王帥

（大慶油田工程建設有限公司，黑龍江 大慶 163458）

為了保證油田地面設施建設，大慶油田工程建設有限公司（以下簡稱公司）每年需要簽訂大量設備修理、租賃、運輸、機械加工、技術改造合同，有效實現(xiàn)公司自有主要施工生產(chǎn)設備的維修使用，外租設備的有效運營。合同的擬定、修改、審查、簽訂、項目驗收、付款、履行終止確認、合同糾紛處理以及保管、歸檔等工作更多的是依靠成員單位、工程處、項目部層級單位管理。公司業(yè)務主管部門要實現(xiàn)對合同的精細化管理有很大困難。為了實時掌握一手資料，確保合同履行執(zhí)行到位，公司集中力量開發(fā)了設備集中運維管理平臺合同管理模塊（以下簡稱合同管理模塊），通過推廣應用提升甲方合同管理效率和乙方服務積極性，實現(xiàn)強化企業(yè)對合同履行過程的管控，降低合同管理風險，促進企業(yè)提質增效。

1 合同管理存在的主要問題

1.1 起草合同人員多

公司下設14個成員單位，各成員單位又下設數(shù)十個工程處級單位。合同由工程處、成員單位2個層級的專（兼）職合同管理人員申報，涉及人員多，未能及時有效接收、執(zhí)行上級合同部門和專業(yè)部門的通知要求，導致合同類別、簽約依據(jù)、相關附件、約定條款難以達到完全統(tǒng)一。

1.2 流程過長效率低

工程處層級發(fā)起的合同需要經(jīng)過成員單位財務、經(jīng)營、專業(yè)部門和主管領導，公司經(jīng)營、專業(yè)部門、主管領導，油田公司專業(yè)主管部門審批，至少8個審批節(jié)點，流程長且存在同一專業(yè)重復審批的情況。

1.3 統(tǒng)計分析功能弱

合同管理系統(tǒng)重點在于合同管理，并不突出業(yè)務管理。從合同管理系統(tǒng)直接導出的臺賬不能滿足各層級設備主管部門的業(yè)務分析需求，每年都要下發(fā)表格，由合同承辦人或業(yè)務人員填寫臺賬，手動匯總數(shù)據(jù)之后進行分析。

1.4 履行情況難掌握

合同內容的執(zhí)行在使用單位實際發(fā)生金額經(jīng)價格審定程序之后確定，履約情況在合同系統(tǒng)進行（不經(jīng)過公司業(yè)務主管部門），付款審批在財務系統(tǒng)申請，線下層層審批。設備是否修理、租用只能通過相關單據(jù)和平時的過程監(jiān)管來實現(xiàn)，付款是否完成只能通過付款單位財務人員反饋。設備專業(yè)部門難以掌握相關合同的履行情況。

1.5 信息傳遞不順暢

一是現(xiàn)場使用人員使用信息反饋不及時，合同管理人員不能準確掌握合同發(fā)生金額，容易發(fā)生事后增補合同金額、事后延長合同期限、未留質保金付款的情況。二是合同的實際發(fā)生金額、付款金額，公司財務、設備專業(yè)部門都未能實時掌握，只能通過成員單位進行統(tǒng)計。

2 合同管理解決方案

依托設備集中運維管理平臺合同管理模塊，公司設專職合同管理人員集中簽訂合同，在合同管理模塊內維護合同信息。利用“互聯(lián)網(wǎng)+”手段，分析租用設備的進退場信息、路徑信息，維修設備的進出站和結算單數(shù)據(jù)、履約驗收情況、付款確認情況，實現(xiàn)合同精細化管理。通過權限設置實現(xiàn)部門間協(xié)同辦公、上下級整體聯(lián)動，信息實時傳遞和共享，提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計信息化程度和實用性，提升設備業(yè)務整體運行效率。

3 合同管理模塊功能

3.1 合同基礎信息管理

通過合同系統(tǒng)批量導出臺賬，再批量導入到設備集中運維管理平臺，實現(xiàn)“設備數(shù)據(jù)存庫，一次操作錄入，終生調取使用”，所需信息“自動統(tǒng)計，實時查看，一鍵導出”，各層級單位用戶可根據(jù)權限設置，掌握合同類別、合同金額、標的物、選商方式、服務期限、結算方式、剩余合同額度、超合同預警、超年初預算指標預警、相對人聯(lián)系方式等信息。

3.2 履行過程管理

所屬單位根據(jù)公司分配的額度直接使用，減輕了成員單位、工程處單位選商、簽訂合同工作。合同分配額度達到90%時系統(tǒng)自動預警，避免超合同額度使用；額度不足時，使用單位申請，公司業(yè)務主管部門采取調配其他單位剩余額度或申請增補合同的方式解決，提升使用合同的預見性；合同到期自動終止，避免超合同期限問題的發(fā)生。利用GPS定位、門禁系統(tǒng)讀取車牌等信息化手段跟蹤過程管理，實時查看執(zhí)行按照合同約定進行。

3.3 付款進度管理

用戶只需填寫付款金額，平臺自動調取合同名稱、地區(qū)企業(yè)合同編號、系統(tǒng)編號、付款單位、合同相對人、合同金額，智能計算累計付款金額、占實際金額與合同金額的比例，生成《合同履約情況驗收單》。將線下審批流程轉為線上，減少承辦人員往返公司簽字環(huán)節(jié)，加快了履約辦理進度。確認付款后，使用單位以合同相對人開具的收據(jù)為附件，在系統(tǒng)內確認付款，自動累計付款金額，相關部門實時掌握合同付款進度。平臺可根據(jù)合同約定付款條件設置，主動提醒合同承辦人員辦理付款，降低付款違約風險。

3.4 合同可視化管理

一是直觀統(tǒng)計設備各類合同簽訂數(shù)量、合同金額、可用合同額度、分公司合同占比、合同種類占比、各單位計劃合同剩余額度等數(shù)據(jù)；二是根據(jù)設備使用情況，平臺自動統(tǒng)計各單位設備修理、租用費用，對比設備歷史維修記錄，準確掌握設備維修實際情況，費用波動異常報警，有效控制成本，實現(xiàn)合規(guī)管理；三是指引企業(yè)建立合同管理的后評估制度，輔助合同管理人員對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析和評估。

圖1 合同臺賬界面

圖2 合同可視化界面

4 創(chuàng)新點

4.1 結合公司實際的管理需求，搭建了合同管理模塊

在不能打破集團公司合同系統(tǒng)與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)壁壘，線上合同履行驗收與線下合同執(zhí)行監(jiān)管難的情況下：一是利用信息化手段改變傳統(tǒng)管理方式，把合同管理模塊建設成為靈活高效的載體、模式創(chuàng)新的工具，進一步夯實數(shù)據(jù)基礎管理，提升管理水平；二是推進一體化建設。通過平臺協(xié)同管理，解決設備合同全過程管理涉及部門多的問題，分析平臺反饋數(shù)據(jù)，掌握設備的運行、維修等業(yè)務全過程，提高合同效益，實現(xiàn)合同全生命周期管理。

4.2 集成正在使用的各個系統(tǒng)，搭建了數(shù)據(jù)溝通橋梁

集成大慶油田地理信息系統(tǒng)、GPS系統(tǒng)部分功能，實現(xiàn)內網(wǎng)條件下地圖查看、定位、軌跡查詢、運行監(jiān)測、技術狀況監(jiān)測，實現(xiàn)設備實時調配、異常狀態(tài)報警、保養(yǎng)提醒和智能故障分析。利用合同系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)導出臺賬，一鍵導入合同管理模塊，達到現(xiàn)有數(shù)據(jù)、功能充分利用，減少重復性工作，改變原本的合同管理運作方式，為傳統(tǒng)企業(yè)帶來轉型升級。

4.3 借鑒國內外技術，提升平臺先進性能

秉持“讓機器多干活、讓人員少干活”的原則，一是應用大數(shù)據(jù)技術。根據(jù)系統(tǒng)維護維修計劃、租賃審批單、選商結果，主動提醒合同相關業(yè)務人員在要求期限內簽訂合同，合同終止前綜合分析合同使用情況主動提醒合同是否延期，確保合同簽訂及時；二是通過建模數(shù)據(jù)（租賃設備使用率、設備維修費用率）對比，計算設備的配套需求，實現(xiàn)輔助決策、甚至準確預測，為公司設備管理帶來效益回饋，為合同簽訂帶來計劃性；三是應用可視化、物聯(lián)網(wǎng)技術，將設備過程數(shù)據(jù)實時反饋到系統(tǒng)中，促進合同過程合規(guī)管理。

4.4 拓展互聯(lián)網(wǎng)思維，提升用戶體驗

注重系統(tǒng)界面簡約、操作簡單，流程到位，信息推送及時；發(fā)生重大事故，彈出警示信息；違反安全操作規(guī)程，進行警報提醒等，確?；鶎訂T工通過使用平臺減輕自己的工作量，減少重復性的工作。

5 與現(xiàn)有合同系統(tǒng)對比

5.1 使用對象不同

合同模塊為線上全員參與，包括公司、成員單位、工程部、項目部層級的管理人員及操作駕駛人員，合同履行過程發(fā)生的數(shù)據(jù)都在平臺進行處理；合同管理系統(tǒng)主要為油田所屬單位的合同承辦人員和審批人員使用。

5.2 覆蓋范圍不同

合同模塊覆蓋公司及所屬單位簽訂的設備修理合同、租賃合同、運輸合同、技術改造合同、機械加工合同、客運合同等6類合同，以及未上線的應急維修。合同管理系統(tǒng)覆蓋整個油田所有類別上線合同。相比較合同劃分，名稱進一步簡化，全面而實用。

5.3 管控對象不同

合同模塊是合同生效之前錄進平臺，以合同生效為起點，設備修理、設備租用為過程管控，費用結算、合同評審為終點。合同管理系統(tǒng)負責合同簽訂、變更、審批、終止確認、履約驗收單以及臺賬等工作。

表1 合同模塊類別與合同管理系統(tǒng)劃分層級對照表

修理合同承攬合同 修繕修理 活動設備修理承攬合同 修繕修理 固定設備修理機械加工 承攬合同 加工定做 機械加工技術改造 承攬合同 其他 其他租賃合同建設工程合同 其他 工程車輛作業(yè)服務租賃合同 資產(chǎn)租賃 固定資產(chǎn)租賃其它合同 其他 外部項目租賃運輸合同運輸合同 公路運輸 /其它合同 其他 外部項目運輸客運合同 服務合同 生產(chǎn)生活服務 通勤車服務

5.4 服務目的不同

合同模塊服務于公司所有項目管理相關部室，最終實現(xiàn)項目全成本核算。合同管理系統(tǒng)為確保合同簽訂、驗收以及文本的合規(guī)性。

6 應用效果分析

6.1 合同數(shù)量大幅減少

合同業(yè)務上移到公司設備主管部門，同一法人單位合同由公司集中簽訂，實現(xiàn)專人干專事。合同數(shù)量減少達60%，避免了同質性、重復性工作。審批環(huán)節(jié)減少4個，提升審批效率50%。合同承辦質量大幅提高。

6.2 要素數(shù)據(jù)“精準推送”

由過去的人找數(shù)據(jù)演變成數(shù)據(jù)找人，節(jié)約大量的數(shù)據(jù)處理時間及成本，根據(jù)個人需求，通過后臺自動分析、智能匹配，實現(xiàn)要素數(shù)據(jù)精準推送，月度、季度等各類合同臺賬自動生成，設備費用預算化管理，提高設備費用支出的監(jiān)管能力。

6.3 合同評審提質增效

通過平臺的智能分析和預警，企業(yè)相關部門組成的合同評審小組，依據(jù)企業(yè)有關合同管理辦法、對履約完成的合同進行評審，具體包括合同的簽訂、審核、履行、爭議解決、付款方式等內容，對分析評估發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足及時改進，促進合同合規(guī)管理，管理方式與時俱進。

6.4 甲乙雙方實現(xiàn)雙贏

通過大數(shù)據(jù)分析，用數(shù)據(jù)量化各服務商的服務水平；服務商積極主動為使用單位服務，使用單位可以在公司簽訂的服務商范圍內根據(jù)距離、服務水平的因素選擇服務商。系統(tǒng)結合施工項目生產(chǎn)設備需求情況，合同實時發(fā)生金額優(yōu)化匹配，實現(xiàn)資源科學合理配置，提升綜合創(chuàng)效能力。

7 結語

在設備集中運維管理平臺合同管理模塊的支持下，設備合同實現(xiàn)了集中簽訂、專人管理、履行跟蹤、評審改進，能夠及時、準確地分析和處理各類數(shù)據(jù)資源，以合同全生命周期為主線，形成了覆蓋整個服務體系和業(yè)務流程的網(wǎng)絡化管理系統(tǒng)，切實提升了雙方工作效率，節(jié)省企業(yè)成本，促進設備管理工作流程合規(guī)、提質增效，為公司生產(chǎn)運行保駕護航。