杜偉坤

（廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司汕頭龍湖供電局，廣東 汕頭 515041）

0 引言

當(dāng)前檔案管理工作的重要性正日益凸顯，在企事業(yè)單位中對(duì)檔案信息資料的系統(tǒng)性和整體性要求越來(lái)越高，為了將檔案管理的有關(guān)法規(guī)補(bǔ)充完善，為了使工程項(xiàng)目資料歸檔的效率和質(zhì)量得到提升，有必要在工程建設(shè)中不斷提高檔案管理水平，通過(guò)對(duì)工程項(xiàng)目的分析來(lái)不斷找出檔案管理體系中的漏洞并加以改善，使檔案管理對(duì)各項(xiàng)決策起到參考作用。

1 工程項(xiàng)目檔案管理工作概述

1.1 工程項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)

1.1.1 檔案管理對(duì)象復(fù)雜

在辦公中對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行檔案歸檔管理需要將整個(gè)工程建設(shè)的全過(guò)程進(jìn)行檔案記錄，以廣東省某非生產(chǎn)辦公場(chǎng)所的年定期維修工程為例，由于工程建設(shè)時(shí)間跨度長(zhǎng)，又要對(duì)整個(gè)大樓的各個(gè)樓層分別進(jìn)行檢修，在這一過(guò)程中將會(huì)產(chǎn)生設(shè)備使用、原材料消耗、項(xiàng)目審批、施工工藝選擇等各種數(shù)據(jù)信息，這些信息都必須保存在檔案中統(tǒng)一管理。一個(gè)工程項(xiàng)目由多個(gè)不同子系統(tǒng)組成，檔案管理的對(duì)象分散在不同系統(tǒng)不同部門(mén)中，歸檔管理工作帶來(lái)了不小的困難。

1.1.2 檔案記載形式不同

工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案信息一部分可以通過(guò)文字的形式保存，一部分影像、音頻資料卻必須采用電子信息化的存儲(chǔ)方式，在項(xiàng)目檔案歸檔工作中，受到檔案記載形式不同的影響，如何將存儲(chǔ)在不同系統(tǒng)中的檔案內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)整理與歸檔也就成為提高檔案管理水平的重點(diǎn)之一。例如工程建設(shè)中可以將測(cè)量數(shù)據(jù)與工藝操作方案采用文字形式記錄，但具體施工中出現(xiàn)了哪些故障問(wèn)題則需要拍攝圖片記錄，這使非生產(chǎn)辦公場(chǎng)所的項(xiàng)目檔案歸檔工作量大大增加。

1.2 工程項(xiàng)目檔案歸檔的必要性

1.2.1 檔案管理電子化

工程建設(shè)管理方在進(jìn)行檔案管理時(shí)對(duì)檔案資料的采集與整合需要呈現(xiàn)出電子化信息化的特點(diǎn)，在工程項(xiàng)目中做好檔案歸檔有助于檔案管理電子化水平的提升。只有前期將工程數(shù)據(jù)信息完整采集才能保證后續(xù)整合檔案資料并進(jìn)行電子化管理時(shí)減少數(shù)據(jù)資料缺損與遺失的問(wèn)題，能夠提升檔案管理的電子化水平。目前大多數(shù)工程建設(shè)在施工過(guò)程中就將一部分工程信息和施工數(shù)據(jù)上傳至信息平臺(tái)，減少了后續(xù)對(duì)工程資料掃描采集的工作量，做好檔案歸檔能夠在檔案管理的過(guò)程中減少電子化工作量，發(fā)揮電子化的優(yōu)勢(shì)。

1.2.2 工程與檔案同步

工程建設(shè)中許多施工團(tuán)隊(duì)僅僅在施工過(guò)程中進(jìn)行初步的數(shù)據(jù)記錄，而忽視工程檔案資料的收集，導(dǎo)致工程建設(shè)完成后檔案中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息與工程建設(shè)實(shí)際存在出入，導(dǎo)致檔案的可靠性與完整性都有所降低。因此在工程建設(shè)過(guò)程中做好檔案管理的歸檔工作能夠使工程建設(shè)實(shí)際與檔案中存儲(chǔ)的資料內(nèi)容同步，能夠使檔案資料的可信度和完整度得到提升。

1.2.3 管理流程清晰化

以某辦公樓大修項(xiàng)目為例，工程施工中在不同施工環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)不同，對(duì)不同工序進(jìn)行選擇時(shí)進(jìn)行資料采集的負(fù)責(zé)人不同，因此在對(duì)某辦公室墻面裂縫進(jìn)行檢修時(shí)將檢修方案上報(bào)并記錄進(jìn)檔案遇到了層級(jí)通過(guò)流程不清晰的問(wèn)題，導(dǎo)致施工工期延誤了一天。由此可見(jiàn)對(duì)檔案歸檔管理工作不斷優(yōu)化能夠?qū)⒐こ探ㄔO(shè)中的不同施工環(huán)節(jié)處理辦法上報(bào)流程和檔案歸檔流程進(jìn)行簡(jiǎn)化與清晰化改進(jìn)，從而保證工期，提高施工效率[1]。

2 工程項(xiàng)目檔案歸檔管理工作的要點(diǎn)

下文以廣東省某辦公大樓的擴(kuò)建改建工程為例，對(duì)工程項(xiàng)目施工全流程中的檔案歸檔管理工作要點(diǎn)進(jìn)行了分析，本次工程中為了提高檔案歸檔的效率和檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行了管理制度和決策執(zhí)行方面的探索，同時(shí)在監(jiān)理和進(jìn)度管理上遇到了一些問(wèn)題，筆者從中得到啟發(fā)，總結(jié)出了工程項(xiàng)目在檔案歸檔管理中的4大要點(diǎn)。

2.1 建立健全預(yù)歸檔制度

本次工程建設(shè)屬于擴(kuò)改建工程，在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行施工，由于一部分建設(shè)已經(jīng)完成度非常高，這部分工程建設(shè)已經(jīng)完成了檔案記錄與整理，且已經(jīng)有配套的監(jiān)管制度用于執(zhí)行，本次工程的檔案編制流程如圖1所示。針對(duì)這種情況，本工程涉及的檔案管理部門(mén)采用了預(yù)歸檔管理辦法，本次工程中需要進(jìn)行擴(kuò)改建的部分約占整個(gè)建筑工程的14%，因此對(duì)項(xiàng)目在最初建設(shè)時(shí)的審批文件、工程設(shè)計(jì)圖紙、驗(yàn)收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及各項(xiàng)測(cè)量數(shù)據(jù)進(jìn)行了再次采集與預(yù)歸檔，將已經(jīng)形成的完整檔案單獨(dú)存放。在改擴(kuò)建項(xiàng)目的工程設(shè)計(jì)方案得到批復(fù)后，工程施工單位將改擴(kuò)建設(shè)計(jì)中產(chǎn)生的新數(shù)據(jù)與新文件統(tǒng)一整理成本次項(xiàng)目的檔案，待到工程全部完成后再與原先的檔案進(jìn)行整合處理[2]。采用預(yù)歸檔制度不僅為本次工程的驗(yàn)收和統(tǒng)一歸檔工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，還有效避免了檔案資料缺失與混雜問(wèn)題，檔案歸檔與管理的效率同比提升9%。

圖1 某工程項(xiàng)目檔案編制流程

2.2 加強(qiáng)檔案編制管理

2.2.1 對(duì)檔案編制進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤

項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中盡管已經(jīng)有一部分完善的基礎(chǔ)施工，但由于整個(gè)辦公大樓結(jié)構(gòu)與內(nèi)部空間劃分的復(fù)雜度高，在工程建設(shè)過(guò)程中每個(gè)改建環(huán)節(jié)都要接收幾十上百份施工設(shè)計(jì)圖紙與資料文件，這些文件在工程建設(shè)過(guò)程中應(yīng)用在不同施工環(huán)節(jié)，因此本工程選擇動(dòng)態(tài)化跟蹤檔案資料采集與編制，將施工過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料及時(shí)采集上傳，再統(tǒng)一進(jìn)行整理，雙線檔案管理的運(yùn)行大大提高了檔案歸檔效率。但在實(shí)際工程建設(shè)中部分隱蔽施工沒(méi)有進(jìn)行影像資料的采集，導(dǎo)致檔案中共計(jì)6 處施工缺乏真實(shí)影像記錄，因此在動(dòng)態(tài)跟蹤中重視加強(qiáng)對(duì)隱蔽工程的全程錄像，保證施工結(jié)算能夠以準(zhǔn)確的影像資料為依據(jù)。同時(shí)本次工程在組織設(shè)計(jì)中增設(shè)了4 個(gè)工程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，使檔案編制管理的全流程性得到了提高，極大強(qiáng)化了檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)施工過(guò)程的控制。

2.2.2 資料管理與檔案管理合并

為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)工程項(xiàng)目資料信息管理的全流程化，在每個(gè)環(huán)節(jié)施工開(kāi)始之前，本工程建立了資料管理與檔案管理合并的一體化管理模式，工程項(xiàng)目的檔案管理部門(mén)擔(dān)任起了文控職能，使檔案管理在工程項(xiàng)目中得到了縱向延伸，對(duì)各類(lèi)文件手續(xù)的控制得到了強(qiáng)化。檔案管理有關(guān)人員在接收并整理項(xiàng)目有關(guān)技術(shù)資料時(shí)將資料進(jìn)行了留檔，確保在竣工核對(duì)與工程驗(yàn)收中能夠提供更完整的技術(shù)依據(jù)[3]。項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中更新的施工設(shè)計(jì)圖紙與工程設(shè)計(jì)變動(dòng)也全部記錄在案，保證了對(duì)施工全過(guò)程的監(jiān)控，本次施工通過(guò)資料管理與檔案管理合并的一體化管理模式為4 個(gè)改建環(huán)節(jié)的施工資料進(jìn)行了補(bǔ)充，對(duì)7 個(gè)擴(kuò)建環(huán)節(jié)的工程圖紙進(jìn)行了完善，在工程驗(yàn)收階段提供了重要依據(jù)。

2.2.3 落實(shí)檔案編制自檢制度

為了進(jìn)一步提高檔案歸檔的真實(shí)性和系統(tǒng)性，本工程在進(jìn)行監(jiān)理檔案歸檔時(shí)建立并落實(shí)了檔案編制自檢制度，制度架構(gòu)如圖2。在工程監(jiān)理與檔案資料整合過(guò)程中分別對(duì)改建工程和擴(kuò)建工程進(jìn)行了共計(jì)7 次監(jiān)理考核，提出了共計(jì)19 個(gè)問(wèn)題，并分別通過(guò)開(kāi)會(huì)研討的方式提出解決方案，有效提高了檔案歸檔管理過(guò)程中的監(jiān)理質(zhì)量，使工程建設(shè)資料形成了一套從采集到歸檔的科學(xué)化管理體系。本工程為了落實(shí)檔案編制自檢專(zhuān)門(mén)設(shè)置了監(jiān)理考核小組，由公司管理層擔(dān)任監(jiān)理職位，使監(jiān)理考核的內(nèi)容設(shè)置更加規(guī)范化。

圖2 自檢制度架構(gòu)

2.3 充分發(fā)揮監(jiān)理作用

工程項(xiàng)目檔案歸檔與管理工作需要做好工程全過(guò)程中的監(jiān)理工作，施工中缺少監(jiān)理與監(jiān)督會(huì)導(dǎo)致各項(xiàng)管理制度不能落實(shí)，導(dǎo)致工作人員的行為失去約束，不利于統(tǒng)一管理和檔案資料的采集整合。在監(jiān)理工作方面主要可以通過(guò)兩個(gè)方面加以改進(jìn)。

2.3.1 階段性確認(rèn)

本工程在施工中由于部分施工環(huán)節(jié)沒(méi)有事先確認(rèn)而導(dǎo)致了二次返工，導(dǎo)致檔案資料歸檔和信息采集受到了不小的阻礙，導(dǎo)致檔案管理中對(duì)這兩個(gè)施工環(huán)節(jié)的信息歸檔存在混亂。因此筆者認(rèn)為在工程建設(shè)全過(guò)程中有必要進(jìn)行階段性確認(rèn)，應(yīng)當(dāng)與監(jiān)理公司共同對(duì)檔案歸檔工作中的重點(diǎn)進(jìn)行明確，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的建立人員組織（圖3），定期、定項(xiàng)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行審查，通過(guò)優(yōu)化工程檔案的組織與編制來(lái)確定每一個(gè)環(huán)節(jié)都經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)的簽字與檢查，對(duì)不同工程建設(shè)環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的管理時(shí)限，保證檔案歸檔的效率，保證能在竣工之前將所有檔案整理完畢。

圖3 工程監(jiān)理人員組織結(jié)構(gòu)

2.3.2 專(zhuān)項(xiàng)審查

本次改建工程涉及對(duì)原有施工結(jié)構(gòu)和平面布置的改動(dòng)，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)在部分變更項(xiàng)目超過(guò)原有工程設(shè)計(jì)1/3 的部分重新繪制圖紙，重新測(cè)量各項(xiàng)施工數(shù)據(jù)，并將新圖紙與新數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，為竣工查驗(yàn)提供對(duì)比參考依據(jù)。工程建設(shè)有關(guān)部門(mén)和工程監(jiān)理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)這樣的項(xiàng)目開(kāi)展重點(diǎn)專(zhuān)項(xiàng)審查，保證歸檔的資料在格式、內(nèi)容、設(shè)計(jì)圖繪制等方面符合統(tǒng)一規(guī)范要求，并做好專(zhuān)項(xiàng)審查檔案的分類(lèi)、排列、編號(hào)、驗(yàn)收。為提高竣工文件的完整性、準(zhǔn)確性，歸檔驗(yàn)收時(shí)檔案人員不僅對(duì)有關(guān)檔案管理范疇內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)行檢查，還拓展業(yè)務(wù)范圍，對(duì)施工文件中的變更文件、打樁記錄與竣工圖進(jìn)行核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決各類(lèi)施工、隱蔽工程驗(yàn)收簽單不全等各類(lèi)問(wèn)題[4]。

2.4 明確管理進(jìn)度要求

工程建設(shè)對(duì)工期有進(jìn)度要求，而檔案歸檔管理工作與施工工期息息相關(guān)，因此在檔案管理歸檔方面也應(yīng)當(dāng)設(shè)置資料提交進(jìn)度規(guī)劃。在工程項(xiàng)目通過(guò)審批準(zhǔn)備動(dòng)工時(shí)就要對(duì)檔案管理的進(jìn)度作出明細(xì)的要求，具體來(lái)講落實(shí)共策劃能夠歸檔進(jìn)度管理可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。首先要對(duì)檔案資料的初步形成和歸檔進(jìn)行責(zé)任劃分與落實(shí)，確保專(zhuān)人負(fù)責(zé)專(zhuān)門(mén)事務(wù)，從而將前置工作的效率提升上來(lái)。其次是要建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分層管理的制度，確認(rèn)分責(zé)任主體移交制度，對(duì)不同檔案的歸檔期限和移交時(shí)間作出規(guī)定，保證檔案管理與工程合同中的工期規(guī)定相符合。最后是設(shè)立完善的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，將檔案資料的收集、整理、核對(duì)、移交、歸檔等工作按工程進(jìn)度劃分指明進(jìn)度要求，使檔案管理工作有序開(kāi)展。

3 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)采取有效的監(jiān)控管理措施對(duì)工程項(xiàng)目的檔案歸檔與管理工作進(jìn)行改進(jìn)后，檔案資料能夠更加真實(shí)地記錄在工程建設(shè)中產(chǎn)生的各類(lèi)數(shù)據(jù)信息，也能準(zhǔn)確反映出工程建設(shè)全流程，在保障檔案資料準(zhǔn)確性與完整性方面有很大提升。有關(guān)部門(mén)還應(yīng)當(dāng)通過(guò)加強(qiáng)監(jiān)理過(guò)程的管理來(lái)使檔案管理工作呈現(xiàn)出系統(tǒng)化特征，通過(guò)制度落實(shí)，使工程信息歸檔效率和質(zhì)量得到提升。