李艷麗 煙臺市蓬萊人民醫(yī)院

醫(yī)院檔案是記載醫(yī)院發(fā)展歷史的原始憑證，是支撐未來醫(yī)院行業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。但在具體實(shí)踐過程中，醫(yī)院檔案工作并未得到各部門一定的重視，檔案資源的開發(fā)利用還存在一些問題。隨著新形勢下，各行業(yè)的高速發(fā)展，醫(yī)院對檔案資源的開發(fā)利用也必須要重視起來，要將過去的“館藏”價(jià)值轉(zhuǎn)化為“服務(wù)功能”，逐步尋求發(fā)展與進(jìn)步的途徑。使用適應(yīng)新形勢發(fā)展的檔案，為醫(yī)院未來的發(fā)展建設(shè)提供更高的要求。毋庸置疑的是，檔案資源的有效開發(fā)利用是檔案工作發(fā)揮作用的關(guān)鍵，同樣也是為醫(yī)院和社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的主要方式。因此，加快開發(fā)改善醫(yī)院檔案資源工作的缺陷與不足，才能跟上新時(shí)代的步伐。

一、醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的內(nèi)容

（一）人事檔案資源

人事檔案的主要記錄針對的是醫(yī)院所有人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，包括能力表現(xiàn)態(tài)度等具體情況，可以作為醫(yī)院人事聘用、職稱晉升等工作的參考依據(jù)。運(yùn)用好人事檔案中各項(xiàng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，為醫(yī)院管理好每一個(gè)科室人員、針對醫(yī)院人員各種能力優(yōu)缺點(diǎn)調(diào)配到合適的崗位、并對招聘以及領(lǐng)導(dǎo)人員的提拔等這些重大事項(xiàng)提供可靠的依據(jù)，使人力資源得到合理利用。

（二）病歷檔案資源

病歷檔案主要記載了病人的病情、診斷以及醫(yī)療情況等，是體現(xiàn)患者真實(shí)病情與醫(yī)護(hù)人員工作的重要參考資料，針對醫(yī)院大量病歷檔案資源可以進(jìn)行有效的管理，能夠在處理醫(yī)患關(guān)系、各類醫(yī)保和民事糾紛中起到法律效用，同時(shí)也可以為醫(yī)院的相關(guān)研究提供重要的依據(jù)，也可作為司法、公安等部門在遇見糾紛時(shí)，進(jìn)行技術(shù)評估的可靠證據(jù)鏈。因此，通過各種方式來加強(qiáng)病案檔案資源的開發(fā)利用，是現(xiàn)在醫(yī)院管理人員應(yīng)該思考的關(guān)鍵問題。

（三）科技檔案資源

科技檔案是醫(yī)院在醫(yī)療活動和科學(xué)研究中創(chuàng)造的珍貴科技資料，是醫(yī)院科研人員進(jìn)行每一項(xiàng)科研活動時(shí)，所留下的真實(shí)記錄和細(xì)節(jié)反饋。合理地開發(fā)利用醫(yī)院科技檔案，可以對醫(yī)院已有的科研成果進(jìn)行更加快速便捷的整理、分類、總結(jié)，運(yùn)用薪資獎(jiǎng)勵(lì)等比較有吸引力的方式，來鼓勵(lì)醫(yī)院臨床科研人員在高水平科研項(xiàng)目中取得突破。并且將醫(yī)院的科研成果付諸實(shí)踐之中，在醫(yī)療領(lǐng)域產(chǎn)生積極的作用，從而促進(jìn)醫(yī)院學(xué)科的建設(shè)，形成更加有競爭力的重點(diǎn)專業(yè)群體，增強(qiáng)醫(yī)院的醫(yī)學(xué)研究能力。

二、醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的重要性

目前對文件的資源開發(fā)，可以有效推進(jìn)醫(yī)院的檔案利用工作，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的發(fā)展具有十分重要的意義。

（一）有利于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展

醫(yī)院檔案工作，是一個(gè)政治與服務(wù)交雜的工作。檔案工作可真實(shí)地了解和掌握檔案工作發(fā)展的規(guī)律，輕重緩急，劃分根據(jù)需要計(jì)劃性、目的性，針對檔案事業(yè)發(fā)展過程中產(chǎn)生的問題，落實(shí)好具體工作細(xì)節(jié)，增強(qiáng)工作計(jì)劃，糾正工作中產(chǎn)生的懶惰行為，樹立好各個(gè)階段的目標(biāo)、每天的工作計(jì)劃，以及針對如果不能如期完成計(jì)劃所要擔(dān)著的懲罰。

（二）有利于從封閉走向開放

縱觀醫(yī)院檔案工作的發(fā)展歷程,在醫(yī)院管理中，檔案管理工作一直在醫(yī)院工作中處于默默無聞的位置，醫(yī)院管理人員給予的重視度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，想讓醫(yī)院的檔案工作發(fā)生改變，就應(yīng)該針對現(xiàn)狀中的不足進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，讓更多的人意識到文件的重要價(jià)值和作用，實(shí)現(xiàn)檔案工作的開發(fā)、收集、整理、保管的轉(zhuǎn)換利用，因此合理利用檔案信息資源的開發(fā)，是醫(yī)院的檔案文件的工作走出去的重要前提。

（三）有利于順應(yīng)社會發(fā)展需要

醫(yī)院檔案是現(xiàn)如今信息化管理過程中不可替代的重要資料，蘊(yùn)藏著大量十分有用的信息。隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷向前高速發(fā)展，開發(fā)和利用醫(yī)院檔案信息資源，是檔案館更好地為醫(yī)院和社會服務(wù)的有效途徑。

（四）有利于提高檔案人員管理水平

為了更好地開發(fā)與利用檔案資源，醫(yī)院檔案管理者首先要做好檔案管理的其他方面工作，并且要詳細(xì)記錄檔案資源的匯總、分類、分析，為以后的檔案信息的開發(fā)工作打好使用基礎(chǔ)。因此，檔案信息的開發(fā)和利用，可以發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作中的缺陷，通過及時(shí)彌補(bǔ)和針對性改善，大大提高檔案管理的整體質(zhì)量和水平。

三、醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用存在的問題

（一）開發(fā)利用意識淡薄

檔案的合理利用是檔案工作的基本需求和核心目標(biāo)，是檔案管理工作的終點(diǎn)，也是黨中央和醫(yī)院管理層對檔案工作的基本要求?，F(xiàn)階段，很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案的發(fā)展和使用并不完全重視，現(xiàn)狀就是“重臨床效果忽視管理、主抓業(yè)務(wù)對檔案忽略”，醫(yī)院沒有意識到檔案在建設(shè)中的作用，檔案工作具有文化內(nèi)涵含義，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)無法看到檔案重要性，只關(guān)注對醫(yī)院發(fā)展過程中的價(jià)值和貢獻(xiàn)，以及在醫(yī)院管理和即時(shí)醫(yī)療服務(wù)中的重要性和需求，忽略任何對檔案的開發(fā)和使用有用的東西。醫(yī)院的長期發(fā)展，被動式服務(wù)方式，以及醫(yī)院檔案管理部門的形成，使得這種情況難以開展檔案管理工作。

（二）檔案資源相對匱乏

自信息化技術(shù)高速發(fā)展以來，許多醫(yī)院只注重醫(yī)療診斷和服務(wù)，十分注重經(jīng)濟(jì)效益，而忽視了對包括檔案在內(nèi)的資源的開發(fā)利用。在這種思想指導(dǎo)下，醫(yī)院檔案管理制度十分不到位，從而對醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案、醫(yī)療文書檔案等醫(yī)院造成了諸多影響。科研檔案、重大醫(yī)療活動記錄、部分設(shè)備檔案等資源也沒有很好地融入檔案管理，導(dǎo)致一些值得存儲和使用的檔案資源出現(xiàn)大部分丟失的情況。

（三）檔案管理人員素質(zhì)偏低

目前醫(yī)院檔案信息管理人員水平有限，很多管理人員沒有受到過專門的培訓(xùn)，甚至對醫(yī)院檔案信息都不熟悉，更不要說融會貫通之下，進(jìn)行更為有效的利用與開發(fā)。與醫(yī)務(wù)人員不同，醫(yī)院檔案信息管理不是專業(yè)人員，很多管理人員處于老齡化階段，老員工存在“上一天班撞一天鐘”的情況，新員工還存在不熟悉的情況，自身專業(yè)存在限制，無法有效地存儲和檢索歸檔信息管理?，F(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理工作遵循舊的管理模式，難以適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要。另外，一些檔案信息管理人員雖然是專業(yè)人員，對信息的開發(fā)和使用有著濃厚的興趣，但由于缺乏相關(guān)部門與管理層的支持，導(dǎo)致數(shù)據(jù)收集和統(tǒng)計(jì)簡單化，不能對其中的有效數(shù)據(jù)加以開發(fā)與利用。

（四）開發(fā)利用技術(shù)有限

現(xiàn)階段，醫(yī)院主要采用計(jì)算機(jī)人工錄入和設(shè)備掃描錄入兩種檔案信息管理方式。其中，人工輸入速度快但效率低，偏差率較為高，設(shè)備掃描具有識別率高、圖像不清晰等特點(diǎn)，這兩種文件信息管理方式對于信息的開發(fā)利用具有獨(dú)特的優(yōu)勢，但使用環(huán)境不同。此外，由于醫(yī)院各科室使用的計(jì)算機(jī)輸入系統(tǒng)和文件管理軟件不一致，導(dǎo)致采集到的數(shù)據(jù)無法共享，降低了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，無法適應(yīng)外界環(huán)境，當(dāng)受到病毒侵害時(shí)，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的情況發(fā)生，保障不了其安全性。此外，醫(yī)院內(nèi)部現(xiàn)存數(shù)據(jù)內(nèi)容較為陳舊，數(shù)據(jù)無法有效更新，檔案信息使用率不斷下降。

（五）檔案信息管理范圍狹窄

醫(yī)院檔案信息主要包括三個(gè)方面：一是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，二是數(shù)字化傳統(tǒng)檔案，三是備份電子案件。相關(guān)研究表明，大部分醫(yī)院檔案開發(fā)利用方式不完善，檔案的保密性和安全性都得不到保障。在文件管理過程中，由于檔案管理過程不夠嚴(yán)謹(jǐn)，沒有一個(gè)較為完善的管理機(jī)制，往往會導(dǎo)致信息錯(cuò)誤的現(xiàn)象。在檔案信息管理系統(tǒng)的影響下，檔案管理人員在正常管理中缺乏專業(yè)知識指導(dǎo)，缺乏系統(tǒng)的、長遠(yuǎn)的信息管理計(jì)劃，早期檔案資料不全，更不用說對信息進(jìn)行有效使用，那么對檔案進(jìn)行“開發(fā)”也就不知道從何說起。

（六）設(shè)施設(shè)備配備不足

現(xiàn)如今，醫(yī)院管理都在進(jìn)行深入改革，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)模式，導(dǎo)致檔案的信息化程度特別重要。但在實(shí)際工作中，由于資金投入、技術(shù)裝備、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等方面的限制，使得檔案管理信息化進(jìn)程無法得到快速推進(jìn)。檔案硬件設(shè)備和檔案資料收集、檢索等方面存在諸多問題，部分醫(yī)院閱覽室、儲藏室、辦公室檔案管理方式不完善，不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案倉庫空間不足，不利于檔案的長期存放和方便使用。計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用僅限于單一管理，沒有實(shí)現(xiàn)在實(shí)際中有意義的互連，導(dǎo)致檔案資源無法共享。文件管理軟件在盈利和發(fā)展方面仍落后于計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)的發(fā)展速度，醫(yī)院檔案信息化發(fā)展速度較慢，服務(wù)模式轉(zhuǎn)變也不到位。

四、加強(qiáng)醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的策略

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念

現(xiàn)如今，我國非常重視檔案的推廣，醫(yī)院檔案工作的主要目的是有效開發(fā)檔案資源，盡可能為醫(yī)院工作做好服務(wù)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)變觀念，提高自身的認(rèn)知水平，正視不足，將檔案的開發(fā)和利用放在醫(yī)院的重點(diǎn)議程上，并采取必要的激勵(lì)措施來調(diào)動檔案管理人員的積極性。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識檔案資源在醫(yī)院整體運(yùn)營中的重要作用，同時(shí)緊跟社會和醫(yī)院發(fā)展的步伐，開拓進(jìn)取地開發(fā)現(xiàn)有的檔案信息資源，加快推進(jìn)檔案工作的效率性和針對性。同時(shí)，應(yīng)該聯(lián)同各個(gè)部門繼續(xù)完善檔案推廣體系，積極開展檔案推廣相關(guān)活動。通過研討會、名醫(yī)交流講座、紙質(zhì)報(bào)告心得、建設(shè)醫(yī)院網(wǎng)站等渠道建設(shè)，積極宣傳《檔案法》等檔案法規(guī)，介紹檔案信息系統(tǒng)和醫(yī)院檔案管理使用方法，提高檔案識別度并作為醫(yī)院員工積極主動參與，為開發(fā)利用檔案信息工作奠定一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，使檔案資源能夠有效提供新常態(tài)下醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)與文化效益。意識是行動的先驅(qū)，只有提高認(rèn)識，才能在檔案工作中真正注重檔案資源的開發(fā)和利用，產(chǎn)生顯著的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，最終實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

（二）加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升檔案人員綜合素質(zhì)

歸檔是一項(xiàng)技術(shù)含量高、服務(wù)過程較為煩瑣的工作，醫(yī)院檔案管理人員需要具備高素質(zhì)。因此，醫(yī)院在開發(fā)和利用檔案資源時(shí)，首先要保證檔案管理者自身具有較高水準(zhǔn)的品德素養(yǎng)，對檔案工作有著極大的興趣，在工作中可以做到無私奉獻(xiàn)，在服務(wù)過程中真正做到有耐心、主動性強(qiáng)，積極對需要幫助的展開指導(dǎo)。同時(shí)，要?jiǎng)?chuàng)新和延伸傳統(tǒng)服務(wù)方式，改變傳統(tǒng)“等待、依賴、索取”的工作模式，積極參與服務(wù)，通過改變傳統(tǒng)的封閉管理，建立開放的管理模式，有效發(fā)揮檔案信息資源的功能，才能有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的效益。其次，提供專業(yè)的培訓(xùn)和教育，將檔案管理人員納入系統(tǒng)的人力資源開發(fā)計(jì)劃，及時(shí)更新管理人員管理制度，通過培訓(xùn)提高檔案管理人員的專業(yè)水平，管理者的職業(yè)素質(zhì)要與實(shí)際管理工作保持一致，可以成為需求和檔案管理方面的專業(yè)人才。

（三）開展建章立制，健全檔案資源管理制度

為使檔案資源的開發(fā)利用取得理想中的顯著成效，醫(yī)院應(yīng)建立健全管理機(jī)制，優(yōu)化檔案管理制度，規(guī)范檔案的組織和使用，通過相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行制度合理化，并確?？刹僮餍苑弦?guī)范。同時(shí)根據(jù)國家相關(guān)立法文件，對相關(guān)制度的嚴(yán)格要求，要視為檔案工作的重要和條件，醫(yī)院各科室的檔案資源也要進(jìn)行集中約束管理。完善檔案考核機(jī)制，使檔案工作與醫(yī)院業(yè)務(wù)結(jié)合考核評價(jià)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的發(fā)展目標(biāo)。強(qiáng)化工作崗位具體細(xì)則，將可能出現(xiàn)的問題落實(shí)到人。醫(yī)院各職能科室應(yīng)配備兼職檔案管理人員，對科室工作中形成的檔案資料進(jìn)行全方面的收集整理，形成的檔案移交綜合檔案室，每年定期歸檔，構(gòu)建出適合全院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以便于管理和讀檔。

（四）豐富室藏檔案，加快檔案信息化進(jìn)程

各級醫(yī)院要樹立“大檔案”觀念，盡可能地豐富檔案資源，不僅需要注意歸檔文件的數(shù)量，還需要注意檔案文件的水準(zhǔn)。積極拓展檔案集中化新過程、新渠道，擴(kuò)大檔案可收集的范圍。所有與本院有關(guān)的檔案資料均應(yīng)納入要收集的范圍。這將不斷增強(qiáng)和豐富醫(yī)院檔案管理工作中的數(shù)量以及內(nèi)容。同時(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代新興發(fā)展的信息化科技手段，將檔案信息化納入醫(yī)院信息化建設(shè)規(guī)劃，加大現(xiàn)代科技融合部署和協(xié)同實(shí)施的力度。首先，我們需要加大資金投入，完善檔案室中可能因設(shè)備問題出現(xiàn)的安全隱患，所以要追加資金用于設(shè)備的投入之上，用計(jì)算機(jī)錄入和儲存整個(gè)醫(yī)院的各個(gè)門類檔案，方便整理和檢索，節(jié)省人力和物力，提高工作效率。其次，要適當(dāng)引入檔案管理應(yīng)用軟件，通過先進(jìn)的現(xiàn)代管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和自動化，為檔案資源的開發(fā)利用創(chuàng)造良好的條件。

五、結(jié)語

檔案工作的最終目的是提升醫(yī)院的各項(xiàng)效益，便于各科室人員進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)社會利用。檔案資源的開發(fā)利用是醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際需求。檔案資源的開發(fā)可以提高醫(yī)院檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。為合理利用醫(yī)院檔案資源，應(yīng)加快信息化建設(shè)，規(guī)范管理制度，提高管理人員綜合素質(zhì)，提高基層管理水平，發(fā)揮出醫(yī)院檔案專業(yè)人才的主體作用。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，充分發(fā)揮其社會效益，從而為地方經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的力量。