文/聊城市檢驗檢測中心 劉婷婷；聊城市東昌府區(qū)政府辦公室 閆瑞

行政事業(yè)單位不從事生產(chǎn)活動，在其運行過程中，主要依靠財政撥款。在新時期高質(zhì)量發(fā)展階段，一方面，行政事業(yè)單位要結(jié)合新修訂的《中華人民共和國預(yù)算法》《事業(yè)單位財務(wù)規(guī)劃》以及《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》等，合理開展財務(wù)內(nèi)部控制工作；另一方面，在當(dāng)前行政事業(yè)單位財務(wù)管理中，提高了對財務(wù)檔案管理的重視程度，借助信息化改革、數(shù)字化改革，深化了財務(wù)檔案認知水平，預(yù)期增強財務(wù)檔案管理結(jié)果在內(nèi)部控制中的應(yīng)用效果。下面對行政事業(yè)單位內(nèi)控中財務(wù)管理的重要性作出說明。

一、行政事業(yè)單位內(nèi)控中財務(wù)檔案管理的重要性

自2008年《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)劃》實施至今，行政事業(yè)單位已根據(jù)其中的“三大指引”（分別為評價指引、應(yīng)用指引、審計指引，內(nèi)容共計18項），建設(shè)了內(nèi)部控制部門，并按照內(nèi)部控制“五要素”（分別為內(nèi)控環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息溝通、內(nèi)部監(jiān)督）搭建了適用于本單位的內(nèi)部控制管理體系。根據(jù)當(dāng)前的實踐經(jīng)驗看，內(nèi)部控制既是一種貫穿于整個行政事業(yè)單位職能、業(yè)務(wù)、財務(wù)的管理制度，又具有十分鮮明的結(jié)構(gòu)治理功用。具體如圖1所示：

圖1 行政事業(yè)單位內(nèi)部控制示意

（一）有利于擴大財務(wù)管理范圍。2020年我國提出了“雙循環(huán)”發(fā)展新格局，行政事業(yè)單位在該格局下結(jié)合統(tǒng)一大市場數(shù)字化監(jiān)管與高質(zhì)量服務(wù)等要求，配套實施了“業(yè)財融合”改革，將前端的執(zhí)法監(jiān)督、公共服務(wù)等業(yè)務(wù)管理與財務(wù)管理進行了有效融合，旨在合理優(yōu)化財務(wù)管理，使“每一分錢都用在刀刃上”。同時，行政事業(yè)單位為了適用新的會計準則要求，在財務(wù)會計基礎(chǔ)上，增加了管理會計。管理會計除了成本會計之外，涉及管理控制，能夠輔助行政事業(yè)單位科學(xué)編制計劃、合理決策、控制經(jīng)濟活動等。由此可見，通過業(yè)財融合、管理會計兩大改革，行政事業(yè)單位在實質(zhì)上擴大了財務(wù)管理范圍。

財務(wù)檔案管理作為財務(wù)管理活動中的重要組成部分，一方面，在業(yè)財信息管理系統(tǒng)支持下，能夠更為精準地記錄行政事業(yè)單位的財務(wù)數(shù)據(jù)，并將其與業(yè)務(wù)活動關(guān)聯(lián)起來；另一方面，借助管理會計實踐，不僅能對過去與現(xiàn)在的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)進行全面分析，還可以通過財務(wù)報表預(yù)測其后續(xù)的應(yīng)用狀況，最終以廣泛應(yīng)用財務(wù)檔案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，深化、細化財務(wù)管理工作。

（二）有利于提高內(nèi)部控制水平。財務(wù)檔案以數(shù)據(jù)的形式記錄財務(wù)管理活動，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定與行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理實踐經(jīng)驗看，新時期深化了對財務(wù)檔案的認識，將其轉(zhuǎn)變成了一種可資利用的信息資源。行政事業(yè)單位可以根據(jù)財務(wù)檔案管理結(jié)果，對自身的業(yè)務(wù)活動情況進行調(diào)整，并在決策時將其作為有效依據(jù)。

行政事業(yè)單位除了對治理結(jié)構(gòu)開展內(nèi)部控制外，重點仍然集中在業(yè)務(wù)活動、會計內(nèi)部控制方面，因而在擴大財務(wù)管理范圍后，內(nèi)部控制部門實際上能夠借助財務(wù)檔案管理，更為快速地提取財務(wù)數(shù)據(jù)、關(guān)聯(lián)分析業(yè)務(wù)活動、提升其內(nèi)部控制效率、提高內(nèi)部控制結(jié)果的利用率等。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)控中的財務(wù)檔案管理需求

（一）管理理念更新需求。傳統(tǒng)時期，行政事業(yè)單位只將財務(wù)檔案作為記錄財務(wù)數(shù)據(jù)的一種手段。自修訂《檔案法》以來，行政事業(yè)單位認識到了財務(wù)檔案的潛在價值。例如，在深度層面，結(jié)合財務(wù)檔案的時間要求、年限要求、檔案分類、查閱需求等，可以挖掘財務(wù)檔案的信息屬性。再如，在廣度層面，借助信息化管理理念，擴充了記賬憑證、支款單、繳款單、賬本等方面的信息特征，預(yù)期通過對其進行二次利用。

進入新時代后，行政事業(yè)單位實施了“互聯(lián)網(wǎng)+”改革、物聯(lián)網(wǎng)改革，原來的信息化管理理念適用性相對弱化，需要賦予財務(wù)檔案新的數(shù)據(jù)屬性，開發(fā)檔案資料、檔案信息共有的數(shù)據(jù)特征。同時，在清晰區(qū)分結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)后，有效推進財務(wù)檔案數(shù)據(jù)化管理。簡單講，行政事業(yè)單位內(nèi)控中，需要將財務(wù)檔案信息化管理升級到數(shù)據(jù)化管理水平，并在構(gòu)建財務(wù)檔案管理體系時突出數(shù)據(jù)化管理理念，構(gòu)建適配型財務(wù)檔案管理體系。

（二）管理效用提升需求。目前，行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)已經(jīng)建設(shè)完成，雖然在應(yīng)用此類系統(tǒng)后，大幅度提升了管理效率，但是，并沒有同步提升財務(wù)檔案管理效用，甚至部分單位中出現(xiàn)了管理效率持續(xù)提高，但管理效用不增反降的現(xiàn)象。

具體而言，財務(wù)檔案管理效率依賴于技術(shù)配置，財務(wù)檔案管理效用需要以檔案管理結(jié)果的應(yīng)用及其效果作為衡量標準。例如：行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中的資料錄入、建檔、歸檔、存檔、用檔等，實現(xiàn)了電子化，能夠進行快速查詢、傳輸、下載、使用，但沒有實現(xiàn)對財務(wù)檔案的智能分析。通過設(shè)置檔案資料訪問權(quán)限、加密傳輸、電子水印等，保障了財務(wù)檔案安全，然而檔案部、人事部、業(yè)務(wù)部、財務(wù)部、內(nèi)控部之間的財務(wù)檔案共享較差，加上繁冗程序的掣肘，導(dǎo)致檔案管理結(jié)果利用仍處于被動狀態(tài)，不能及時、有效、廣泛地應(yīng)用。

（三）管理隊伍建設(shè)需求。從2012年開始，我國行政事業(yè)單位中對人事編制數(shù)量進行了限定，同時在體制改革過程中合并了一些單位與部門。從整體上看，縮減了財務(wù)檔案管理人員數(shù)量。為了解決財務(wù)檔案管理問題，部分單位選擇了聘請臨時工，或者一人身兼數(shù)職的辦法。

然而，從近年來的實踐經(jīng)驗看，這樣做不能從根本上解決財務(wù)檔案管理人才數(shù)量不足、管理隊伍建設(shè)水平較低的問題。因而，在當(dāng)前階段應(yīng)該進行一些合理的創(chuàng)新，盡可能根據(jù)當(dāng)前階段的人員編制情況，在管理人員素質(zhì)層面上下功夫，通過開展全面的綜合素質(zhì)培訓(xùn)，達到精兵強將的目標，培養(yǎng)新型的財務(wù)檔案管理隊伍。

三、行政事業(yè)單位內(nèi)控中的財務(wù)檔案管理措施

（一）引入新思維，轉(zhuǎn)變財務(wù)檔案管理理念。建議行政事業(yè)單位在當(dāng)前財務(wù)內(nèi)控實踐中，要突出財務(wù)檔案管理的重要性，通過提煉前期信息化管理經(jīng)驗，區(qū)分出信息化管理理念、數(shù)據(jù)化管理理念，并在當(dāng)前高質(zhì)量發(fā)展階段，圍繞數(shù)據(jù)化管理理念，創(chuàng)建適配的財務(wù)檔案管理體系。首先，應(yīng)結(jié)合習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想研究成果及其應(yīng)用經(jīng)驗，借助觀念聯(lián)合構(gòu)建思想觀念體系方法，搭建財務(wù)檔案管理體系框架。其次，在搭建好的管理體系框架內(nèi)，應(yīng)編制財務(wù)檔案管理制度規(guī)范條例，同時應(yīng)細化財務(wù)檔案管理機制中的各項指標。另外，需要在現(xiàn)用的制度引領(lǐng)機制運行模式下，推進財務(wù)檔案管理數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)管理中心建設(shè)等。財務(wù)檔案管理體系框架，如圖2所示。

圖2 財務(wù)檔案管理體系框架示意

（二）結(jié)合新技術(shù)，提升財務(wù)檔案管理效用。行政事業(yè)單位當(dāng)前的財務(wù)檔案管理中，以O(shè)A系統(tǒng)為主，多數(shù)事業(yè)單位已配套建設(shè)了SQL、XML、Oracle數(shù)據(jù)庫等。建議在這種財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀下，盡可能結(jié)合大數(shù)據(jù)、云計算來提升財務(wù)檔案管理效用。首先，行政事業(yè)單位應(yīng)與第三方機構(gòu)進行合作，以簡單、有效的方式引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立適用于財務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)管理中心。例如，某行政事業(yè)單位為了提高執(zhí)法監(jiān)督效率，通過第三方機構(gòu)建立了以“業(yè)務(wù)層—數(shù)據(jù)采集層—數(shù)據(jù)管理層—用戶層”為基本結(jié)構(gòu)的大數(shù)據(jù)管理平臺，在接入監(jiān)控攝像頭、移動拍攝車輛、無人機后，實現(xiàn)對管轄區(qū)域違法活動的嚴密監(jiān)督，既提高了監(jiān)督效率，也擴大了執(zhí)法效用，保障了該區(qū)域經(jīng)濟活動的有序性。其次，應(yīng)將財務(wù)檔案數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)、內(nèi)部控制管理系統(tǒng)與單位主系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來，按“總系統(tǒng)—各模塊”的規(guī)劃思路，設(shè)置數(shù)據(jù)共享模塊，擴大兩部門的協(xié)同效應(yīng)。并可將該模式進一步推廣至各部門的協(xié)同管理。

（三）培育新人才，建設(shè)財務(wù)檔案管理隊伍。建議在當(dāng)前行政事業(yè)單位內(nèi)控中，配套增強財務(wù)檔案管理人才的培育，并嘗試將財務(wù)會計、管理會計、內(nèi)部控制人員、財務(wù)檔案管理人員統(tǒng)籌起來，建設(shè)財務(wù)檔案管理隊伍。首先，應(yīng)規(guī)避一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，停聘臨時工，搭建財務(wù)檔案數(shù)據(jù)化管理平臺。同時將財務(wù)檔案管理人才，擴大到財會、內(nèi)控人員等范圍。其次，設(shè)置知識結(jié)構(gòu)優(yōu)化專題、專業(yè)技能培訓(xùn)專題，對上述各項人才進行專項培訓(xùn)。最后，通過權(quán)責(zé)機制劃分任務(wù)，借助協(xié)同機制搭建數(shù)字化信息交流通道，使上述幾類人員協(xié)同合作，在實質(zhì)上形成一個協(xié)作隊伍，推進財務(wù)檔案管理工作在深度、廣度、精度方面的深化，全方位提升財務(wù)檔案管理水平。

四、結(jié)語

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制牽涉多項內(nèi)容。內(nèi)控工作中增強財務(wù)檔案管理后，既有利于開發(fā)財務(wù)檔案的潛在價值，也能夠借助財務(wù)檔案管理結(jié)果，提高內(nèi)部控制水平。因此，在當(dāng)前高質(zhì)量服務(wù)目標牽引下，行政事業(yè)單位有必要增強財務(wù)檔案管理。結(jié)合上述分析可以看出，財務(wù)檔案管理的需求主要集中在管理理念、信息技術(shù)、管理會計人才等方面，建議按照“具體問題，具體分析，針對性解決”的基本思路，更新財務(wù)檔案管理理念，借助擴大數(shù)字化技術(shù)配置比例的方式，提升其管理效率。為滿足當(dāng)前的內(nèi)部控制需求，還應(yīng)該加強對管理會計人才的專項化培訓(xùn)，確保財務(wù)檔案分析管理數(shù)據(jù)的精準性，促進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制提質(zhì)增效，為國家發(fā)展做出新貢獻。