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        淺談衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案的數(shù)字化管理
        ——以滄州市衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案管理為例

        2022-07-04 00:30:51劉立杰薛亦杉
        檔案天地 2022年6期
        關(guān)鍵詞:滄州市監(jiān)督機(jī)構(gòu)衛(wèi)生

        ■劉立杰 薛亦杉 董 帥

        一、衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案數(shù)字化的意義

        (一)提高經(jīng)濟(jì)效益

        滄州市、縣兩級衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)過去解決檔案管理難點(diǎn)的方式過于單一,僅用增派人員和提升辦公經(jīng)費(fèi)的辦法,致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案打破傳統(tǒng),將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版的機(jī)讀檔案,化繁為簡,打破了原有紙質(zhì)檔案存放硬性的空間環(huán)境要求,且電子搜索查閱檔案更加高效便捷,減少了人力與物力的浪費(fèi),降低了辦公管理成本。

        (二)為檔案管理工作提質(zhì)增效

        檔案數(shù)字化充分借助計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢,為各種類型各種載體的檔案提供一個統(tǒng)一管理平臺,全面促成檔案的收集整理、檔案管理、庫房管理、查詢、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)的實(shí)施,減少手工勞動方式下的眾多重復(fù)勞動,全面提高檔案管理基礎(chǔ)工作效率,保證檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

        (三)增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

        檔案的存放時限按照不同類別的檔案管理要求有不同的時限要求,而紙質(zhì)檔案由于其紙張易損的特點(diǎn),在查閱過程中容易造成磨損,尤其對于存放時間久遠(yuǎn)的檔案材料,數(shù)字化處理可以避免紙質(zhì)檔案多次查閱不易保存的缺點(diǎn),可對檔案原件起到更好保護(hù)作用。同時用電子掃描等方式進(jìn)行數(shù)字化處理后的檔案,可有效預(yù)防檔案的丟失及篡改。

        (四)提高檔案資料的使用效率

        檔案數(shù)字化后可逐步建成檔案資源庫和信息知識庫,達(dá)到更加有效的使用檔案資料的效果。檔案是所有具有保存價值的資料、文件的最終匯集地,數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建設(shè),能夠集中管理用戶的所有檔案、資料,并以此為基礎(chǔ),開發(fā)用戶信息需求分析和檔案信息二次加工功能,利用知識挖掘技術(shù),更加有效的為用戶的業(yè)務(wù)工作及管理決策提供知識管理和知識增值服務(wù),并逐步形成資源庫和知識庫,把檔案資料的效益最大化。

        二、衛(wèi)生健康監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化工作現(xiàn)狀

        (一)對檔案工作的基礎(chǔ)作用重視程度不夠

        衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案是對衛(wèi)生健康監(jiān)督執(zhí)法監(jiān)督過程的歷史性記錄,加強(qiáng)衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案管理是提高衛(wèi)生健康監(jiān)督工作管理水平,維護(hù)群眾合法權(quán)益,促進(jìn)被監(jiān)督對象依法依規(guī)行為的基礎(chǔ)性工作。但各級衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)由于受落后觀念影響,普遍存在重業(yè)務(wù)工作輕檔案管理工作的錯誤思想,對檔案工作的基礎(chǔ)性作用、歷史性作用重視程度不夠,未將檔案管理工作納入衛(wèi)生健康監(jiān)督工作整體規(guī)劃中,導(dǎo)致衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案管理工作原地踏步。

        (二)檔案管理數(shù)字化意識模糊

        據(jù)不完全統(tǒng)計(jì),滄州市、縣兩級衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人中,有一半以上不了解衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案數(shù)字化工作,即使了解也是很淺顯的了解,不曾深入研究過。衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案數(shù)字化管理工作在大多數(shù)負(fù)責(zé)人的頭腦中尚無概念或概念模糊,致使這項(xiàng)工作未有實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。

        (三)具備綜合業(yè)務(wù)知識的專業(yè)人員普遍缺乏

        衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)需要具備專業(yè)基礎(chǔ)知識和技術(shù)能力的工作,它需要兼顧檔案管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)、衛(wèi)生健康監(jiān)督的多個專業(yè)知識。但通過調(diào)研滄州市、縣兩級衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu),發(fā)現(xiàn)從事檔案管理的人員普遍不具備融合的專業(yè)知識背景,且大多檔案從業(yè)人員并非專職人員。而各級衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)相關(guān)人員多年來也未受到過專門的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),面對這項(xiàng)工作時往往無從下手。

        (四)經(jīng)費(fèi)投入和場地、設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施欠賬較多

        據(jù)統(tǒng)計(jì),滄州市、縣兩級衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)2021年度在檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入合計(jì)不足兩萬元,有二分之一的衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)沒有檔案管理方面的工作經(jīng)費(fèi),檔案管理信息化建設(shè)普遍滯后,配有檔案管理專用軟件的只有一家,還有兩個機(jī)構(gòu)受客觀條件限制沒有專用檔案室。財(cái)政投入不足和基礎(chǔ)設(shè)施的匱乏,是滄州市各級衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理數(shù)字化工作迫切需要解決的難題。

        三、衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理數(shù)字化對策建議

        (一)高度重視,不斷提高現(xiàn)代化水平

        衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案管理數(shù)字化工作是提高滄州市各級衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)水平和能力,維護(hù)全市人民健康權(quán)益和被監(jiān)督對象利益的基礎(chǔ)性工作。各衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)高度重視這項(xiàng)功在當(dāng)代,利在千秋的工作,把本單位的檔案管理工作納入今后一段時間衛(wèi)生健康監(jiān)督發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃,成立機(jī)構(gòu),安排專門人員和協(xié)調(diào)專項(xiàng)工作經(jīng)費(fèi),配齊檔案管理工作必備的基礎(chǔ)設(shè)施等,應(yīng)特別注意保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定和傳承性。衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案的數(shù)字化建設(shè)要與單位其他信息化工作同步,逐步實(shí)現(xiàn)各類衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案管理數(shù)字化、服務(wù)信息化,不斷提高衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案管理工作現(xiàn)代化水平。

        (二)選派專人,做好檔案人才培養(yǎng)

        衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案管理人員同其他行業(yè)檔案管理人員一樣,都需要專業(yè)的檔案管理知識,尤其是在疫情防控期間,衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理人員除了要掌握專業(yè)的檔案管理知識和專業(yè)的信息化技術(shù)外,還需要在疫情發(fā)生時具有敏捷的反應(yīng)能力和敏銳的判斷力,以及與疫情相關(guān)的綜合業(yè)務(wù)知識。要做好檔案人才培養(yǎng)工作,一方面應(yīng)選派檔案管理專業(yè)方面的人才,用專業(yè)的人做專業(yè)的事;另一方面也要通過開展多樣化、靈活性的相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)教育,提升現(xiàn)有工作人員專業(yè)技能。應(yīng)多鼓勵專業(yè)人員走出去參與學(xué)術(shù)交流培訓(xùn)會議,從而更好地適應(yīng)疫情防控背景下的檔案數(shù)字化管理要求。

        (三)加強(qiáng)信息化技術(shù)保障工作

        當(dāng)前各行各業(yè)的信息化工作發(fā)展迅猛,網(wǎng)絡(luò)的觸角延伸到經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的各個領(lǐng)域。衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理信息化工作在不同地區(qū)都有不同程度的應(yīng)用發(fā)展,但在滄州市衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)尚處于萌芽狀態(tài)。下一步,滄州市各級衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)從多方面發(fā)力推進(jìn)檔案信息化工作。按照信息化工作要求,做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等,添置專業(yè)的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)及掃描設(shè)備,提高檔案管理工作效率,同時加強(qiáng)工作人員的信息化水平培訓(xùn),確保工作人員可以熟練操作各類相關(guān)的設(shè)施,充分發(fā)揮各項(xiàng)信息化設(shè)施的作用。

        (四)制定和實(shí)施疫情防控衛(wèi)生健康監(jiān)督檔案的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn),包括材料收集范圍和檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)等

        疫情期間,衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案主要來自于衛(wèi)生審核工作、衛(wèi)生監(jiān)督行政處罰工作、衛(wèi)生監(jiān)督投訴舉報處理工作、大型活動衛(wèi)生監(jiān)督保障工作、衛(wèi)生監(jiān)督檢查工作、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測工作以及日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作等。上述工作均會產(chǎn)生大量的文件資料,如何界定資料收集范圍與歸檔價值,如何開展數(shù)字化采集,如何進(jìn)行數(shù)字化管理與利用,都需進(jìn)一步明確。因此只有建立健全各類規(guī)章制度,對不同載體、不同門類、不同格式、不同來源的疫情防控檔案均根據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行整理與完善,使其能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一內(nèi)容、統(tǒng)一分類以及統(tǒng)一格式。同時要求相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求,才可以推動疫情防控檔案數(shù)字化管理走向規(guī)范化,使得疫情防控檔案管理范圍上全覆蓋,管理對象上全納入,管理方法上全專題。

        (五)探索檔案數(shù)字化工作外包機(jī)制并做好保密工作

        在目前滄州市各級衛(wèi)生健康監(jiān)督機(jī)構(gòu)歷史欠賬較多的情況下,短時間內(nèi)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平提升、基礎(chǔ)設(shè)施配置很難一步到位,各機(jī)構(gòu)在歷年疫情防控過程中積累下來的檔案資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化收集、管理和利用短時間內(nèi)無法完成。若放置時間過久,又有遺失風(fēng)險。因此可探索服務(wù)外包模式,即將部分?jǐn)?shù)字化工作外包,選擇具有國家檔案部門和保密部門認(rèn)可的,且具有成熟業(yè)績的專業(yè)服務(wù)公司。借助其成熟的操作模式,盡快將多年積累的檔案資料數(shù)字化,后續(xù)產(chǎn)生的檔案資料產(chǎn)出即轉(zhuǎn)換成數(shù)字成果。

        需注意的是,對一些涉密檔案要采取嚴(yán)格保密措施杜絕泄密,數(shù)字化加工過程要嚴(yán)格落實(shí)《國家檔案局關(guān)于切實(shí)加強(qiáng)檔案數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)外包管理杜絕失泄密隱患的通知》各項(xiàng)要求,嚴(yán)密防范泄密事件發(fā)生。

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