(mén)、處理時(shí)間、處理結(jié)果，必要時(shí)可根據(jù)需求進(jìn)行調(diào)整，也可以增加功能項(xiàng)目，讓檔案管理系統(tǒng)更加完善。

（三）“一”套歸檔管理一體化系統(tǒng)。本系統(tǒng)的文檔一體化管理模式屬于“單套制”電子檔案管理的革新，不僅要求體現(xiàn)檔案的真實(shí)性和安全性，還要求電子檔案結(jié)構(gòu)管理方案的一致性，確保符合文檔一體化系統(tǒng)的要求，為檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的發(fā)揮提供保障。

1.系統(tǒng)業(yè)務(wù)邏輯架構(gòu)。文檔一體化系統(tǒng)內(nèi)容復(fù)雜，可分為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)兩種，為兩種模式提供了信息連通的渠道，確保分支平臺(tái)與總平臺(tái)的聯(lián)系。另外，文檔一體化系統(tǒng)配套數(shù)據(jù)庫(kù)和管理平臺(tái)、應(yīng)用平臺(tái)，可開(kāi)展具體的電子文書(shū)管理工作。本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)邏輯架構(gòu)從上至下分為三層。首先，在接入層接收不同用戶(hù)的服務(wù)要求；其次，在資源層進(jìn)行相應(yīng)的服務(wù)內(nèi)容查詢(xún)；最后，通過(guò)應(yīng)用層和服務(wù)層操作，根據(jù)客戶(hù)要求，對(duì)查詢(xún)的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的傳送、調(diào)取等服務(wù)。通過(guò)這個(gè)業(yè)務(wù)邏輯流程，為不同客戶(hù)提供個(gè)性化服務(wù)，并進(jìn)行有效的監(jiān)管和安全監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)邏輯，并確保各層級(jí)的獨(dú)立，協(xié)調(diào)各層級(jí)的有效溝通，最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)要求和系統(tǒng)目標(biāo)。

2.系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)。在文檔一體化系統(tǒng)的幫助下，生成標(biāo)準(zhǔn)電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效管理。從功能角度來(lái)看，文檔一體化系統(tǒng)表現(xiàn)在多個(gè)方面。第一，辦公自動(dòng)化子系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)綜合的平臺(tái)，在運(yùn)行正常的文書(shū)、文件自動(dòng)化辦公后，生成分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)化電子文書(shū)，包含多個(gè)系統(tǒng)管理模塊。第二，電子檔案管理子系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相互連通，通過(guò)統(tǒng)一賬戶(hù)進(jìn)行登錄并運(yùn)行工作，最終實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。本系統(tǒng)包括多個(gè)管理系統(tǒng)和多個(gè)模塊，共同參與電子檔案的生成和管理，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案“單套制”管理。通過(guò)文檔一體化系統(tǒng)，可以對(duì)電子文件從形成、歸檔到電子檔案管理全生命周期進(jìn)行閉環(huán)管理，確保各流程環(huán)節(jié)程序規(guī)范、過(guò)程可溯，實(shí)現(xiàn)文檔一體化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)際應(yīng)用。

文檔一體化系統(tǒng)有著諸多的優(yōu)勢(shì)，尤其是便捷了檔案的形成流程，最大化節(jié)約了檔案資源的歸檔時(shí)間。文檔一體化系統(tǒng)的特點(diǎn)是實(shí)行閉環(huán)管理，此時(shí)，各個(gè)部分的管理必須按照規(guī)范進(jìn)行，降低了失誤的發(fā)生。一般來(lái)說(shuō)，文檔一體化系統(tǒng)對(duì)檔案資源進(jìn)行了處理，形成了規(guī)范化的圖像資料，再加上科技手段的融入，使得電子信息的真實(shí)性得到保障。另外，正是由于歸檔資源以圖像的形式儲(chǔ)存，所以，檔案資源的可視化屬性不斷增加，滿(mǎn)足了檔案的查閱和管理需求，也為檔案信息的比對(duì)創(chuàng)造了條件。由此可見(jiàn)，圖像檔案管理實(shí)現(xiàn)了檔案資源的“微縮”，不僅提高了資料信息的真實(shí)性，而且推進(jìn)了“單套制”管理的應(yīng)用，符合時(shí)代的發(fā)展需求。

（四）成果推廣應(yīng)用情況。2016年，A省檔案局（館）正式引入了單套單軌制管理模式，推動(dòng)了電子檔案管理的發(fā)展，使得電子檔案的管理更加高效。2017年，單套單軌制管理模式不斷推廣，成了省內(nèi)常見(jiàn)的電子檔案管理方式。在試點(diǎn)中，相關(guān)部門(mén)就提出了“文檔一體化”思路，要求不斷完善電子檔案形成流程，優(yōu)化檔案管理制度，尤其是提升檔案資源的歸檔管理質(zhì)量。2019年，A省檔案局對(duì)“文檔一體化”思路進(jìn)行了完善，并開(kāi)始應(yīng)用在檔案管理實(shí)踐中，提出了《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔一體化管理技術(shù)規(guī)范》，要求電子檔案管理必須在規(guī)范下開(kāi)展。2020年11月24日，文檔一體化系統(tǒng)順利實(shí)施，并得到了廣泛認(rèn)可，此時(shí)，“三包兩結(jié)構(gòu)一體化”理念全面應(yīng)用?！叭睆?qiáng)調(diào)的是信息的內(nèi)容包、查包和管理包，可改善檔案管理工作的效率；“兩結(jié)構(gòu)”代表的是擴(kuò)展元數(shù)據(jù)和基本原數(shù)據(jù)，該部分是系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，屬于系統(tǒng)的核心技術(shù)；“一體化”即實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理?！叭鼉山Y(jié)構(gòu)一體化”理念完全融合了檔案管理的基本要求，并完善了管理流程，使得管理效率顯著提升，確保了檔案管理過(guò)程的安全性?！叭鼉山Y(jié)構(gòu)一體化”管理模式的出現(xiàn)是時(shí)代發(fā)展的必然，而其與A省檔案局（館）的結(jié)合屬于大膽的嘗試，在一定程度上推動(dòng)了檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，彌補(bǔ)了電子檔案的不足。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展，過(guò)去的電子檔案“雙套制”歸檔模式早已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，而廣泛應(yīng)用“單套制”歸檔管理模式是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，相關(guān)部門(mén)與單位的相關(guān)工作人員必須及時(shí)革新檔案管理理念，既要廣泛采用現(xiàn)代化的“系統(tǒng)管理”理念，同時(shí)要在制度、人才、資金以及技術(shù)四個(gè)方面為電子檔案“單套制”管理模式的應(yīng)用提供基礎(chǔ)保障，使電子檔案“單套制”管理質(zhì)量得到全面提高。