■ 李鴿 師廣華 張志遠(yuǎn)
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,采購管理這一職能內(nèi)涵發(fā)生了很大的變化,各類企業(yè)、政府等組織對于采購職能的認(rèn)識經(jīng)歷了“購買—采購—供應(yīng)”等主要的發(fā)展階段,采購管理戰(zhàn)略目標(biāo)從傳統(tǒng)注重產(chǎn)品本身和價(jià)格,開始向采購過程、供需關(guān)系、外部資源和供應(yīng)績效上側(cè)重。與此同時(shí),采購管理對企業(yè)發(fā)展的影響越來越重要。Spina 等(2013)將采購管理和供應(yīng)鏈管理進(jìn)行了辨析,并指出采購管理是供應(yīng)鏈管理中面向供應(yīng)端的重要環(huán)節(jié)。采購管理也因行業(yè)、企業(yè)類型的不同,有不同的側(cè)重。本文將以軍工企業(yè)為例,探討軍工企業(yè)采購管理方面的問題并提出對策建議,以期幫助軍工企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效、快捷、高質(zhì)量、低成本的采購,進(jìn)而提升企業(yè)競爭力。
軍工企業(yè)由于所處行業(yè)的特殊性,逐漸行程采購的物資品種多、批次多、數(shù)量少,對采購物資質(zhì)量要求高,對供應(yīng)商資質(zhì)要求嚴(yán)格的采購特點(diǎn)。同時(shí),物資采購計(jì)劃臨時(shí)變化大,供采購人員正常開展業(yè)務(wù)的時(shí)間短,交付時(shí)間要求嚴(yán)格。在目前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,對軍工企業(yè)的物資采購模式進(jìn)行優(yōu)化,從而完成對成本的有效控制,保證軍工企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行非常有必要。目前,我國軍工企業(yè)采購管理存在以下三方面問題:
軍工企業(yè)基本屬于國企、央企背景,采購工作從采購組織開始提交需求申請,采購部門領(lǐng)導(dǎo)審批,到財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門以及單位主管領(lǐng)導(dǎo)的審批,審批通過后,采購部門開始執(zhí)行采購計(jì)劃、簽訂合同、到貨驗(yàn)收、財(cái)務(wù)付款的一個(gè)采購?fù)暾倪^程中,涉及的采審批流程長、涉及部門眾多。在具體項(xiàng)目推進(jìn)的過程中,層層審批,層層推進(jìn),任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,都需要一定的時(shí)間溝通、解釋、協(xié)調(diào),難免會(huì)出現(xiàn)脫節(jié)、停頓現(xiàn)象,直接導(dǎo)致項(xiàng)目整體推進(jìn)時(shí)間難以把控,效率低下。
在軍工企業(yè)里,每個(gè)部門負(fù)責(zé)的項(xiàng)目、工作內(nèi)容不同,每個(gè)項(xiàng)目都會(huì)涉及采購,而所需要的單品數(shù)量少,采購業(yè)務(wù)分散,難以形成集中批量采購。同時(shí),直接負(fù)責(zé)采購的人員比較分散,有時(shí)采購任務(wù)下的很急,需要在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行交付,在與供應(yīng)商的議價(jià)談判中沒有優(yōu)勢;軍工企業(yè)對產(chǎn)品質(zhì)量要求更為嚴(yán)格,進(jìn)而在原材料的制作上也提出更高的要求,上述都是容易造成較高的采購成本。
軍工企業(yè)采購的產(chǎn)品最終都是用于國防事業(yè),需求的物資相對普通行業(yè)來說要求更為嚴(yán)格,在考核供應(yīng)商時(shí),質(zhì)量、及時(shí)交付成為重中之重。然而,在實(shí)際工作中,有時(shí)可供選擇的采購供應(yīng)商名錄極少,只有幾個(gè)甚至一個(gè)合格供應(yīng)商。供應(yīng)商產(chǎn)品在交付過程中,驗(yàn)收項(xiàng)目包含了設(shè)備本身功能性、指標(biāo)的有效性、設(shè)備資料的完備性等多個(gè)較為嚴(yán)格的驗(yàn)收項(xiàng)目,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)首次驗(yàn)收不通過的情況。此外,近年來,各行業(yè)受疫情影響較大,疫情嚴(yán)峻的時(shí)候,供應(yīng)商的備貨、物流都收到了很大的挑戰(zhàn)。這使得物資在質(zhì)量、供應(yīng)周期上有時(shí)難以保證。
每一個(gè)問題的產(chǎn)生都是由多個(gè)因素造成的。結(jié)合行業(yè)經(jīng)驗(yàn),本文從以下方面提出對策:
通過對采購項(xiàng)目分類、固定采購人員兩方面進(jìn)行業(yè)務(wù)整合,由采購人員進(jìn)行項(xiàng)目全過程控制管理兩方面,對采購流程進(jìn)行優(yōu)化,建立以項(xiàng)目為主的采購管理模式。
首先對企業(yè)里所有需要采購的物資根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類整合;在工作人員安排上,將采購任務(wù)分類進(jìn)行業(yè)務(wù)劃分,一類項(xiàng)目的采購業(yè)務(wù)由一個(gè)固定的采購人員負(fù)責(zé),明確責(zé)任到部門、到個(gè)人。由采購人員對項(xiàng)目進(jìn)行全過程控制管理,從需求計(jì)劃、詢價(jià)、采購等各采購環(huán)節(jié)和到貨驗(yàn)收調(diào)配的集中統(tǒng)一管理,實(shí)現(xiàn)全過程的監(jiān)控和分析。加強(qiáng)采購信息匯總與反饋,采購人員及時(shí)與各項(xiàng)目方進(jìn)行溝通。結(jié)合業(yè)務(wù)的實(shí)際情況,給與合理的授權(quán),以減少溝通層級。這樣,在企業(yè)內(nèi)部可以提高溝通效率,在面對供應(yīng)商談判,可以提升采購人員在談判過程中的地位和議價(jià)能力,從而以更便宜的價(jià)格來有效的降低成本,得到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。從整體效應(yīng)上,降低企業(yè)整體的人力、物力成本。
采購組織是整個(gè)采購管理執(zhí)行效果的關(guān)鍵,所以要完善對采購人員的管理。
要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)指導(dǎo),理順采購過程控制的邏輯,幫助采購組織建立、規(guī)范采購管理機(jī)制。在以項(xiàng)目為主的采購管理模式下,每個(gè)固定的采購人員在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,擁有一定的權(quán)力。所以,在賦予權(quán)力的同時(shí),也要建立相應(yīng)的考核和約束機(jī)制。應(yīng)從及時(shí)性、質(zhì)量、價(jià)格、數(shù)量等多個(gè)維度建立全面的考核體系。在約束方面,在合理授權(quán)的同時(shí),要給與權(quán)力約束,要從制度上有一定的約束,比如:建立采購監(jiān)督機(jī)制,加強(qiáng)對采購工作的監(jiān)管。
企業(yè)能否順利開展采購工作,與供應(yīng)商的綜合能力有著密切的關(guān)系。因此,建立科學(xué)、合理的供應(yīng)商準(zhǔn)入體系,擴(kuò)大供應(yīng)商的準(zhǔn)入數(shù)量,逐步完善對供應(yīng)商的綜合評定,將供應(yīng)商的選擇與評價(jià)納入整個(gè)采購流程。在供應(yīng)商選擇上,應(yīng)從質(zhì)量、交貨時(shí)間、配合度、價(jià)格、付款方式、研發(fā)能力、企業(yè)規(guī)模等七個(gè)維度多個(gè)指標(biāo)體系進(jìn)行綜合評價(jià);在供應(yīng)商考核實(shí)施的過程中,要明確告知供應(yīng)商,加強(qiáng)供應(yīng)商的參與,雙方建立緊密的合作關(guān)系。供應(yīng)商管理制度方面,明確各部門的職責(zé),分別對供應(yīng)商的多個(gè)方面進(jìn)行監(jiān)控。比如:項(xiàng)目需求方,確認(rèn)技術(shù)要求;質(zhì)量部門負(fù)責(zé)質(zhì)量保障,健全質(zhì)量保障體系;采購部門負(fù)責(zé)價(jià)格、交付、服務(wù)等方面。與此同時(shí),可逐步建立對供應(yīng)商的激勵(lì)、輔導(dǎo)、淘汰機(jī)制。
采購管理對企業(yè)發(fā)展的影響越來越重要,探討軍工企業(yè)采購管理方面的問題并提出對策建議,與此同時(shí),建議企業(yè)管理層要重視采購管理的問題。從戰(zhàn)略度角對采購管理工作進(jìn)行完善,以幫助軍工企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效、快捷、高質(zhì)量、低成本的采購,進(jìn)而提升企業(yè)競爭力。