陳黎云

（慈溪市人民醫(yī)院 浙江慈溪 315300）

醫(yī)院若想獲得持久性的進(jìn)步及發(fā)展，就絕不可忽略檔案管理工作的展開，因?yàn)闄n案不僅可對于醫(yī)院的相關(guān)經(jīng)營及生產(chǎn)情況實(shí)施有效的記錄，也能夠作為醫(yī)院進(jìn)步及發(fā)展的重要依據(jù)，因此，若是產(chǎn)生了檔案遺失的狀況，無疑會影響到醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，所以，務(wù)必要采用有效性的管理方式來對檔案實(shí)施有效的管理。而通過運(yùn)用精細(xì)化的管理方式，既能夠保障檔案內(nèi)容的完整性，也有助于推動醫(yī)院的良好發(fā)展。

1 精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用重要性

精細(xì)化管理模式的實(shí)施可對于檔案管理工作的開展起到顯著的推動效用，然而，若想實(shí)現(xiàn)對精細(xì)化檔案管理方式的深入運(yùn)用，則需以文化為重要的導(dǎo)向，需確保醫(yī)院內(nèi)部的價值觀及思想等方面能夠處于和諧統(tǒng)一的狀態(tài)，從而有助于確保精細(xì)化檔案管理的充分完善。除此之外，醫(yī)院在實(shí)施文化建設(shè)的過程之中，也應(yīng)注意到人員素質(zhì)方面的問題，要創(chuàng)造出積極向上的工作環(huán)境，使得每名員工均可在此種氛圍之下更感知到自身所具備的價值，將檔案管理工作的展開當(dāng)作是自身的重要責(zé)任，并且也可在較大程度上保障其在展開檔案管理工作時能夠更好地利用精細(xì)化管理方式，做到持續(xù)性提高自身的整體素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)將精細(xì)化管理理念和思想結(jié)合至平日的管理工作之中，保障醫(yī)院內(nèi)部的高凝聚力，從而為醫(yī)院的長足性進(jìn)步作好鋪墊［1］。

檔案精細(xì)化管理還有助于促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展。在當(dāng)前的競爭環(huán)境下，醫(yī)院如果想取得顯著的發(fā)展成效，不僅要重視效益的提升，也需注重實(shí)施有效的內(nèi)部管理，善于運(yùn)用精細(xì)化管理的方式。而這對于檔案管理工作的展開來說也是一樣的，因?yàn)樵卺t(yī)院的檔案之中，會包含著醫(yī)院的各種文件和資料內(nèi)容，所以，若是未能保證檔案管理的質(zhì)量，就會致使醫(yī)院在往后的發(fā)展之中缺失重要的依據(jù)。因而，對于檔案管理人員來說，務(wù)必要注重運(yùn)用精細(xì)化的管理方式來實(shí)施檔案管理，切實(shí)防范檔案內(nèi)容不完整狀況的發(fā)生，進(jìn)而也有助于推動醫(yī)院自身經(jīng)濟(jì)效益的顯著提高，從而為醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展夯實(shí)一定的基礎(chǔ)。

在開展檔案管理工作時，因主要依靠人力完成工作所以，工作人員的工作主動性和態(tài)度等均會對于精細(xì)化檔案管理成效產(chǎn)生直接的影響，在此情況下，應(yīng)制定檔案精細(xì)化管理制度，以此來對于工作人員在具體工作之中的行為產(chǎn)生約束作用，這樣更有助于保障管理效率的迅速提升。而對于醫(yī)院的管理者來說，也需善于通過運(yùn)用精細(xì)化管理制度，切實(shí)增強(qiáng)相應(yīng)人員在實(shí)際工作之中的熱情及主動性，當(dāng)然，也須明確的是，對于此制度的制訂，不但要結(jié)合檔案管理工作展開的具體要求，也要切實(shí)確定好崗位的職責(zé)，這樣才可保障檔案管理制度的落實(shí)效果得以體現(xiàn)［2］。

2 精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用難點(diǎn)

精細(xì)化管理在檔案管理之中的應(yīng)用也存在著相關(guān)難點(diǎn)問題，主要體現(xiàn)在下述內(nèi)容之中。

其一，粗細(xì)未分。醫(yī)院所具備的檔案資源尤為多，用作確保符合于運(yùn)營時的相關(guān)要求，而在檔案資源不斷增多的情況下，在實(shí)施檔案精細(xì)化管理時，則會發(fā)現(xiàn)所產(chǎn)生的實(shí)效性未能達(dá)成預(yù)期要求，這通常是由于檔案內(nèi)容過多，與相應(yīng)部門之間所進(jìn)行的聯(lián)動有所缺失，在管理的過程之中，粗細(xì)未分，進(jìn)而無疑會對檔案精細(xì)化管理的效果產(chǎn)生消極的影響。

其二，基礎(chǔ)較差。對于檔案管理工作的展開來說，其有著一定的歷史性，強(qiáng)調(diào)與醫(yī)院管理過程步伐一致，在此情況之下，則要求醫(yī)院夯實(shí)好精細(xì)化管理的基礎(chǔ)，防范產(chǎn)生責(zé)任制難以貫徹的情況，或是出現(xiàn)管理混亂的狀況。但以現(xiàn)階段的情況來看，在此方面的基礎(chǔ)較為薄弱，對于細(xì)節(jié)內(nèi)容的注重程度也有待提高，這會對檔案管理的效果產(chǎn)生削弱的作用。

其三，文化缺失。在展開精細(xì)化管理工作時，強(qiáng)調(diào)實(shí)施文化管理，有助于提高醫(yī)院自身的軟實(shí)力。但現(xiàn)階段在展開檔案精細(xì)化管理工作時，發(fā)現(xiàn)在文化建設(shè)方面有所缺失，因而會影響到精細(xì)化管理工作的開展質(zhì)量［3］。

3 精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用方式

3.1 突出檔案精細(xì)化管理重點(diǎn)

在進(jìn)行檔案管理時，能夠發(fā)現(xiàn)其中所涉及的內(nèi)容非常多，而若想充分展現(xiàn)出檔案管理的作用，則應(yīng)突出檔案精細(xì)化管理的重點(diǎn)。對此，將在下述層面加以探析。

首先，應(yīng)完善檔案精細(xì)化管理體系。對于檔案來說，其為醫(yī)院之中不可缺失的資產(chǎn)，唯有對其實(shí)施充分、合理的整合及有效的收集，才可更好地達(dá)成精細(xì)化管理工作的開展目的。應(yīng)設(shè)置配套的精細(xì)化管理章程，在查詢、保密、借閱等方面制度的促進(jìn)之下，保證精細(xì)化管理工作的落實(shí)效果，保障檔案管理的質(zhì)量。

其次，對于檔案內(nèi)容來說，務(wù)必要確保其具備完整性、精準(zhǔn)性及合規(guī)性，要結(jié)合具體的要求，對劣質(zhì)資源加以清除。在檔案整合的環(huán)節(jié)之中，保障資源統(tǒng)籌的效果，并且還應(yīng)對相應(yīng)的管理章程加以規(guī)范，確保在實(shí)施檔案精細(xì)化管理的過程之中不產(chǎn)生疏漏問題，這樣也能夠提高檔案管理的可靠性，防范檔案受損的狀況。

最后，對于不同部門在實(shí)施精細(xì)化管理時的關(guān)鍵點(diǎn)也應(yīng)多加了解。在實(shí)施檔案精細(xì)化管理時，不但要結(jié)合于不同部門在展開檔案管理工作時的具體需求，對于精細(xì)化管理方式進(jìn)行完善和優(yōu)化，保障部門之間的有效聯(lián)動，還應(yīng)確保檔案和運(yùn)營實(shí)況之間的有效對接，及時清理掉無價值的檔案內(nèi)容，確保檔案精細(xì)化管理工作的展開更加體現(xiàn)出其的作用。

3.2 扎實(shí)檔案精細(xì)化管理基礎(chǔ)

要想保障精細(xì)化管理在當(dāng)前檔案管理之中的應(yīng)用效果，還務(wù)必要重視扎實(shí)檔案精細(xì)化管理的基礎(chǔ)。對此，一方面，應(yīng)構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理平臺，扎實(shí)數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)，能夠運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)等相關(guān)技術(shù)，來提升檔案精細(xì)化管理工作的開展成效，對于數(shù)字化的檔案資源來說，還能夠?qū)崿F(xiàn)充分的共享及迅速的傳輸，并且有助于把控好檔案管理期間的成本支出。另一方面，應(yīng)確定好檔案精細(xì)化管理的具體目標(biāo)，要結(jié)合精細(xì)化管理期間的重點(diǎn)問題和薄弱之處，充分落實(shí)好“細(xì)”的要求，促進(jìn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，以便更為夯實(shí)管理的基礎(chǔ)。除此之外，還應(yīng)細(xì)化好相關(guān)的流程，在運(yùn)用精細(xì)化管理方式之后，強(qiáng)調(diào)根據(jù)檔案管理的真實(shí)情況，對相關(guān)流程加以細(xì)化，并結(jié)合具體的流程內(nèi)容，對檔案管理工作進(jìn)行一定的精簡，要做到有效開展相關(guān)的檔案活動，還需利用好信息化方式來加以充分執(zhí)行，確保檔案精細(xì)化管理的相關(guān)流程和最終所產(chǎn)生的成效均十分明確，避免在實(shí)施管理時產(chǎn)生流于形式的狀況。再者，還務(wù)必要做到細(xì)查執(zhí)行。為確保檔案管理精細(xì)化制度的充分執(zhí)行，則應(yīng)構(gòu)建出有效的監(jiān)管體系，保障歸檔工作能夠充分落實(shí)，監(jiān)督相應(yīng)人員準(zhǔn)時提交好檔案，并根據(jù)精細(xì)化管理的主要要求，保證在展開具體工作時，能夠有明確的責(zé)任劃分，保障在實(shí)施檔案精細(xì)化管理時，可在第一時間了解到所產(chǎn)生的問題，而后迅速地解除問題，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)在解除問題的同時，更為保障檔案精細(xì)化管理工作的變通性及靈活性的展開［4］。

3.3 健全檔案精細(xì)化管理制度

在實(shí)施檔案管理時，發(fā)現(xiàn)其有著明顯的特殊性，所以務(wù)必要結(jié)合檔案管理的主要特點(diǎn)和實(shí)際需求等方面，進(jìn)行合理的歸類，例如，醫(yī)院檔案管理，務(wù)必要制定出管理的專欄，并基于對檔案特點(diǎn)的了解來對檔案內(nèi)容加以分類，并且還需要求相關(guān)人員對此類檔案內(nèi)容實(shí)施專項(xiàng)搜集。再者，也務(wù)必要把控好檔案的內(nèi)容，若是對于檔案的提交時間及格式等方面存在要求，則務(wù)必要加以滿足。另外，還應(yīng)對當(dāng)前檔案資料的管理成效等方面實(shí)施綜合性、有效性的評估，構(gòu)建出相適宜的評估體系，對于各個檔案所具備的價值及其中內(nèi)容的真實(shí)與否實(shí)施有效性的評估，建設(shè)系統(tǒng)性的檔案指標(biāo)體系，并結(jié)合檔案的實(shí)際價值，對于人員的“業(yè)績”加以判斷。

3.4 提高檔案管理人員的技能

近些年，我國已邁入信息化時代，若能夠充分利用好信息化的檔案管理模式，就更有助于保障精細(xì)化管理思想的切實(shí)貫徹。在開展檔案管理工作的過程中，一方面，要針對信息化管理的主要特點(diǎn)，主要是應(yīng)用節(jié)點(diǎn)傳播等重要的形式，對于相應(yīng)特點(diǎn)的形成加以探析，而后設(shè)計(jì)出更具可行性的檔案管理方案，從而推動檔案精細(xì)化管理工作的合理性展開。另一方面，還應(yīng)針對信息化管理的主要特點(diǎn)來確定好崗位責(zé)任，在人員的專業(yè)技能提升方面上，也應(yīng)充分落實(shí)好精細(xì)化的要求，確保符合檔案管理工作開展對人員技能方面的需求。為在最大程度上保障醫(yī)院精細(xì)化管理工作的開展效果，醫(yī)院也要對檔案管理工作人員的專業(yè)技能加以大力的培養(yǎng)。例如，醫(yī)院可運(yùn)用專職培養(yǎng)的形式，先對管理人員展開一定的測試，以此來了解管理人員所具備的管理水平，而后再結(jié)合管理人員的具體情況來有的放矢地展開技能培訓(xùn)工作，確保檔案管理人員在實(shí)際的檔案管理工作之中能夠切實(shí)凸顯出自身所具備的相關(guān)技能，以期最終能真正提高醫(yī)院檔案管理工作的開展效果。

3.5 營造檔案精細(xì)化管理的文化氛圍

在實(shí)施檔案精細(xì)化管理時，營造出良好的文化氣氛也是非常重要的。對此，一方面，應(yīng)形成良好的檔案精細(xì)化管理認(rèn)識，對于精細(xì)化管理的重要觀念實(shí)施大力的宣傳，確保在文化的建設(shè)之中能夠?qū)⒕?xì)化管理當(dāng)作是關(guān)鍵的組成要素，要和相應(yīng)人員的具體行為和思想等方面加以聯(lián)系，提高檔案管理工作開展的軟實(shí)力。另一方面，應(yīng)善于利用文字及影音內(nèi)容等對醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的整個過程進(jìn)行記錄，并將此當(dāng)作是實(shí)施文化建設(shè)的重要端口，創(chuàng)造出良好的管理形象，并且推動醫(yī)院文化的發(fā)展，對醫(yī)院中的資源實(shí)施有效的配置。另外，還應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展史，對檔案精細(xì)化管理展開充分的宣傳，增強(qiáng)員工的歸屬感及自豪感，實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化及文化管理兩者的有效結(jié)合，在最大程度上防范在展開檔案信息化管理工作時存在的消極阻礙。除此之外，應(yīng)推動精細(xì)化管理理念的不斷完善，在具備良好的管理理念之后，在開展檔案精細(xì)化管理工作時，也能夠更加保障開展方向的正確性，更好地提高檔案管理工作開展的有效性。對此，則可結(jié)合檔案管理的具體情況來完善相應(yīng)的理念，并且還應(yīng)將管理理念的完善及發(fā)展融合到平日的管理工作之中，也應(yīng)持續(xù)提升相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)，保障其在工作實(shí)踐之中能夠勇于承擔(dān)責(zé)任、敢于進(jìn)行創(chuàng)新和改革［5-6］。再者，也應(yīng)重視引入監(jiān)管、激勵和考核機(jī)制等，以此為重要的基礎(chǔ)，使得相關(guān)人員能夠?qū)W習(xí)和掌握到更好的管理技能，促使管理人員在此方面的知識基礎(chǔ)更為扎實(shí)，增強(qiáng)相關(guān)人員在工作之中的創(chuàng)新意識及能力，在不斷的創(chuàng)新之中，推動檔案精細(xì)化管理工作的更好開展。此外，也能夠使相關(guān)人員結(jié)合檔案精細(xì)化管理工作的具體要求，針對性地開展檔案管理工作，保障精細(xì)化管理方式能夠在當(dāng)前的檔案管理中更好地展現(xiàn)出其應(yīng)用價值。

4 結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前的檔案管理中，切實(shí)應(yīng)用精細(xì)化管理方式已成為當(dāng)前許多醫(yī)院在開展檔案管理工作時的一種迫切追求，也為重要的要求之一。因此，在新時期之下，務(wù)必要將精細(xì)化管理模式充分運(yùn)用到檔案管理工作中，要通過突出檔案精細(xì)化管理的重點(diǎn)、扎實(shí)其基礎(chǔ)、健全其制度，以及提升人員的技能水平等諸多方式，來切實(shí)保障精細(xì)化管理模式的應(yīng)用效果，最終也能夠充分提高檔案管理工作的開展質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院自身的快速發(fā)展。