夏曉紅

（吉林省靖宇縣交通戰(zhàn)備辦公室，吉林 白山 134599）

0 引言

檔案作為交通運(yùn)輸系統(tǒng)相關(guān)單位運(yùn)行管理體系的重要組成部分，對內(nèi)部資源的調(diào)配、人才發(fā)掘以及決策的制定有著極大的裨益。為更好地提升檔案信息管理的成效，降低檔案信息獲取的時間成本，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的信息化、共享化，相關(guān)工作人員有必要從檔案信息管理的角度出發(fā)，以需求為導(dǎo)向，以技術(shù)為基礎(chǔ)，通過對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理化應(yīng)用，完成信息化背景下的檔案信息管理創(chuàng)新工作，逐步推動檔案信息管理的智能化、信息化。

1 交通運(yùn)輸系統(tǒng)檔案信息管理的現(xiàn)狀分析

對現(xiàn)階段檔案信息管理工作開展情況的梳理，引導(dǎo)工作人員準(zhǔn)確把握檔案信息管理的基本訴求，明確檔案信息管理環(huán)節(jié)存在的問題，通過對檔案信息管理問題的系統(tǒng)總結(jié)，為后續(xù)檔案信息管理體系的健全以及管理方式的優(yōu)化提供參考。

從實(shí)際情況來看，交通運(yùn)輸系統(tǒng)具有以下特點(diǎn)：單位職工數(shù)量較多，檔案信息體量較大，管理難度較大，實(shí)用性不強(qiáng)。盡管決策者、人力資源部門逐步認(rèn)識到檔案信息管理的重要性與必要性，但是受到檔案體量、管理方式等因素的影響，使得檔案信息管理的作用難以得到充分彰顯，對于人力資源發(fā)掘、員工培訓(xùn)、考核晉升等工作的開展產(chǎn)生了妨礙作用。為改善這種局面，管理人員應(yīng)當(dāng)在轉(zhuǎn)變檔案信息管理思路的前提下，創(chuàng)新檔案信息管理手段，借助信息技術(shù)，構(gòu)建檔案信息的發(fā)掘、匯總、應(yīng)用平臺，發(fā)揮檔案的管理作用。同時，在信息化技術(shù)框架下，進(jìn)行檔案獲取方式、應(yīng)用方法的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理質(zhì)量與管理成本的兼顧。

2 交通運(yùn)輸系統(tǒng)檔案信息管理應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基本特點(diǎn)

檔案信息管理在應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的過程中，實(shí)現(xiàn)了信息采集的全面化、信息處理的高效化，加速提升經(jīng)營性數(shù)據(jù)的整合能力，有效解決檔案信息管理效率性較低、覆蓋面較小等一系列問題，逐步構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息管理體系。

2.1 信息采集的高效化

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的主要特點(diǎn)在于，通過高效化的信息采集，對交通運(yùn)輸系統(tǒng)涉及的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行發(fā)掘、整理，從而精準(zhǔn)反映有關(guān)單位在一段時間內(nèi)的資金往來情況。為保證信息采集的高效化，以時間與項目作為模塊劃分的依據(jù)，定向完成數(shù)據(jù)的整合。例如，部分單位通過引入計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，將單位內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的整合，減少不同檔案數(shù)據(jù)之間的割裂性，真正、全面地反映檔案的基本情況，對后續(xù)決策的制定、人員的管控等各項工作的開展提供方向性引導(dǎo)，同時也保證了檔案信息管理的成效。

2.2 信息分析的科學(xué)化

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)分析功能的實(shí)現(xiàn)是以信息數(shù)據(jù)的采集為基礎(chǔ)，根據(jù)掌握的信息數(shù)據(jù)，有目標(biāo)、有計劃地開展信息分析等系列工作。在檔案數(shù)據(jù)分析環(huán)節(jié)，工作人員將各項數(shù)據(jù)錄入到大數(shù)據(jù)分析軟件之中，利用軟件算法建立數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)聯(lián)，將檔案信息類別、檔案信息內(nèi)容、檔案信息使用場景等信息進(jìn)行統(tǒng)籌，提升了檔案信息處理的科學(xué)化水平，減少了人為因素對于檔案信息管理的干擾。在很大程度上，切實(shí)發(fā)揮計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理精準(zhǔn)性方面的優(yōu)勢。

3 交通運(yùn)輸系統(tǒng)檔案信息管理應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的必要性分析

信息化對于檔案信息管理有著提升作用，轉(zhuǎn)變了以往的檔案使用方式，實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理效率、共享能力的穩(wěn)步增強(qiáng)，全面發(fā)揮檔案信息管理的價值與作用。

3.1 提升檔案使用效率

信息技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用，加速了已有檔案信息管理方式的轉(zhuǎn)變。例如，在傳統(tǒng)的檔案調(diào)取過程中，工作人員往往需要按照相關(guān)目錄編號，查詢檔案的存儲位置，查詢的時間相對較長，甚至出現(xiàn)檔案錯查或者漏查的情況，對于檔案的使用造成了一定的妨礙。信息技術(shù)的應(yīng)用，形成了完善的檔案電子目錄。工作人員通過輸入關(guān)鍵詞，可以在較短的時間內(nèi)，查詢檔案編號、存儲位置等相關(guān)信息，縮短了檔案查詢、調(diào)取的時間，提升了檔案的使用效率，降低了檔案信息管理的時間成本。

3.2 促進(jìn)檔案資源共享

檔案信息的體量大，增加了工作人員的工作難度，導(dǎo)致檔案信息管理差錯率的增加，間接影響了后續(xù)檔案的使用。信息技術(shù)尤其是云計算技術(shù)、電子信息錄入技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用，在很大程度上解決了這一問題。工作人員根據(jù)檔案更新的要求，進(jìn)行電子檔案的錄入，保證檔案的全面性，降低了檔案日常管理的難度，同時逐步形成了一種檔案共享機(jī)制，避免了檔案信息匯總不及時、不全面的問題，保證了檔案信息管理的有效性，使檔案能更好地參與交通運(yùn)輸系統(tǒng)管理工作。

4 交通運(yùn)輸系統(tǒng)檔案信息管理應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的現(xiàn)狀

在交通運(yùn)輸系統(tǒng)檔案信息管理過程中，應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)暴露出諸多問題。對存在的問題進(jìn)行探討與研究，有助于工作人員形成正確的觀念認(rèn)知，明確過往計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的短板，為計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用策略的完善創(chuàng)造便利條件。

4.1 對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)重視程度不高

部分單位在利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案信息管理的過程中，沒有真正認(rèn)識到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的重要性與必要性，沒有能夠?qū)⒂嬎銠C(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)納入企業(yè)檔案信息管理等活動，不僅造成了數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)，還降低了檔案信息管理的科學(xué)性。例如，部分單位在產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型過程中，為了保證自身競爭力，往往需要做好創(chuàng)新與營銷等系列工作，有目的、有計劃地開展檔案信息管理等工作。但是在工作開展環(huán)節(jié)，忽視了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對于檔案信息管理相關(guān)數(shù)據(jù)發(fā)掘的有效性，影響了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用成效，對于相應(yīng)技術(shù)活動的開展產(chǎn)生了消極影響。

4.2 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用范圍有限

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用無疑可以持續(xù)提升交通運(yùn)輸系統(tǒng)檔案信息管理成效，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的全面發(fā)掘與高效處理，幫助有關(guān)單位更好地掌握自身的實(shí)際情況，科學(xué)預(yù)估某一時間內(nèi)的發(fā)展走向，為經(jīng)營決策、運(yùn)行管理等系列工作的有序開展提供方向性引導(dǎo)。但是必須清楚地認(rèn)識到，部分單位對于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用范圍較為有限，應(yīng)用對象單一，在大多數(shù)情況下，局限于預(yù)算、核算等相關(guān)工作。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無法應(yīng)用在交通運(yùn)輸系統(tǒng)的各個方面，造成信息發(fā)掘、采集、管理以及分析等流程的缺失，檔案信息管理成效不佳，無法準(zhǔn)確反映經(jīng)營管理情況。部分單位盡管轉(zhuǎn)變了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用理念，將各類經(jīng)營數(shù)據(jù)納入管理平臺，有意識地擴(kuò)大計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用范圍。但是缺乏不同數(shù)據(jù)信息之間的融合，數(shù)據(jù)與檔案信息管理脫節(jié)，數(shù)據(jù)分析深度、利用水平達(dá)不到預(yù)期效果，使得計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用存在片面性。

4.3 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用缺乏創(chuàng)新性

盡管采用了ERP 系統(tǒng)，嘗試開展數(shù)字化與信息化管理，但是在相關(guān)系統(tǒng)中，沒有加入計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)模塊，影響了數(shù)據(jù)的融合，導(dǎo)致計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無法全面掌握各類經(jīng)營性數(shù)據(jù)。在一定程度上，影響經(jīng)營戰(zhàn)略的制定、管理決策的實(shí)施等相關(guān)工作，甚至引發(fā)工作失誤，對經(jīng)營管理水平的提高產(chǎn)生了消極作用。

5 交通運(yùn)輸系統(tǒng)檔案信息管理應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基本舉措

應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新檔案信息管理，要求工作人員在科學(xué)性、實(shí)用性的原則下，采取系列舉措，形成新的檔案信息管理理念，積極推動檔案信息管理的信息化建設(shè)，建立綜合性、應(yīng)用性的檔案信息管理模式。

5.1 積極轉(zhuǎn)變工作理念

近些年來，隨著檔案信息管理要求的日益嚴(yán)格，檔案信息管理手段的多元化，工作人員在開展檔案信息管理的過程中，需要積極調(diào)整思路，科學(xué)轉(zhuǎn)變工作理念，充分認(rèn)識計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用對于檔案信息管理產(chǎn)生的影響，理解信息化在檔案信息管理、信息共享方面的價值，為檔案共享平臺、管理流程的再造提供方向性引導(dǎo)。管理人員通過檔案信息管理理念的快速轉(zhuǎn)變，可以更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息管理與信息化技術(shù)的有效融合，在認(rèn)知層面形成準(zhǔn)確的工作理念，更好地協(xié)調(diào)檔案信息管理與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)背景下檔案信息管理的可行性。

5.2 構(gòu)建檔案共享平臺

在信息化背景下，構(gòu)建檔案共享平臺要從硬件、軟件等多個角度出發(fā)，有序做好管理體系的升級工作。在這思路下，應(yīng)當(dāng)做好相關(guān)方面的預(yù)算，有計劃地的引進(jìn)檔案信息管理的相關(guān)硬件、軟件設(shè)備，依托必要的技術(shù)升級，建立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的全新工作模式，為檔案的日常調(diào)取、應(yīng)用提供了便利。例如，做好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，將數(shù)據(jù)庫作為檔案信息管理的重要平臺，對檔案的各類信息進(jìn)行信息化處理與數(shù)字化存儲。同時，為保證檔案的共享能力，工作人員還應(yīng)當(dāng)建立歸檔系統(tǒng)、審核系統(tǒng)。歸檔系統(tǒng)能夠?qū)σ欢〞r間內(nèi)，產(chǎn)生的各類檔案資料進(jìn)行整理、收集以及歸檔，確保共享的時效性。

5.3 理順檔案信息管理流程

考慮到信息化背景下檔案信息管理的工作場景發(fā)生了深刻變化，為確保檔案信息管理的順利進(jìn)行，需要對工作流程做出梳理、優(yōu)化以及調(diào)整，確保檔案信息管理的效果。具體來看，工作人員需要結(jié)合實(shí)際，制定檔案的管理流程，明確各個環(huán)節(jié)的管理標(biāo)準(zhǔn)與管理要求，確保各類信息技術(shù)能夠有效服務(wù)于檔案信息管理?？紤]到檔案信息管理的動態(tài)性，需要增加檔案加工環(huán)節(jié)，在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，工作人員可以采取更為靈活的方式，通過檔案輸入、刪除、修改以及打印等流程的再造，實(shí)現(xiàn)對檔案的有效管理。理順檔案信息管理流程，不僅可以提升檔案日常管理的效率，還能夠降低工作人員的工作量。

5.4 發(fā)揮交通運(yùn)輸系統(tǒng)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用價值

在交通運(yùn)輸系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)應(yīng)用過程中，工作人員需要充分做好大數(shù)據(jù)挖掘工作，通過問題識別、數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、模型建立、模型評估以及應(yīng)用部署等系列流程，構(gòu)建完備化、體系化的交通運(yùn)輸系統(tǒng)大數(shù)據(jù)應(yīng)用機(jī)制。在實(shí)際應(yīng)用過程中，有關(guān)單位需要組織工作人員，從長期發(fā)展的角度出發(fā)，開展問題的識別、分析等系列工作，以問題為導(dǎo)向，逐步明確數(shù)據(jù)挖掘的主要方向，以此為基礎(chǔ)，提升數(shù)據(jù)挖掘工作的針對性，推動數(shù)據(jù)發(fā)掘工作的深入開展。由于財務(wù)數(shù)據(jù)類型多元，在完成問題識別工作的前提下，開展數(shù)據(jù)集成等相關(guān)工作?？紤]到財務(wù)數(shù)據(jù)價值的差異性以及不同部門之間信息的共享性，數(shù)據(jù)集成應(yīng)當(dāng)著眼于不同的數(shù)據(jù)匯總要求，選擇恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型，將其納入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺之中，實(shí)現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的科學(xué)共享。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用充分滿足現(xiàn)階段檔案信息的獲取、使用等相關(guān)要求，不斷提升檔案信息管理的服務(wù)水平，形成完備化的檔案信息管理模式。

6 結(jié)語

開展檔案信息管理對于人力資源管理有著極大的裨益，是專業(yè)人才發(fā)掘、崗位晉升、績效考核的重要基礎(chǔ)，是推動管理工作全面化與系統(tǒng)化，構(gòu)建事件發(fā)展邏輯鏈條的有效方式。為更好地提升檔案信息管理效能，有效解決現(xiàn)階段檔案信息管理環(huán)節(jié)暴露出的檔案使用率不高、作用發(fā)揮不明顯等問題，以信息化技術(shù)作為切入點(diǎn)，嘗試通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理應(yīng)用，組建完備、高效的檔案信息管理模式，提升檔案信息管理的智能化、信息化水平，為檔案資料的存儲、管理以及使用提供便捷。