文/浙江圖書館 趙琛

數(shù)字化背景下，檔案作為人們在社會實踐活動中直接形成的具有保存價值的原始記錄，其管理工作利用數(shù)字技術實現(xiàn)了從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理的變革，檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是必然趨勢。

一、公共圖書館檔案數(shù)字化管理的含義

公共圖書館檔案管理數(shù)字化，就是以網(wǎng)絡、計算機信息處理技術為支撐，利用掃描、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫技術等數(shù)字化手段，對圖書館各類檔案信息資源進行數(shù)字化收集、存儲、管理與開發(fā)利用的處理過程。將傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)型意味著從以“打印歸檔”為主的分段式管理轉(zhuǎn)向以“數(shù)字方式”為主的持續(xù)管理，即數(shù)字方式的管理涵蓋電子文件生命周期全過程。

公共圖書館檔案的數(shù)字化管理是檔案管理技術和計算機信息技術結(jié)合下的產(chǎn)物，是圖書館檔案信息化發(fā)展的重要形式和主要發(fā)展方向。大數(shù)據(jù)時代下的數(shù)字化技術能實現(xiàn)檔案信息資源的管理智能化、存儲數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、服務人性化，從而實現(xiàn)檔案的長期保存和充分利用。

二、公共圖書館檔案數(shù)字化管理的意義

作為公共圖書館各個階段工作和發(fā)展軌跡的原始記錄，圖書館檔案推行數(shù)字化管理不僅能夠提升工作效率，為圖書館建設與發(fā)展提供參考依據(jù)，還可通過檔案信息資源共享，促進圖書館整體事業(yè)發(fā)展，具有非常重要的現(xiàn)實意義。

（一）時代發(fā)展的需求。黨的十九屆五中全會指出，要加快數(shù)字化發(fā)展。中央經(jīng)濟工作會議指出：要大力發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟。推動互聯(lián)網(wǎng)時代的數(shù)字中國建設是加快實現(xiàn)現(xiàn)代化、促進黨和國家事業(yè)發(fā)展的重要舉措。檔案工作是黨和國家事業(yè)中的基礎性重要工作，《中華人民共和國檔案法》明確指出：“各級各類檔案館，機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構，應當采用先進技術，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。因此，公共圖書館實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是有效適應黨和國家事業(yè)發(fā)展、助力數(shù)字中國建設的必然要求。

（二）能有效提升檔案管理工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案在歸檔整理、查閱利用時需要耗費大量的時間與精力，隨著社會信息化不斷發(fā)展，人們對于檔案信息的完整性、準確性、高效性提出了更高要求，通過網(wǎng)絡技術高效快捷地提取檔案資源信息是發(fā)展的必然趨勢。數(shù)字化技術應用能生成各類型載體檔案的信息檢索編碼，同時能在遠程實現(xiàn)對電子文件的收集、存儲、分類、查閱等操作，不僅節(jié)約了大量人力、物力、財力，也大幅提升了檔案管理的即時性與有效性。

（三）能有效提升檔案信息利用率。加快檔案信息數(shù)字化建設是提高檔案利用效率的前提和基礎，傳統(tǒng)檔案管理模式缺乏系統(tǒng)化處理與數(shù)據(jù)化管理，不利于檔案資源價值體現(xiàn)。隨著云計算和大數(shù)據(jù)的應用，檔案數(shù)字化管理能夠多維度、多類型地掌握海量館藏檔案資源的數(shù)量及情況，便于檔案管理者定位追蹤，實現(xiàn)精準服務，最大化發(fā)揮檔案價值，有效提升檔案信息資源利用率，使圖書館檔案管理走上標準化、規(guī)范化的科學軌道。

（四）能實現(xiàn)檔案信息資源共享?；诨ヂ?lián)網(wǎng)信息技術的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化管理通過傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設、電子檔案管理系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案室建設以及檔案信息資源共享服務平臺建設等諸多方式，構建交互查詢、共融共通的信息共享運行機制，盤活傳統(tǒng)管理方法下的閑置資源，實現(xiàn)整個網(wǎng)絡內(nèi)部的檔案信息共建共享，促使公共圖書館檔案資源利用率得到進一步提升。

三、公共圖書館檔案數(shù)字化管理面臨的問題

隨著信息技術的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理體系的弊端逐漸顯現(xiàn)出來。具體表現(xiàn)在：

（一）管理意識淡薄。管理層對檔案管理工作不夠重視是一些公共圖書館的通病，還有不少檔案員觀念陳舊，局限于傳統(tǒng)的圖書館檔案管理方式，手工整理文件材料，采用人工的方式檢索、登記借閱記錄等，資源信息利用率低，對信息化管理的重要性沒有深刻認識，缺乏工作積極性，這一觀念直接制約了大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化發(fā)展進程。

（二）管理制度、體系不夠健全。許多公共圖書館現(xiàn)行的檔案管理制度制定的時間比較早，陳舊的規(guī)定已經(jīng)不適應現(xiàn)階段檔案管理工作需求，制度內(nèi)容與實際工作脫節(jié)，與數(shù)字化發(fā)展形勢脫節(jié)，有關數(shù)字管理的規(guī)章制度普遍缺乏。受制度滯后的影響，數(shù)字化建設過程經(jīng)常出現(xiàn)問題。同時，檔案管理人員對數(shù)字化建設工作缺乏足夠的重視和支持，沒有積極完善數(shù)字化管理制度，檔案數(shù)字化管理標準得不到執(zhí)行和落實，最終難以形成信息化的檔案管理工作體系。

（三）設備陳舊，軟硬件基礎薄弱。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，主要基于強大的硬件基礎與軟件系統(tǒng)，這些都需要充足的經(jīng)費作保障。傳統(tǒng)檔案管理模式下，很多公共圖書館并沒有投入太多的設備與資金，很多應用程序與電腦都已經(jīng)處于老化狀態(tài)?；蛘咴诓糠謭D書館的建設與發(fā)展中，受經(jīng)費缺少的制約，檔案管理系統(tǒng)軟件沒有及時更新，硬件設施跟不上數(shù)字化建設所需，影響了圖書館檔案管理數(shù)字化的進程。

（四）缺乏具備綜合素質(zhì)的專業(yè)人才。圖書館檔案管理員是檔案管理的直接參與者，當前大多公共圖書館配備的檔案員所具備的專業(yè)能力有限，缺乏數(shù)字化技術能力，而實際的檔案數(shù)字化建設工作，要求管理人員應當同時具備計算機應用能力和檔案專業(yè)管理能力，對從業(yè)者的知識結(jié)構和工作技能提出了更高要求。一旦管理員綜合素質(zhì)無法滿足數(shù)字化及信息化管理要求，對新型檔案管理模式和技術不能快速掌握，就會給圖書館檔案管理的升級轉(zhuǎn)型帶來困難。

同時，每年檔案主管部門主辦的檔案從業(yè)人員繼續(xù)教育培訓的內(nèi)容大多側(cè)重檔案專業(yè)理論知識，即使涉及檔案數(shù)字化應用內(nèi)容，也停留在書面講解層面，極少有實操培訓。凡此種種，導致了檔案管理工作無法順應大數(shù)據(jù)時代發(fā)展需求。

四、數(shù)字化技術用于公共圖書館檔案管理的建議與策略

數(shù)字化技術采用數(shù)字化掃描、數(shù)據(jù)庫技術、智慧圖書館建設等方法，通過互聯(lián)網(wǎng)、圖書館管理系統(tǒng)等平臺的整合，實現(xiàn)對圖書館檔案管理的轉(zhuǎn)型升級。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，數(shù)字化管理具有便捷、高效、安全、儲存量大等優(yōu)勢。從公共圖書館檔案管理的目前現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢來看，只有在人才培訓、硬件建設、理念轉(zhuǎn)變等方面予以創(chuàng)新，才能不斷推進圖書館檔案管理邁上新的臺階。

（一）重視人才建設，提高管理意識。人才是圖書館檔案管理的主體，優(yōu)秀的檔案管理員可以嫻熟、高效運用數(shù)字化技術，實現(xiàn)對圖書館檔案的精準管理。從當前的檔案管理隊伍看，需要確定專業(yè)化、年輕化、科學化的目標，打造一支專業(yè)高效的檔案管理隊伍。

要從源頭把關，確定檔案管理人員的準入制度。按照年輕化、專業(yè)化、科學化的要求，將年富力強、專業(yè)精湛的人才充實到圖書館檔案管理隊伍中，更新和優(yōu)化管理隊伍結(jié)構。

要重視專業(yè)培訓，促進檔案管理人員的專業(yè)發(fā)展。圖書館應有針對性地進行專業(yè)人才培訓，側(cè)重數(shù)字化檔案管理的模式、系統(tǒng)、操作要領、注意事項等方面的技術要求，采用理論與實踐相結(jié)合的原則，推動檔案管理人員向?qū)I(yè)化的境界邁進。

要實施激勵機制，提供良性競爭的環(huán)境。促進檔案員的自我成長，給予政治保障與經(jīng)濟支持，增強檔案管理員的職業(yè)榮譽感和工作積極性與自覺性。

要建立交流聯(lián)系制度。采用“走出去、請進來”的方法，為圖書館檔案管理人員搭建成長的平臺，借鑒數(shù)字化檔案管理先進經(jīng)驗，化為我用，提高圖書館智慧化程度。

（二）強化制度保障，創(chuàng)新工作機制。針對傳統(tǒng)圖書館檔案管理存在的弊端，要確定創(chuàng)新管理的工作機制，在圖書館檔案管理中引進新技術、新模式，打造管理的新亮點。領導層面要重視檔案管理工作，要將檔案管理納入整個圖書館管理工作體系，將檔案信息化納入圖書館信息化總體規(guī)劃，明確領導責任和相關部門職責，與圖書館事業(yè)發(fā)展同部署同落實，不斷提高對圖書館檔案數(shù)字化管理的重視程度。

重構全面性的檔案管理體系。在原有的檔案管理制度與傳統(tǒng)模式的基礎上，按照國家、省市級數(shù)字化建設的標準規(guī)范，結(jié)合圖書館自身實際，建設完善的檔案管理制度。例如電子文件歸檔制度，信息系統(tǒng)與檔案數(shù)據(jù)資源安全保密制度、保管維護制度，數(shù)字化工作制度，檔案數(shù)據(jù)上網(wǎng)發(fā)布審查制度等，確保檔案數(shù)字化管理的健康可持續(xù)發(fā)展。

實行檔案數(shù)據(jù)全流程管理。從數(shù)據(jù)收集、整理、存儲、利用到管控等各個業(yè)務環(huán)節(jié)完善檔案數(shù)字化管理流程，明確需要執(zhí)行的內(nèi)容與過程，落實崗位職責，嚴格貫徹制度、遵循流程，努力實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化、程序化、科學化。

加強對圖書館檔案管理的評價與考核，設置相應的考核評價準則與獎懲機制，加大對檔案管理數(shù)字化建設的監(jiān)督和檢查，促使圖書館數(shù)字化管理實踐在制度規(guī)定約束內(nèi)有序運轉(zhuǎn)和良性發(fā)展。

（三）促進有效銜接，夯實軟硬件基礎。圖書館數(shù)字化檔案建設主要包括硬件與軟件建設。在硬件建設中，主要有基礎設施、網(wǎng)絡環(huán)境、服務器終端、存儲、數(shù)字化設備等，軟件系統(tǒng)包括操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。二者相輔相成，互相統(tǒng)一，組成數(shù)字化檔案建設的重要內(nèi)容。

在硬件建設方面，要實施圖書館檔案建設經(jīng)費保障制度，引進先進的圖書檔案管理硬件設備，定期對服務器、檔案管理系統(tǒng)等進行更新，及時對檔案管理系統(tǒng)進行升級殺毒，確保硬件與軟件相結(jié)合，為檔案管理服務。

在軟件建設方面，要在優(yōu)化硬件配置的基礎上，增強精致化管理意識。在傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理的過程中，要確定保護與傳承并重的原則。對年代久遠、歷史悠久、內(nèi)涵厚重的圖書館珍藏的歷史檔案，做好紙質(zhì)載體的保護措施，通過掃描方式留存?zhèn)浞荩蔑@圖書館的內(nèi)涵底蘊。按照分布推進、逐步實施的原則，實現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。

（四）堅持發(fā)展理念，凸顯教化功能。圖書館檔案管理體現(xiàn)著文化的進步與傳承，承載著學習教育的功能。采用數(shù)字化檔案管理方式，除了提升圖書館檔案管理的效率之外，還要重視發(fā)揮圖書館的學習與教育功能，明確檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設目標，打造科學、規(guī)范、高效的管理系統(tǒng)。

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設目標主要涵括實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速采集、存儲海量的數(shù)據(jù)、檔案信息化管理、檔案數(shù)據(jù)共享及安全保護等。在使用數(shù)字化技術進行檔案管理的過程中，要針對目標選擇數(shù)字技術。如加強數(shù)字化圖書館的建設工作，打通實體圖書館與數(shù)字圖書館之間的壁壘。數(shù)字化圖書館可通過導航瀏覽和閱讀數(shù)字資料，實現(xiàn)足不出戶就可以借閱圖書的需求。在數(shù)字圖書館的功能發(fā)揮上，要通過宣傳，提高群眾對數(shù)字化圖書館的認識，自覺使用數(shù)字化圖書館的素材，接受思想教育和文化熏陶。

要凸顯數(shù)字圖書館的教化功能，與黨史學習、大學生思政建設、中小學生實踐學習、農(nóng)民學校等結(jié)合起來，在數(shù)字圖書館中植入生態(tài)文化、紅色文化、鄉(xiāng)土文化等元素，讓數(shù)字圖書館發(fā)揮突出的學習教育功能。

五、結(jié)語

采用數(shù)字化技術提高圖書館檔案管理的水平，是文化事業(yè)發(fā)展的必然趨勢和正確方向，有利于幫助檔案管理員從繁重的檔案建設中解脫出來，打造高效、快捷、科學的圖書館檔案管理新模式。

數(shù)字化技術涵蓋硬件和軟件兩個方面，要強化圖書館檔案建設經(jīng)費保障機制，保障數(shù)字化硬件設施處于高端水平。在硬件建設中，要強化風險意識，做好系統(tǒng)升級工作，經(jīng)常性開展設備維護運營工作，為順利進行數(shù)字化檔案管理提供硬件支持；在軟件建設中，要健全和完善管理機制，做好宣傳、學習與教育工作，推進硬件與軟件的有機融合。

要堅持“以人為本”的原則，重視優(yōu)質(zhì)人才的建設工作，通過思想教育和業(yè)務培訓，提高圖書館檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要自覺采用數(shù)字化技術進行圖書館檔案管理工作，確保圖書館檔案建設為時代服務，為文化服務。