[ 作者簡介 ]

陳貝貝，女，浙江天臺人，江西省地質局核地質大隊，館員，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

對工程檔案實行精細化管理已經成為重要的發(fā)展趨勢，通過精細化的管理措施能夠有效地提升檔案管理質量，進而可以有效地保護檔案本身的價值和實際作用，利用精細化管理措施可以全面提升檔案的管理水平。在檔案管理中應用精細化管理措施需要從項目實施階段開始應用，同時可以通過不斷優(yōu)化調整的方式，全面提升工程檔案管理的整體質量，進而可以有效地保障工程檔案管理達到預期效果。

[ 關鍵詞 ]

精細化管理;工程;檔案管理

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.07.014

工程檔案管理對于工程項目的高效開展具有重要意義，其中涵蓋的內容十分廣泛，而且檔案管理需要從工程初建搜集資料階段開始運轉到工程項目徹底竣工，所以工程檔案管理的時間很長。在工程發(fā)展過程中所產生的各項數據信息都會在工程檔案中記錄保存，通過這樣的發(fā)展措施可以為工程項目的開展提供重要的理論依據。工程檔案本身是工程發(fā)展建設的重要依據，所以在各項數據信息記錄的時候需要遵守信息內容的細致性原則，為保障工程檔案的特點，在管理過程中采用精細化管理的方式已經成為重要的發(fā)展趨勢，同時可以有效地解決工程檔案管理階段面臨的窘境。但是，就目前我國工程檔案管理的發(fā)展現狀來看，精細化管理方式還存在著很多問題，所以各個單位在具體應用的過程中需要及時發(fā)現并解決其中存在的問題，保障精細化管理在檔案管理過程中能充分發(fā)揮積極作用。

1 工程檔案實行精細化管理的優(yōu)勢

1.1 工程檔案精細化管理的意義探究

在社會快速發(fā)展的背景下，各個行業(yè)都得到了快速的發(fā)展建設，人們的生活質量在這樣的背景下得到了極大的改善。建筑在人們生活中必不可少，所以建筑行業(yè)在近年來呈現出非常迅猛的發(fā)展趨勢，然而在市場激烈的競爭中，相關建筑單位需要不斷提升自身核心競爭力，在市場上占據一定的地位，促使企業(yè)能夠更好地迎合國家以及市場化發(fā)展的趨勢。精細化管理的方式是現代化理念快速發(fā)展的重要產物，將精細化管理模式廣泛應用于各種各樣的建筑工程項目中已經成為重要的發(fā)展趨勢，通過這樣的管理措施可以實現管理內容細分和細節(jié)管控的管理模式，通過這樣的方式能夠從細節(jié)層面嚴格落實企業(yè)的各項管理模式。工程檔案是保障工程項目有效開展的重要依據，所以加強工程檔案管理的有效性也是保障工程項目正常開展的重要舉措，將精細化管理理念應用于工程檔案管理中可以保障工程檔案管理的整體質量。在工程檔案管理應用精細化管理理念的過程中需要堅持企業(yè)整體戰(zhàn)略目標的指導，同時需要按照相應的管理概念和規(guī)范完成相關管理內容，通過細節(jié)性的管理方式精準地找到管理位置，進而可以有效地避免管理過程冗長，導致人力資源和物力資源等提升發(fā)展成本的現象。

1.2 工程檔案實行精細化管理的重要優(yōu)勢分析

將精細化管理方式應用于工程檔案中有很多優(yōu)勢。首先，通過精細化管理的方式能夠將各項資料信息進行細化處理，利用這樣的使用和管理方式能夠有效地提升檔案應用效率。在傳統(tǒng)檔案管理過程中，手工整理資料的工作方式將會耗費大量的時間，而且在管理的過程中很容易因為自然環(huán)境等的影響對工程檔案造成安全威脅。采用精細化管理方式能夠結合現代化信息技術的優(yōu)勢和精細化管理的優(yōu)勢，將各項數據信息通過集成化和自動化整理的方式實行分類處理，同時可以通過相關命令的方式將各項數據信息按照相關需求開展，促使工程檔案管理能夠趨向于電子化發(fā)展，利用信息技術的整體方式不僅可以實現資源共享，同時可以省去人工處理資料的時間，利用這樣的精細化管理方式將會有效提升工程檔案管理效率。除此之外，應用精細化管理方式能夠提升檔案的安全性和可靠性，同時可以縮減工程檔案管理的經濟成本，促使施工單位能夠在工程檔案管理的過程中獲取更多的經濟效益，為企業(yè)整體發(fā)展提供重要依據。

2 工程檔案管理過程中存在的問題

2.1 管理人員缺乏完善的專業(yè)素質和綜合素養(yǎng)

就目前工程檔案管理的現狀來看，管理人員和工作人員缺乏完善的專業(yè)素養(yǎng)已經成為比較突出的問題，這些問題將嚴重影響工程項目檔案的有效管理。目前施工人員在具體施工的過程中都會過于關注工程的質量、進度以及施工技術等，所以很多工作人員在具體施工的過程中忽視了工程檔案管理的重要性。無論是單位領導還是工作人員都很難意識到檔案管理的重要性，所以在具體工作中很難有效地保障工程檔案管理的有效性，這樣的工作方式將會直接影響工程檔案管理的質量。同時，檔案管理工作人員在具體工作過程中很難清晰地劃分自己的工作職責，所以工程檔案管理工作在具體應用過程中很難發(fā)揮積極作用。

2.2 缺乏完善的管理機制

健全的管理機制是保障各項工作內容有效開展的重要依據，但是就目前工程檔案管理工作現狀來看，因為管理人員本身缺乏對檔案管理工作內容的重視，所以在工作具體開展的過程中很難建立完善的管理機制。完善的管理機制對工作人員的行為具有良好的約束效果，所以建筑單位可以根據工程概況以及工程檔案管理的實際特點建立完善的管理機制，利用有效的措施保障工程檔案管理的有效性，進而可以為管理組織提供重要的管理依據。專業(yè)化的管理組織也是保障檔案管理工作內容有效開展的重要措施，但是目前管理組織落實不到位的現象直接影響了工程檔案管理的有效開展，同時也給建筑單位整體的進步和發(fā)展帶來了嚴重的阻礙。施工項目本身具有施工環(huán)節(jié)多、持續(xù)時間長以及人員流動性大的特點，然而這些特點給單位的統(tǒng)一管理造成了嚴重的約束。所以缺乏專業(yè)性的管理組織將會導致檔案管理缺乏規(guī)范性和組織性。

3 精細化管理在工程檔案管理中具體的應用措施探究

3.1 加強對工程檔案管理的組織管理

工程項目本身具有龐大的特點，所以在具體施工的過程中需要多個部門共同組成，盡管各個部門在具體施工的過程中處于獨立存在的形態(tài)，但是工程項目需要各個部門相互協作統(tǒng)一完成，所以在工程檔案管理的過程中應該建立良好的管理組織，同時需要加強各個組織的有效交流。在日常發(fā)展和管理的過程中應該靈活應用培訓的方式引導工作人員自主明確崗位實際責任，促使工作人員可以在實際工作中明確檔案業(yè)務的管理權屬，在精細化管理方式應用的過程中應該實行責任科室主任、檔案管理員和領導小組的管理流程，利用這樣的管理流程可以為精細化管理方式提供重要的管理依據。建筑單位需要在實際發(fā)展的過程中將精細化管理措施納入單位年度計劃中，通過相應的規(guī)章制度將年終的業(yè)績考核融入精細化管理，促使檔案管理的全部流程可以成為考核的重要要素，但是在具體管理的過程中應該利用完善的規(guī)章制度促使工作人員明確崗位責任，通過責任劃分的方式將立項、審核以及驗收等工作內容充分融入到管理內容中，促使工作人員在工作中能夠根據工程項目建設的實際情況對建設內容進行及時調整。

3.2 科學合理地制定檔案管理規(guī)劃

工程項目施工單位在具體發(fā)展的過程中需要將相應的檔案管理工作內容納入工程項目的規(guī)劃體系中，利用統(tǒng)一規(guī)劃和管理的方式將檔案管理的各項工作內容納入管理說明書，促使工作人員能夠在工作中明確自身工作職責和工作內容。然而在工程整體管理的過程中需要統(tǒng)籌兼顧監(jiān)理機構、施工單位以及設計單位等，利用這樣的發(fā)展措施保障工程檔案的科學有效性，將組織和設計等相關的工作內容進行科學的劃分，同時也可以將工程檔案的各項職責相對應，根據立項和驗收等工作內容對項目的進展情況進行及時調整。為了保障工作的有效開展，在建筑單位整體管理的過程中需要不斷強化工作人員的責任，通過建立企業(yè)文化的方式為工作人員提供良好的工作氛圍，進而可以幫助工作人員形成良好的工程檔案精細化管理意識，促使工程檔案的精細化管理成為組織管理的常態(tài)。

3.3 建立完善的工程檔案管理制度

完善的規(guī)章制度是限制工作人員工作行為的重要手段，應用這樣的措施可以保障工作人員的規(guī)范性行為，進而可以保障工程檔案管理的規(guī)范性，所以在相關規(guī)章制度的建設中應該將國家的相關標準和法律法規(guī)作為重要的依據，利用各個工作內容管理制度建成完善的管理體系。例如“立卷歸檔制度”“檔案保管制度”等，將這些完善的規(guī)章制度作為管理人員的工作準繩。在具體發(fā)展的過程中也可以建立檔案議事決策機制，通過這樣的措施可以保障各項管理內容的全局性，通過全局性的統(tǒng)籌規(guī)劃可以為工程檔案管理工作提供指導性制度。在管理機制建立的過程中應該合理應用溝通的方式及時了解工程情況以及工程檔案管理情況，同時需要根據相應的情況及時調整和協調規(guī)章制度，利用這樣的發(fā)展舉措可以實時保障管理機制的規(guī)范性，同時可以充分協調各個部門的檔案管理工作內容。建筑單位也需要通過整合各個部門資源的方式保障精細化管理能夠有效開展，同時可以通過獎懲機制激勵工作人員，保障檔案管理工作的實效性和創(chuàng)造性。

3.4 保障工程檔案歸檔工作的完整性和規(guī)范性

工程檔案對工程項目的施工以及后續(xù)項目的有效進行具有重要的參考價值，同時也能夠成為質量檢測的重要參考依據，所以在工程檔案歸檔工作中需要切實保障工程檔案歸檔工作的完整性和規(guī)范性，切實保障工程檔案內容的真實性，進而可以促使工程檔案可以在工程項目開展的過程中充分發(fā)揮自身價值。在精細化管理方式應用的過程中可以將各種各樣的工程資料歸入工程檔案管理體系，但是在具體管理和發(fā)展的過程中需要將相應的工程資料文件進行歸檔處理，對于項目類型和保管期限進行明確的劃分，進而可以將不合格的資料及時排除，在裝訂和排架等工作內容也需要建立完善的監(jiān)管機制，通過檔案編號的處理方式便可以實現檔案的統(tǒng)一管理，同時也能夠保障工程檔案的完整性和規(guī)范性。利用這樣的發(fā)展措施可以為精細化管理方式創(chuàng)造眾多便利的管理條件。

3.5 全面提升檔案管理人員的工作素質

提升工作人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)是保障精細化管理在工程檔案工作中有效開展的重要基礎，建筑單位可以應用培訓以及學習的方式給工作人員提供強化自身發(fā)展的平臺，工作人員本身就是一個企業(yè)的重要主體，所以企業(yè)的發(fā)展需要借助工作人員的力量才能夠實現高效發(fā)展，例如，在具體發(fā)展的過程中可以通過培訓的方式強化工作人員的理論以及專業(yè)學習，利用這樣的發(fā)展措施可以保障工作人員實時了解時代發(fā)展中重要的信息和技術產物，通過提升工作人員綜合素養(yǎng)的方式培養(yǎng)工作人員良好的協調能力和精細化管理意識，促使工作人員能夠秉持良好的工作態(tài)度明確自身工作職責和地位，進而可以靈活應用現代化技術措施全面提升精細化管理效率和質量。

建筑單位在發(fā)展和管理的過程中應該積極引入先進的檔案管理技術以及正確的管理理念，在具體發(fā)展過程中能夠應用有效的措施保障檔案管理工作的質量，應用先進的技術和理念提升工作人員的專業(yè)水平，進而可以有效地提升工作人員獨立工作的能力。檔案管理工作本身與工程中各項施工內容存在著必然的聯系，所以在管理的過程中應該加強檔案管理部門與各個職能部門之間的有效溝通，通過強化工作人員學習的方式保障企業(yè)的發(fā)展能夠迎合社會以及市場整體發(fā)展趨勢，通過工作人員相互交流學習的方式提升檔案管理部門整體專業(yè)水平，將個人工作經驗作為有效依據，加強管理方式和管理理念的創(chuàng)新，切實保障檔案管理工作的質量。

4 結束語

總的來說，工程檔案管理和其他管理工作存在顯著的區(qū)別，這項工作本身就是一項長期性的工作，從工程初建階段的資料收集到后期整體工程竣工都需要加強對工程檔案的管理。所以在具體工作中積極引用精細化管理的方式可以充分彌補傳統(tǒng)管理方式存在的弊端，通過精細化、細節(jié)化的管理方式保障各項數據信息的精準性和可參考性。為了保障精細化管理方式在檔案管理過程中充分發(fā)揮自身價值，施工單位在整體管理過程中應該加強對工作人員的培訓，利用培訓的方式全面提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)，促使工作人員能夠認識到自己的崗位職責，通過完善管理人員管理意識的方式保障精細化管理技術和概念能夠在檔案管理中充分發(fā)揮自身效能。建筑單位應該建立完善的獎懲機制，保障精細化管理內容能夠在具體發(fā)展的過程中高效開展，同時可以利用有效的措施保障工程檔案精細化管理的制度化和規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻

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