孫曉芳

（云南省昭通市永善縣檔案館，云南 永善 657300）

0 引言

隨著社會不斷發(fā)展，信息建設化程度加深，對各個行業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生巨大的影響，檔案管理其自身屬于信息數(shù)據(jù)的一部分，它是大數(shù)據(jù)組成的重要內(nèi)容，在大時代背景下，如何將大數(shù)據(jù)應用到檔案管理工作中，使檔案管理更加科學化，統(tǒng)一標準化，必須要求我們在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新抓住新的機遇與挑戰(zhàn)，發(fā)現(xiàn)其大數(shù)據(jù)檔案管理的優(yōu)勢以及特點。所以需要完整真實的數(shù)據(jù)進行有效的支撐，才能對未來行業(yè)進行有效的預測，順應時代，轉(zhuǎn)變服務模式才能制定高質(zhì)量的發(fā)展戰(zhàn)略。

1 大數(shù)據(jù)的含義特征

大數(shù)據(jù)檔案管理標志著一個全新時代的到來，大數(shù)據(jù)又簡稱海量數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)量超過傳統(tǒng)理念達到了前所未見的程度，所涉及數(shù)據(jù)量規(guī)模宏大，目前無法通過主流軟件進行合理攝取，處理以及整理成一套合理有效的信息。對于這種規(guī)模宏大的數(shù)據(jù)需要更適合有效的普遍處理方式來處理，在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作涅槃重生，打破傳統(tǒng)格局，在檔案管理機構(gòu)上實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理模式，大數(shù)據(jù)檔案管理具有容量大、高效快速以及多樣化的特點。

2 傳統(tǒng)檔案管理的特征

2.1 傳統(tǒng)檔案管理流程環(huán)節(jié)復雜多亂

在過去的檔案管理工作中，檔案管理流程復雜，在檔案的接收、系統(tǒng)分類以及整裝上，工作人員需要面對不同種類的文件，其檔案數(shù)量大，在接收時流程復雜多變，容易讓工作人員產(chǎn)生一種疲憊消極的工作情緒，從而在裝訂整理時出現(xiàn)誤差，使檔案沒有可靠準確性，其檔案質(zhì)量差，在復檢環(huán)節(jié)由于檔案的不準確性，無形中又增加了工作量。

2.2 電子化檔案落后，檔案缺乏關聯(lián)性

在傳統(tǒng)檔案管理中，其目標核心定位不夠準確。一般常態(tài)下，檔案的類容以實體內(nèi)容為基礎，也就是需要檔案信息條目與檔案的實體必須保持一致，由于電子檔案未完全普及到位，檔案實體定位于條目內(nèi)容出入反差較大，缺乏關聯(lián)性。

2.3 檔案儲存空間宏大

在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案歸檔時各種檔案種類處理需要各不同部門進行立卷處理，其工作量繁雜多亂，比如一些文書設備建設管理的檔案，它的實體需要龐大的空間作為貯存，工作人員在進行查找工作時，對于各個信息進行掌握，其龐大的貯存空間，查找費時費力，檔案條目也不夠準確，行業(yè)每時每刻都在不斷變化，查找方向也不夠穩(wěn)定。

2.4 受環(huán)境的影響，保存嚴格

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于受環(huán)境的影響存在受潮以及火災的影響，其保存要求十分嚴格，對于環(huán)境的濕度以及太陽光照條件要求高標準，將環(huán)境參數(shù)必須控制在相應的范圍。因此需要工作人員結(jié)合本環(huán)境設置相應的設備進行完整安全保管。

2.5 檔案利用效率低，服務模式不科學

在過去檔案管理中存在一種現(xiàn)象就是檔案處于封存狀態(tài)，未被利用，一直在休眠的狀態(tài)下存在，這種狀態(tài)下檔案很難發(fā)揮其價值。在檔案使用時必須要提前進行申報工作，由于檔案查看過程復雜不方便，服務模式的拖拉，某些高價值檔案利用率相當?shù)?。? 為傳統(tǒng)檔案管理的特點。

表1 傳統(tǒng)檔案管理特點

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

3.1 電子檔案法律不完善影響檔案價值發(fā)揮

電子檔案管理立法相對于電子檔案發(fā)展比較滯后，《中華人民共和國檔案法》主要針對傳統(tǒng)檔案管理標準進行要求，而電子檔案管理法至今沒有什么明文規(guī)范，隨著社會不斷發(fā)展，電子檔案利用率越來越高，在利用過程中存在的問題和潛在的風險也越來越大，這在電子檔案管理工作中日益明顯，某些企業(yè)以數(shù)據(jù)泄露危險為借口，導致電子檔案管理開放程度不高，這與社會客觀需求落差非常大，對于電子檔案數(shù)據(jù)存在的問題，只有建立健全的法律法規(guī)，才能保證電子檔案管理工作順利進行。

3.2 電子檔案的標準規(guī)范落后影響檔案管理工作的跨界發(fā)展

在新時代發(fā)展影響下，數(shù)據(jù)種類呈現(xiàn)多樣化，規(guī)范標準的統(tǒng)一是資源利用的前提條件，我國《關于加強和改進新形勢下檔案工作意見》曾提出檔案信息科學整和，資源共享，但是具體對于一些整合過程中存在的標準規(guī)范技術引領以及獎勵機制都不夠明確。所以在一定程度上影響了電子檔案工作的跨界發(fā)展趨勢。

為推動大數(shù)據(jù)時代下《云南省國家檔案館管理辦法》貫徹落實，鞏固檔案規(guī)范化管理成效，2018 年4 月17 日，云南省檔案局對昭通市永善縣檔案館通過規(guī)范化管理開展檢查，并對永善縣檔案館管理存在的問題做出反饋。

4 以實例分析云南省昭通市永善縣檔案管在大數(shù)據(jù)時代面臨的挑戰(zhàn)

4.1 以實例為背景

4.2 大數(shù)據(jù)時代昭通市永善縣檔案館面對的挑戰(zhàn)

4.2.1 檔案管理成本費用高

雙套制管理以實現(xiàn)檔案不同載體轉(zhuǎn)換為目標，其人力財力時間成本都非常的高，在目標檔案轉(zhuǎn)換時，上下架、檔案保護校對需要重新整理，而這些工作流程細節(jié)都離不開人員操作，所以在人力方面來說成本非常高，永善縣檔案館為提高檔案整理速度，聘請專門整理檔案的公司完成這項任務，在購買設備上，費用消耗也是非常的大，雙套制管理轉(zhuǎn)換也是將檔案館檔案全部轉(zhuǎn)換的過程，這項工作經(jīng)歷時間流程長遠，每一步都要分期進行，所以在時間成本耗費上相對高，而過去的實體檔案轉(zhuǎn)移，拆裝，校對等工作過程非常煩瑣，在轉(zhuǎn)換過程中也存在被破壞的風險，更加需要有關工作人員投入巨大的保護措施，要求嚴格認真對待[1]。

4.2.2 檔案信息化服務模式和管理水平不高

在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式的收集整合處理與新時代數(shù)據(jù)發(fā)展模式發(fā)生激烈的碰撞，主要原因是電子網(wǎng)絡全方位覆蓋和數(shù)據(jù)電子程序積極地推廣，使檔案建設朝著數(shù)據(jù)形式過渡發(fā)展，在大數(shù)據(jù)的應用下，電子系統(tǒng)依然在檔案信息存檔系統(tǒng)中貫通融合為一體，在此基礎上需要永善縣檔案館工作人員改變服務思想，盡快適應新時代檔案發(fā)展服務模式。工作人員為了適應新發(fā)展模式必須定期培訓，學習新的先進理念，積極的應用大數(shù)據(jù)進行檔案綜合開發(fā)利用。

4.2.3 利用率低下

昭通市永善縣檔案館管理模式受傳統(tǒng)檔案管理模式因素的影響，其檔案信息處理，整合開發(fā)技術水平低，從而導致基礎數(shù)據(jù)庫的建設整合平臺不到位，出現(xiàn)一種紙質(zhì)檔案管理休眠狀態(tài)，活信息變成死檔案，工作人員工作態(tài)度不夠熱情，檔案管理水平不夠高，在大數(shù)據(jù)電子信息發(fā)展過程中，需要足夠的實踐去轉(zhuǎn)換服務模式，避免出現(xiàn)電子信息利用率低下的尷尬局面。

4.2.4 保密性與安全性有待提高

在雙套制檔案管理轉(zhuǎn)換過程中，數(shù)據(jù)的保密安全性有待提高，檔案管理涉及一些機密信息，所以涉密檔案保護工作顯得更重要，由于檔案館工作人員過去工作方式比較單一，而現(xiàn)在檔案館的建設以大量數(shù)據(jù)為基礎，信息量增多，大數(shù)據(jù)信息一般都是以網(wǎng)絡為載體進行傳播，由于工作人員缺乏一定的專業(yè)素養(yǎng)，保密意識不夠強，導致其信息管理上偶有忽略，信息保密性與安全性無法得到絕對保證[2]。

4.2.5 制度體系不夠完善

檔案信息作為城市建設存在的重要參考依據(jù)，它的重要性不言而喻，在當前昭通市永善縣檔案館管理制度中，檔案規(guī)范利用信息較少，制度也不夠完善，同時每年檔案數(shù)量逐漸增加，加之相應的制度法規(guī)不健全，一些指導性的法規(guī)也缺少實踐操作，所以相關指導體系還有待完善[3]。

4.3 對云南省昭通市城建檔案館存在的問題挑戰(zhàn)提出優(yōu)化對策

4.3.1 找準定位建立健全的制度體系，有效降低檔案管理成本

在永善縣檔案館管理過程中可以看出，只有工作人員找準定位，明確服務職能，建立良性運行體系，加強制度建設，才能降低檔案管理成本，可以從宏觀方面和微觀方面進行分析研究，建立健全的檔案管理法規(guī)，同時推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展思路，就檔案管理而言，將干部考核內(nèi)容納入檔案管理規(guī)劃中，應當重視檔案館工作人員作用的充分發(fā)揮，為檔案管理工作創(chuàng)造新的解決思路，具體而言，只有充分調(diào)動工作人員的積極性，以及使命感責任感，才能在檔案收集整理應用過程中發(fā)揮最好的作用，工作積極者在檔案管理工作中更加的用心細致。工作效率也得到了提高，從而在時間上更好的節(jié)約，只有健全的檔案管理體制，才能使檔案管理工作標準化、制度化、科學化。制度化的規(guī)范發(fā)展，可以從檔案管理內(nèi)部進行深化改革，比如實行員工獎勵制，以及職稱評定標準可以調(diào)動工作人員的工作熱情。檔案管理體系的建立同時也明確了檔案網(wǎng)絡數(shù)字化管理，以及管理人員工作職能，在一定程度上也降低了管理成本。

4.3.2 創(chuàng)新服務手段，完善服務模式

永善縣檔案館應積極在服務手段和服務模式上不斷創(chuàng)新與發(fā)展。服務手段的創(chuàng)新具體表現(xiàn)在積極建立專門的電子信息資料庫，以手機APP，快捷小程序為基礎，突破以前的管理服務模式，這種創(chuàng)新的服務手段不受地域與空間區(qū)域的限制，具有方便靈活性，在服務上很大程度滿足需求者對信息的需要，同時也促進了不同網(wǎng)絡平臺的數(shù)據(jù)交換，也實現(xiàn)了不同平臺檔案資源信息共享，在不同平臺之間共享交換過程中也構(gòu)建了一種全新的檔案信息管理目錄，使檔案資源信息更加豐富，同時查找信息方式更加快捷方便，體現(xiàn)出一種人性化的服務功能。以往的服務模式優(yōu)點被動化，現(xiàn)在新的服務模式具有主動化，主動服務模式是對大數(shù)據(jù)的高效利用，它可以根據(jù)平臺檔案管理系統(tǒng)獲取需求者對信息的實際需要，從而給出被需要的檔案信息，通過不同渠道推送給需要者。新的服務模式不僅有效提高服務質(zhì)量也帶動了平臺檔案管理應用價值。

4.3.3 有效整合數(shù)據(jù)，提高檔案利用率

首先，要增強電子檔案管理模式的推行力度，讓各檔案管理部門加快數(shù)據(jù)整理工作進度，盡快將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，全面普及電子文件形式，一定要保證檔案數(shù)據(jù)的準確性、可靠性、真實性，其次，對于電子信息化目標的改革，必須加強管理力度，呼吁不同檔案管理部門進行聯(lián)系與溝通。在資源結(jié)構(gòu)上進行優(yōu)化，使資源檔案管理呈自動化發(fā)展，促進檔案管理的開放流動性，可以提高檔案資源的查閱量，從而促使檔案利用范圍更加廣泛[4]。

4.3.4 增強保密防范意識，提高檔案的安全保密性

具體措施如下：①只有建立健全的電子信息檔案保密制度才能有效提高電子信息安全性，電子檔案保密制度有利于檔案管理工作的有序進行，數(shù)據(jù)存檔、保存、定期檢查等工作是管理人員的基本工作要求。②管理人員在檔案保密工作中地位十分重要，它影響著檔案信息的安全，所以必須要提高有關工作人員的保密意識，才能做好防范工作。③重視檔案管理軟件建設水平。檔案軟件建設也是檔案保密工作的重要組成部分，把電子檔案系統(tǒng)建設升級工作也納入平常工作中，才能更好的提高電子信息數(shù)據(jù)的真實完整性，將系統(tǒng)整體管理提升，從而可以避免信息泄露的風險，更好的保證了信息安全保密。

4.3.5 提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)

提高檔案管理人員的素養(yǎng)，對檔案管理工作起著決定性的作用，這就需要檔案管理人員樹立正確的價值觀，人生觀，在新形勢的影響下，工作單位改變檔案管理方法，不斷學習，勇于探索新的檔案管理知識技能，在熟悉檔案管理理論的前提下，也要加強計算機知識水平，大數(shù)據(jù)時代必須熟練掌握計算機的各項應用才能更好的做好電子信息檔案管理工作，在不斷學習的過程中才能探索出解決問題的新方法，專業(yè)知識是檔案管理人員的基本技能，也是完成工作的重要組成部分，現(xiàn)代電子信息知識利用廣泛，檔案管理人員一定要有非常強的責任感使命感才能更好的為檔案管理服務，用自己務實認真的工作態(tài)度對社會負責，做到精益求精，力求高效[5]。

5 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)新時代背景下，檔案管理信息建設工作內(nèi)容煩瑣多樣，面臨的挑戰(zhàn)也較多，但同時信息技術普及也為人們的生活帶來了很大的便利，檔案信息作為社會發(fā)展的重要組成部分，也是社會發(fā)展的主要參考依據(jù)，檔案信息電子化依然面對諸多挑戰(zhàn)，需要工作人員不斷創(chuàng)新管理理念，學習新的專業(yè)知識，提高業(yè)務水平，以便于更好地為檔案管理工作服務。