張倩倩

摘 要：本文通過對專業(yè)流程管理平臺建設(shè)的研究，分析了當(dāng)前公司流程管理存在的問題，說明了平臺建設(shè)的內(nèi)容，闡述了平臺建設(shè)的意義。為公司建立一個統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程管理平臺，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)集中管控，流程閉環(huán)管理，跨系統(tǒng)流程集成及數(shù)據(jù)管控，進(jìn)而打造企業(yè)級流程管控體系，全面提升運(yùn)營效率，提供了理論支持。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)流程 管理平臺 效率提升

1 前言

標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程管理，是一種以規(guī)范化的構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)的提高組織業(yè)務(wù)績效為目的的系統(tǒng)化方法;是以業(yè)務(wù)為核心，以流程為載體，去掉各部門協(xié)同的浪費(fèi)和冗余，提高業(yè)務(wù)效率、實(shí)現(xiàn)應(yīng)用數(shù)據(jù)復(fù)用和數(shù)據(jù)一致的綜合性系統(tǒng)。傳統(tǒng)的制造企業(yè)，大多數(shù)的流程皆遵守“八二法則”，即流程時間的 80%處于“閑置狀態(tài)”，這段時間耗費(fèi)在等候、按順序執(zhí)行、傳輸或追蹤狀態(tài)之上，無法為企業(yè)創(chuàng)造價值，只有20%的時間是屬于確實(shí)執(zhí)行的作業(yè)時間。大多數(shù)軟件，如ERP、MES等，著重于縮短作業(yè)時間而忽略了“閑置狀態(tài)”。若要明顯提高生產(chǎn)力，需要將改善的重點(diǎn)放在提升整體流程效率。一條完整的業(yè)務(wù)流程包括了業(yè)務(wù)活動和審批活動。公司應(yīng)開展業(yè)務(wù)活動線上化，審簽活動“無紙化”，來支持公司業(yè)務(wù)流程的快速部署與運(yùn)用。本文研究的專業(yè)流程管理平臺即是以BPM系統(tǒng)為載體，優(yōu)化提升打造一套流程驅(qū)動、高效協(xié)同、要素受控、制度保障，可逐步覆蓋公司全部業(yè)務(wù)流程的“專業(yè)BPM系統(tǒng)平臺”，對流程本身的管理、控制和優(yōu)化，進(jìn)而提升公司整體運(yùn)營管理能力。

2 當(dāng)前公司流程管理存在的問題

目前，隨著公司各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的全面推廣及深入應(yīng)用，現(xiàn)有系統(tǒng)綜合協(xié)同能力不足的問題逐漸顯現(xiàn)，各業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)、各要素及其相關(guān)性之間缺少有效約束，流程顯性化、結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化不夠，主要體現(xiàn)在以下四個方面：

2.1、流程規(guī)劃和梳理的成果難以執(zhí)行，專業(yè)系統(tǒng)無法滿足個性化流程快速落地。企業(yè)流程規(guī)劃、梳理的成果與專業(yè)系統(tǒng)的功能不匹配，專業(yè)系統(tǒng)無法滿足流程管理體系的特性要求實(shí)現(xiàn)規(guī)劃梳理結(jié)果的落地需要大量個性化開發(fā)，開發(fā)周期長、風(fēng)險大、成本高。

2.2、業(yè)務(wù)流程在多個系統(tǒng)中執(zhí)行不暢，缺乏統(tǒng)一入口和端到端管理。為滿足業(yè)務(wù)部門的需求采購多個系統(tǒng)，造成信息孤島越來越嚴(yán)重。用戶需登錄多個系統(tǒng)處理工作，業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)斷點(diǎn)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分散，管理決策受困。

2.3、依據(jù)戰(zhàn)略、制度設(shè)計(jì)的流程體系，缺乏過程管控及對執(zhí)行績效的分析。缺乏統(tǒng)一的流程執(zhí)行體系，執(zhí)行過程不透明，合規(guī)性、風(fēng)險管控能力不足。缺乏統(tǒng)一的流程監(jiān)控體系，監(jiān)控維度不全面，執(zhí)行績效分析存在片面性。

2.4、傳統(tǒng)軟件開發(fā)模式的問題。業(yè)務(wù)流程在程序中固化，業(yè)務(wù)表單和業(yè)務(wù)流程的調(diào)整，均需要由開發(fā)人員來完成。更改難度很大。非開發(fā)人員無法完成業(yè)務(wù)流程的定制，其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有辦法統(tǒng)一使用流程業(yè)務(wù)。

2.5、企業(yè)流程管理中的問題。崗位職責(zé)不清，出現(xiàn)問題時不知道由誰負(fù)責(zé);業(yè)務(wù)流程不明，部門間進(jìn)行業(yè)務(wù)協(xié)作時，業(yè)務(wù)步驟之間的銜接不明晰，管理過程無據(jù)可循。制度執(zhí)行不嚴(yán)，部分流程在執(zhí)行中被人為變更;業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不詳，業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)時，各步驟需要符合哪些規(guī)則，達(dá)到什么樣的要求，缺少具體可量化的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定?？冃Э己肆饔谛问?。

3 專業(yè)流程管理平臺建設(shè)的內(nèi)容

業(yè)務(wù)流程管理平臺建設(shè)的主要內(nèi)容分為業(yè)務(wù)流程管理體系建設(shè)及業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)建設(shè)。

3.1 業(yè)務(wù)流程管理體系建設(shè)

業(yè)務(wù)流程管理體系的建設(shè)分為三大步驟，分別是體系打造，體系管控和體系優(yōu)化。

1）體系打造——“理清楚”

根據(jù)公司戰(zhàn)略需求和業(yè)務(wù)部門實(shí)際需求，建立支撐戰(zhàn)略和需求落地的流程體系，并以流程體系為紐帶，對各種管理要素和管理體系進(jìn)行全面的梳理及整合，使得管理者理清楚管理思路，讓員工明確的知道“什么是正確的做事方式”。

2）體系管控——“管起來”

實(shí)現(xiàn)流程和管理體系的有效落地，建立長效管控機(jī)制，確保員工“按正確的方式做事”。構(gòu)建流程治理體系，包括管理流程的“流程”、“制度”、“組織”?！翱己恕斌w系和流程的“信息化和自動化”是“管起來”兩條重要途徑。

3）體系優(yōu)化——“持續(xù)改善”

建立盡善盡美的思維模式，思考“正確的做事方式正確嗎？”，對企業(yè)管理而言，“正確”本身就是一個相對的概念，隨著企業(yè)內(nèi)外部經(jīng)營環(huán)境的不斷變化，戰(zhàn)略目標(biāo)和管理要求也會隨之變化，此時需要進(jìn)行流程優(yōu)化甚至進(jìn)行流程重組?！俺掷m(xù)改善”就是通過監(jiān)控和分析體系的建立，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)流程和管理體系的持繼優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)流程的精益化運(yùn)營，與時俱進(jìn)的適應(yīng)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化。

3.2 業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)建設(shè)

1）流程建模中心建設(shè)

完整的可視化流程設(shè)計(jì)。操作以拖拽為主，屬性配制為輔。，利用低代碼平臺在不寫代碼的前提下可以完成絕大部分的流程設(shè)計(jì)和開發(fā)工作。操作均在Web端進(jìn)行，不需要安裝任何瀏覽器插件，兼容所有常見瀏覽器。提供各種常用節(jié)點(diǎn)類型，用戶也可以自行擴(kuò)展新的節(jié)點(diǎn)類型;流程設(shè)計(jì)結(jié)果存貯在資源庫之中，并可以在“流程目錄”中進(jìn)行快速管理和引用。將一個流程拖入另一流程之中，則自動形成子流程。父子流程之間自動傳遞參數(shù)，自動協(xié)同運(yùn)行。為流程的用戶提供統(tǒng)一的流程訪問機(jī)制，包括工作任務(wù)列表、報告等;建立企業(yè)級的流程訪問規(guī)則。系統(tǒng)可提供基于組織和角色設(shè)計(jì)的工作流、圖形化流程模板、流程模板版本化管理、多節(jié)點(diǎn)定義、多路由定義、智能路由判斷、工作流執(zhí)行、工作流批注、并行，串行，串并行混合執(zhí)行、超時自動跳轉(zhuǎn)、跟蹤和回溯、自動提醒、流程自動激活、流程門戶定義、流程動態(tài)維護(hù)等可以與專業(yè)流程建模工具配合使用等功能。

2）流程運(yùn)行中心建設(shè)

為流程實(shí)例的運(yùn)行綁定參與者，分配資源及參數(shù)設(shè)置。實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息管理、表單自定義、報表自定義、查詢統(tǒng)計(jì)自定義、工作流控制管理、組織機(jī)構(gòu)及人員管理、崗位管理、審批規(guī)則管理、數(shù)據(jù)字典管理和數(shù)據(jù)交互等功能;實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)顯示、保存、編輯、增刪等封裝功能;實(shí)現(xiàn)流程版本管理、業(yè)務(wù)邏輯的數(shù)據(jù)映射管理、集成接口任務(wù)執(zhí)行管理等業(yè)務(wù)流程相關(guān)配置功能。

系統(tǒng)將人工評審的過程電子化，并將評審結(jié)果自動導(dǎo)入相關(guān)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫集成。系統(tǒng)創(chuàng)建開放的應(yīng)用集成模式，提供完備的軟件集成組件，提供能夠深入和快速整合的集成工具。系統(tǒng)提供的多種工具與數(shù)據(jù)提取技術(shù)可以快速的從ERP系統(tǒng)、數(shù)據(jù)中心等企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)中抓取數(shù)據(jù)資源。系統(tǒng)提供流程入口，接口服務(wù)，提供開放的接口，支持多種對接方式實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間調(diào)用及數(shù)據(jù)集成，而不限于三方系統(tǒng)的技術(shù)類型和數(shù)據(jù)類型。

移動APP功能可直接進(jìn)行移動辦公流程審批;系統(tǒng)提供自定義的移動辦公平臺;可以和微信或釘釘?shù)鹊谌郊磿r通訊軟件進(jìn)行整合滿足移動辦公需要。移動辦公主要包括安全登錄與退出、待辦、已辦、啟動流程、收發(fā)郵件、收件箱、通訊錄、在線用戶查看、流程中心、流程跟蹤、流程監(jiān)控、提醒及催辦、信息公告、新聞、日歷等功能。手機(jī)辦公解決方案是基于移動互聯(lián)網(wǎng)，將系統(tǒng)的操作使用從PC終端延伸拓展至智能手機(jī)、PAD等手持終端，讓管理者和所有員工利用移動設(shè)備可以隨時隨地、快捷方便地處理各類管理活動和業(yè)務(wù)活動，從而大量節(jié)約了組織的管理成本和商務(wù)成本，組織的效率得以大幅度提高。業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)集成關(guān)系圖如圖1：

3）流程監(jiān)控中心建設(shè)

實(shí)現(xiàn)流程的監(jiān)控和異常處理。通過定制化報表實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)流程監(jiān)控和績效分析，通過任務(wù)管理定時流程監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)問題流程信息推送（短信、郵件、移動端等），滿足運(yùn)維需求。

4）流程分析中心建設(shè)

對關(guān)鍵性能指標(biāo)進(jìn)行分析和流程仿真;對流程的時間和資源性能進(jìn)行分析;對資源利用進(jìn)行優(yōu)化。系統(tǒng)提供報表中心，可視化的報表設(shè)計(jì)器，可像Excel一樣調(diào)整報表樣式，所見即所得的方式預(yù)覽，方便用戶快速生成報表，提供圖表數(shù)據(jù)中心，支持內(nèi)部系統(tǒng)數(shù)據(jù)和外部數(shù)據(jù)，采用向?qū)脚渲?，快速上手、可配置常用圖表，支持門戶展現(xiàn)、應(yīng)用模塊導(dǎo)航、表單關(guān)聯(lián)展現(xiàn)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)支撐等功能。

業(yè)務(wù)流程管理平臺架構(gòu)圖如圖2：

4 專業(yè)流程管理平臺建設(shè)的意義

結(jié)合組織建設(shè)和人才培養(yǎng)，通過業(yè)務(wù)組件庫和流程知識庫的建設(shè)，打造流程驅(qū)動、高效協(xié)同、要素受控、制度保障的業(yè)務(wù)流程管理體系，進(jìn)而提升公司整體運(yùn)營管理能力。業(yè)務(wù)流程管理平臺是以規(guī)范化端到端的業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)提高組織業(yè)務(wù)績效為目標(biāo)，去除浪費(fèi)和過多冗余，提高業(yè)務(wù)效率、實(shí)現(xiàn)應(yīng)用數(shù)據(jù)復(fù)用和數(shù)據(jù)一致的綜合性系統(tǒng)。平臺建設(shè)具有四大意義：

4.1、業(yè)務(wù)流程精準(zhǔn)化，提高運(yùn)營效率

平臺可提供業(yè)務(wù)流程建模、自動化、管理與優(yōu)化的準(zhǔn)則與方法，量化流程績效指標(biāo)。指標(biāo)是考核流程績效的客觀度量，正是流程精準(zhǔn)化的體現(xiàn)。平臺可提供詳盡的業(yè)務(wù)流程生命周期的分析和管理，能夠幫助企業(yè)度量每一個流程的優(yōu)劣。通過其內(nèi)部的流程分析平臺，企業(yè)能夠精準(zhǔn)地把握流程哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)滯后、哪些流程節(jié)點(diǎn)值得改進(jìn)、哪些業(yè)務(wù)規(guī)則與實(shí)際業(yè)務(wù)操作含有沖突。它為企業(yè)不斷精益化流程，提供了鑒別的標(biāo)準(zhǔn)。

4.2、整合已有系統(tǒng)，打破信息孤島

平臺具備開放的接口，能夠與現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)如PLM、ERP等相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成。能夠?qū)崿F(xiàn)平臺內(nèi)對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與流程平臺數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)提供對外共享服務(wù)，可實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)間相關(guān)數(shù)據(jù)的調(diào)用，保證多套系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的及時性和數(shù)據(jù)一致性，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫集成。打破流程與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的“溝通不暢”，為流程的快速開發(fā)和需求變化打下基礎(chǔ)。

4.3、改善思維方式，助力流程再造

平臺的建設(shè)是思維方式的改變。構(gòu)建統(tǒng)一公司級業(yè)務(wù)流程管理平臺，涵蓋流程設(shè)計(jì)、建模、執(zhí)行、監(jiān)控、優(yōu)化等功能。以公司數(shù)字化運(yùn)營管理價值鏈為核心，通過采用科學(xué)的流程分類方法，梳理并建立公司業(yè)務(wù)流程管理框架，集成企業(yè)各個流程管理體系可以貫徹以企業(yè)的利益為最高利益的核心思想，全面助力各部門協(xié)同工作。

4.4、管理高效增值增效，提升企業(yè)競爭力

管理的高效可以釋放管理者大量時間和有效精力來優(yōu)化集團(tuán)的發(fā)展戰(zhàn)略、決策業(yè)務(wù)方向、完善集團(tuán)的經(jīng)營及管理問題，從戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)層面達(dá)到增值增效;企業(yè)的價值與效益增長意味著企業(yè)實(shí)力的同步增長，企業(yè)實(shí)力的增長為業(yè)務(wù)領(lǐng)域的橫向擴(kuò)張、行業(yè)領(lǐng)域的縱向深入提供了可行性與資本支持，而業(yè)務(wù)的擴(kuò)張及行業(yè)領(lǐng)域的深入與此同時又會進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)實(shí)力，兩者形成了正相關(guān)協(xié)同增效效應(yīng)。企業(yè)實(shí)力的上升使企業(yè)可以投入更多的資本與技術(shù)提升企業(yè)的核心競爭力，并獲得更多的市場份額，保證企業(yè)的可持續(xù)良性發(fā)展。

結(jié)語

通過流程自動化、流程優(yōu)化、流程固化、流程績效管理，讓那些隨著流程流動的知識固化在企業(yè)里，并且可以隨著流程的不斷執(zhí)行和優(yōu)化，形成企業(yè)自己的知識庫，且這樣的知識庫越來越全面和深入，讓企業(yè)向“有生命會呼吸”的知識型和學(xué)習(xí)型企業(yè)轉(zhuǎn)變，不斷降低流程處理的難度，提高流程處理的效率。專業(yè)流程系統(tǒng)平臺的建設(shè)可以為公司帶來如下效益：更低的信息化建設(shè)成本;更低的信息化運(yùn)維與管理成本;更高效的流程執(zhí)行與管理;更有效的流程分析、改進(jìn)和再造;更強(qiáng)的執(zhí)行力;更佳的商業(yè)分析;有效降低管理風(fēng)險顯著提升審計(jì)質(zhì)量;發(fā)揮現(xiàn)有投資的最大價值;提升差異化競爭能力;提升產(chǎn)品指令;帶來更好的客戶服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉寰.戰(zhàn)略視角的服務(wù)企業(yè)業(yè)務(wù)流程績效評價研究[D].哈爾濱商業(yè)大學(xué)，2017.61.

[2]戴紹普.L集團(tuán)公司流程管理體系構(gòu)建研究[D].江蘇大學(xué)，2018.