文/福建省三明市第一醫(yī)院 黃巖

信息化、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的深度發(fā)展給各行業(yè)的持續(xù)優(yōu)化帶來了諸多便利。以醫(yī)療行業(yè)為例，以信息技術(shù)為驅(qū)動的醫(yī)院人事檔案管理工作可以幫助醫(yī)院實現(xiàn)管理質(zhì)效的提升。但在我國醫(yī)院人事檔案信息化、科學(xué)化管理的過程中，存在尚未形成有效的制度規(guī)范、缺乏高素質(zhì)人事檔案專業(yè)管理人才等一系列問題?；诖?，本文對相關(guān)問題展開研究，提出優(yōu)化醫(yī)院人事檔案信息化和科學(xué)化管理的對策建議。

一、醫(yī)院干部人事檔案信息化的重要性

（一）提升工作效率的重要手段。近年來，重大緊急公共衛(wèi)生事件頻發(fā)，短時間迅速集結(jié)大批醫(yī)護人員需要建立科學(xué)規(guī)范的醫(yī)院人事檔案查詢和管理系統(tǒng)，能夠熟悉自己轄區(qū)各醫(yī)護人員的個人基本信息、專業(yè)特長、業(yè)務(wù)能力、家庭情況等信息，以便于在重大公共衛(wèi)生事件發(fā)生之時能夠做到“快速、準(zhǔn)確、有效”的反應(yīng)。而這一信息管理系統(tǒng)的建立和管理是一項復(fù)雜的動態(tài)工作，其中需要涉及大量的人事信息數(shù)據(jù)資料的收集、整理、篩選和報送等工作，而信息化技術(shù)的使用可以有效提升傳統(tǒng)人事檔案管理的效率，在迅速處理大量數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)上做到快速響應(yīng)，保證在出現(xiàn)特殊情況的時候，有效發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息資源的效能。

（二）確保檔案完整性的基礎(chǔ)條件。2018年印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中明確提出，應(yīng)當(dāng)對干部在重大、突發(fā)事件中的表現(xiàn)進行準(zhǔn)確考核，客觀記錄。而在重大公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對和處理中，黨員干部、醫(yī)護人員等作為沖在第一線的人員，對其中表現(xiàn)突出或者表現(xiàn)惡劣的人員的工作情況和行為進行相關(guān)記錄就屬于人事檔案考核鑒定的一部分，這也是確保干部人事檔案完整性的重要內(nèi)容。

（三）實現(xiàn)檔案信息化利用的有力保障。以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的醫(yī)院的人事檔案的收集、整理和使用可以根據(jù)人事變動實現(xiàn)信息的及時更新和維護，不僅可以確保醫(yī)院人事檔案信息的全方位管理和控制，還可以有效提升醫(yī)院人事檔案信息的精準(zhǔn)度。

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，將人事管理和信息查詢等服務(wù)放置在互聯(lián)網(wǎng)信息平臺上，極大便捷了信息交互的成本，提高信息流動的效率。以查閱信息就診為例，醫(yī)院在嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定基礎(chǔ)上，醫(yī)護人員人事檔案的信息化建設(shè)，能夠讓有關(guān)部門及單位通過聯(lián)機閱覽等形式查閱檔案信息，實現(xiàn)“無接觸”的檔案信息資源利用。

二、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理工作不夠重視。目前，醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問題是，領(lǐng)導(dǎo)對于相關(guān)工作的重視程度不足，在醫(yī)療體系的全面深化改革過程中，很多政策制定者意識到了人力資源管理激勵的重要性，但由于缺少相關(guān)的引導(dǎo)性和規(guī)范性文件，公立醫(yī)院對具體管理工作缺乏科學(xué)有效的處理舉措，如不能在醫(yī)院內(nèi)部建立健全的人事檔案資源管理相關(guān)工作流程和工作機制，不能充分調(diào)動人事檔案管理工作人員的工作積極性。很多醫(yī)院仍然采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理模式，不重視對人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的相關(guān)工作。

（二）人員管理不到位。醫(yī)院人事管理信息化和科學(xué)化建設(shè)，關(guān)鍵是技術(shù)創(chuàng)新，重點是產(chǎn)品升級，核心是人才效應(yīng)。當(dāng)前存在部分醫(yī)院人事檔案管理不適應(yīng)現(xiàn)代就業(yè)制度，“人檔分家”“遺漏檔案”“檔案丟失”現(xiàn)象時有發(fā)生。另外，在醫(yī)院人事檔案管理的實際工作中經(jīng)常出現(xiàn)顧此失彼的情況，很多工作人員不清楚人事檔案需要提交哪些材料，自己需要參加哪些培訓(xùn)、提高哪些技能。由于對醫(yī)護人員人事檔案內(nèi)容的不了解，人事檔案管理從業(yè)人員僅從醫(yī)院要求角度出發(fā)，管理不到位，導(dǎo)致人事檔案管理在實際使用和維護過程中存在諸多困難。

（三）醫(yī)院人事檔案無法共享。人事檔案作為人力資源的重要記錄材料，其管理和保存需要執(zhí)行嚴(yán)格的保密制度，可以較大程度上保護醫(yī)護工作人員的隱私。但隨著社會開放程度的不斷深化，以資源共享為特色的管理工作為我國經(jīng)濟社會的發(fā)展帶來了諸多便利。當(dāng)前，我國醫(yī)療資源相對匱乏，因而，實施有限度的醫(yī)療資源的開發(fā)，有助于經(jīng)濟社會的發(fā)展。以醫(yī)院人事檔案為例，醫(yī)護人員人事檔案涉及相應(yīng)人員參與的醫(yī)療實踐、醫(yī)療研究、從醫(yī)經(jīng)驗等一系列的信息，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的共享，可以促進相關(guān)行業(yè)的交流進步，進而為開展醫(yī)院日常工作提供便利。

（四）醫(yī)院人事檔案管理缺乏相應(yīng)的制度規(guī)范。當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的相關(guān)制度，在適應(yīng)新時代新形勢下的變革方面還存在一些問題，比如相應(yīng)的規(guī)章制度不能解決手機等移動終端的需求，相互之間銜接不到位等。具體主要體現(xiàn)在兩個方面：一是相關(guān)管理制度不完善，在不同部門和科室之間的人事檔案管理和利用沒有形成有效的協(xié)同配合，對人事檔案資料的管理與醫(yī)院管理需求不相匹配。同時，在管理的激勵機制建設(shè)方面也不能體現(xiàn)足夠的科學(xué)性和公平性。二是管理相關(guān)的配套績效考核辦法不健全，工作人員對醫(yī)院人事檔案工作缺乏積極性，存在工作不到位的情況。

（五）醫(yī)院人事檔案管理缺乏高素質(zhì)專業(yè)人才。在現(xiàn)代化企業(yè)管理優(yōu)化改革過程中，醫(yī)院更加注重對日常醫(yī)護服務(wù)的建設(shè)和經(jīng)營管理，缺乏重視高素質(zhì)人事檔案管理人才的意識。在日常人事檔案的管理過程中，不能充分引進和利用高素質(zhì)人才，缺少相應(yīng)的人才培養(yǎng)和使用方面的科學(xué)規(guī)劃。比如在醫(yī)院招聘過程中，忽視相關(guān)高素質(zhì)人才的資質(zhì)評審，不能有效識別相應(yīng)的人事檔案管理人才；在管理過程中，不能對人事檔案管理高素質(zhì)人才的表現(xiàn)給予充分的認(rèn)可和激勵，阻礙相關(guān)人才的晉升和進步等，導(dǎo)致許多醫(yī)院缺少高素質(zhì)專業(yè)人事檔案管理人才。

三、大數(shù)據(jù)思維模式下對醫(yī)院人事檔案管理提出的建議

（一）加強醫(yī)院管理層對人事檔案管理的重視。醫(yī)院管理層要認(rèn)識到重視醫(yī)院人事檔案管理對醫(yī)院整體經(jīng)營發(fā)展起到的正向促進作用，是持續(xù)保持領(lǐng)先優(yōu)勢的源泉。檔案管理工作作為所有行業(yè)利用人才、發(fā)揮人才作用的基礎(chǔ)性工作，缺少人事檔案管理將導(dǎo)致業(yè)務(wù)運行的失序。而對于醫(yī)院行業(yè)來說，其工作內(nèi)容的特殊性決定了醫(yī)院必須對所有人事檔案管理都有著清晰的認(rèn)識和規(guī)范的管理。只有這樣，才能推進醫(yī)院其他工作順利進行?！笆奈濉逼陂g，國家將繼續(xù)發(fā)揮“以人為本”的發(fā)展理念，實現(xiàn)醫(yī)療系統(tǒng)的改革，重視人事檔案管理的相關(guān)工作，以人事檔案管理工作優(yōu)化為突破點，在相關(guān)制度管理、人事管理專家的指導(dǎo)下，結(jié)合醫(yī)院運營實際，充分評估風(fēng)險和問題，實施循序漸進的優(yōu)化改革。

（二）構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理平臺。醫(yī)院人事檔案管理需要以信息化、數(shù)字化、科學(xué)化為基礎(chǔ)，為了增強人事檔案管理建設(shè)工作的針對性和實效性，醫(yī)院需要建立大數(shù)據(jù)檔案管理信息平臺，通過開展專業(yè)的技能培訓(xùn)，邀請專業(yè)人士指導(dǎo)醫(yī)院人事大數(shù)據(jù)檔案管理平臺建設(shè)、團隊建設(shè)，指導(dǎo)醫(yī)院人事檔案管理工作人員利用日常工作時間，對醫(yī)院當(dāng)前的人事檔案進行一次盤點，初步摸清人事檔案管理和建設(shè)中存在的主要問題和現(xiàn)狀，并提出構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理平臺的措施，形成醫(yī)院人事檔案管理大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)對照表，通過建立人才培養(yǎng)、人才選拔、平臺建設(shè)、平臺維護等相關(guān)制度和流程，明確各環(huán)節(jié)工作計劃、工作任務(wù)等，明確人事檔案平臺建設(shè)的發(fā)展方向和具體措施。

醫(yī)院人事檔案管理大數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)要按照科學(xué)化、信息化、數(shù)字化原則，相關(guān)人員具體履行工作職能，即“管制度、管落實、管協(xié)調(diào)、管服務(wù)”，形成上下聯(lián)動、通力合作、齊抓共管的醫(yī)院人事檔案管理大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)新格局。

（三）完善醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)章制度。建立健全醫(yī)院人事檔案管理的相關(guān)制度，有利于幫助醫(yī)院的經(jīng)營和組織管理達到醫(yī)院績效目標(biāo)期望。一方面，設(shè)置醫(yī)院人事檔案管理薪酬開發(fā)與管理體系，讓醫(yī)院目標(biāo)戰(zhàn)略與醫(yī)院人事檔案管理戰(zhàn)略相一致，對醫(yī)院人事檔案管理職位的總體工作績效進行分析，形成醫(yī)院人事檔案管理總體工作績效說明書，在醫(yī)院人事檔案管理總體工作績效分析的內(nèi)容基礎(chǔ)上，定期進行醫(yī)院人事檔案管理職位技能評價，建立醫(yī)院人事檔案管理薪酬激勵機制，鼓勵醫(yī)院人事檔案管理工作人員認(rèn)真考慮醫(yī)院檔案管理戰(zhàn)略目標(biāo)，促進醫(yī)院人事檔案管理科學(xué)化和信息化的順利實現(xiàn)；另一方面，要求專業(yè)的分析團隊對醫(yī)院的人事檔案管理現(xiàn)狀和問題進行調(diào)研，進而指定相應(yīng)的人事檔案管理規(guī)章制度，避免工作中可能出現(xiàn)的檔案丟失等紕漏。值得注意的是，現(xiàn)在很多醫(yī)院在人事檔案管理過程中將重心放在電子檔案的建立上，檔案管理人員通過在電子儲存設(shè)備上錄入相關(guān)的記錄，并進行人事檔案的定期整理和統(tǒng)計，實現(xiàn)人事檔案信息管理和維護時間的縮減及工作效率的提升。及時完善檔案管理制度，這一做法值得廣大醫(yī)院廣泛推廣。

（四）提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。相較于醫(yī)院剛性的制度規(guī)范，為人事檔案管理人員營造敬業(yè)奉獻、求真務(wù)實的文化環(huán)境氛圍，更有助于其職業(yè)素養(yǎng)的優(yōu)化。醫(yī)院本身要建設(shè)積極向上、溫馨的環(huán)境氛圍，在建設(shè)管理工作環(huán)境氛圍的過程中，可以注重形成“以人為本”、積極向上的文化理念，充分尊重和信賴人事檔案管理工作人員，引導(dǎo)其在日常工作中創(chuàng)優(yōu)爭先，不斷實現(xiàn)工作質(zhì)效的提升，以積極的內(nèi)向驅(qū)動提升自我，提升管理工作水平。一方面，可以通過樹榜樣、塑典范等方式，積極引導(dǎo)檔案管理人員領(lǐng)悟相關(guān)工作的意義和價值，激發(fā)其創(chuàng)業(yè)進步的熱情；另一方面，可以通過激勵可視化、營造向上工作氛圍等方式，提高人事檔案管理相關(guān)方對工作重要性的認(rèn)可。通過舉辦“人事檔案管理工作優(yōu)秀者”評選等活動，設(shè)立“最佳進步獎”等榮譽稱號，為醫(yī)院人事檔案管理人才樹立力爭上游的工作目標(biāo)，培育積極向上的工作氛圍。

（五）重點保護檔案信息的安全。人事檔案信息作為一項重要的信息資源，在管理維護的過程中必須重點關(guān)注的就是檔案信息的安全性。當(dāng)今，互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)在便捷人們?nèi)粘Ｉ畹耐瑫r，也出現(xiàn)了個人隱私泄露等安全問題。對于醫(yī)院系統(tǒng)來說，人事檔案信息的安全問題尤為重要，一旦出現(xiàn)人事檔案信息的泄露，就極容易給予不法分子可乘之機，后果無法估計。因此，在日常人事檔案信息的管理維護過程中，尤其需要注重檔案信息的安全問題。首先，要形成科學(xué)規(guī)范的檔案信息查閱、整理和維護制度，由專人按照嚴(yán)格的流程進行查閱和管理。其次，要加強網(wǎng)絡(luò)安全防護的相關(guān)工作，聘請專業(yè)的人員和團隊加強網(wǎng)絡(luò)的安全維護和防護，實時監(jiān)控和防護網(wǎng)絡(luò)入侵盜取人事檔案信息的情況。最后，還需要加強醫(yī)院醫(yī)護工作人員信息保密意識，避免日常工作中因操作失誤或者其他原因?qū)е碌男畔⑿孤丁?/p>

大數(shù)據(jù)信息時代的到來，重視網(wǎng)絡(luò)安全，重視檔案信息化建設(shè)的科學(xué)規(guī)范管理，全面建設(shè)和維護人事檔案管理，是醫(yī)院進一步釋放人事檔案價值的重要內(nèi)容。