陳夢非 遼寧省沙地治理與利用研究所

隨著國家經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷創(chuàng)新，企業(yè)和單位的會計管理水平提出了更高的要求，只有會計管理工作實現(xiàn)優(yōu)化提升，才能幫助企業(yè)和單位在激烈的市場競爭中占據(jù)突出地位。會計檔案具有記錄性和價值性等特點，在日常企業(yè)和單位會計管理工作中占據(jù)著突出的作用。圍繞著相關(guān)會計內(nèi)容進(jìn)行全面了解、全面分析，然后詳細(xì)記錄，這對會計工作和管理工作實施都有重要的影響。國內(nèi)的會計管理水平和國外相比，還存在著一定的差距，面對這種情況，需要從思想層面認(rèn)識到會計檔案管理的重要，這樣才能夠幫助做好會計工作。

一、會計檔案的突出特點和重要作用

（一）會計檔案的特點

對于會計檔案，它的特點包含專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性、發(fā)展性這四大特點。

1.專業(yè)性

會計檔案都是圍繞著單位會計工作所展開的，具有獨特的業(yè)務(wù)特點，所以會計檔案具有專業(yè)性。會計檔案從載體上分為了會計憑證、會計賬鋪、會計報表、其他會計核算以及在會計管理過程中手工填制的會計資料[1]。另外一種形式就是以數(shù)據(jù)存在的非紙質(zhì)會計檔案，例如在財務(wù)工作中產(chǎn)生于財務(wù)系統(tǒng)上的處理過程或結(jié)果性數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案的。會計檔案以及相關(guān)儲存在磁盤、光盤、磁帶內(nèi)的電子檔案。在會計檔案中，憑證、賬簿和報表都具有表格的特點，它們有固定的填寫格式，通過數(shù)據(jù)來反映單位經(jīng)營的狀況。會計檔案的裝訂和保護(hù)也有著鮮明的特點，這就構(gòu)成屬于會計檔案的專業(yè)性。

2.廣泛性

凡是能獨立核算的單位，都會形成會計檔案。無論是企業(yè)還是事業(yè)單位、行政機(jī)構(gòu)，會開展一系列的經(jīng)濟(jì)活動，其中的會計檔案主要是聯(lián)系企業(yè)和事業(yè)單位經(jīng)營活動過程中所產(chǎn)生的各項會計資料，所以涵蓋面十分廣泛。在這個過程中形成的會計檔案也要設(shè)置專門的檔案管理部門進(jìn)行保存，會計檔案具有廣泛的特點。

3.嚴(yán)密性

會計檔案的嚴(yán)密性也是十分突出的，會計部門通常會在會計年度產(chǎn)生數(shù)量龐大的會計資料，這些資料之間聯(lián)系密切，由原始憑證到記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證填寫會計賬薄，最后要根據(jù)會計賬簿出具會計報告，所有的資料聯(lián)系十分密切，它們的產(chǎn)生也有一系列流程。會計檔案和其他檔案資料相比，內(nèi)部的規(guī)律性極強(qiáng)，從中能感受到任何一項經(jīng)濟(jì)活動從開始到結(jié)束的全過程。在這個過程中，會計檔案的整體性得到了保障。只有這樣才能幫助單位圍繞這些快檔案做出綜合理性的分析，每個單位都有自己獨特的會計檔案，所以這些檔案對于外部而言是處于相對保密的狀態(tài)，因此會計檔案具有嚴(yán)密性的特點。

4.發(fā)展性

會計檔案的發(fā)展性伴隨著社會的不斷發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)活動中信息技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的聯(lián)系日益密切，例如傳統(tǒng)以現(xiàn)金為主的交易方式，已經(jīng)轉(zhuǎn)化為當(dāng)前的數(shù)字支付、手機(jī)審批。這樣的情況下，會計檔案也出現(xiàn)一系列的變化，電子發(fā)票、電子匯款單等現(xiàn)代化的會計檔案應(yīng)運而生，這些讓會計檔案的形式不斷豐富。同時隨著新時期內(nèi)單位相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動的變化，新的經(jīng)濟(jì)類型出現(xiàn)也需要新型的會計檔案，這對會計檔案的內(nèi)容和形式有一定的影響，所以會計檔案具有發(fā)展性的特點。

（二）會計檔案的突出作用

1.總結(jié)經(jīng)濟(jì)管理經(jīng)驗，奠定參考基礎(chǔ)

會計檔案是對反映一個單位經(jīng)濟(jì)活動和收支情況的各項經(jīng)濟(jì)指標(biāo)所進(jìn)行的基本數(shù)據(jù)分析，最終會得出一個全面的評價。圍繞著結(jié)論可以對單位內(nèi)的財務(wù)管理工作，會計工作提出建議和對策，還可以借助會計檔案做好會計分析，為單位未來的發(fā)展計劃提供準(zhǔn)確的參考會計檔案中，真實詳細(xì)地記錄了單位各項經(jīng)濟(jì)活動的收支過程。尤其是生產(chǎn)經(jīng)營類單位，在這個過程中涉及到了全年的物資成本、人力成本、生產(chǎn)成本和生產(chǎn)經(jīng)營狀況。通過這些專業(yè)的數(shù)據(jù)，可以幫助單位在制定今后預(yù)算出算時有更加科學(xué)、專業(yè)的參考數(shù)據(jù)，為企業(yè)和單位的長遠(yuǎn)發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.便于開展核算工作，落實責(zé)任

當(dāng)前政府職能的轉(zhuǎn)變，由機(jī)關(guān)事業(yè)單位所帶頭的政務(wù)公開、財務(wù)公開制度深入發(fā)展，各種貪污腐敗的現(xiàn)象已經(jīng)無處遁形。廉潔二字在現(xiàn)階段的事業(yè)單位內(nèi)部已經(jīng)深入人心。在這個過程中會計檔案能夠?qū)挝粌?nèi)日常經(jīng)濟(jì)活動中所取得成績進(jìn)行相關(guān)的分析，也可以及時的發(fā)現(xiàn)出來的問題，這樣就能幫助單位自身做好核查[2]。另外通過會計憑證能夠查明各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國家的政策、制度。會計檔案是一個集體及個人經(jīng)濟(jì)活動最原始的記錄，一旦后期出現(xiàn)相關(guān)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，就可以會計檔案作為一手資料，幫助案情梳理，明確責(zé)任歸屬，透過會計檔案的詳細(xì)資料，將責(zé)任落實到個人。

3.綜合經(jīng)濟(jì)活動情況，做好保障

會計檔案具有突出的史料價值，以史為鑒，才能幫助單位以堅定的步伐邁向更加光明的未來。作為單位內(nèi)部各項經(jīng)濟(jì)活動的珍貴史料記載，會計檔案在經(jīng)濟(jì)研究過程中相當(dāng)突出。單位內(nèi)整理的會計檔案能夠為各種經(jīng)濟(jì)活動提供原始憑據(jù)，也可以對經(jīng)濟(jì)活動的情況進(jìn)行客觀真實的評價，它具有特殊的參考價值。圍繞著國家的宏觀經(jīng)濟(jì)政策方面來看，國家制定相關(guān)計劃時，一定要研究相關(guān)單位在會計檔案中所展現(xiàn)出來的情況，這樣才能夠幫助決策更加科學(xué)化、專業(yè)化的制定。否則脫離了快檔案中所記錄的各項經(jīng)濟(jì)活動信息，盲目地制定決策，就會導(dǎo)致決策無法貼近單位發(fā)展的實際情況。

二、會計檔案管理對企業(yè)和單位會計工作的突出意義

（一）提升工作效率

現(xiàn)階段的會計檔案工作中，做好檔案管理工作能夠幫助會計工作高效率的落實。在單位日常活動中，各類交易他都不是一次性完成的，而是通過多筆交易才能達(dá)成。這個時候通過跨級檔案來發(fā)揮突出作用，全面、直觀、明確的展現(xiàn)整個交易的完成進(jìn)度和完成比例。借助這些歷史跨越檔案信息，可以為會計工作做出有效的指導(dǎo)，幫助提高會計工作的整體效率。

（二）提供依據(jù)保障

會計檔案對會計分析和會計查都起到積極的推動作用。會計分析和會計稽查都離開會計檔案作為依據(jù)。在企業(yè)和單位開展的經(jīng)濟(jì)計劃經(jīng)濟(jì)活動決策中，需要大量真實可靠的會計信息，會計的紙質(zhì)版檔案能夠作為會計查實的書面證明資料，數(shù)據(jù)版的資料則更方便于核查單位做好檢查統(tǒng)計工作。兩種檔案形式共同記錄著跨單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息，對這兩種檔案進(jìn)行重視，能幫助單位后期各項會計核算和資產(chǎn)清查活動的開展。在這些原始依據(jù)下，推動相關(guān)工作的落實更有科學(xué)性[3]。

三、會計檔案管理存在突出問題

現(xiàn)階段，圍繞會計檔案管理主要存在的問題就是思想層面缺乏重視，沒有完善的管理制度作保障，檔案因保管不當(dāng)出現(xiàn)了漏損問題。這些情況直接給企業(yè)和單位會計工作的順利開展帶來了消極影響。

（一）思想層面缺乏重視

在當(dāng)前單位中，會計檔案管理工作十分重要，但在現(xiàn)階段會計檔案管理中，大部分的單位、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都缺乏對會計檔案管理工作重視，因為主觀意識上的認(rèn)知，從上而下就缺乏了對會計檔案的管理。久而久之，會計工作可以打印管理，不能實現(xiàn)密切聯(lián)系，影響企業(yè)和單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。在財務(wù)管理過程中，最主要的就是會計檔案管理，但這個細(xì)節(jié)很容易被企業(yè)和單位的會計、財務(wù)人員所忽略。現(xiàn)階段，部分企業(yè)和單位意識到了檔案管理重要性，但是在實際財務(wù)管理工作中，會計管理人員缺乏對財務(wù)數(shù)據(jù)分析、整理、歸納和總結(jié)，久而久之，造成會計檔案管理室去專業(yè)化和規(guī)范化，最終的管理效果也無法得到提升。這些情況都是因為思想層面對會計檔案管理重視程度不夠所導(dǎo)致的。

（二）制度層面缺乏完善

在會計檔案管理中，普遍缺乏完善的管理制度，這些情況直接影響會計檔案管理工作的專業(yè)發(fā)展。會計檔案管理本身并不會給企業(yè)和單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以大部分的企業(yè)和單位僅關(guān)注資金層面管理，忽略了會計檔案管理工作。這主要是因為他們思想上沒有產(chǎn)生認(rèn)知，在具體行動上就缺乏相關(guān)的制度進(jìn)行落實，這樣的情況直接造成會計檔案管理制度缺乏。經(jīng)濟(jì)社會的高速發(fā)展，會計檔案管理工作也受到企業(yè)的關(guān)注，但是圍繞著會計檔案管理制度建設(shè)的過程中還存在著非常突出的現(xiàn)象。部分單位和企業(yè)沒有完善的管理制度，即使有些單位有會計檔案管理制度，但缺乏完善性，缺乏針對性，沒有結(jié)合單位實際情況進(jìn)行制定，只是根據(jù)宏觀的會計檔案管理制度來進(jìn)行實施。這樣的情況下缺乏對檔案的立卷歸檔嚴(yán)格保護(hù)。也無法根據(jù)制度的要求來做好檔案的查閱，不能快速找到檔案。因為制度不完善，造成整體會計檔案管理過程中，會計人員的工作效率無法得到提升。

（三）會計檔案管理出現(xiàn)損漏

會計檔案的資料形成需要一定時間的積累，然而現(xiàn)階段因為單位業(yè)務(wù)的發(fā)展、單位搬遷、庫房改建，會造成一部分快檔案無法得到有效的保管出現(xiàn)缺漏的情況。甚至有些紙質(zhì)檔案在保管過程中，因保管不當(dāng)出現(xiàn)損毀，這些情況都會影響到會計管理工作的順利開展[4]。另外伴隨著會計檔案管理朝著信息化方向發(fā)展，大部分的單位沒有對信息化的含義進(jìn)行明確認(rèn)定，只是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案進(jìn)行管理。這樣的簡單形式轉(zhuǎn)化無法讓會計檔案管理發(fā)揮積極的作用，造成現(xiàn)階段會計檔案的管理信息化程度不高。

以上會計檔案出現(xiàn)了這些問題，除了本身的制度、思想不動時之外，還與會計人員綜合能力有限、綜合素質(zhì)參差不齊有密切的關(guān)系。正是因為這些情況，給單位的發(fā)展帶來極大的影響。

四、優(yōu)化會計檔案管理工作的有效途徑

（一）思想層面加強(qiáng)認(rèn)知

對于會計管理工作中出現(xiàn)的問題，首先需要企業(yè)和單位從思想層面加強(qiáng)認(rèn)知，內(nèi)部做好全面的宣傳，讓企業(yè)全體人員可以認(rèn)識到會計檔案管理工作的重要性，并在從企業(yè)和單位內(nèi)部自上而下的讓領(lǐng)導(dǎo)層對會計檔案管理工作進(jìn)行重視，這樣才能進(jìn)一步的讓員工層面形成會計檔案重要性的認(rèn)知。在這樣的認(rèn)知下，企業(yè)和單位經(jīng)營過程中要通過對會計檔案管理工作的關(guān)注、會計檔案的使用來突出會計檔案管理工作重要性。作為企業(yè)和單位的領(lǐng)導(dǎo)與會計檔案管理人員，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，正確認(rèn)識會計管理工作。企業(yè)和單位要追加對會計檔案管理的投資，這樣才能幫助企業(yè)在會計檔案管理中實現(xiàn)會計工作優(yōu)化發(fā)展，帶動企業(yè)和單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。在這個過程中，單位和企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要響應(yīng)國家相關(guān)政策，發(fā)揮模范帶頭作用，讓會計檔案管理的重要性，真正的落實在每一個員工心中。

（二）科學(xué)的制定會計管理制度

圍繞著制度制定層面，要建立健全完善的會計檔案管理制度。會計檔案管理制度要依據(jù)中華人民共和國檔案管理法、會計檔案管理辦法等相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合企業(yè)單位內(nèi)部的實際來進(jìn)行制定。不同企業(yè)單位的性質(zhì)、特色不同，發(fā)展世界經(jīng)濟(jì)特點都有所不同，所以在制定相關(guān)會計檔案管理制度過程中，一定要與時俱進(jìn)的對制度進(jìn)行完善[5]。這樣才能夠幫助會計管理制度真正的發(fā)揮作用。在這個過程中，圍繞著會計檔案的借閱工作，通過制度明確規(guī)定，對于電子和書面兩種資料的記錄形式、制約制度都要做好管理。另外圍繞著不同類型的快檔案要進(jìn)行分類，分年度的整理，這樣才能夠避免出現(xiàn)會計檔案遺漏和錯放等問題，提高會計管理工作綜合質(zhì)量，在尋找這些資料時，能夠快速的找到相關(guān)資料。企業(yè)和單位在完善檔案管理制度的過程中，還要通過制定來積累經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，幫助會計檔案管理制度能夠得到持續(xù)的優(yōu)化。

（三）會計檔案管理的嚴(yán)格審查

圍繞著會計檔案的管理，要定期對會計檔案存放的庫房進(jìn)行排查，這里存放的大多是一些紙質(zhì)檔案。另外在當(dāng)前信息化時代，會計檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，這些電子信息資料做好統(tǒng)一的保管。圍繞會計檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行規(guī)范，企業(yè)和單位要給會計檔案管理人員提供相關(guān)的學(xué)習(xí)平臺、學(xué)習(xí)機(jī)會，讓他們可以不斷學(xué)習(xí)優(yōu)秀企業(yè)快檔案管理中的各項方法、經(jīng)驗。為會計管理工作的發(fā)展提供保障。此外對于會計檔案管理人員也要做好綜合培訓(xùn)，企業(yè)和單位要想長期穩(wěn)定發(fā)展，不僅需要具備資金，還需要大量的人才。人才作為企業(yè)和單位發(fā)展的內(nèi)在推動力，在當(dāng)前時代企業(yè)和單位的會計檔案管理人員，需要經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)來提高自身的素養(yǎng)，人員培訓(xùn)要圍繞著常態(tài)化、制度化方向發(fā)展，這樣才能夠不斷提高會計檔案管理員的綜合意識，讓他們能夠做好對快檔案管理，靈活地應(yīng)用信息技術(shù)幫助會計檔案管理朝著安全化方向邁進(jìn)。除此之外，對于人才的儲備，除了對現(xiàn)有人才進(jìn)行培訓(xùn)之外，還要透過線上線下平臺招聘更多優(yōu)秀的人才加入企業(yè)，推動會計檔案管理工作的發(fā)展。

五、結(jié)束語

綜上所述，做好會計檔案管理工作，對企業(yè)和單位的發(fā)展有著突出的作用。會計檔案管理與會計工作之間的聯(lián)系密切，會計工作開展需要以會計檔案資料為基礎(chǔ)，因此圍繞著會計檔案管理工作進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)存在問題并提出相關(guān)的途徑幫助其優(yōu)化。這樣才能幫助企業(yè)。朝著科學(xué)化、專業(yè)化方向發(fā)展，讓企業(yè)和單位的發(fā)展目標(biāo)良性調(diào)整?，F(xiàn)階段隨著信息化辦公方式的開展，對會計檔案管理又提出了新的要求，也給會計檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。在這樣的情況下，會計檔案管理工作要與時俱進(jìn)的調(diào)整，認(rèn)識其重要性，這樣才能幫助會計檔案管理，在企業(yè)單位的發(fā)展過程中發(fā)揮突出的價值。