李翼翔、董志梅、秦冰玥、任曉斐、楊馳 /北京航天長(zhǎng)征飛行器研究所

伴隨科技飛速發(fā)展，電子文件和電子檔案日益成為信息記錄、傳遞、交換和利用的主要方式，也成為航天檔案重要的組成部分。由于電子文件容易被篡改且高度依賴讀寫設(shè)備，其安全性、完整性、真實(shí)性和可用性與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比風(fēng)險(xiǎn)較高。因此，為了保證安全利用，重要電子文件一般會(huì)轉(zhuǎn)存為紙質(zhì)文件，進(jìn)行紙質(zhì)、電子同時(shí)歸檔，雙套管理。雙套制是電子檔案管理初期技術(shù)不成熟下的權(quán)宜之舉，同樣的檔案進(jìn)行紙質(zhì)電子雙套管理，浪費(fèi)了管理時(shí)間和成本，降低了工作效率。因此，推動(dòng)電子檔案以原生電子形態(tài)歸檔、存儲(chǔ)和利用成為檔案管理勢(shì)必要解決的問題。隨著辦公自動(dòng)化的不斷深入，國(guó)家電子文件各種法律法規(guī)的不斷豐富完善，電子檔案單套制管理的時(shí)機(jī)已不斷成熟。2021 年1 月1 日正式施行的《中華人民共和國(guó)檔案法》提出“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”等要求，為電子檔案單套制管理提供了法律層面的依據(jù)和要求。筆者立足北京航天長(zhǎng)征飛行器研究所科研生產(chǎn)實(shí)際情況，結(jié)合電子文件及單套制管理理論，提出適合航天科研生產(chǎn)實(shí)際的電子文件管理模式。

一、管理實(shí)踐

1.全面策劃

對(duì)電子文件歸檔的理論和實(shí)際工作進(jìn)行探究，為單套制的發(fā)展和全面實(shí)施奠定基礎(chǔ)。利用電子文件單套制管理思想，指導(dǎo)電子文件管理新方法。從管理角度結(jié)合實(shí)際工作情況進(jìn)行分析，統(tǒng)一部署，分級(jí)部署，總結(jié)出具有操作指導(dǎo)意義的企業(yè)電子文件單軌制研究實(shí)施規(guī)范，解決研究所電子文件歸檔和管理規(guī)范空白的問題，創(chuàng)造企業(yè)電子文件單套制規(guī)范管理新成果。

2.流程貫通

通過電子文件單套制理論研究，結(jié)合實(shí)際情況提出有效方法，把電子文件檔案單套制管理理念貫通于檔案管理之中。一是對(duì)電子文件單套制歸檔問題進(jìn)行綜合分析，明確電子文件歸檔規(guī)范，提出具體可行的歸檔流程和要求，對(duì)于可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)提出防范和解決對(duì)策，體現(xiàn)在工作流程的規(guī)范和優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)中。二是提出規(guī)范。做好電子檔案單套制管理的前提是電子文件生成、流轉(zhuǎn)和歸檔時(shí)負(fù)責(zé)歸檔和方案管理規(guī)范。三是提升檔案管理與服務(wù)水平。利用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)通過電子文件在線歸檔，提升歸檔效率，節(jié)約紙質(zhì)文件打印的成本，節(jié)省庫房存儲(chǔ)空間，歸檔后可實(shí)現(xiàn)研究所數(shù)字檔案資源的整合和共建共享，用戶通過檔案管理系統(tǒng)在線檢索和借閱電子檔案，提高檔案檢索利用。

3.實(shí)施方法

電子文件單套制管理的全面實(shí)施，應(yīng)以管理方法結(jié)合技術(shù)手段完成。

一是制度牽引。制定切實(shí)可行的管理制度是保障電子文件單套制工作規(guī)范的關(guān)鍵。建立電子文件制度、技術(shù)和工作規(guī)范，保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)和瀚海之星檔案系統(tǒng)有效銜接并實(shí)現(xiàn)功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子檔案單套制管理的需要。制度建設(shè)應(yīng)規(guī)定或明確電子檔案各部門職責(zé)分工，分類方案、電子文件整理、歸檔要求、移交要求等，建立匹配電子檔案管理要求的專項(xiàng)制度。針對(duì)電子檔案單套制實(shí)際情況，編制了《電子文件管理辦法》，作為電子文件管理規(guī)范。

二是歸檔前置。針對(duì)電子文件單套歸檔的新要求，檔案人員主動(dòng)作為，按文件生命周期理論，從電子文件生成時(shí)就提出規(guī)范性要求。例如，電子文件在AVIDM 系統(tǒng)生成時(shí)，規(guī)定必填和選填著錄項(xiàng)，以及關(guān)鍵著錄項(xiàng)的填寫規(guī)范。在歸檔時(shí)，對(duì)操作要求和規(guī)范進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保電子文件歸檔準(zhǔn)確，電子檔案單套制管理可行。從規(guī)范上提要求，指導(dǎo)歸檔人員從業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行電子提交，通過電子流程完成文件編寫、校對(duì)、審核和批準(zhǔn)流程，使文件版本可控。創(chuàng)新性提出針對(duì)僅有紙質(zhì)文件的單套文件，將紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，通過舊文檔提交等流程，完成紙質(zhì)到在線的轉(zhuǎn)換。檔案人員把電子文件檔案要求固化到歸檔表單模板里，使歸檔人員能高校準(zhǔn)確完成電子文件歸檔。

三是系統(tǒng)部署。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備成熟穩(wěn)定的電子文件歸檔整理、瀏覽借閱、安全認(rèn)證等功能，支持完成電子文件歸檔工作。按照電子檔案格式要求，形成電子文件及其組件。支持電子文件形成和流轉(zhuǎn)過程中自動(dòng)采集電子文件元數(shù)據(jù)，支持電子文件辦結(jié)或業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)上完成電子文件整理工作，確保電子文件收集的齊全性和完整性。在整個(gè)過程中，檔案人員提前介入、深度參與，持續(xù)打通檔案管理系統(tǒng)與不同業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的集成，定期檢查電子條目和原文的接入情況，定期檢查服務(wù)器性能，確保歸檔電子文件完整準(zhǔn)確。

四是四性檢測(cè)。對(duì)歸檔文件進(jìn)行入庫檢查，以及對(duì)電子檔案的周期性技術(shù)檢查，對(duì)電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢查（見表1）。

表1 四性檢測(cè)項(xiàng)目

二、實(shí)施效果

本管理實(shí)踐應(yīng)用范圍為航天產(chǎn)品電子文件和檔案管理，目前已推廣在全所范圍內(nèi)試運(yùn)行，達(dá)到電子文件檔案單套制管理初期階段，電子文件和檔案逐步實(shí)現(xiàn)一體化，取得階段性成果。

1.管理效益

通過電子文件管理，實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)容從產(chǎn)生、捕獲、分類、存儲(chǔ)、保護(hù)、管理、使用到處置的全生命周期管理，并通過最終沉淀到檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理；通過安全、協(xié)作、高效、結(jié)構(gòu)化的使用方式，規(guī)范電子文件使用規(guī)則，支持企業(yè)邁向知識(shí)管理和數(shù)字轉(zhuǎn)型。

2.經(jīng)濟(jì)效益

由傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募翁字茪w檔，極大程度節(jié)省了紙質(zhì)檔案整理的人工成本，以及檔案庫房的存儲(chǔ)成本。按歸檔量3 萬頁文件測(cè)算，從4 個(gè)方面節(jié)約了成本:一是節(jié)約紙張成本。按1 張紙的打印成本為1 元，文件1 式3 份計(jì)算，共節(jié)約6 萬元。二是節(jié)約庫房存儲(chǔ)空間。3萬頁紙質(zhì)文件大約需要占用24節(jié)檔案柜，每節(jié)檔案柜占地約1立方米，按照檔案庫房造價(jià)3500元/立方米測(cè)算，節(jié)約84000 元。三是節(jié)約檔案數(shù)字化成本。已經(jīng)電子歸檔的文件自帶電子原文，可直接在檔案管理系統(tǒng)預(yù)覽，節(jié)省了檔案數(shù)字化掃描的成本。按A4 幅面的紙質(zhì)檔案數(shù)字化成本為3 元/頁，共節(jié)約157800 元。四是節(jié)省時(shí)間成本。紙質(zhì)版文件需要員工手動(dòng)著錄檔案信息條目12 條，而由Avidm 集成歸檔的電子文件，自帶文件的基本條目信息，資料組人員僅需錄入3 個(gè)條目。手動(dòng)錄入1 條條目約需要30 秒，成本工程后只需約5 秒，1 份電子歸檔的文件可節(jié)約25 秒錄入時(shí)間，1480 份文件共計(jì)節(jié)約617 分鐘。

3.企業(yè)效益

通過檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子案卷管理、集中存儲(chǔ)統(tǒng)一借閱，為用戶提供便捷系統(tǒng)體驗(yàn)。未來通過解決雙層PDF、OCR 識(shí)別等技術(shù)，滿足復(fù)雜檢索、關(guān)聯(lián)推薦等知識(shí)呈現(xiàn)方式，滿足用戶對(duì)信息的深度利用。使用戶不受時(shí)間空間影響，高效便捷辦公。

三、后續(xù)思路

電子檔案單套制管理作為檔案結(jié)合航天科研生產(chǎn)和“十四五”檔案規(guī)劃的重點(diǎn)工作之一，有助于固化現(xiàn)有電子檔案單套制管理的成果，推動(dòng)電子檔案單套管理逐漸步入正軌、持續(xù)健康運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)文檔一體化、檔案知識(shí)在業(yè)務(wù)過程中復(fù)用。

一是推動(dòng)館藏檔案結(jié)構(gòu)優(yōu)化，由傳統(tǒng)檔案為主轉(zhuǎn)向電子檔案為主。積極響應(yīng)電子檔案單套制發(fā)展趨勢(shì)，擴(kuò)充電子檔案范圍和數(shù)量，夯實(shí)檔案信息資源和數(shù)字檔案館建設(shè)基礎(chǔ)。一方面推進(jìn)檔案數(shù)字化工作發(fā)展，持續(xù)增加存量數(shù)字化比例，其原始紙質(zhì)檔案達(dá)到保管期限后，可按價(jià)值和利用率酌情開展銷毀或進(jìn)館工作，為優(yōu)化實(shí)體檔案庫房提供保障。另一方面，開展增量電子化工作，基于業(yè)務(wù)實(shí)際需求，不斷增加業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對(duì)接數(shù)量，將更多門類和類型的電子文件納入電子檔案管理系統(tǒng)中，為實(shí)現(xiàn)“數(shù)字研究院”戰(zhàn)略夯實(shí)基礎(chǔ)。

二是推進(jìn)數(shù)字檔案館向智慧檔案館延伸。在持續(xù)推進(jìn)和深化電子檔案單套制管理試點(diǎn)工作的基礎(chǔ)上，以檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為基礎(chǔ)，兼顧單位發(fā)展要求和用戶需求，深入優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)功能，全面升級(jí)框架和智能自動(dòng)化，充分發(fā)揮海量檔案信息數(shù)據(jù)對(duì)科研生產(chǎn)的服務(wù)作用，為主營(yíng)業(yè)務(wù)賦能，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)向知識(shí)成果的轉(zhuǎn)化，面向業(yè)務(wù)領(lǐng)域提供檔案知識(shí)的組織、檢索、推送等服務(wù)，在技術(shù)上引入識(shí)別引擎，語音檢索，語義關(guān)聯(lián)、知識(shí)圖譜、權(quán)限賦予多樣化，為智慧檔案館建設(shè)奠定基礎(chǔ)。