劉玉琴

廣州機(jī)施建設(shè)集團(tuán)有限公司 廣東 廣州 510000

引言

由于工程資料涵蓋范圍非常廣泛，持續(xù)周期較長，管理起來相對復(fù)雜。建筑工程項(xiàng)目從施工直至到工程項(xiàng)目的竣工結(jié)算驗(yàn)收，都涉及全生命周期過程的項(xiàng)目工程資料收集與整理。建筑工程資料主要記錄了該項(xiàng)目施工全過程，最大限度正面反映出項(xiàng)目質(zhì)量及管理情況，對工程項(xiàng)目全方面、全過程管理具有重大的意義。因此，加強(qiáng)建筑工程資料管理工作是非常重要的環(huán)節(jié)，工程資料作為一個(gè)由諸多不同要素共同構(gòu)成的復(fù)雜系統(tǒng)，每一個(gè)要素都不容忽視。全面完善建筑工程資料管理工作非常有利于提高建筑工程管理的各方面效率。

1 建筑工程檔案管理工作的重要性

從宏觀層面來看，我國對于建筑工程施工檔案管理有明確相應(yīng)的規(guī)定，工程建設(shè)項(xiàng)目必須嚴(yán)格按照國家行政主管有關(guān)部門對工程資料的管理及歸檔。該項(xiàng)規(guī)定的實(shí)施要求從一定程度上加強(qiáng)了相關(guān)建筑企業(yè)對于資料管理工作規(guī)范化、制度化。建筑工程項(xiàng)目要建立健全全方面科學(xué)的管理制度，嚴(yán)格落實(shí)建筑工程資料管理，才能充分體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控工程管理相關(guān)水平。微觀層面來說，建筑工程資料的管理也是工程管理工作積累下來的豐富的經(jīng)驗(yàn)，該項(xiàng)工作在工程建設(shè)管理過程中發(fā)揮著重要的作用。但由于建筑工程施工過程涉及的環(huán)節(jié)多、領(lǐng)域廣、施工程序復(fù)雜，因此在建筑工程施工中的產(chǎn)生的相關(guān)資料，這些資料既是建筑工程施工過程的體現(xiàn)，又是為提升該工程項(xiàng)目質(zhì)量、安全及現(xiàn)場管理水平證明。

2 工程檔案資料管理的作用

首先，建筑工程資料管理工作對于工程質(zhì)量控制的重要性從工程質(zhì)量控制的角度看，項(xiàng)目工程檔案資料實(shí)施科學(xué)、高效、規(guī)范的文檔控制管理，可以確保項(xiàng)目的順利實(shí)施。同時(shí)完整的工程檔案資料為該工程的整體質(zhì)量、綠色施工、專項(xiàng)施工方案等概況的提供較為全面的資料幫助。項(xiàng)目文檔管理工作主要包括對項(xiàng)目文檔的準(zhǔn)備、申報(bào)、分發(fā)、存檔和外來文檔管理等一系列出來過程進(jìn)行控制，保證了資料文件的流通順暢。運(yùn)用辦公管理管理軟件對項(xiàng)目文檔狀態(tài)信息進(jìn)行全過程記錄、跟蹤和分析，保證項(xiàng)目資料的可追溯性及有效性。

由于建設(shè)工程項(xiàng)目一般工期持續(xù)時(shí)間較長，施工過程工序復(fù)雜，特別是隱蔽工程需要每道施工工序要監(jiān)理及相關(guān)單位驗(yàn)收合格后，方可進(jìn)行下一道施工工序，因此，施工過程必須要有相關(guān)施工過程及驗(yàn)收過程記錄資料。現(xiàn)階段，工程資料統(tǒng)一使用的省統(tǒng)表涵蓋了工程驗(yàn)收的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的規(guī)范要求。

建筑工程在竣工交付業(yè)主使用的過程中，難免會出現(xiàn)各種質(zhì)量問題，一旦出現(xiàn)各種需維修的質(zhì)量問題，檔案資料是該項(xiàng)目進(jìn)行具體需施工單位或業(yè)主檢修維護(hù)的一項(xiàng)重要參考依據(jù)。而且隨著時(shí)間變化，該當(dāng)建筑不能滿足當(dāng)下居民的居住使用功能時(shí)，建筑需要改建或是擴(kuò)建以滿足居民使用需求，在這種情況下，該建筑的原始施工技術(shù)資料顯得尤為重要，可以提供建筑的設(shè)計(jì)安全功能情況、建筑的荷載取值、工程給排水管線分布、安裝工程線路分布位置等各項(xiàng)需要的信息，為擴(kuò)建、改建等工作提供基本依據(jù)。

3 工程檔案資料管理存在問題

3.1 工程資料管理意識比較低

建筑工程資料管理工作處于很關(guān)鍵的位置，但目前的情況是，部分企業(yè)對于工程檔案資料的管理意識不足，未能正確理解及意識建筑工程資料管理的重要性，就導(dǎo)致嚴(yán)重缺乏管理的意識，認(rèn)為資料管理工作無關(guān)緊要，對建筑項(xiàng)目管理工作的意義不大。建筑工程項(xiàng)目施工管理過程中的質(zhì)量控制，主要表現(xiàn)在對施工組織和施工現(xiàn)場的質(zhì)量控制，控制內(nèi)容包括工藝控制和產(chǎn)品控制，影響質(zhì)量控制主要有人、材料、機(jī)械、方法、環(huán)境等五大因素。從“人”的因素看，建筑工程資料員是建筑工程中不可或缺的技術(shù)人員，要經(jīng)專門部門培訓(xùn)合格后持證上崗，并保證資料員相對穩(wěn)定。部分企業(yè)雖然對檔案進(jìn)行了管理，可在方法上缺乏合理性、科學(xué)性，管理工作質(zhì)量效率不高。

3.2 缺乏專業(yè)的資料管理人才

雖然建筑工程資料管理工作在發(fā)展過程中不斷提升，但是資料管理人才與實(shí)際需求不匹配。資料員流動頻繁，人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，就會導(dǎo)致建筑項(xiàng)目個(gè)別的資料內(nèi)容數(shù)據(jù)與規(guī)范不符。個(gè)別建筑項(xiàng)目存在資料外包現(xiàn)象普遍，資料與現(xiàn)場實(shí)際脫節(jié)。資料管理缺乏公司級管控，資料組卷不規(guī)范，缺項(xiàng)嚴(yán)重，表格填寫不規(guī)范，不能真實(shí)地反映工程實(shí)際質(zhì)量受控狀態(tài)，導(dǎo)致項(xiàng)目資料管理不完善及出現(xiàn)紕漏。

3.3 資料管理機(jī)制不健全

健全的資料管理機(jī)制能夠提升工作的效益以及規(guī)范性，但由于目前不少建筑工程相關(guān)部門對建筑工程項(xiàng)目資料管理的重要性不夠注重，一些建設(shè)企業(yè)認(rèn)為資料管理工作只是為應(yīng)對相應(yīng)監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)部門的審查工作。只注重企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，嚴(yán)重忽略資料管理的關(guān)鍵性。特別是在建筑工程項(xiàng)目資料管理制度管理機(jī)制的構(gòu)建上存在嚴(yán)重的不足，以及對應(yīng)的監(jiān)管和管理流程的欠缺。就算有些企業(yè)建設(shè)了相應(yīng)的資料管理制度，可是欠缺實(shí)施力度，這些皆是管理體系以及觀念不健全的表現(xiàn)[1]。

3.4 建筑工程資料的真實(shí)性欠缺

從目前建筑工程資料的真實(shí)性還難以保證的情況來看，分析其主要原因有兩方面：第一，在各類建筑施工項(xiàng)目過程與之相關(guān)方案及信息數(shù)據(jù)，主要負(fù)責(zé)人員沒有及時(shí)依據(jù)資料相關(guān)規(guī)定文件進(jìn)行現(xiàn)場施工過程的記錄和相關(guān)報(bào)審資料的歸納整理。相關(guān)的記錄人員缺乏專業(yè)技能，由于這部分人員都是屬于內(nèi)勤崗位，沒有實(shí)際根據(jù)現(xiàn)場的具體施工環(huán)節(jié)的開展進(jìn)行專業(yè)性資料收集整理以及各項(xiàng)施工方案技術(shù)的了解。這就使得各類專業(yè)所對應(yīng)的施工過程中的資料數(shù)據(jù)及施工方案信息等的記錄僅流于報(bào)表的形式，不能真實(shí)地反映本項(xiàng)目工程實(shí)際的施工具體情況。第二，由于部分施工單位對工程資料的管理不夠重視，這就容易造成資料的管理較為松懈，資料的內(nèi)容記錄依賴于資料員的職業(yè)素質(zhì)，某些施工項(xiàng)目因資料員在相關(guān)資料工作處理方面存在態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，應(yīng)付了事的現(xiàn)象，導(dǎo)致施工技術(shù)資料達(dá)不到真實(shí)反映建設(shè)項(xiàng)目過程所要求的資料必須具備完整性、有效性、真實(shí)性和及時(shí)性的要求，也嚴(yán)重影響了整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目工程的質(zhì)量把控。

3.5 管理資料文件原件或資料不完整

按照相關(guān)資料歸檔要求，歸檔資料必須是齊全的文件，現(xiàn)許多企業(yè)建筑項(xiàng)目在下發(fā)文件時(shí)通常是復(fù)印件或者是沒有完善相關(guān)主要責(zé)任人簽字蓋章的文件。不完整的技術(shù)資料會導(dǎo)致片面性，不能系統(tǒng)全面地反映單位工程的質(zhì)量狀況。工程施工資料中，常出現(xiàn)質(zhì)量證明資料、質(zhì)量檢驗(yàn)資料、實(shí)體質(zhì)量證明資料、物資質(zhì)量證明資料不真實(shí)的現(xiàn)象，這是由于在施工檢驗(yàn)取樣時(shí)出現(xiàn)個(gè)別加工，或篡改材料批號等導(dǎo)致。同時(shí)，由于施工過程中各個(gè)不同專業(yè)、分項(xiàng)工程、工序的交叉施工給工程資料管理帶來一定難度，且工作不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致工序、日期不吻合。資料不完整是建筑工程資料存在的主要問題。盡管工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位可達(dá)到80%左右，但很多工程項(xiàng)目竣工后沒有工程資料，或只有工程主體資料，沒有配套工程資料，如地下管線、園林綠化等，從而導(dǎo)致工程資料不完整，出現(xiàn)漏項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)、重項(xiàng)等問題。

4 工程檔案資料管理問題的完善措施

4.1 增強(qiáng)資料管理的意識，提高投入

切實(shí)加強(qiáng)相關(guān)企業(yè)高度重視資料管理工作，要出臺加強(qiáng)資料管理措施?？山⒖v向到底、橫向到邊的責(zé)任體系，加大人力、物力、財(cái)力、投入的建立資料體系，全面推進(jìn)資料工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)，提高檔案工作在企業(yè)目標(biāo)考核權(quán)重。強(qiáng)化基層員工與專業(yè)技術(shù)人員的工作技能的培訓(xùn)，以提升其管理水平。通過管理流程與業(yè)務(wù)項(xiàng)目的強(qiáng)化訓(xùn)練，提升員工業(yè)務(wù)能力保證檔案資料管理質(zhì)量，以及企業(yè)要提高資料全方面管理的信息化，檔案資料存檔管理的合理規(guī)范化。

4.2 加強(qiáng)資料管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高資料人員業(yè)務(wù)水平

建筑企業(yè)積極探索創(chuàng)新，提升相關(guān)專業(yè)人才隊(duì)伍培養(yǎng)效果。探索建立崗責(zé)、績效、考核、激勵“四個(gè)體系”，堅(jiān)持多方統(tǒng)籌，健全專業(yè)資料管理人才隊(duì)伍建設(shè)機(jī)制。健全科學(xué)專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)和考核評價(jià)機(jī)制，有力有序推進(jìn)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。將加強(qiáng)資料管理人員工作納入企業(yè)工作規(guī)則和議事清單，增加擔(dān)當(dāng)作為的蓬勃工作熱情。

4.3 建立和完善資料管理機(jī)制

如今，我國建筑行業(yè)迎來了快速發(fā)展時(shí)期，建筑工程檔案作為一種信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營等活動的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，高度重視檔案管理是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它將為企業(yè)建筑項(xiàng)目的管理、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，起到一定的必備作用。因此完善的建筑資料管理制度對于資料管理工作具有重要作用，實(shí)現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依的規(guī)范性管理，對資料管理人員能夠起到良好的規(guī)范作用。同時(shí)，提高企業(yè)對資料規(guī)范制度管理的意識，建立健全資料管理機(jī)制，可加大對重點(diǎn)項(xiàng)目、重點(diǎn)資料管理領(lǐng)域的管理，以及對薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查。資料管理制度必須立足于施工項(xiàng)目實(shí)際情況，制度是使管理工作有序順利進(jìn)行的有力保障。為此，建筑工程的施工單位可以通過不斷完善相關(guān)制度，把資料管理制執(zhí)行情況納入項(xiàng)目責(zé)任單位年終績效考核內(nèi)。具體實(shí)施辦法為：施工單位每年將檔案管理目標(biāo)、年度歸檔計(jì)劃、整編要求、利用成果、系統(tǒng)運(yùn)用情況等細(xì)劃成系數(shù)，列入項(xiàng)目責(zé)任單位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制年終績效考評的內(nèi)容，根據(jù)考核結(jié)果獎懲兌現(xiàn)。通過建立健全項(xiàng)目部資料檔案管理制度，明確各崗位相關(guān)資料編制負(fù)責(zé)人及其責(zé)任，明確應(yīng)歸檔資料的范圍、編制要求、移交程序及時(shí)限等，大大提高資料管理的規(guī)范性，通過制度完善資料的管理。

4.4 采取有效措施提高資料的真實(shí)性

一家管理水平好的施工企業(yè)，其施工技術(shù)資料必定是及時(shí)的、真實(shí)的、準(zhǔn)確的，且符合各方面要求，對企業(yè)的經(jīng)營管理是有益的、完整的。企業(yè)相關(guān)部門可定期要對資料信息以及數(shù)據(jù)等切實(shí)狀況實(shí)行質(zhì)量檢查或不定期抽查，防止建筑工程項(xiàng)目資料在記錄過程中存在偏差以及內(nèi)容不符的狀況。通過確保信息資料的準(zhǔn)確性，來為工程項(xiàng)目的建設(shè)給予合理的保障。采集的工程項(xiàng)目資料一定要實(shí)行仔細(xì)的整理與裝訂，通過項(xiàng)目資料的管理要求，對資料實(shí)行種類、實(shí)踐以及來源的整理，保障項(xiàng)目資料進(jìn)行存檔的時(shí)候，具備相對的工序性，并且對相關(guān)文件實(shí)行編號工作，從而保障后續(xù)資料能夠高效率的借閱[2]。

4.5 完善竣工資料整理歸檔工作

在建筑工程竣工結(jié)算后，施工單位必須要對建筑工程全過程產(chǎn)生的所有安全隱患等進(jìn)行全面匯總。需要檢查全部資料是否存在記錄錯(cuò)誤、缺少原件或相關(guān)資料殘缺等情況，出現(xiàn)問題必須盡早解決，避免造成后期浪費(fèi)人力、物力對資料進(jìn)行查漏補(bǔ)缺等問題。同時(shí)需要對全部建筑工程工序進(jìn)行相應(yīng)的評定，并通過精準(zhǔn)的計(jì)算、整理，填寫施工質(zhì)量文件，確保各項(xiàng)建筑施工工序、施工合格率等信息可以有效的反映出來，最終經(jīng)過監(jiān)理總工程師確認(rèn)和業(yè)主簽字。之后再將涉及的全部施工環(huán)節(jié)的資料清單，按照合理的順序進(jìn)行整理、匯總、歸檔，以便于后期使用。填寫工程竣工報(bào)告、工程交工驗(yàn)收證書和質(zhì)量保修書，必須是原件，簽字、蓋章手續(xù)完備?？⒐を?yàn)收會議結(jié)束后將竣工會議記錄放入竣工資料中，就基本是一套完整的工程竣工資料了[3]。

5 結(jié)束語

綜上所述，在建筑工程的實(shí)施管理過程中，資料管理是建設(shè)工程的重要部分，隨著資料管理理念與制度在不斷完善與創(chuàng)新，進(jìn)一步完善工程資料管理措施，可以提升企業(yè)競爭力，促進(jìn)建筑行業(yè)發(fā)展。建筑市場競爭非常激烈，我們不僅僅要在工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等方面達(dá)到業(yè)主的要求，同時(shí)也要在工程資料這個(gè)看似不重要的環(huán)節(jié)勝出一籌，為企業(yè)塑造良好的形象，展現(xiàn)企業(yè)高水準(zhǔn)的管理，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益提供一份重要保障。