杜偉坤

（廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司汕頭龍湖供電局，廣東 汕頭 515041）

0 引言

當(dāng)前檔案管理工作的重要性正日益凸顯，在企事業(yè)單位中對檔案信息資料的系統(tǒng)性和整體性要求越來越高，為了將檔案管理的有關(guān)法規(guī)補(bǔ)充完善，為了使工程項目資料歸檔的效率和質(zhì)量得到提升，有必要在工程建設(shè)中不斷提高檔案管理水平，通過對工程項目的分析來不斷找出檔案管理體系中的漏洞并加以改善，使檔案管理對各項決策起到參考作用。

1 工程項目檔案管理工作概述

1.1 工程項目檔案管理的特點

1.1.1 檔案管理對象復(fù)雜

在辦公中對工程項目進(jìn)行檔案歸檔管理需要將整個工程建設(shè)的全過程進(jìn)行檔案記錄，以廣東省某非生產(chǎn)辦公場所的年定期維修工程為例，由于工程建設(shè)時間跨度長，又要對整個大樓的各個樓層分別進(jìn)行檢修，在這一過程中將會產(chǎn)生設(shè)備使用、原材料消耗、項目審批、施工工藝選擇等各種數(shù)據(jù)信息，這些信息都必須保存在檔案中統(tǒng)一管理。一個工程項目由多個不同子系統(tǒng)組成，檔案管理的對象分散在不同系統(tǒng)不同部門中，歸檔管理工作帶來了不小的困難。

1.1.2 檔案記載形式不同

工程項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案信息一部分可以通過文字的形式保存，一部分影像、音頻資料卻必須采用電子信息化的存儲方式，在項目檔案歸檔工作中，受到檔案記載形式不同的影響，如何將存儲在不同系統(tǒng)中的檔案內(nèi)容進(jìn)行分類整理與歸檔也就成為提高檔案管理水平的重點之一。例如工程建設(shè)中可以將測量數(shù)據(jù)與工藝操作方案采用文字形式記錄，但具體施工中出現(xiàn)了哪些故障問題則需要拍攝圖片記錄，這使非生產(chǎn)辦公場所的項目檔案歸檔工作量大大增加。

1.2 工程項目檔案歸檔的必要性

1.2.1 檔案管理電子化

工程建設(shè)管理方在進(jìn)行檔案管理時對檔案資料的采集與整合需要呈現(xiàn)出電子化信息化的特點，在工程項目中做好檔案歸檔有助于檔案管理電子化水平的提升。只有前期將工程數(shù)據(jù)信息完整采集才能保證后續(xù)整合檔案資料并進(jìn)行電子化管理時減少數(shù)據(jù)資料缺損與遺失的問題，能夠提升檔案管理的電子化水平。目前大多數(shù)工程建設(shè)在施工過程中就將一部分工程信息和施工數(shù)據(jù)上傳至信息平臺，減少了后續(xù)對工程資料掃描采集的工作量，做好檔案歸檔能夠在檔案管理的過程中減少電子化工作量，發(fā)揮電子化的優(yōu)勢。

1.2.2 工程與檔案同步

工程建設(shè)中許多施工團(tuán)隊僅僅在施工過程中進(jìn)行初步的數(shù)據(jù)記錄，而忽視工程檔案資料的收集，導(dǎo)致工程建設(shè)完成后檔案中存儲的數(shù)據(jù)信息與工程建設(shè)實際存在出入，導(dǎo)致檔案的可靠性與完整性都有所降低。因此在工程建設(shè)過程中做好檔案管理的歸檔工作能夠使工程建設(shè)實際與檔案中存儲的資料內(nèi)容同步，能夠使檔案資料的可信度和完整度得到提升。

1.2.3 管理流程清晰化

以某辦公樓大修項目為例，工程施工中在不同施工環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)不同，對不同工序進(jìn)行選擇時進(jìn)行資料采集的負(fù)責(zé)人不同，因此在對某辦公室墻面裂縫進(jìn)行檢修時將檢修方案上報并記錄進(jìn)檔案遇到了層級通過流程不清晰的問題，導(dǎo)致施工工期延誤了一天。由此可見對檔案歸檔管理工作不斷優(yōu)化能夠?qū)⒐こ探ㄔO(shè)中的不同施工環(huán)節(jié)處理辦法上報流程和檔案歸檔流程進(jìn)行簡化與清晰化改進(jìn)，從而保證工期，提高施工效率[1]。

2 工程項目檔案歸檔管理工作的要點

下文以廣東省某辦公大樓的擴(kuò)建改建工程為例，對工程項目施工全流程中的檔案歸檔管理工作要點進(jìn)行了分析，本次工程中為了提高檔案歸檔的效率和檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行了管理制度和決策執(zhí)行方面的探索，同時在監(jiān)理和進(jìn)度管理上遇到了一些問題，筆者從中得到啟發(fā)，總結(jié)出了工程項目在檔案歸檔管理中的4大要點。

2.1 建立健全預(yù)歸檔制度

本次工程建設(shè)屬于擴(kuò)改建工程，在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行施工，由于一部分建設(shè)已經(jīng)完成度非常高，這部分工程建設(shè)已經(jīng)完成了檔案記錄與整理，且已經(jīng)有配套的監(jiān)管制度用于執(zhí)行，本次工程的檔案編制流程如圖1所示。針對這種情況，本工程涉及的檔案管理部門采用了預(yù)歸檔管理辦法，本次工程中需要進(jìn)行擴(kuò)改建的部分約占整個建筑工程的14%，因此對項目在最初建設(shè)時的審批文件、工程設(shè)計圖紙、驗收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及各項測量數(shù)據(jù)進(jìn)行了再次采集與預(yù)歸檔，將已經(jīng)形成的完整檔案單獨存放。在改擴(kuò)建項目的工程設(shè)計方案得到批復(fù)后，工程施工單位將改擴(kuò)建設(shè)計中產(chǎn)生的新數(shù)據(jù)與新文件統(tǒng)一整理成本次項目的檔案，待到工程全部完成后再與原先的檔案進(jìn)行整合處理[2]。采用預(yù)歸檔制度不僅為本次工程的驗收和統(tǒng)一歸檔工作打下了堅實的基礎(chǔ)，還有效避免了檔案資料缺失與混雜問題，檔案歸檔與管理的效率同比提升9%。

圖1 某工程項目檔案編制流程

2.2 加強(qiáng)檔案編制管理

2.2.1 對檔案編制進(jìn)行動態(tài)跟蹤

項目建設(shè)過程中盡管已經(jīng)有一部分完善的基礎(chǔ)施工，但由于整個辦公大樓結(jié)構(gòu)與內(nèi)部空間劃分的復(fù)雜度高，在工程建設(shè)過程中每個改建環(huán)節(jié)都要接收幾十上百份施工設(shè)計圖紙與資料文件，這些文件在工程建設(shè)過程中應(yīng)用在不同施工環(huán)節(jié)，因此本工程選擇動態(tài)化跟蹤檔案資料采集與編制，將施工過程中產(chǎn)生的檔案資料及時采集上傳，再統(tǒng)一進(jìn)行整理，雙線檔案管理的運行大大提高了檔案歸檔效率。但在實際工程建設(shè)中部分隱蔽施工沒有進(jìn)行影像資料的采集，導(dǎo)致檔案中共計6 處施工缺乏真實影像記錄，因此在動態(tài)跟蹤中重視加強(qiáng)對隱蔽工程的全程錄像，保證施工結(jié)算能夠以準(zhǔn)確的影像資料為依據(jù)。同時本次工程在組織設(shè)計中增設(shè)了4 個工程關(guān)鍵節(jié)點，使檔案編制管理的全流程性得到了提高，極大強(qiáng)化了檔案管理機(jī)構(gòu)對施工過程的控制。

2.2.2 資料管理與檔案管理合并

為了進(jìn)一步實現(xiàn)對工程項目資料信息管理的全流程化，在每個環(huán)節(jié)施工開始之前，本工程建立了資料管理與檔案管理合并的一體化管理模式，工程項目的檔案管理部門擔(dān)任起了文控職能，使檔案管理在工程項目中得到了縱向延伸，對各類文件手續(xù)的控制得到了強(qiáng)化。檔案管理有關(guān)人員在接收并整理項目有關(guān)技術(shù)資料時將資料進(jìn)行了留檔，確保在竣工核對與工程驗收中能夠提供更完整的技術(shù)依據(jù)[3]。項目建設(shè)過程中更新的施工設(shè)計圖紙與工程設(shè)計變動也全部記錄在案，保證了對施工全過程的監(jiān)控，本次施工通過資料管理與檔案管理合并的一體化管理模式為4 個改建環(huán)節(jié)的施工資料進(jìn)行了補(bǔ)充，對7 個擴(kuò)建環(huán)節(jié)的工程圖紙進(jìn)行了完善，在工程驗收階段提供了重要依據(jù)。

2.2.3 落實檔案編制自檢制度

為了進(jìn)一步提高檔案歸檔的真實性和系統(tǒng)性，本工程在進(jìn)行監(jiān)理檔案歸檔時建立并落實了檔案編制自檢制度，制度架構(gòu)如圖2。在工程監(jiān)理與檔案資料整合過程中分別對改建工程和擴(kuò)建工程進(jìn)行了共計7 次監(jiān)理考核，提出了共計19 個問題，并分別通過開會研討的方式提出解決方案，有效提高了檔案歸檔管理過程中的監(jiān)理質(zhì)量，使工程建設(shè)資料形成了一套從采集到歸檔的科學(xué)化管理體系。本工程為了落實檔案編制自檢專門設(shè)置了監(jiān)理考核小組，由公司管理層擔(dān)任監(jiān)理職位，使監(jiān)理考核的內(nèi)容設(shè)置更加規(guī)范化。

圖2 自檢制度架構(gòu)

2.3 充分發(fā)揮監(jiān)理作用

工程項目檔案歸檔與管理工作需要做好工程全過程中的監(jiān)理工作，施工中缺少監(jiān)理與監(jiān)督會導(dǎo)致各項管理制度不能落實，導(dǎo)致工作人員的行為失去約束，不利于統(tǒng)一管理和檔案資料的采集整合。在監(jiān)理工作方面主要可以通過兩個方面加以改進(jìn)。

2.3.1 階段性確認(rèn)

本工程在施工中由于部分施工環(huán)節(jié)沒有事先確認(rèn)而導(dǎo)致了二次返工，導(dǎo)致檔案資料歸檔和信息采集受到了不小的阻礙，導(dǎo)致檔案管理中對這兩個施工環(huán)節(jié)的信息歸檔存在混亂。因此筆者認(rèn)為在工程建設(shè)全過程中有必要進(jìn)行階段性確認(rèn)，應(yīng)當(dāng)與監(jiān)理公司共同對檔案歸檔工作中的重點進(jìn)行明確，設(shè)置專門的建立人員組織（圖3），定期、定項對工程項目進(jìn)行審查，通過優(yōu)化工程檔案的組織與編制來確定每一個環(huán)節(jié)都經(jīng)過有關(guān)部門的簽字與檢查，對不同工程建設(shè)環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的管理時限，保證檔案歸檔的效率，保證能在竣工之前將所有檔案整理完畢。

圖3 工程監(jiān)理人員組織結(jié)構(gòu)

2.3.2 專項審查

本次改建工程涉及對原有施工結(jié)構(gòu)和平面布置的改動，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)在部分變更項目超過原有工程設(shè)計1/3 的部分重新繪制圖紙，重新測量各項施工數(shù)據(jù)，并將新圖紙與新數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，為竣工查驗提供對比參考依據(jù)。工程建設(shè)有關(guān)部門和工程監(jiān)理部門應(yīng)當(dāng)對這樣的項目開展重點專項審查，保證歸檔的資料在格式、內(nèi)容、設(shè)計圖繪制等方面符合統(tǒng)一規(guī)范要求，并做好專項審查檔案的分類、排列、編號、驗收。為提高竣工文件的完整性、準(zhǔn)確性，歸檔驗收時檔案人員不僅對有關(guān)檔案管理范疇內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)行檢查，還拓展業(yè)務(wù)范圍，對施工文件中的變更文件、打樁記錄與竣工圖進(jìn)行核對，及時發(fā)現(xiàn)、解決各類施工、隱蔽工程驗收簽單不全等各類問題[4]。

2.4 明確管理進(jìn)度要求

工程建設(shè)對工期有進(jìn)度要求，而檔案歸檔管理工作與施工工期息息相關(guān)，因此在檔案管理歸檔方面也應(yīng)當(dāng)設(shè)置資料提交進(jìn)度規(guī)劃。在工程項目通過審批準(zhǔn)備動工時就要對檔案管理的進(jìn)度作出明細(xì)的要求，具體來講落實共策劃能夠歸檔進(jìn)度管理可以從以下幾個方面進(jìn)行。首先要對檔案資料的初步形成和歸檔進(jìn)行責(zé)任劃分與落實，確保專人負(fù)責(zé)專門事務(wù)，從而將前置工作的效率提升上來。其次是要建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分層管理的制度，確認(rèn)分責(zé)任主體移交制度，對不同檔案的歸檔期限和移交時間作出規(guī)定，保證檔案管理與工程合同中的工期規(guī)定相符合。最后是設(shè)立完善的工程建設(shè)項目檔案管理體系，將檔案資料的收集、整理、核對、移交、歸檔等工作按工程進(jìn)度劃分指明進(jìn)度要求，使檔案管理工作有序開展。

3 結(jié)語

通過采取有效的監(jiān)控管理措施對工程項目的檔案歸檔與管理工作進(jìn)行改進(jìn)后，檔案資料能夠更加真實地記錄在工程建設(shè)中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)信息，也能準(zhǔn)確反映出工程建設(shè)全流程，在保障檔案資料準(zhǔn)確性與完整性方面有很大提升。有關(guān)部門還應(yīng)當(dāng)通過加強(qiáng)監(jiān)理過程的管理來使檔案管理工作呈現(xiàn)出系統(tǒng)化特征，通過制度落實，使工程信息歸檔效率和質(zhì)量得到提升。