文/天津市醫(yī)學考試中心 張靈玲

涉密文件是指以文字、符號、圖形、圖像、聲音等形式載有國家秘密的物件。它包括傳統(tǒng)的紙介質的文件、資料，如各級黨政機關、人民團體、企業(yè)事業(yè)單位在處理公務和進行科學研究活動中形成的含有國家秘密信息的文件、電報、報表、會議材料、講話稿、記錄稿和研究報告、成果記錄等；也包括隨著科學的發(fā)展，特別是現(xiàn)代辦公自動化技術的應用，磁介質和光介質等非書面形式的密件，如載有國家秘密信息的磁盤、磁帶、光盤、錄像帶等。其中涉及國家機密的資料屬于國家機密文件，如有泄露，將會危及國家安全。如何處理好涉密文件，使管理有度、保護有方，是每個管理人員都要面臨的重要問題。

一、涉密文件管理中存在的問題

在涉密文件管理方面，雖然已取得了一些成績，制訂了一套有關涉密文件的保密管理體系，為有關部門工作開展提供了法律上的保障，而且規(guī)定了有關人員不得采取的做法，明確了違反相關規(guī)定會受到的處罰，在一定程度上起到了引導和制約作用。但在實際工作中，由于種種原因，仍然會存在著很多問題，主要包括以下幾個方面：

（一）部門總目錄臺賬和個人分目錄臺賬登記內容不符。以某部門為例：按保密規(guī)定，涉密文件應建立涉密文件總目錄臺賬，個人保存的文件應有分目錄臺賬。在保存涉密文件時，應到部門保密人員處建立檔案目錄。但在月例行檢查時，都會發(fā)現(xiàn)總目錄臺賬與個人分目錄臺賬記錄的內容有出入。一是總目錄臺賬多于分目錄臺賬，主要是因為個別文件已被銷毀（或已存檔），如果僅在分目錄臺賬中進行刪除，但沒及時告知部門保密人員，導致總目錄臺賬仍未能及時變更，就會多于分目錄臺賬。二是總目錄臺賬文件數(shù)量少，這是因為個人在接收涉密文件后，沒能按規(guī)定及時建立檔案，導致涉密文件的接收、簽發(fā)、登記不及時，往往會由于事后補登而產生偏差。

（二）涉密文件臺賬內容不詳細。涉密與非機密文件分類不夠精確、細致，分類范圍太廣，存在管理混亂、查找時間長、使用困難等問題。通常要建立臺賬的內容有：文件編號、發(fā)文單位、收文時間、份數(shù)（含附件）、文件的級別、是否銷毀（或存檔）、銷毀時間、監(jiān)銷人等。但在實際工作中，卻發(fā)現(xiàn)大部分的記錄其實并不合格。

（三）電子文件資料標密不規(guī)范。隨著時代的發(fā)展，電子文件占了越來越大的比重。工作中，對存儲在計算機內的涉密文件資料要建立一個檔案卷宗，檔案后面要用最高級別的檔案編號，檔案名稱可根據(jù)工作需要自行確定，檔案正文也要標密。但有些標準保密要求與專業(yè)人員的需求存在矛盾，導致實際應用中規(guī)范度不高。

（四）涉密文件標密（定密）與外帶存在問題。涉密文件涉及的工作內容如果必須與外部機構溝通。那么在外帶文件時，必須由兩人同時保管，以防泄密。但在實際工作中涉密文件的保密工作不夠精確，個別文件中的內容，雖然是保密級別，但如果未能準確標密（定密），就會導致泄密情況的發(fā)生。如果個人不慎攜帶了相關資料，也很有可能造成泄密。

（五）涉密文件復印件管理松懈。由于工作需要，有時確實需要保留涉密文件副本，但所保留的復印件大多無文件來源、無經手人登記記錄。而且，由于所有影印機都有記憶體，也能一次進行多次掃描，這就導致很多使用單位并不知道要刪掉拷貝的資料，存在一定的泄密風險。特別是實現(xiàn)了辦公自動化后，使員工工作效率得到顯著提升。但同時也給涉密文件保密工作帶來了更大風險，其在網(wǎng)絡中的傳播變得更加不安全。涉密電腦軟磁盤一旦不能及時維護和更新，也會致使涉密文件外泄。

（六）文件發(fā)放范圍廣，隨意性大。有些保密人員由于工作上的便利。任意擴展公文的分發(fā)范圍，忽視保密原則。只按業(yè)務工作需要，無視保密工作要求，將重大機密文件隨便分發(fā)，甚至拷貝給沒有權限閱讀涉密文件的人員。有時分發(fā)后不能及時收回，等到涉密文件遺失后才發(fā)現(xiàn)。

二、完善涉密文件管理的建議

在實際工作中，涉密文件管理要講原則、講規(guī)矩、講紀律。特別是加強對保密工作的認識，要突出“責”，加強對“制”的監(jiān)督，在充分保障涉密文件安全的前提下，使其有效地“用”起來。

（一）更新涉密文件管理觀念。要充分認識加強涉密文件的使用是強化保密職能、全面提升涉密文件使用價值的一項重要措施。在實踐中，很多涉密工作人員缺乏保密意識，對涉密文件的建立和落實重視程度不夠，沒有將涉密文件管理上升到保護國家和集體利益的高度，容易導致涉密文件外泄，從而引發(fā)信息安全問題。要從源頭上解決涉密文件管理問題，就必須加強對涉密文件管理工作的認識，從思想上杜絕麻痹大意思想。

此外，在大數(shù)據(jù)迅猛發(fā)展的時代，迫切需要用高科技手段武裝保密工作。而現(xiàn)在大部分涉密人員對保密工作還停留在傳統(tǒng)的認識上，認為只要把文件、資料、圖片等一些紙介質的涉密文件保護好就行了，對一些新興傳輸介質（如辦公室自動化網(wǎng)絡平臺、移動存儲載體）的保密工作還沒有真正重視起來，在技術上懂得不多，也就難以采取有效的防護措施，有的甚至無從下手。為此，要開展保密知識的宣傳講座、保密技術和防范措施的業(yè)務培訓，經常性的組織開展保密知識的交流學習。使其增強保密意識，嚴格遵守保密規(guī)定，提升保密工作能力，增強保密工作的有效性。

（二）完善涉密文件管理制度。涉密文件管理必須加強頂層設計，從系統(tǒng)上加強對涉密文件的管理。一是制定涉密文件使用保障體系。要嚴格按照有關標準，按照相應程序向外傳遞涉密文件。同時，檔案使用者要根據(jù)保密要求妥善保管檔案。在閱讀文檔時，一定要嚴格控制閱讀的時間，并將外部涉密文件及時收集起來，不得超過規(guī)定時限。二是建立涉密文件管理保密體系。一方面，要嚴格設置存取權限，防止無關人員接觸涉密文件；另一方面，對涉密文件復印要經過批準，并按批準份數(shù)進行復印，要將領取涉密文件的單位、人員、日期、份數(shù)、批準人等及時做好登記。對于存儲涉密文件的計算機要做好斷網(wǎng)處理。對于做好涉密文件管理工作，要制定一套較為規(guī)范的文件管理制度，并制定相應的保密措施，讓工作人員在工作中“有規(guī)可依”。實行崗位責任制，提高涉密文件管理工作的質量，嚴防發(fā)生泄密。

（三）強化涉密文件管理工作。要使制度發(fā)揮作用，就必須加強涉密文件管理。涉密文件管理工作既要完善管理工作體制機制，又要建立健全確保涉密文件安全保密的安全體系。由以往的主要依靠自律、自覺的制約向強調紀律、注重行政、法律等方面的管理方式轉變，進一步加大安全保密執(zhí)法檢查力度。建立完善涉密檔案安全應急管理制度，切實改善涉密文件保管保密條件，對重要涉密文件實行異地備份備災保管，保障涉密文件信息的安全。

涉密文件隨著時間的推移和執(zhí)行進度，相應的級別也會發(fā)生變化，超過一定時間節(jié)點或歷史階段，就不再具備必要性。為此，保密工作人員需要與時俱進，合理調整檔案保密級別，在調整過程中，要加強監(jiān)督指導，對涉密文件進行全面清查和甄別，以保證檔案管理工作正常運行。

（四）規(guī)范涉密文件管理程序。要規(guī)范涉密文件使用、借閱、保存等程序，使其發(fā)揮最大作用，就需要對其程序進行嚴格管理。

接收涉密文件時，要嚴格履行清點、簽收手續(xù)。具體內容包括：檢查送達的密件是否是發(fā)給本機關、單位。不屬于本機關、單位的，不能接收，當即退回投遞人員；檢查信封、袋、套密封是否完好無損，確認未被拆開和漏失，才能接收。如果發(fā)現(xiàn)問題，應當及時報告單位主管領導和發(fā)文單位處理；檢查簽收單上的登記與密件實物是否相符，如果不相符，不能接收，同時要及時告訴發(fā)文機關，并要求投遞人員弄清原因。各項情況檢查核對無誤后，應由接收人員簽名和注明接收時間，加蓋單位收發(fā)專用章。接收人員應當對所接收的密件及時登記造冊。具體內容包括：文件日期、收文編號資料標題名稱或者簡要內容、密級、保密期限、份數(shù)和分發(fā)；使用處理意見等欄目。簽收文件登記簿應當保存一定的時間，以備查詢。借閱涉密文件需要借閱人提起申請、經報請領導、審核通過后，在規(guī)定時間和地點進行借閱，借閱后及時歸還，并簽字備案，對檔案及時整理、保管。

文件管理人員要有良好的思想意識和業(yè)務能力，對涉密文件管理的各項工作進行定期檢查，對檔案歸檔、整理、編輯、借閱審批、密級保管、解密銷毀等工作都要按照有關規(guī)定，做到賬目相符，審批手續(xù)齊全，數(shù)據(jù)準確無誤。保密責任部門要建立行之有效的稽查機制，切實提高檔案管理人員的工作責任感。負責人必須時刻保持警覺，做到嚴守秘密，不向無關人員透露機密。由于目前大量的電子檔案缺少仔細甄別，在網(wǎng)上分享、傳輸會造成一定風險。因此，在數(shù)字檔案庫的建設過程中，必須從物理安全、信息資源安全、安全保密等方面入手，做好數(shù)據(jù)遷移、備份、恢復、計算機病毒的預防、識別、存取控制、信息加密等工作，以及做好信息的完整性檢查和其他相關工作，確保檔案安全。

（五）正確處理好涉密文件保密與利用之間的關系。對涉密文件的保密管理是每一個檔案工作者的職責。然而，在高度重視檔案保密性的同時，也普遍存在著對其使用不當、過分強調保密，從而使大量有價值的資料無法得到有效利用，造成資源浪費等問題。因此，檔案管理部門必須在嚴格保密的前提下，將這些寶貴資料盡可能地利用起來，并發(fā)揮其最大的作用。在涉密文件保密管理工作中，要做到“?！迸c“用”和諧統(tǒng)一，二者缺一不可。僅關注涉密文件的保密要求，而忽視其保密時限和范圍是錯誤的；但在沒有保密意識的情況下，過度公開使用也是錯誤的。因此，在合理使用涉密文件的同時，也要對其做好必要的保密措施和管理。涉密文件的復審工作是檔案公開之前的一個先決條件，目標是對檔案的準確、合理分區(qū)，對檔案的開放與利用進行合理審批。

（六）加強涉密文件利用的監(jiān)督。要切實加強涉密文件查閱、外借、復印等環(huán)節(jié)的標準化、規(guī)范化、精細化管理。根據(jù)實際情況，實行分級管理，為不同使用者開放不同等級的權限，并制定相應的審批程序。強化檔案信息公開發(fā)布保密審查制度，嚴格檔案信息公開保密審查，確保公開的檔案信息不涉及國家秘密和個人隱私。要加強檔案室建設，建立檔案室工作新格局，在關鍵入口和出口設置監(jiān)控裝置，以避免檔案被偷竊和破壞。檔案室工作人員要做到“三勤”：一是“口勤”，多宣傳有關文件使用條例，多與借閱者溝通，了解借閱意圖；二是“眼勤”，多觀察借閱者動作，讓借閱者在自己的視線范圍內；三是“腦勤”，多分析借閱者心理狀況和借閱效果，多核實借閱資料的匹配性，在借閱者離開之前，認真核對借閱資料，如有問題，立即處理，如實記錄并讓借閱者簽字。對一些比較嚴重的違規(guī)行為，如損壞文件，要立即啟動應急預案，向相關領導匯報，在日常管理中如發(fā)現(xiàn)隱患，也要及時督促整改。

三、結語

綜上所述，涉密文件管理是單位日常管理工作中的關鍵環(huán)節(jié)。隨著信息化進程的加快，檔案信息化程度的提高，對涉密文件管理提出更高的要求。應從管理理念、管理制度、管理工作和管理流程四方面入手，持續(xù)加大對涉密文件管理的支持保障力度，實現(xiàn)涉密文件管理價值最大化。