徐瑩

（白城市洮北區(qū)衛(wèi)生監(jiān)督所<白城市洮北區(qū)疾病預(yù)防控制中心>，吉林 白城 137000）

政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)非常關(guān)鍵的任務(wù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代信息發(fā)展潮流，積極自主創(chuàng)新，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理和利用率。充分發(fā)揮檔案室的功能和使用價(jià)值。機(jī)關(guān)事業(yè)單位是我國(guó)政府的核心社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)。檔案存儲(chǔ)作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要組成部分，并未受高度重視，管理方式仍然存在一些問(wèn)題。為了合理處理這個(gè)弱點(diǎn)，我們以后的檔案管理工作必須高度重視，積極主動(dòng)推動(dòng)創(chuàng)新。

一、事業(yè)單位檔案管理的主要特點(diǎn)

（一）完整性和客觀真實(shí)性

政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案的收集，以及具體內(nèi)容是否客觀真實(shí)，通常會(huì)影響一個(gè)組織的管理方法和業(yè)務(wù)流程運(yùn)作的有效性。檔案工作的質(zhì)量和有效性取決于組織機(jī)構(gòu)是否具有科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度和檔案保管人員的專業(yè)技能水平。在企業(yè)戰(zhàn)略決策中，檔案資料已成為企業(yè)員工情況、業(yè)務(wù)流程運(yùn)行等一系列事項(xiàng)的重要參考。因此，當(dāng)檔案信息內(nèi)容缺失時(shí)，將影響重要管理決策和日常業(yè)務(wù)流程解決方案的科研合理化。以城市發(fā)展組織的檔案館為例，檔案館可以說(shuō)是城市發(fā)展的“守護(hù)者”，可以訴說(shuō)當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展歷史、古建筑保護(hù)和未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。因此，保證城建檔案具體內(nèi)容的真實(shí)性和一致性，對(duì)于增加和總結(jié)合理的數(shù)據(jù)供城市建設(shè)者和領(lǐng)導(dǎo)者參考分析具有核心現(xiàn)實(shí)意義[1]。此外，充分考慮政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位的非營(yíng)利性和服務(wù)性特點(diǎn)，各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)性資產(chǎn)主要依靠財(cái)政局的存款準(zhǔn)備金。因此，妥善保管文件是政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位完成業(yè)務(wù)流程公示、更合理地運(yùn)用財(cái)政補(bǔ)貼的主要保障。這也是從我國(guó)更廣泛的行政工作的角度，對(duì)政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案保管作出明確規(guī)定的又一原因。

（二）系統(tǒng)性

系統(tǒng)化始終是事業(yè)單位檔案管理的一個(gè)屬性，該屬性不會(huì)因相關(guān)行業(yè)、單位規(guī)模、內(nèi)部組織模式、實(shí)際管理工作質(zhì)量等因素而轉(zhuǎn)變。目前，事業(yè)單位一般在完成保管、維護(hù)等管理任務(wù)后，一般將相關(guān)記錄收集、保存在專門的檔案庫(kù)中。如何保證這段時(shí)間內(nèi)各種資料的完整接收，如何設(shè)計(jì)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，如何確定交接時(shí)間和方式，不僅是檔案管理工作的核心內(nèi)容，也是事業(yè)單位和社會(huì)公眾的重要課題。例如，如果某項(xiàng)檔案管理任務(wù)的流程和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)不合理、不科學(xué)，就會(huì)對(duì)部門對(duì)外業(yè)務(wù)任務(wù)的有效開展產(chǎn)生一定的影響。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識(shí)到，檔案管理不僅僅局限于文件的分類和存儲(chǔ)，其固有的復(fù)雜性和系統(tǒng)性對(duì)形成科學(xué)的管理制度和工作流程提出了更高的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的實(shí)踐效果

檔案信息是政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展趨勢(shì)中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息。它及時(shí)反映了機(jī)構(gòu)和機(jī)構(gòu)既定目標(biāo)的記錄和有效性。是維護(hù)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和員工權(quán)益的重要憑證。為提高各級(jí)政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理和服務(wù)能力，必須開展科學(xué)研究，提高檔案管理效率，與時(shí)俱進(jìn)。一方面，在新的歷史背景下加入檔案存儲(chǔ)自主創(chuàng)新，可以提高檔案存儲(chǔ)的整體質(zhì)量，完成檔案信息內(nèi)容和關(guān)鍵資料的綜合整理和高效聚合，充分發(fā)揮檔案存儲(chǔ)的作用。另一方面，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位快速發(fā)展中，通過(guò)全面創(chuàng)新檔案管理方式，充分發(fā)揮事業(yè)單位各項(xiàng)服務(wù)功能。在這一階段，事業(yè)單位在運(yùn)行過(guò)程中可以產(chǎn)生復(fù)雜的信息和數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有重要的參考價(jià)值，尋找適合事業(yè)單位發(fā)展的寶貴經(jīng)驗(yàn)，從而提高事業(yè)單位整體發(fā)展水平，可以做到優(yōu)化事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)效能。

三、事業(yè)單位檔案管理原則

（一）制度的建立和實(shí)施原則

制度是保證實(shí)施的前提，為提高其管理效率和質(zhì)量，檔案管理必須根據(jù)實(shí)際情況不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，制度的實(shí)施必須由領(lǐng)導(dǎo)和管理人員共同完成。制度清晰，相關(guān)管理人員必須熟悉相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，靈活運(yùn)用于實(shí)際管理任務(wù)，嚴(yán)格按照相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。制度的持續(xù)改進(jìn)、創(chuàng)新和嚴(yán)格執(zhí)行，才能不斷規(guī)范檔案管理，最終保證管理的效率和質(zhì)量[2]。

（二）責(zé)任認(rèn)定和權(quán)利保護(hù)原則

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)主要是指高層領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，高層領(lǐng)導(dǎo)必須重視并批準(zhǔn)他們?cè)诓块T內(nèi)真正履行管理任務(wù)。管理人員定期向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告實(shí)際工作。部門負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)是明確檔案管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任。部門負(fù)責(zé)人要對(duì)整個(gè)檔案管理工作有一個(gè)很好的統(tǒng)籌，積極落實(shí)各項(xiàng)行政工作。部門負(fù)責(zé)人對(duì)不公平對(duì)待，部門必須及時(shí)指出并提出相應(yīng)的改進(jìn)和完善建議，并對(duì)每位經(jīng)理的工作表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)督。此外，在管理過(guò)程中必須遵守以人為本管理的基本原則，部門負(fù)責(zé)人必須體諒和體諒經(jīng)理的工作氛圍，保護(hù)每一位經(jīng)理的合法權(quán)益，最終保證正常運(yùn)作。

（三）靈活規(guī)范的原則

在我國(guó)，公共機(jī)構(gòu)有一套管理辦法，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)國(guó)家的法律，完善和創(chuàng)新管理制度。不能隨意更改。我國(guó)公共機(jī)構(gòu)的性質(zhì)是非營(yíng)利性的，每個(gè)領(lǐng)域都有公共機(jī)構(gòu)，公共機(jī)構(gòu)本身的特點(diǎn)也大不相同，不能選擇管理相同的文件。否則，設(shè)備的文件管理操作將會(huì)帶來(lái)很大的困難和障礙，要保證文件管理操作的靈活和規(guī)范，必須根據(jù)自身的實(shí)際情況不斷改進(jìn)和創(chuàng)新[3]。

四、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理不夠重視

大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案保管工作不重視。因?yàn)樗麄冇X(jué)得檔案管理的效果比較小，所以可以在員工找資料的時(shí)候應(yīng)用到文件上。畢竟效率和質(zhì)量需要比較長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)查找數(shù)據(jù)和文件，影響員工的積極性。另外，文件管理任務(wù)不會(huì)投入太多的人力和財(cái)力，導(dǎo)致數(shù)據(jù)管理非?；靵y，文件管理概念的滯后使得文件管理任務(wù)非常繁瑣和機(jī)械。數(shù)據(jù)不能直接套用，如果選擇一個(gè)具體的值，文件管理操作不是很規(guī)范，危及公文管理實(shí)際運(yùn)行安全，

（二）事業(yè)單位檔案管理方式落后

事業(yè)單位自有檔案管理方式相對(duì)滯后，硬件配置嚴(yán)重供不應(yīng)求，不適應(yīng)新時(shí)代進(jìn)步的基本需要。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，檔案管理的業(yè)務(wù)流程不能被高度重視。造成資金短缺。堆放設(shè)施很陳舊，因此，倉(cāng)庫(kù)存在易燃易爆物品。檔案管理模式非常落后，現(xiàn)代化程度較低，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)普及程度較低，大多數(shù)公共機(jī)構(gòu)從業(yè)人員仍然選擇非常傳統(tǒng)的管理方式。檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較弱，大多數(shù)公共機(jī)構(gòu)不進(jìn)行檔案分析，員工往往憑經(jīng)驗(yàn)管理檔案，存在安全隱患。

（二）事業(yè)單位檔案管理人員水平和素質(zhì)不高

由于機(jī)構(gòu)在聘用檔案管理人員時(shí)沒(méi)有嚴(yán)格控制選拔制度，也沒(méi)有對(duì)經(jīng)驗(yàn)的要求，直接影響到我國(guó)公共機(jī)構(gòu)檔案管理人員的整體資質(zhì)和專業(yè)技能水平。兼職文件管理人員會(huì)降低文件管理的效率。檔案管理人員整體素質(zhì)偏低，可能反映了對(duì)其他部門的一定影響，主要是耐心和責(zé)任心相對(duì)較低，檔案收集管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)[4]。

（三）檔案管理制度缺乏規(guī)范性和健全性

目前，文件管理系統(tǒng)有一些缺點(diǎn)。這是因?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作不重視，檔案管理制度不規(guī)范、不健全。因此，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理制度的基礎(chǔ)建設(shè)，使檔案數(shù)據(jù)手續(xù)完善有效。各單位必須立即報(bào)送相應(yīng)的申報(bào)原材料，并對(duì)報(bào)送的原材料進(jìn)行核定、充填、修改。

（四）檔案意識(shí)不強(qiáng)，重視不夠

除了規(guī)章制度不完善的問(wèn)題外，還存在領(lǐng)導(dǎo)干部在檔案工作中忽視的問(wèn)題。管理方法的觀念有待提高。在今天的具體工作中，領(lǐng)導(dǎo)人員不重視檔案管理的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。多數(shù)人認(rèn)為檔案管理是沒(méi)有意義的，這極大地阻礙了檔案管理的發(fā)展和完善，也造成了多部門的推進(jìn)。此外，檔案管理屬于事業(yè)單位或單位的工作。領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案保管，也會(huì)影響員工的觀念和工作職責(zé)。

（五）檔案管理信息化滯后

檔案信息化工作往往專業(yè)性強(qiáng)、程序嚴(yán)密，采用高效的信息化檔案管理方法，不及時(shí)學(xué)習(xí)和掌握，會(huì)嚴(yán)重阻礙檔案信息化建設(shè)，不利于檔案安全。特別是部分檔案管理人員對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)管理和信息安全的操作能力不強(qiáng)，對(duì)現(xiàn)代檔案管理方式的應(yīng)用要求不符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，極大地阻礙了檔案管理信息化的建立和發(fā)展。

五、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）自主創(chuàng)新管理模式

順應(yīng)時(shí)代快速發(fā)展的趨勢(shì)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作必須提高自主管理模式的自主創(chuàng)新率，緊跟社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)步伐，提升從業(yè)人員檔案保管觀念。鼓勵(lì)公共政府發(fā)表意見(jiàn)并提高員工參與度也可以激發(fā)員工的工作熱情和主動(dòng)性。要加強(qiáng)檔案保管工作人員在檔案工作中的關(guān)鍵職能，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。要穩(wěn)步提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率，突出政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理自主創(chuàng)新工程，積極引進(jìn)較為優(yōu)秀的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和案例[5]。因地制宜，有機(jī)結(jié)合創(chuàng)新。

（二）加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理方法

新時(shí)代檔案管理的成功與否，與其他部門的支持密切相關(guān)，要鼓勵(lì)全體員工積極參與檔案管理工作，政府部門要不斷加大資金投入。全新的檔案管理設(shè)備和工具有效地為機(jī)構(gòu)檔案管理人員提供了更多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和交流機(jī)會(huì)，使他們能夠全方位地進(jìn)行檔案管理。因此，我們要重視工具的創(chuàng)新，這也是轉(zhuǎn)變管理模式的主要途徑之一。對(duì)檔案管理員的要求更高。您不僅需要獲得基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，還需要不斷地改進(jìn)它。您可以憑借自己的電腦操作經(jīng)驗(yàn)和能力，高效完成文件管理任務(wù)。綜合運(yùn)用多種管理方式，進(jìn)一步提高檔案管理的效率和水平，重要檔案的雙重保護(hù)，即紙質(zhì)和電子檔案的雙重存儲(chǔ)，是常駐人員的職責(zé)?？梢杂行ПＷC檔案的評(píng)價(jià)。重視檔案操作保密工作，積極參與檔案信息資源開發(fā)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理操作模式和方法的創(chuàng)新，最終確保效率和準(zhǔn)確性、信息的可靠性。

（三）完善和自主創(chuàng)新事業(yè)單位檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)

業(yè)務(wù)流程檔案管理是所有業(yè)務(wù)部門運(yùn)作的主要標(biāo)準(zhǔn)之一。它必須逐步完善和自主創(chuàng)新，必須結(jié)合自身的具體情況，選擇和整合更好、更合適的文件。存儲(chǔ)方式逐步完善，自主創(chuàng)新管理方法。規(guī)章制度不僅要做好內(nèi)部人員的管理工作，還要能管住領(lǐng)導(dǎo)干部。政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理制度必須符合大多數(shù)勞動(dòng)者的權(quán)益。職工必須組織討論并向檔案管理部門提出意見(jiàn)。檔案保管制度的完善和自主創(chuàng)新，不僅要包括工作手冊(cè)、管理方法需求、個(gè)性化懲戒措施等非常實(shí)用的重點(diǎn)，還需要強(qiáng)化檔案保管人員的邊界，落實(shí)到各個(gè)階段，包括做好事。保留實(shí)際操作可以從源頭上減少文檔管理的隱患和安全因素[6]。信息管理軟件必須建立在注重檔案資料網(wǎng)絡(luò)信息安全的基礎(chǔ)上。在信息時(shí)代，信息內(nèi)容和資料的安全受到各界人士的普遍重視和關(guān)注。為了防止網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)的攻擊和入侵，保護(hù)系統(tǒng)非常重要。大家要做好檔案資料的維護(hù)和歸檔工作，采取多種安全防范措施，確保歸檔信息內(nèi)容的安全。

（四）加強(qiáng)檔案管理規(guī)章制度建設(shè)

政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是一種非常合理的方式。加強(qiáng)檔案管理管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)是一種非常合理的方式。檔案管理是機(jī)構(gòu)和機(jī)構(gòu)工作的關(guān)鍵步驟之一。檔案管理的效果和標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)機(jī)構(gòu)和機(jī)構(gòu)的整體工作非常有害。因此，做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作，必須結(jié)合單位的具體情況，適當(dāng)建立檔案管理制度，或者將現(xiàn)行的管理制度融入現(xiàn)行的業(yè)務(wù)流程條件。規(guī)章制度的合理化和規(guī)范化也是政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案保管工作的主要內(nèi)容。將檔案保管管理制度推進(jìn)到日常工作中，檔案保管人員要以身作則，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)檔案保管管理制度，不斷推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作[7]。

（五）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案保管人員的構(gòu)成離不開檔案保管人員。檔案存儲(chǔ)工作人員的操作規(guī)范，也在危及政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位檔案存儲(chǔ)的運(yùn)行和發(fā)展趨勢(shì)。其中，決策機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的檔案保管人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力對(duì)檔案保管質(zhì)量和效果十分重要。因此，擁有一支強(qiáng)大的檔案保管隊(duì)伍非常重要。要對(duì)檔案保管人員按時(shí)、按時(shí)開展綜合學(xué)習(xí)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高檔案保管人員的素養(yǎng)和素質(zhì)。此外，要在加強(qiáng)檔案保管人員職業(yè)道德和社會(huì)責(zé)任感的基礎(chǔ)上，樹立良好的價(jià)值取向和職業(yè)道德。整合職業(yè)技能，使他們能夠適應(yīng)現(xiàn)代檔案館的需要。管理和適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

（六）加大檔案管理投入，提高檔案資源水平

從事業(yè)單位對(duì)檔案管理的基本認(rèn)識(shí)和要求出發(fā)，既要提高檔案管理的重要性，必要時(shí)，還要擴(kuò)大檔案管理的資金投入。對(duì)此，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位可根據(jù)建設(shè)完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，向當(dāng)?shù)卣陀嘘P(guān)部門提出申請(qǐng)。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理任務(wù)要加強(qiáng)檔案的收藏和保存，檔案管理者要有一定的責(zé)任感，學(xué)習(xí)有效的管理方法，深入研究信息資源如何發(fā)揮作用。

（七）提高檔案管理現(xiàn)代化水平

為了優(yōu)化公共機(jī)構(gòu)的檔案管理，需要積極利用現(xiàn)代技術(shù)以及人力資源和系統(tǒng)之間的合作。信息化技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)中發(fā)揮著重要作用，檔案管理信息化是未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，因此有必要將推進(jìn)檔案管理信息化作為事業(yè)單位檔案管理的一項(xiàng)重要工作。通過(guò)運(yùn)用數(shù)字化存儲(chǔ)和信息化處理手段，有效推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。利用現(xiàn)代信息技術(shù)加快事業(yè)單位檔案管理改革創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)。

結(jié)論：

事業(yè)單位作為社會(huì)發(fā)展的重要組成部分，要重視檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用和價(jià)值，為事業(yè)單位發(fā)展保駕護(hù)航，不斷創(chuàng)新，增強(qiáng)效能。檔案管理水平最終促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的運(yùn)行和發(fā)展非常重要?？茖W(xué)優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，全面提升檔案管理水平綜合管理實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人事檔案綜合利用，全面優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。