王亞雄 李春靜 周 乾 劉銀安

（中國特種設(shè)備檢測研究院 北京 100029）

《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》（財政部令第36號）中指出,事業(yè)單位應(yīng)當按照國有資產(chǎn)管理信息化的要求,對本單位資產(chǎn)實行動態(tài)管理。[1]2021年公布的《行政事業(yè)性國有資產(chǎn)管理條例》（國務(wù)院令第738號）中再次明確,應(yīng)當建立全國行政事業(yè)性國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng),推行資產(chǎn)管理網(wǎng)上辦理。[2]但是,目前各單位對于資產(chǎn)信息化系統(tǒng)的建設(shè)水平參差不齊。針對高校資產(chǎn)管理信息化研究較多[3-4],從資產(chǎn)管理存在的問題、制度建設(shè)和信息化措施等方面進行了探討。同時,也有部分針對行政事業(yè)單位的資產(chǎn)管理信息化的研究[5-6]。但對于特檢機構(gòu)來說,大部分精力都放在了檢驗檢測業(yè)務(wù)的執(zhí)行和拓展上,對于單位的內(nèi)部管理重視程度不夠。同時,部分單位將資產(chǎn)管理的重點放在資產(chǎn)購置論證和財務(wù)資產(chǎn)賬務(wù)的管理上,導(dǎo)致資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建設(shè)不足。

資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)作為資產(chǎn)管理的一種重要手段,其重要意義在于：實現(xiàn)資產(chǎn)信息動態(tài)管理；實現(xiàn)單位資產(chǎn)財務(wù)賬與實物賬的統(tǒng)一；實現(xiàn)合理分工,明確崗位責任,減少重復(fù)錄入,保證信息準確；實現(xiàn)過程化管理,將整個事項辦理流程記錄在系統(tǒng)中,隨時可查,有據(jù)可依。下面,本文將對特檢機構(gòu)國有資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的內(nèi)容進行具體分析。

1 特檢機構(gòu)國有資產(chǎn)管理信息化建設(shè)內(nèi)容

特檢機構(gòu)國有資產(chǎn)信息化建設(shè)主要分為3部分：第1部分是數(shù)據(jù)庫建設(shè),一般根據(jù)單位資產(chǎn)類別和用途分別設(shè)置數(shù)據(jù)庫；第2部分是過程功能建設(shè),主要按照單位資產(chǎn)管理規(guī)定中涉及的各項工作程序,設(shè)置如采購管理、資產(chǎn)驗收等過程功能；第3部分是專項功能建設(shè),管理部門可根據(jù)資產(chǎn)管理工作要求,設(shè)置清查盤點、績效管理等功能。特檢機構(gòu)國有資產(chǎn)信息化建設(shè)體系可參考圖1。

圖1 特檢機構(gòu)國有資產(chǎn)管理信息化建設(shè)體系參考設(shè)置

1.1 資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)

資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫應(yīng)根據(jù)單位資產(chǎn)分類和情況,建設(shè)相應(yīng)的管理數(shù)據(jù)庫。一般的資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫有儀器設(shè)備數(shù)據(jù)庫、辦公設(shè)備數(shù)據(jù)庫、軟件數(shù)據(jù)庫、辦公家具/用具數(shù)據(jù)庫、辦公用房數(shù)據(jù)庫,此外還可建設(shè)如車輛數(shù)據(jù)庫、土地/構(gòu)筑物數(shù)據(jù)庫、特種設(shè)備數(shù)據(jù)庫、低值易耗品數(shù)據(jù)庫等。在各類數(shù)據(jù)庫中,區(qū)分固定資產(chǎn)和非固定資產(chǎn),便于查詢。由于不同資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫中有專有信息,因此數(shù)據(jù)庫建設(shè)分2種：一種是建立總庫,總庫中設(shè)分類,各類資產(chǎn)添加專有信息；一種是分別建立各類資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫,再用它們的通用信息形成總庫。

1.2 采購管理功能

采購管理主要涉及采購需求征集、采購計劃制定、采購申請、合同審批等流程。采購需求的征集按年度發(fā)起下一年度需求征集,儀器設(shè)備、軟件需要根據(jù)各部門調(diào)研的情況進行征集,通用辦公設(shè)備、家具需參照《中央行政機關(guān)通用辦公設(shè)備家具配置標準》進行征集,其他類資產(chǎn)根據(jù)單位情況進行設(shè)置。需求征集完成并通過論證后,形成單位采購計劃初稿,按照單位采購規(guī)定的管理權(quán)限審批后,形成下一年度采購計劃。采購計劃完成后,由各需求部門按照采購計劃內(nèi)容申請采購,采購申請按照單位采購規(guī)定的管理權(quán)限進行審批。獲批后由單位采購部門執(zhí)行采購。采購?fù)瓿珊?需求部門將采購合同履行審批手續(xù),并準備進入驗收環(huán)節(jié)。

1.3 資產(chǎn)驗收功能

資產(chǎn)驗收實際分為資產(chǎn)預(yù)驗收、到貨驗收和資產(chǎn)入賬3個環(huán)節(jié)。資產(chǎn)預(yù)驗收從合同簽訂后開始,自動提取合同簽訂的相關(guān)商品信息,并確定商品的預(yù)計到貨日期,到貨前自動提醒相關(guān)人員申請驗收。到貨后,由需求部門申請驗收,上傳相關(guān)文件并補充驗收信息,由資產(chǎn)管理部門審核并確定驗收日期,約請相關(guān)人員。正式驗收后,管理人員進行驗收記錄,并補充相關(guān)信息,數(shù)據(jù)進入資產(chǎn)庫。之后根據(jù)資產(chǎn)情況,判斷是否為固定資產(chǎn),發(fā)起固定資產(chǎn)辦理,經(jīng)財務(wù)審核后,正式形成固定資產(chǎn)。

1.4 資產(chǎn)配置、調(diào)配功能

資產(chǎn)完成入賬后,正常應(yīng)由需求部門發(fā)起領(lǐng)用申請,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意后,由資產(chǎn)管理部門發(fā)放。其中個人配備的資產(chǎn)還需要人事審核。資產(chǎn)配置時應(yīng)設(shè)置限制條件,由系統(tǒng)判定人員資產(chǎn)是否超配。資產(chǎn)發(fā)放后,有資產(chǎn)需要調(diào)配使用部門的,需經(jīng)過相關(guān)部門審核后在系統(tǒng)中進行關(guān)聯(lián)。

1.5 儀器設(shè)備計量功能

儀器設(shè)備計量需要設(shè)定檢定池,將每年儀器設(shè)備計量形成計劃,到期提前通知管理員將設(shè)備送檢,并更新證書信息,保證設(shè)備的量值溯源準確性。同時,通過系統(tǒng)自動判斷設(shè)備送檢率和及時率,作為部門考核內(nèi)容。

1.6 資產(chǎn)借用、歸還功能

對于資產(chǎn)經(jīng)常涉及拿到單位以外地點使用的以及部分公共配置資產(chǎn)借用的,應(yīng)開發(fā)資產(chǎn)的借用、歸還功能。借用人根據(jù)實際需求發(fā)起借用申請,經(jīng)管理員和部門負責人同意后方可借用,并估計歸還時間。歸還時由借用人發(fā)起歸還申請,經(jīng)管理員和相關(guān)技術(shù)人員確認資產(chǎn)的完好狀態(tài)后完成歸還。

1.7 資產(chǎn)維修、維護保養(yǎng)功能

資產(chǎn)維修和資產(chǎn)維護保養(yǎng)類似,主要為保證資產(chǎn)的完好狀態(tài),其流程相似。區(qū)別在于維修是不可預(yù)見的,維護保養(yǎng)是可以按照資產(chǎn)情況預(yù)計執(zhí)行時間的。資產(chǎn)維修或維護保養(yǎng)由使用部門發(fā)起,填寫相關(guān)信息,相關(guān)部門按照管理權(quán)限審核后執(zhí)行,視情況還需執(zhí)行采購手續(xù),完成維修或維護保養(yǎng)后,由管理部門進行驗收審核。

1.8 資產(chǎn)封存、啟用功能

部分資產(chǎn)可能因為實際情況暫時不需要使用,可以由部門申請封存,視單位情況,經(jīng)審批后進行封存。申請封存后系統(tǒng)自動發(fā)起公告,有需要的部門可以申請調(diào)劑。記錄放置地點,并告知資產(chǎn)和計量管理人員。資產(chǎn)再次啟用的,從封存資產(chǎn)中選擇發(fā)起啟用申請,經(jīng)審核后完成啟用,啟用后告知資產(chǎn)管理人員和計量管理人員,完成啟用,放入計量檢定池。

1.9 資產(chǎn)報廢、處置功能

資產(chǎn)報廢設(shè)置自動判斷年限功能,當資產(chǎn)達到《＜政府會計準則第3號——固定資產(chǎn)＞應(yīng)用指南》規(guī)定的條件時可以申請報廢,報廢前自動發(fā)起公示,有需要的部門可以申請調(diào)劑。根據(jù)單位相關(guān)規(guī)定,經(jīng)技術(shù)人員或?qū)＜诣b定,相關(guān)部門按照權(quán)限進行審批后,完成單位報廢手續(xù)。單位內(nèi)部報廢后還應(yīng)視情況報上級單位備案或批準。批準報廢后,申請將資產(chǎn)進行處置,完成審批后,交由專門機構(gòu)處置,并上傳見證文件完成。

1.10 資產(chǎn)清查盤點功能

在系統(tǒng)中創(chuàng)建資產(chǎn)清查盤點的功能,首先需要確定盤點內(nèi)容,根據(jù)資產(chǎn)類別、資產(chǎn)屬性生成各部門自行盤點清單、資產(chǎn)管理部門自查清單和抽查清單。對于貴重的資產(chǎn),需要上傳實物照片。自行盤點的資產(chǎn)由使用部門管理員自行確認；資產(chǎn)管理部門自查和抽查的資產(chǎn)由資產(chǎn)管理部門管理員進行確認。在盤點確認時,還可以根據(jù)實際情況對資產(chǎn)位置信息進行調(diào)整。盤虧或盤盈的資產(chǎn)還需單獨說明,最終形成盤點數(shù)據(jù)和報告。

1.11 資產(chǎn)人員變更

資產(chǎn)相關(guān)人員發(fā)生變更時需要發(fā)起變更申請。一般有幾種情況：人員離職、退休等離開單位的,名下個人配備資產(chǎn)需退回管理部門,名下部門配置資產(chǎn)需變更使用人；人員在部門間調(diào)動的,需要將相關(guān)使用人或技術(shù)負責人進行調(diào)整,并經(jīng)過管理員和部門負責人同意。

1.12 資產(chǎn)使用記錄

資產(chǎn)使用記錄主要是針對較貴重的儀器設(shè)備使用進行記錄,記錄包括使用日期、使用時長、應(yīng)用項目信息、設(shè)備狀況和使用人等信息。記錄后,可以由系統(tǒng)自動統(tǒng)計指定設(shè)備在指定時間段內(nèi)的運行時長和應(yīng)用項目情況,方便進行設(shè)備使用考核。

1.13 資產(chǎn)成本管理

在系統(tǒng)中設(shè)定資產(chǎn)的成本計算費率,按月累積資產(chǎn)使用費用,按年度自動計算各部門各類別資產(chǎn)的成本費用,科學計算成本。

1.14 統(tǒng)計和報告功能

利用資產(chǎn)信息系統(tǒng)的自動化和智能化功能,自動統(tǒng)計如各類資產(chǎn)數(shù)量和價值、當年新增數(shù)量和價值、限定條件下的資產(chǎn)數(shù)量和情況、設(shè)備使用情況、人均占有的資產(chǎn)數(shù)量,設(shè)計標準的統(tǒng)計報告模板,自動生成圖表,方便管理部門查看。

1.15 資產(chǎn)績效管理

根據(jù)資產(chǎn)績效的考核內(nèi)容,確定資產(chǎn)績效的考核項目,包括資產(chǎn)使用、借還、維保、報廢、清查、資產(chǎn)占有情況和人員設(shè)置情況等,由系統(tǒng)提供部分基礎(chǔ)信息,判定各部門在這些過程中是否存在問題。各部門完成自評后,交由管理部門審核和進一步考評,最終形成考核結(jié)果。

2 特檢機構(gòu)國有資產(chǎn)管理信息化建設(shè)重點

2.1 系統(tǒng)需充分參照單位已有管理規(guī)定

資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)是提高資產(chǎn)管理能力和效率的一種手段,是建立在單位已有資產(chǎn)管理制度基礎(chǔ)之上的。因此,建設(shè)特檢機構(gòu)國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)時,應(yīng)充分按照單位資產(chǎn)管理規(guī)定的職責設(shè)置和流程規(guī)定,明確資產(chǎn)管理的過程節(jié)點和相關(guān)信息。在規(guī)定之外的,應(yīng)當充分結(jié)合單位實際,以合規(guī)合法、流程優(yōu)化、方便高效的原則來建設(shè)資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)。

2.2 確定工作程序采用線上或線下流程

在資產(chǎn)信息化的整個過程中,并不是所有資產(chǎn)管理內(nèi)容都需要放到線上進行。對于平時用的少的程序,沒有必要去專門建設(shè)功能；對于線下流程更加方便工作實際的,也沒有必要做線上流程。因此,要把握資產(chǎn)信息化管理中線上和線下功能的平衡,同時確保所有變動能夠線上記錄?？傮w來說,線上流程能夠大大減少人員的行政精力,提高管理效率,方便信息記錄,實現(xiàn)動態(tài)管理。

2.3 做好權(quán)限設(shè)置

資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置異常重要。正常情況下,設(shè)置4層權(quán)限。第1層是單位領(lǐng)導(dǎo),第2層是資產(chǎn)管理部門,第3層是各使用部門領(lǐng)導(dǎo)和管理員,第4層是資產(chǎn)使用人員。單位領(lǐng)導(dǎo)擁有資產(chǎn)系統(tǒng)的最高查看權(quán)限；資產(chǎn)管理部門擁有資產(chǎn)管理系統(tǒng)的全部管理權(quán)限；各部門領(lǐng)導(dǎo)和管理員擁有本部門資產(chǎn)的管理和審核權(quán)限；資產(chǎn)使用人員是各個流程的主要發(fā)起者。在功能的建設(shè)上也要充分考慮相應(yīng)權(quán)限,有的功能開放給管理部門,有的功能開放給使用人員。

2.4 做好與財務(wù)數(shù)據(jù)對接

對于特檢機構(gòu)國有資產(chǎn)管理來說,實物賬與財務(wù)賬相符非常重要,只有它們動態(tài)相符,才能夠保證資產(chǎn)管理賬務(wù)準確。一般財務(wù)和實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)分2種情況：一種是財務(wù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)和實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)分別單獨建設(shè)；一種是財務(wù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)和實物資產(chǎn)管理系統(tǒng)合并。正常而言后一種更為準確方便,第1種情況需要將2個系統(tǒng)進行對接,保證共用1個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)動態(tài)推送,保證資產(chǎn)賬動態(tài)相符。

2.5 充分利用各種智能化工具

目前針對資產(chǎn)管理,市場上推出了很多智能化工具,比如在標簽上加入二維碼功能,通過掃碼可以查看資產(chǎn)的實時信息,或者鏈接到相關(guān)功能上直接發(fā)起申請或記錄；利用射頻識別（RFID）功能,在標簽上加入射頻標簽,利用掃描槍設(shè)備方便資產(chǎn)入庫、出庫和清查盤點,更新實時位置；利用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能,計算單位資產(chǎn)管理的趨勢等。借助這些功能,能夠更好地實現(xiàn)資產(chǎn)智能化管理,提高資產(chǎn)管理能力。

2.6 做好移動端功能

一般的信息化管理系統(tǒng)是在電腦端,對于行政人員來說比較方便,但對于特檢機構(gòu)人員出差多的情況,就難以實現(xiàn)及時地辦理相關(guān)事項。因此,有必要將資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能移植到移動端,如手機或平板上,方便工作人員隨時辦理。

2.7 做好與其他系統(tǒng)的銜接功能

資產(chǎn)管理系統(tǒng)并不是一個孤立的系統(tǒng),其和單位的各方面工作息息相關(guān),應(yīng)和其他信息化系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)關(guān)系,如：與人力管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián),查詢?nèi)藛T配備資產(chǎn),人員發(fā)生變動時資產(chǎn)信息相應(yīng)變化；與業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián),自動記錄業(yè)務(wù)所使用的設(shè)備信息和使用情況,查看設(shè)備的計量和完好狀態(tài)；與實驗室管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián),合理分配實驗室儀器設(shè)備資源,保證儀器設(shè)備得到最大化利用。

2.8 加強與信息化建設(shè)方的交流

資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建設(shè)需要使用方和建設(shè)方的通力合作。使用方負責提出單位的資產(chǎn)信息化需求,建設(shè)方負責資產(chǎn)信息化功能的具體實現(xiàn)。使用方理解單位資產(chǎn)管理規(guī)定要求以及工作實際,資產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)首先要滿足使用方的需求,但是其對于具體功能的技術(shù)實現(xiàn)不甚了解。系統(tǒng)建設(shè)方是從信息化技術(shù)的角度去理解如何搭建系統(tǒng),但是一般不了解單位資產(chǎn)管理規(guī)定和流程。這種情況就需要單位信息管理部門提供支持,協(xié)調(diào)雙方的需求和工作。同時,資產(chǎn)管理部門應(yīng)設(shè)置專人收集單位和部門內(nèi)需求,充分了解各個環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)內(nèi)容,整體把控資產(chǎn)管理信息化建設(shè)。這樣才能建成一個功能全、效率高、方便快捷的資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)。

3 結(jié)束語

資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)能夠大大提高資產(chǎn)管理工作效率,保證財務(wù)賬與實物賬實時動態(tài)匹配,實現(xiàn)資產(chǎn)的動態(tài)管理,同時也能減少工作人員精力成本,實現(xiàn)資產(chǎn)全生命的過程化管理,辦事留痕,實現(xiàn)無紙化辦公。同時利用資產(chǎn)管理信息化的自動化、智能化功能,自動計算資產(chǎn)相關(guān)數(shù)據(jù),形成統(tǒng)計報告,協(xié)助單位領(lǐng)導(dǎo)更好地決策。與此同時,特檢機構(gòu)國有資產(chǎn)管理是一項很復(fù)雜的系統(tǒng)工程,涉及很多信息內(nèi)容和管理程序,需要人力和財力投入才能真正實現(xiàn)資產(chǎn)管理的全面、準確、動態(tài)管理。因此,建設(shè)完善資產(chǎn)信息管理系統(tǒng),既是為了符合國家和有關(guān)單位對于資產(chǎn)管理的信息化要求,又是為了真正提升單位資產(chǎn)管理手段,使得資產(chǎn)管理實現(xiàn)智能化、過程化和動態(tài)化,減少人員行政成本,提升辦事效率,為特檢事業(yè)提供更好的物質(zhì)和能力保障。