李恩瑤 李淑帆

(1.石家莊郵電職業(yè)技術學院 計劃財務處,河北 石家莊 050021;2.天津財經大學 經濟學院,天津 300222)

財務管理應建立在事權的基礎上,其本質是事權,而不是財權,僅靠合規(guī)、合法和預算難以評價財務管理水平的高低.因此,提高財務管理水平需要對財務數據背后“事”的合理性進行評價,對如何做事進行評價,財務管理水平的提高除了高效地完成報銷、預算等財務活動外,還應該向提供決策分析層面發(fā)展.

隨著高職院校的擴招,教育經費及日常行政、后勤收支的資金體量及報銷憑證的數量增加,財務活動日益復雜.上級部門及相關審計部門對高校財政資金使用的規(guī)范性越來越重視,對憑證管理及預算管理的要求也越來越嚴格.借助信息化手段能提高財務管理水平,是高校落實教育信息化2.0行動計劃[1],加強數字校園建設,積極應用人工智能技術為師生減負增效的重要舉措.本文對石家莊郵電職業(yè)技術學院(以下簡稱“學院”)財務管理信息化問題進行了探索.

1 信息化建設環(huán)境及相關系統模塊

在數字校園環(huán)境下,建立財務網上綜合服務平臺,可以幫助教職工及學生查詢項目收支明細賬、預算控制余額表、學生收費信息等.這就要求該服務平臺能夠與財務系統、預算系統、學生收費系統等進行連接.以電子報賬單為載體,將預算管理、憑證管理、財務核算等進行有效串聯,真正實現財務管理的全面信息化和自動化.財務網上綜合服務平臺包括網上報賬系統、預算系統和學生收費系統.

1.1 網報系統

助力財務實現報賬單據規(guī)范化,審批流程電子化和信息傳遞自動化的建設目標.教職工進入網報系統之后,根據報銷內容選擇日常報銷、差旅報銷、科研報銷或借款選項,提前將各項目的預算置入預算管理系統并同時在網報系統中提取預算額度,在報銷單據保存時自動扣減預算,實時顯示報銷項目預算指標余額,改善由于項目超支導致的預算事前控制力不足,財務人員制單返工,教職工二次修改報銷內容,重復簽字等問題.

1.2 預算系統

助力資金從計劃到執(zhí)行全過程可控化,提供全面業(yè)務資金預算解決方案,實現預算項目審批、預算資金分配和預算執(zhí)行控制自動化建設目標.各部門進入預算系統后,根據本年計劃的項目填報預算事項及對應的會計科目金額,若有新增預算事項需申報項目庫,經過部門申請→部門調整→主管領導審核→財務匯總后形成預算草案,實時從財務系統中提取數據進行預算執(zhí)行情況統計及分析,逐步解決預算、執(zhí)行“兩張皮”,預算執(zhí)行進度無法及時反饋等問題.

1.3 學生收費系統

助力實現學生繳費管理與費用處理、票據管理緊密銜接,信息查詢與信息統計匯總便捷靈活的目標.學生收費系統是一個師生共用的系統,需要學生借助該平臺進行各類繳費,填寫基本信息、進行宿舍選擇等;需要教務處、學生處教師及時更新學生學籍變動情況,新生檔案導入等工作;需要財務處根據收費情況,及時開票、記賬或退費,并完成學宿費上繳財政等工作.該系統使得學生收費開票、入賬、變更過程更加及時,便捷,準確,能夠提供靈活多樣的數據統計方式,支持多種新型收費形式.

2 學院財務管理現狀及問題

2.1 現狀

學院由中國郵政集團有限公司管理,屬于財政部下屬學校,同時河北省也對其進行業(yè)務指導和經費支持.財務管理范圍除了屬于事業(yè)性質的學校外,還包括企業(yè)性質的培訓中心、綠苑大廈,特別是綠苑大廈也為培訓中心和學院提供各種餐宿保障服務,與學院存在著業(yè)務和資金往來.目前學院財務部設置了分管學院、培訓中心和綠苑大廈的財務管理人員,分別負責相關部門的賬務處理以及月報、年報報表.預算管理人員需要通盤掌握全院的情況,并編制直屬單位預算、中央財政預算和河北財政預算,同時還負責多種數據統計工作.

2.2 問題

(1)數據庫建設基礎薄弱,數據集成和信息聯動能力不足

各部門信息與財務信息不互通,在財務管理各模塊之間,學院、培訓中心和綠苑大廈各財務系統及不同職能部門系統之間缺乏數據接口.其一表現為編碼形式不同[2],如教師課題編碼在教務處立項與財務編碼不一致,導致教師報銷時所寫編碼在財務系統中找不到對應項目,影響工作效率和準確性.其二表現為信息更新不及時,如學生信息、住宿信息、退學、休學、參軍入伍等變動信息更新相較于教務處、學生處的信息有延遲;其三表現為財務數據更新不及時,人工開票及手工記賬使收費數據不能及時錄入記賬系統,報賬教師需要和負責學生收費工作的教師定期核對收費數據,這在一定程度上降低了財務數據更新的及時性和準確性.

(2)校內信息溝通不暢,財務活動效率偏低

在預算管理方面,財務部門與業(yè)務部門信息溝通不暢,角度不同,理解各異,導致業(yè)務部門提交的材料無法達到財務預算編制的要求,業(yè)務部門有可能返工,既造成時間的浪費又加大了財務預算的難度.同時,由于數據統計和更新方法落后,完全依靠辦公軟件人工統計數據,預算執(zhí)行情況不能及時、準確地反饋給相關部門,常出現年中執(zhí)行進度慢,年底為了完成當年預算,提高部門績效評價得分而突擊花錢的情況.

在學生收費方面,對于住宿標準等一些收費項目的更改,無法及時傳遞到財務處,影響收費及記賬的準確性.有部分學生不清楚線上繳費功能,因此財務部每年要耗費人力、物力進行線下收費.

在賬務處理方面,前來報銷的教師時常忽視經費余額,同時對部分報銷項目把握不到位,在財務記賬過程中,通常需要在詢問具體報銷事項、溝通報銷項目、更換等瑣事上花費時間,降低了報銷的效率.如遇到預算、財務報銷等管理辦法修訂,或對教育廳、審計部門指出的問題進行整改而提出新的要求,雖然財務處會及時向全院發(fā)文,但由于學校多種原因,許多新制度無法及時、準確地傳遞給每位教師,導致許多問題重復出現,重復溝通.

(3)財務工作流程不暢,靈活性不足

學院還未使用網上審批系統,財務報銷采取的是手工報銷的形式.部門負責人及主管院領導由于工作繁忙,審核、簽字不及時,使得審批流程耗時長,教師報銷時間的靈活性受到影響,這些是導致教師報銷不及時的原因,因此容易出現在月底、期中及年底集中報銷的情況.目前財務處負責報銷的財務人員人數有限,工作量在期末時驟增,易導致報銷中對原始憑證審核的忽視和疏漏,制單過程中也容易出現錯誤,從而導致記賬不準確、返工或者憑證積壓等問題.

(4)財務管理多集中在事后控制,未實現預防和監(jiān)督職責

從預算管理方面來看,預算執(zhí)行情況只能定期在月末或者季度末進行統計,無法實時監(jiān)控.同時,由于學院內部單位之間的獨特情況,面臨著人員、公用等經費的分攤問題,分攤的數據也無法及時進行統計,并推送到數字校園平臺供各部門查詢.

從財務報銷方面來看,只能在教師將票據帶到財務處后才能進行審核,無法提前審核并提出修改意見,出現了報銷憑證反復審核.

3 財務信息系統建設可行性分析

(1)具備建立財務信息化的操作環(huán)境

2017年學院已經開始研發(fā)基于數據共享功能的數字校園平臺,進行了部分信息標準建設、教學口報表及數據分析系統、統一認證平臺、統一門戶平臺、系統集成與整合模塊,其中系統集成與整合模塊包括學工系統、教務系統、財務系統、一卡通系統、人事系統和圖書管理系統.同時日常使用OA 辦公系統,能夠實現移動化辦公.

(2)具備建立財務信息化的技術環(huán)境

學院擁有一支在信息技術領域具有專業(yè)知識的技術人員組成的隊伍,即網院運管中心(以下簡稱“網院”),經過多年對學院數字校園的建設,該隊伍積累了大量的系統研發(fā)與設計經驗.

(3)具備建立財務信息化系統的安全環(huán)境

目前,基于學院已建成的統一身份認證平臺,已經制定了業(yè)務系統與數據中心平臺的接口規(guī)范、統一資源定位符(URL)、攔截與訪問控制列表(ACL)、控制列表訪問技術的數據采集平臺(DCI),能避免非法的、外來的用戶及系統進入,因此能夠建立起全校統一、穩(wěn)定、安全的數據資源服務系統.

(4)具備建立財務信息化的基礎模塊對于財務信息化建設中比較重要的預算信息化、報賬信息化及學生收費信息化,學院在前期已經有了一定的研究基礎,并建立了一些相關模塊.首先,學院財務處已經在使用網院技術部門提交的預算管理系統的研發(fā)成果.網院在技術手段上也實現了預算管理系統的部分功能.其次,學院正在使用學生收費管理系統,該系統能夠對獨立學院的新生收費工作進行系統化管理,但與其他系統的信息交互能力不足.再次,學院正在研發(fā)網上審批功能,同時數字校園中已經設置了報銷款查詢功能,有助于實現網上報賬查詢.

4 財務信息化建設著眼點

4.1 財務信息化平臺層建設

平臺層的建設是數字校園模式下財務信息化建設的基礎和重心.首先,要保證全部數據的唯一性,梳理并整合所有與財務信息相關的數據,包括科研、教學等項目編碼、人員編號等信息,確保這些數據在進行相關統計時不重復或者混淆[3].其次,要預制好數據統計分析的相關公式和模板,例如預制好部門預算執(zhí)行情況統計表的公式,確保及時監(jiān)控預算執(zhí)行過程,并能夠實時反饋給相關部門.預制好教育廳要求填報的各類報表模板,確保能夠從系統中提取數據后直接生成各類報表.

4.2 財務信息化業(yè)務層建設

根據耦合理論,即不同模塊或系統間協同作用、相互影響的理論,財務活動應該在內部以及與各部門有關系統之間進行集成.這一層包含財務核算、學生收費、預算管理等財務活動,也應該建立教務系統、學工系統、學院管理的培訓中心等單位的財務系統之間的標準接口,以便進行數據交互.

4.3 財務信息化分析決策層建設

在決策層置入績效指標、財務指標、收支、風險點預警等分析及每年都要進行的教學質量評價、思政、實驗室建設等數據采集工作模板,借助數據倉庫、數據挖掘、在線分析、云會計等信息技術手段[4],融入信息查詢和報表導出功能,為領導層提供決策分析的依據,減輕人工統計分析的工作量.

5 財務信息系統需求分析及流程圖

5.1 財務信息系統需求分析

財務信息系統需滿足5方面需求.一是在一個互聯互通的網絡環(huán)境中,所有用戶電腦需要連接校園網;二是建立統一的信息和數據標準,提高部門間數據的兼容性,以便數據共享;三是具備不斷增加或完善系統各項功能和模塊的能力;四是可以將與教職工、學生、部門有關的財務信息推送給相關人員;五是保證信息及數據的安全性.為此,財務信息系統需要在現有財務核算模塊基礎上增加網上報賬、預算管理和學生收費三個功能模塊,各功能模塊的使用場景、問題需求及對應功能,見表1.

表1 財務信息化系統功能需求分析

5.2 財務信息系統流程分析

為了開發(fā)人員更好地理解財務信息系統所需各種功能,便于后續(xù)軟件開發(fā)、工程建設及項目驗收有序進行,對財務信息系統進行流程分析,如圖1 所示.通過信息系統建設將財務管理、預算管理、學生收費管理有機結合,財務人員可以根據個人及部門預算申報及審核情況,直接下達學院預算信息,并隨時對預算執(zhí)行情況進行跟蹤分析[5];還可以從學工和教務系統中了解學生學籍變動情況及繳費信息,并將繳費信息直接生成記賬憑證,有效解決收繳費信息延遲問題.

圖1 系統總體功能流程圖

6 保障措施

財務信息化建設有利于改善財務報銷、預算管理等財務活動,助力高校管理水平的提高,做好信息化建設還應該有相應的保障措施.

(1)需要領導層的大力支持

在建設前期,一定會投入較多的時間和資金,因此,學院應該做好充足準備,給予必要的人員、資金和技術支持,亦或是成立信息化領導小組,讓技術部門和財務部門沒有后顧之憂.在建設過程信息化領導小組中,各部門應積極配合,需要定期召開建設情況會議,收集各部門的意見和建議,將工作落到實處.在系統初次上線過程中,各種情緒可能會在各個部門甚至是財務處出現,此時需要領導層進一步強調財務信息化的重要性,同時盡可能多地組織各部門進行財務信息系統使用方法的培訓,以提高全體教職工的適應速度.

(2)大力培養(yǎng)或引進復合型人才[6]

目前,由于大部分財務人員不具備相關的計算機知識,存在與技術人員溝通的障礙,無法將財務信息化需求清晰地整理出來,所以在財務信息化建設初期會出現較多的問題.而且對財務信息系統進行后期維護,也需要財務人員花費大量的時間和精力.目前,在財務人員工作普遍非常繁忙的情況下,后期維護就顯得力不從心.改變現有的財務管理模式、工作方法與習慣也不是一蹴而就的,因此,需大力培養(yǎng)或引進復合型人才,促進財務隊伍素質不斷提高.

(3)加強信息系統安全性維護

由于財務數據有保密性要求,也存在泄漏財務信息的風險和引發(fā)資金風險的可能,因此,要強化操作權限控制,在內部消除信息泄露、操縱不當等風險.還要建立網絡安全維護體系,加強數據庫巡檢,做好數據庫備份工作,運用防火墻等手段,確保財務信息數據安全,抵御木馬病毒、黑客入侵、信息被盜等外部風險.