文/成都市第三人民醫(yī)院 吳擁軍

目前，醫(yī)院檔案管理水平得到很大的提高，但還存在很多的問題。具體表現(xiàn)如下：一是個別醫(yī)院領導對于檔案管理工作的重要性認識不到位，檔案管理意識還比較淡薄，對檔案管理工作缺乏足夠的重視；二是個別醫(yī)院目前沒有形成系統(tǒng)明確的制度化、規(guī)范化、科學化的檔案管理體系；三是個別醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)及理論水平離本職要求差距較大；四是由于個別醫(yī)院經(jīng)費不足、用房緊張，存在檔案存放不規(guī)范的問題。所以醫(yī)院在檔案管理方面需要不斷完善，醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)效有待加強。

一、醫(yī)院應建立健全檔案管理機制體系

醫(yī)院抓好檔案管理工作，是保障檔案管理工作健康有序發(fā)展的重要條件，也體現(xiàn)著醫(yī)院在發(fā)展過程中所取得的成就，要逐步建立起科學的檔案管理體系，才能減少檔案管理工作的很多隨意性和不確定性。要想達到檔案管理的科學、規(guī)范，必須建立健全醫(yī)院檔案管理制度及相關措施，這些制度和措施對于醫(yī)院檔案管理工作來說是非常重要的。為充分調(diào)動檔案管理人員工作的積極性，應做好如下幾點：一是建立健全醫(yī)院檔案管理相關的規(guī)章制度，在檔案管理制度中融入獎懲條款；二是規(guī)范醫(yī)院檔案管理人員的崗位職責，細化檔案管理工作的職能，日常工作中，要嚴格按照分工去履職，有序做好檔案的收集、保管及利用等工作；三是把激勵機制納入醫(yī)院檔案管理工作中，不斷促進檔案管理工作高水平發(fā)展；四是依照檔案管理相關法律法規(guī)以及醫(yī)院檔案管理工作實際情況，制定完善的工作制度，并嚴格落實到檔案管理工作中。檔案管理工作的相關制度包括檔案立卷、歸檔、保密、借閱、利用、庫房管理、鑒定與銷毀及檔案管理人員崗位責任等，對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)應進行制度上的統(tǒng)一，并確保將制度真正落到實處。

二、加強檔案設施建設，完善檔案設施體系

完善檔案管理設施是做好檔案工作的前提和基礎，醫(yī)院應加大檔案管理工作相關資金的投入力度，領導層應提高對檔案管理基礎設施建設及檔案管理工作全過程重視。第一，確保檔案管理相應的基礎設施得到完善；第二，要設立獨立的檔案室，其中包括檔案查閱室、檔案辦公室；第三，按照上級檔案管理標準化要求，檔案庫房、檔案查閱室、檔案辦公室必須實現(xiàn)“三分開”；第四，要按照新時代檔案管理的相關要求，配齊檔案管理工作中必需的軟硬件設備，以提高醫(yī)院檔案管理工作的水平；第五，檔案室要分別設立紙質(zhì)檔案庫房和電子檔案庫房，安全起見，檔案庫房必須要安裝門禁、電子監(jiān)控設備、自動消防報警器和自動恒溫恒濕設備；第六，要有專門的檔案管理平臺、服務器、電腦，打印機、掃描儀等設備，還需完善檔案密集柜、電子檔案防磁柜、低濕殺蟲消毒柜等；第七，需安裝窗簾或百葉窗等遮陽裝置，并保證有良好的自然通風采光，室內(nèi)應設置空調(diào)或通風設備；第八，庫房設施要達到“九防”要求：防火、防潮、防塵、防盜、防光、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體；第九，醫(yī)院要加強檔案庫房的日常管理工作，定期安排專人對庫房的安全進行專項檢查。以上工作都需要逐步去完善，這也是運用現(xiàn)代科學技術實施檔案管理工作的有效保障。

三、加強檔案信息建設，完善檔案資源共享

加強醫(yī)院檔案信息化建設，有助于完善檔案資源的網(wǎng)絡共享。醫(yī)院檔案信息化建設目前受重視程度還不夠，部分領導未認識到檔案信息化建設的必要性，導致檔案信息化建設工作相對滯后，紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理方面的發(fā)展還不夠均衡?，F(xiàn)在，隨著檔案數(shù)量的快速增加和社會對檔案信息化建設利用的需求，單機版檔案管理軟件根本不能適應現(xiàn)代新形勢的發(fā)展，尤其是與醫(yī)院的檔案信息系統(tǒng)缺少連接，不能實現(xiàn)檔案信息共享，這樣一來，會對醫(yī)院各方面工作的順利推進產(chǎn)生一定的影響。要想讓檔案管理適應信息化時代發(fā)展的要求，必須不斷加強檔案信息化建設工作力度；強化電子文件歸檔管理工作的完整性，充分利用醫(yī)院網(wǎng)絡資源共享功能建立檔案管理工作的標準化、規(guī)范化、科學化，盡快達到檔案管理信息資源共享體系的完整性。按照國家對檔案信息化建設管理的相關要求，結合醫(yī)院目前管理工作的實際情況，力爭加大對檔案信息化建設軟硬件設施的投入，以盡快實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和信息化；加快配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟硬件設備，從而使檔案管理信息化建設得到更快發(fā)展。這樣一來，信息化建設能為檔案管理與利用提供全新的途徑，還能夠為檔案管理工作的開展提供強有力的技術支持；通過檔案管理信息化，提高檔案信息的收集、保管、利用的水平，促使搭建信息共享平臺，進一步優(yōu)化檔案管理工作，在極大程度上提高檔案管理工作成效。同時，還能夠減輕檔案管理人員的工作負擔，不斷提升檔案信息管理和查閱速度，最終提升醫(yī)院檔案的利用率。

四、加強檔案資源利用，完善檔案編研工作

新時代，要實現(xiàn)檔案資源的有效利用，需要完善檔案編研工作，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。一方面，對醫(yī)院檔案的收集、整理、歸檔問題都能得到充分解決，還能積極拓展檔案的收集范圍，因為醫(yī)院檔案屬于綜合性檔案，收集資料內(nèi)容往往很多，有早期單純的紙質(zhì)文書檔案資料及現(xiàn)代的紙質(zhì)和電子文書、會計、人事、設備、基建、病歷、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片檔案資料等，隨著現(xiàn)代化辦公方式不斷更新，為醫(yī)院的檔案增添了新的內(nèi)容，在檔案管理的過程中，能夠有序地開展檔案信息管理工作，以共享檔案信息資源；這些檔案內(nèi)容通過對計算機信息技術有效運用，能為醫(yī)院各項工作提供取之不竭的信息寶庫；另一方面，實現(xiàn)檔案信息資源共享，開發(fā)利用醫(yī)院檔案，可以提升編研水平。檔案編研工作是醫(yī)院檔案管理工作中重要的環(huán)節(jié)，也是醫(yī)院編研工作中一項比較復雜的綜合性研究工作。所以，醫(yī)院領導要給予檔案編研工作充分的重視，把檔案編研工作當成一項重點工作來抓。要注重結合醫(yī)院當前的實際發(fā)展情況，編寫醫(yī)院全宗卷、組織機構沿革、大事記、年鑒、立卷說明、分類方案、歸檔范圍及保管期限、安全檢查、檔案收集與交接、檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計、典型利用事例、新技術應用，檢索工具編制及檔案開放與控制情況等醫(yī)院基礎的數(shù)據(jù)匯編，還包括醫(yī)院的簡介、科室特色和?？平榻B等，為醫(yī)療行業(yè)有序發(fā)展以及醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的正確決策提供可靠的依據(jù)。要不斷收集國內(nèi)外醫(yī)學科學相關數(shù)據(jù)信息，為臨床一線的工作人員查找資料和利用資料提供最便捷的服務。檔案管理人員應經(jīng)常深入臨床一線科室與醫(yī)務人員進行檔案需求交流，掌握醫(yī)務人員對檔案資料的利用心理，對檔案管理工作的需求進行完善，不斷發(fā)揮出檔案的利用價值。逐步完善檔案管理工作在整個醫(yī)院的服務體系，使當前的檔案管理工作在醫(yī)院能起到一定的參考作用，在工作中為醫(yī)院解決一定的實際問題，真正做到檔案管理工作與醫(yī)院其他工作同步走。還要積極拓展檔案收集等各方面工作途徑，要將檔案管理的觸角伸向前端，全心全意為院領導及各科室做好服務，讓檔案管理工作在醫(yī)院展現(xiàn)出更大的作用。要提升醫(yī)院檔案資料收集、整理、利用工作的完整性和準確性，不同程度地實現(xiàn)檔案管理信息資源的共享，促使檔案管理信息資源為醫(yī)院的發(fā)展走向起到?jīng)Q定性、關鍵性作用。

五、提高檔案管理技能，提升檔案管理人員的素質(zhì)

不斷提高檔案管理人員的技能與專業(yè)水平，是檔案信息化建設工作的主要落腳點。要想改變當前檔案專業(yè)人員知識結構不合理、學歷普遍偏低、業(yè)務及綜合素質(zhì)能力普遍較低的現(xiàn)狀，需做好如下幾點：首先，要持續(xù)提高管理人員的檔案管理水平和專業(yè)水平，改變檔案管理人員的現(xiàn)狀，使其清楚地認識到，新時代是知識經(jīng)濟和網(wǎng)絡信息融合時代，檔案管理工作是為單位提供真實的信息資源，能夠真實地記錄醫(yī)院的各項基礎工作。所以，為了促使檔案工作健康有序地開展，同時適應新時代對檔案管理工作的相關要求，應該為檔案管理人員制定適宜的激勵機制，要重視檔案人員的晉升問題，對檔案管理人員工作能力給予肯定；要建立公平、公正的職稱評定系統(tǒng)；在職稱評定等級方面要統(tǒng)一標準；要不斷提升檔案管理人員的專業(yè)水平及業(yè)務能力，促使他們在檔案信息化建設工作中發(fā)揮應有的作用；要不斷強化現(xiàn)代化信息化意識，促進檔案管理人員熟練操作檔案信息化管理軟硬件設備。以促進檔案信息化建設工作效率的提高。

在日常的工作中，醫(yī)院不但要提高檔案管理人員的管理水平和職業(yè)素養(yǎng)，還要增強他們的政治素養(yǎng)及專業(yè)素質(zhì)。為不斷提升檔案管理工作的效率，要積極組織檔案管理人員參加相關的專業(yè)技能培訓，提高他們的業(yè)務技術能力，除借鑒其他先進部門的思路和學習方法外，還可運用參觀、交流等方式，以切實提高醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務能力；要積極培養(yǎng)檔案人員不斷學習新知識、新技術的意識，努力提高他們的知識層次，不斷優(yōu)化他們的知識結構，使檔案管理人員逐步成為檔案事業(yè)專家型人才。只有適應檔案事業(yè)人才發(fā)展的需要，才能促進檔案信息化建設工作有序開展與提升，為今后醫(yī)院的檔案管理工作提供有力保障。