肖灃蕓 李學偉 馮文惠

（莒縣人民醫(yī)院，山東 日照 276500）

引言：

醫(yī)院檔案管理工作根據(jù)不同的部門工作職責，在工作內(nèi)容方面較為復(fù)雜，在具體的工作管理環(huán)節(jié)中，要嚴格的根據(jù)現(xiàn)實情況進行專項管理。檔案管理在醫(yī)院的日常管理工作中有著非常重要的作用，是國家檔案的一部分，具有一定的社會意義。當前伴隨著醫(yī)療管理技術(shù)的不斷更新發(fā)展，各醫(yī)療部門工作內(nèi)容急劇增多，在此情況下，為適應(yīng)時代變化，應(yīng)積極做好創(chuàng)新突破準備，提高對于此項管理工作的重視程度。

一、醫(yī)院檔案管理的重要性

（一）對醫(yī)生與患者的重要性

在醫(yī)院檔案資料管理工作中最重要的一項便是對于患者病歷的有效管理，病歷是進行診治的重要參考性資料。這類具有現(xiàn)實意義的檔案資料是維護醫(yī)患關(guān)系、為患者提供必要合法權(quán)益保證的重要信息。同時在處理醫(yī)患關(guān)系等方面于是進行有效參考的重要證據(jù)，以便為患者提供有效地幫助。與此同時，其對于檔案管理工作人員有著非常重要的作用，通過對于檔案管理資料進行查詢，可以分析確認一些流行疾病，并且以此為基礎(chǔ)及時地制定出相應(yīng)的治療措施。這在醫(yī)院治療工作方面也有著重要的參考價值，因此此項工作應(yīng)該引起重視。

（二）對醫(yī)院整體發(fā)展的重要性

在時代的發(fā)展背景下，醫(yī)療衛(wèi)生體制也在逐漸發(fā)生著相應(yīng)的變革影響。醫(yī)院的各個部門以及科室也在遵循規(guī)范化以及穩(wěn)定性發(fā)展中作出進一步的調(diào)整改善。檔案管理是醫(yī)院繼續(xù)日常管理工作的重要組成部分，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，對于醫(yī)院提高自身信息管理效率，確保醫(yī)療規(guī)范化有著重要意義。同時，醫(yī)院檔案信息的安全性事關(guān)患者與醫(yī)生信息化合法權(quán)益的重要保障。采用科學、規(guī)范化的檔案管理方式能夠更好地服務(wù)于醫(yī)院醫(yī)生以及患者，以便為醫(yī)院后期經(jīng)營模式發(fā)生轉(zhuǎn)變提供責任保證。

二、淺析當前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及問題

（一）硬件投入不足

根據(jù)我國國情，在現(xiàn)階段的醫(yī)療建設(shè)單位眾多屬于國有非營利性機構(gòu)，伴隨著時代的發(fā)展變化，地方政府無力承擔醫(yī)院建設(shè)工作中所需的大量經(jīng)費，因此在實際工作方面只能在政策方面給予支持。在現(xiàn)實情況下，醫(yī)院只能實行企業(yè)化管理，在管理方面實行自收自支方式，從而對于自身的建設(shè)與發(fā)展進行維持作用。所以，結(jié)合我國普遍現(xiàn)實情況，醫(yī)院在建設(shè)經(jīng)費方面存在著嚴重的不足現(xiàn)象。同時，以醫(yī)院檔案管理工作的實質(zhì)來說，其在工作性質(zhì)方面與醫(yī)療科研等研究工作不同，在工作效用方面難以產(chǎn)生直接性的社會經(jīng)濟效益。在這種情況下，難免會對于醫(yī)院檔案管理工作產(chǎn)生忽視，導致對于檔案管理工作方面所支經(jīng)費存在不足。當前多數(shù)醫(yī)院的檔案管理環(huán)境較差，在閱檔室、庫房以及裝具等方面存在著嚴重的缺陷。檔案保管室占地較為狹窄，與標準的檔案管理存在著一定的距離，如此便造成了應(yīng)該進行及時歸檔的檔案不能夠及時歸檔，同時在材料以及相關(guān)文件方面不能夠及時地進行整理收集，以至于出現(xiàn)材料散亂放置的現(xiàn)象。而有些材料在這種保存環(huán)境下出現(xiàn)損毀以及丟失現(xiàn)象較為嚴重的狀況。在管理經(jīng)費的嚴重制約之下，不能緊跟時代發(fā)展更新相應(yīng)的檔案管理設(shè)備，在保管設(shè)備方面普遍呈現(xiàn)出老舊化狀態(tài)，如此在現(xiàn)實情況下制約了醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。在當前計算機信息處理技術(shù)下，各行各業(yè)對于這種管理技術(shù)進行廣泛的應(yīng)用，伴隨著醫(yī)療管理技術(shù)的不斷發(fā)展進步，在醫(yī)院檔案管理工作方面卻對于新型技術(shù)的接受能力較差，依舊是以手工操作為主。

（二）檔案意識淡漠

由于醫(yī)院檔案管理工作難以產(chǎn)生直接性的社會效益以及經(jīng)濟效益，一般而言，都是經(jīng)過多年之后，才在所需要的條件下為人利用，才能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的價值。甚至有些材料經(jīng)年原封不動，儼然成為“廢紙物”。因此，在這種情況下，醫(yī)院管理部門對于檔案管理工作在意識上認識不夠，不能夠正確地認識到醫(yī)院檔案管理工作的實際價值，不具備時代發(fā)展創(chuàng)新眼光，對于醫(yī)院檔案管理工作認識不到位，以此造成工作積極性與配合度不高的現(xiàn)象。因此，這就出現(xiàn)了在醫(yī)院檔案管理工作方面只注重于紅頭文件，對于其他方面材料，如醫(yī)務(wù)活動資料以及學術(shù)情況報告等方面產(chǎn)生了忽視。如此造成在現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理工作中資料信息收集不全，難以充分真實的反映整體情況的現(xiàn)狀。

（三）缺乏統(tǒng)一管理

在醫(yī)院的管理工作方面，一般情況之下都嚴格按照衛(wèi)生部門要求，在醫(yī)院的管理制度以及各類工作人員的職責方面都進行了與現(xiàn)實工作要求相符合的管理調(diào)整，但是通過對于檔案管理制度以及職責劃分方面進行分析，便可以看出在此項工作方面未能夠積極地組織相關(guān)的制度以及考核措施。同時也沒能夠?qū)n案管理納入醫(yī)院目標管理考核當中。因此在目前的醫(yī)院檔案管理工作方面并沒能夠形式統(tǒng)一的管理制度以及實施措施，在醫(yī)院檔案管理工作方面面臨著管理混亂以及機構(gòu)組織不健全、管理職能不明確等情況。一般而言，在醫(yī)院的檔案管理工作方面都是由行政辦公室的綜合檔案室負責此項工作。加之由于在以往的發(fā)展過程中存留的歷史原因以及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，在醫(yī)院檔案管理方面辦公場地較為局促，檔案室難以儲存大量的文件要求，在種種醫(yī)院條件的限制之下，有些門類檔案管理為能夠經(jīng)過統(tǒng)一的收集管理。基于現(xiàn)實情況，各個部門檔案在管理方面未能夠在統(tǒng)一的管理制度之下進行，因此在分室保存的現(xiàn)狀下，實行醫(yī)院檔案管理的分散化管理，這明顯與檔案工作管理原則相違背，同時也難以充分地體現(xiàn)出綜合檔案室信息服務(wù)中心的作用，這無疑在一定程度上嚴重地阻礙了醫(yī)院檔案工作管理的順利開展。同時也造成了各個部門在溝通交流方面存在著問題，造成工作重疊較高的現(xiàn)象，從而浪費了人力物力，難以在新時期的發(fā)展工作要求下進行必要的突破創(chuàng)新。

（四）檔案管理人員素質(zhì)較低

基于現(xiàn)實情況，在檔案管理工作方面專業(yè)出身的人才較少，同時管理人員由于自身的管理知識較為陳舊，不能夠積極結(jié)合當前的最新發(fā)展要求及時更新自身的管理技能，在知識結(jié)構(gòu)方面不合理，也造成了與現(xiàn)階段工作要求存在不符的情況。檔案管理作為一項專業(yè)性較強的工作，為了能夠正確的管理與應(yīng)用檔案資料，就需要具備一定專業(yè)素質(zhì)的人才支持，尤其是能夠在長期的工作管理中不斷總結(jié)經(jīng)驗，善于學習提高自身的人才。但是在醫(yī)院的人才培養(yǎng)過程中過于注重醫(yī)療人員的專業(yè)技能教育，沒有將檔案管理人員自身的素質(zhì)技能納入新時期醫(yī)院管理工作體系當中，這也就造成了檔案管理人員自身的技能僅僅停留在傳統(tǒng)的工作模式之上，在思想觀念與技能方面不能緊跟時代發(fā)展要求，自身缺乏必要的創(chuàng)新與活力。同時，根據(jù)實際工作觀察可以發(fā)現(xiàn)，在當前醫(yī)院的綜合檔案管理工作方面其中的管理人員大多為兼職，專職從事此項工作的管理人員極度欠缺，這就是當前醫(yī)院檔案管理人員自身技能與創(chuàng)新能力難以適應(yīng)時代發(fā)展的重要原因之一，在檔案管理工作方面認識程度相對較低，因此嚴重地制約了此項工作的向前發(fā)展。

（五）重視醫(yī)院病歷，輕視綜合檔案

醫(yī)院病案是全面記錄醫(yī)療工作的重要體現(xiàn)，能夠在一定程度上反映出疾病診斷以及治療恢復(fù)的整個過程。因此，其對于醫(yī)院管理有著十分重要的作用。作為醫(yī)院活動信息的重要載體，是醫(yī)療教育的重要教材。同時在現(xiàn)階段的時代發(fā)展背景下，醫(yī)療費用普遍上調(diào)，使得部分患者對于醫(yī)院醫(yī)療存在不信任的情況，同時在消費觀念的引導下，部分患者對于治療效果不甚理想之時，往往會遷怒于醫(yī)院，尋求賠償。因此基于現(xiàn)實情況，病案往往會成為雙方爭奪控制的焦點。在目前的醫(yī)患關(guān)系作用之下，醫(yī)院病歷在各種保險以及訴訟方面發(fā)揮出了重要的作用。因此，醫(yī)院在病歷管理方面就投入了大量的人力、物力與財力，能夠組織專業(yè)的人員對此進行管理。而醫(yī)院綜合型檔案管理工作方面則缺乏必要的重視，在關(guān)注程度方面相較于醫(yī)院病案管理工作則相去甚遠。

三、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化重要意義

（一）有助于提升醫(yī)院的綜合競爭力

目前，醫(yī)院在檔案工作管理內(nèi)容方面包含較多，而在這些信息當中患者的病歷信息至關(guān)重要，在建設(shè)信息化檔案管理平臺方面也就需要更加詳細的信息資料，以便為醫(yī)療工作者在后期的工作開展過程中提供更加方便的條件，所以，在當前的時代背景下，建設(shè)醫(yī)院檔案信息管理體系對于提升醫(yī)院自身的綜合實力有著重要意義。能夠促使醫(yī)院在當前競爭激烈的發(fā)展環(huán)境下得到重要的技術(shù)支持，從而為醫(yī)院在后期發(fā)展創(chuàng)新工作中提供必要的基礎(chǔ)保證，提高醫(yī)院管理建設(shè)工作效率和質(zhì)量。

（二）為社會穩(wěn)定發(fā)展提供便利

醫(yī)院是我國重要的醫(yī)療保障服務(wù)機構(gòu)，在當前的時會發(fā)展過程中，也對于醫(yī)院服務(wù)創(chuàng)新工作起到了重要的影響作用，醫(yī)院自身的建設(shè)與管理能夠在一定程度上反映社會經(jīng)濟的發(fā)展狀況。開展信息化檔案管理建設(shè)工作也是現(xiàn)階段實現(xiàn)社會和諧穩(wěn)定發(fā)展的必要保證，以便于對未來的醫(yī)療創(chuàng)新事業(yè)發(fā)展提供方向。因此，基于這種考慮，通過在日常的工作管理過程中積極創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作以便為建設(shè)文明和諧的健康社會提供必要的基礎(chǔ)保證，實現(xiàn)醫(yī)院各項工作管理的系統(tǒng)化與科學化，提供工作服務(wù)質(zhì)量，以便為醫(yī)院自身的綜合實力發(fā)展以及必要創(chuàng)新提供支持保證。

（三）有效地提升醫(yī)院管理水平

在醫(yī)院檔案管理工作方面采用信息化處理方式，不僅在一定程度上有效地提升了工作人員自身的辦事效率，同時極大地改善了工作服務(wù)范圍以及質(zhì)量。合理地運用計算機信息處理技術(shù)，進一步加強與完善醫(yī)療檔案管理平臺的建設(shè)發(fā)展，加強醫(yī)院檔案管理服務(wù)信息共享平臺建設(shè)，這樣一來便可以為患者查閱病歷提供非常好的技術(shù)條件，同時亦在一定程度上協(xié)調(diào)了醫(yī)院各部門之間的聯(lián)系，實現(xiàn)信息化管理理念。

四、改善醫(yī)院檔案管理工作對策

（一）檔案管理工作緊跟時代步伐

醫(yī)院檔案管理工作在實施過程中對于醫(yī)院整個管理環(huán)節(jié)都有著一定的影響，貫穿于整個工作環(huán)節(jié)當中，是醫(yī)院向前發(fā)展的必要保證。所以，在現(xiàn)階段的醫(yī)院發(fā)展管理工作方面，要能夠積極地結(jié)合自身的發(fā)展要求以及發(fā)展方向，在進行檔案管理工作的規(guī)劃方面積極與其他部門工作進行妥善協(xié)調(diào)，實現(xiàn)共同發(fā)展。從而促使醫(yī)院檔案管理工作在建設(shè)發(fā)展過程中與醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃目標保持一致，進一步加強對于醫(yī)院檔案管理工作的資金投入，完善優(yōu)化當前醫(yī)院檔案信息管理的發(fā)展現(xiàn)狀。積極協(xié)調(diào)各部門，使之相配合，促使人力資源管理信息、財務(wù)信息與管理信息等多方面與醫(yī)院現(xiàn)階段的全面發(fā)展保持一致。同時對于醫(yī)院檔案信息管理工作人員要能夠采取激勵措施，充分地調(diào)動其工作能力，使其在管理工作方面具備責任意識，進而科學合理的引導醫(yī)院檔案管理工作向著健康的方向發(fā)展。

（二）保持檔案管理制度與醫(yī)院管理相一致

在當前科學技術(shù)的不斷發(fā)展更新下，醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)在科學技術(shù)的支持下取得了較大的進展，在醫(yī)院檔案管理工作方面也逐漸實現(xiàn)科學化，促使管理理念發(fā)生了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。在多種情況的影響之下，醫(yī)院逐漸在日常的管理與發(fā)展過程中建立起更加科學的管理體系。工作管理人員在時代的要求下提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，進一步強化自身的工作能力。在面對不同醫(yī)療部門的檔案管理工作中要能夠經(jīng)過專業(yè)型人才的統(tǒng)一搜集與整理，要能夠充分地突出不同部門檔案的重要信息，對于以往的工作管理模式進行突破與創(chuàng)新。充分地發(fā)揮出統(tǒng)一管理模式應(yīng)用價值，這樣便可以將有用的信息進行有效的歸納與整理，進而為今后的使用作出積極的準備。

（三）建立健全檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理制度與醫(yī)院檔案管理質(zhì)量密切相連，所以在今后針對醫(yī)院檔案管理工作當中要能夠通過不斷地完善檔案管理制度，進一步對于自身的行為進行約束，這樣才能夠在日常管理工作中達到既定的工作目標。在當前時代經(jīng)濟發(fā)展背景下，醫(yī)院的檔案數(shù)量明顯地呈現(xiàn)出上升趨勢，若是在此時不具備完善的檔案管理制度，那么勢必會對于醫(yī)院檔案管理效率產(chǎn)生影響，進而最終對于醫(yī)院的創(chuàng)新發(fā)展工作帶來影響。在建立健全醫(yī)院檔案管理工作制度方面，首先就要以醫(yī)院院長、檔案管理部門以及檔案管理人員共同組成的管理系統(tǒng)，構(gòu)建明確的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)在此過程中可以實行相應(yīng)的責任監(jiān)督，進一步明確檔案管理工作人員自身的工作職責，進而不斷地減少管理人員在日常的管理工作中出現(xiàn)的不良行為。其次，要能夠在當今的建設(shè)創(chuàng)新工作中完善檔案管理行為規(guī)范制度，以便能夠通過此項工作要求進一步規(guī)范工作人員的行為規(guī)范，一旦發(fā)現(xiàn)操作不當?shù)男袨闀r，要能夠及時地予以處理，這樣才能夠在最大程度上降低了此項過失對于檔案管理工作造成的損失。最后，在工作要求方面，要切實做好檔案管理的監(jiān)督工作，對于醫(yī)院技術(shù)檔案的病歷檔案等進行科學管理，做好統(tǒng)一的歸檔整理工作，這樣才能夠在當前的醫(yī)院工作管理創(chuàng)新中提升工作質(zhì)量，完善工作制度。

（四）檔案管理要具備信息化

伴隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展創(chuàng)新，以往的管理模式便難以跟上時代的發(fā)展要求。因此，在信息化時代背景下，醫(yī)院在管理工作創(chuàng)新方面一定要充分地利用信息管理技術(shù)的獨特優(yōu)勢，對于以往的工作理念以及模式進行充分的改善。確保檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)深度融合，以此將醫(yī)院各部門不同的信息資料能夠更加全面、準確、及時的對于公眾進行反饋。在信息處理技術(shù)的作用之下，對于以往資料信息進行整理并且采取永久性保存，此項工作能夠進一步的確保信息的完整性與真實性。在應(yīng)用信息處理技術(shù)的過程中，能夠代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工處理技術(shù)，這樣一來，便可以有效地減輕了檔案管理工作人員的工作壓力，進一步提高了工作質(zhì)量與效率，同時又避免了工作誤差產(chǎn)生，進而為醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展提供了必要的信息保證。

（五）提高檔案管理工作人員自身的素質(zhì)

鑒于當前醫(yī)院檔案管理工作方面存在著人員自身素養(yǎng)較低，工作意識淡漠等問題，需要不斷改進。在以往的認識水平影響之下，造成了對于醫(yī)院檔案管理工作認識度較低，難以在當前的時代背景下促使醫(yī)院檔案管理工作向著更加科學、有效的方向進行。因此在當前針對醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新工作方面就一定要針對工作管理人員自身的素質(zhì)與技能進行有效的培養(yǎng)，促使其具備一定的工作素養(yǎng)，通過實際教育活動其能夠熟練地掌握相應(yīng)信息技術(shù)處理，開展定期的專業(yè)知識技能培訓，進而切實地提高醫(yī)院檔案管理工作人員自身的素養(yǎng)及能力，促使其在工作管理方面具備專業(yè)化，能夠以更加熱情飽滿的心態(tài)投入到工作建設(shè)當中，進而為醫(yī)院各項管理工作的合理發(fā)展提供必要的基礎(chǔ)性支持，從而確保醫(yī)院檔案管理工作向著更加科學、合理的方向發(fā)展。

五、結(jié)束語

綜上所述，開展醫(yī)院檔案管理工作，首先要在意識上充分地認識到開展此項工作的價值與意義，進而不斷提高工作人員自身的素養(yǎng)與能力，建立健全完善的檔案管理工作體系，大力引進專業(yè)人才，以便提升醫(yī)院綜合服務(wù)質(zhì)量。