摘 要：在智慧城市建設(shè)過(guò)程中，市容事務(wù)服務(wù)中心積極參與，由此產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的檔案資料，既是智慧城市建設(shè)的歷史見(jiàn)證，也是智慧城市建設(shè)的助推器。本文立足于智慧城市建設(shè)背景下傳統(tǒng)檔案管理模式呈現(xiàn)出的新變化，分析了適應(yīng)智慧城市建設(shè)檔案管理的內(nèi)外部動(dòng)因，提出將檔案管理嵌入智慧城市運(yùn)維體系，明確了智慧城市嵌入式檔案管理平臺(tái)搭建、功能及其實(shí)現(xiàn)途徑和方法。

關(guān)鍵詞：智慧城市;檔案管理;檔案信息化

智慧城市（Smart City），是新一代信息技術(shù)支撐及知識(shí)社會(huì)下一代創(chuàng)新（創(chuàng)新2.0）環(huán)境下的城市形態(tài)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，我國(guó)城市發(fā)展已經(jīng)從工業(yè)型、經(jīng)濟(jì)型逐步朝著數(shù)字化演進(jìn)，邁入向智慧化可持續(xù)方向發(fā)展的新階段。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全國(guó)所有一線城市、50%以上二線城市和部分三、四線城市提出要加快創(chuàng)建“智慧城市”。2013年，首批90個(gè)國(guó)家級(jí)智慧城市試點(diǎn)啟動(dòng)，迄今為止，全國(guó)開(kāi)展智慧城市建設(shè)的總數(shù)超過(guò)200個(gè)，投資規(guī)模超過(guò)了萬(wàn)億元。智慧城市建設(shè)，檔案管理發(fā)揮著重要作用。將檔案管理嵌入智慧城市運(yùn)維體系，可為全面提升城市管理能力和水平貢獻(xiàn)檔案力量[1 ]。

近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，以及城市化進(jìn)程的加快，南寧等全國(guó)一批城市加快新型智慧城市建設(shè)步伐，著力打造城市級(jí)公共服務(wù)移動(dòng)應(yīng)用平臺(tái)，如“愛(ài)南寧APP”，建成統(tǒng)一“用戶中心、信用中心、支付中心”，實(shí)現(xiàn)用戶身份統(tǒng)一認(rèn)證，有效地促進(jìn)了智慧城市建設(shè)。在智慧城市建設(shè)過(guò)程中，市容事務(wù)服務(wù)中心積極參與，由此產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的檔案資料，既是智慧城市建設(shè)的歷史見(jiàn)證，也是智慧城市建設(shè)的助推器。研究并管好用好智慧城市檔案，勢(shì)所必然。

1 智慧城市下傳統(tǒng)檔案管理模式面臨的新變化

1.1 由重紙質(zhì)檔案向重電子檔案轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)模式下，城市檔案管理以紙質(zhì)檔案管理為主，電子化、數(shù)字化檔案管理為輔。隨著城市發(fā)展理念的轉(zhuǎn)變，在智慧城市建設(shè)的背景下，城市管理者紛紛提出“打通服務(wù)群眾最后一公里”“最多跑一次”“云上審批”等改革措施。這些“放管服”改革，依賴的是現(xiàn)代電子信息技術(shù)的應(yīng)用，而在此過(guò)程中，從文件的起草、審批、傳輸、辦理、歸檔均在電子化環(huán)境中完成，有的還實(shí)行單軌制，電子檔案可直接歸檔，無(wú)需再打印成紙質(zhì)檔案。智慧城市背景下電子檔案的數(shù)量和規(guī)模成大幅增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，難以回避。

1.2 由重文書檔案向重專業(yè)檔案轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)檔案管理模式下，文書檔案的受重視程度較高，行政審批、行政執(zhí)行、食品藥品監(jiān)督、建設(shè)項(xiàng)目等涉及公共利益或個(gè)人利益的專業(yè)檔案，由于是單一的線性管理或業(yè)務(wù)開(kāi)展而分散于各個(gè)行政主管部門，不同主管部門對(duì)于檔案管理的重視程度不同、管理的能力和水平也參差不齊，且傳統(tǒng)檔案管理模式下，各行政主管部門與檔案管理系統(tǒng)之間業(yè)務(wù)無(wú)法互聯(lián)互通，行政主管部門的檔案管理往往落后于其業(yè)務(wù)工作。智慧城市背景下，檔案管理成為行政主管部門業(yè)務(wù)管理的重要組成部分，在行政審批、行政執(zhí)法等環(huán)節(jié)中，生成的電子檔案會(huì)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成、自動(dòng)保存，專業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，管理能力和管理水平顯著提升[2 ]。

1.3 由重檔案數(shù)量向重檔案質(zhì)量轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案部門常常從檔案收集的廣度上更加用力，重視檔案資料收集的數(shù)量和規(guī)模，確保所有歸檔資料收集齊全。在此背景下，由于行政部門檔案管理能力的差異化，分散于各個(gè)行政主管部門的檔案注重將其收集到的檔案資料全面歸檔。智慧城市背景下，交通、醫(yī)療、市容管理等行政主管部門的便民利民業(yè)務(wù)都在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中完成，事先設(shè)置相應(yīng)的主要業(yè)務(wù)電子檔案保管范圍，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化存儲(chǔ)、歸檔，檔案管理質(zhì)量顯著提升。

1.4 由重檔案收集向重檔案利用轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)管理模式下，檔案管理主要對(duì)象為傳統(tǒng)形態(tài)的檔案，如紙質(zhì)檔案、視音頻資料等，管理的手段主要依靠手工操作與計(jì)算機(jī)管理相結(jié)合，注重的是行政主管部門檔案資料的收集，滿足行政主管部門檔案門類的完整收集，在檔案開(kāi)發(fā)利用上常止步于窗口查檔。而在智慧城市管理模式下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了萬(wàn)物互聯(lián)互通，行政主管部門和服務(wù)對(duì)象對(duì)于信息需求的多樣化、多元化，更加注重檔案數(shù)據(jù)信息的挖掘、分析和利用，以滿足行政機(jī)關(guān)的現(xiàn)代化管理和公眾辦事需要[3 ]。

2 智慧城市檔案管理動(dòng)因分析

在智慧城市建設(shè)背景下，大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，使得無(wú)論是社會(huì)管理、社會(huì)生活，還是行政機(jī)關(guān)企事業(yè)單位日常管理、運(yùn)營(yíng)管理方式逐步電子化，電子文件歸檔，電子檔案管理、查詢和利用都是適應(yīng)這種智慧化發(fā)展趨勢(shì)的需要。從智慧城市建設(shè)背景下，大力強(qiáng)化智慧檔案建設(shè)有其明確的內(nèi)部動(dòng)因和外部動(dòng)因，是內(nèi)外部動(dòng)因共同作用的結(jié)果[4 ]。

2.1 內(nèi)部動(dòng)因

經(jīng)過(guò)數(shù)年來(lái)發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈技術(shù)都進(jìn)一步提升了我國(guó)檔案信息化發(fā)展水平。尤其是在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算先進(jìn)技術(shù)的推動(dòng)下，進(jìn)一步加快了我國(guó)檔案信息化發(fā)展步伐，與之相關(guān)的檔案法律法規(guī)制度陸續(xù)出臺(tái)，且越發(fā)成熟。如《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子檔案移交與接收辦法》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等。這些規(guī)章制度、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)，為以檔案信息網(wǎng)站為主體的多渠道、多形式、立體化檔案社會(huì)化服務(wù)模式提供了根本制度保障。在智慧城市建設(shè)背景下，檔案管理理念、方式、要求都與傳統(tǒng)模式有著巨大差異，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)智慧城市建設(shè)的需要，且檔案服務(wù)方式和輸出方式已經(jīng)難以滿足社會(huì)各界現(xiàn)實(shí)需要，迫切需要行政管理部門從其檔案管理自身的內(nèi)容、形式進(jìn)行多元化、智慧化變革和創(chuàng)新，以滿足日益增長(zhǎng)的、個(gè)性化檔案信息需求[5 ]。

2.2 外部動(dòng)因

智慧城市與檔案智慧化管理密切相關(guān)?！爸腔鄢鞘小弊钤缬?990年美國(guó)舊金山國(guó)際會(huì)議上首次提出。作為一種系統(tǒng)性、復(fù)雜性和綜合性工程建設(shè)，智慧城市建設(shè)需要城市各個(gè)子系統(tǒng)智慧化建設(shè)和管理相配合。作為社會(huì)活動(dòng)的歷史見(jiàn)證和重要基礎(chǔ)，智慧城市檔案來(lái)自各個(gè)子系統(tǒng)，也是支撐各個(gè)子系統(tǒng)正常、良性運(yùn)行的重要因素?！爸腔蹤n案”無(wú)論其概念的提出，還是后期的模式發(fā)展，都深受“智慧城市”建設(shè)的影響，需要在智慧城市建設(shè)背景下對(duì)其子系統(tǒng)管理智慧化，使其自覺(jué)融入到“智慧城市”建設(shè)的宏偉工程之中，這是時(shí)代發(fā)展的大勢(shì)所趨。正是在這種外部趨勢(shì)背景推動(dòng)下，智慧檔案管理的內(nèi)涵和外延得到了極大的豐富和拓展，并圍繞智慧檔案管理的認(rèn)知和實(shí)現(xiàn)路徑，提出了相應(yīng)的管理理念和建設(shè)方案。如，上海市民生檔案公共服務(wù)平臺(tái);珠海市檔案管理融入“全城通辦”“一證通辦”平臺(tái)，將館藏檔案與智慧珠海政務(wù)云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)共享;張家港建立基于智慧城市“數(shù)字底座”的檔案管理平臺(tái)，等等。這些成功范例為檔案管理適應(yīng)智慧城市建設(shè)提供了外部經(jīng)驗(yàn)和路徑。CB31317D-015D-4C8D-80CB-C8B1A73711DC

3 智慧城市嵌入式檔案管理平臺(tái)搭建

整合資源與封裝資源是智慧城市公共信息服務(wù)平臺(tái)的基礎(chǔ)功能。其中，整合資源就是將智慧城市建設(shè)模式下分散于不同領(lǐng)域、不同行業(yè)分散、無(wú)序、雜亂的原始信息收集，并使之集中、有序、標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范信息資源建構(gòu)統(tǒng)一。封裝資源則是以件、組為單位，向社會(huì)大眾、行政層、管理層、領(lǐng)導(dǎo)層等不同對(duì)象人群提供海量信息，滿足各個(gè)群體的信息服務(wù)需要。可見(jiàn)，應(yīng)將檔案應(yīng)用系統(tǒng)嵌入智慧城市建設(shè)公共信息系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)二者的有機(jī)融合。所謂嵌入式檔案管理平臺(tái)，就是利用云計(jì)算、人工智能、互聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)技術(shù)，將檔案管理服務(wù)嵌入政府公共信息服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)需求的智慧感知和服務(wù)的便民化[6 ]。具體來(lái)看，基于智慧城市建設(shè)的嵌入式檔案管理平臺(tái)示意圖如圖1。

圖1 基于智慧城市建設(shè)的嵌入式檔案管理平臺(tái)示意圖

在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，以及“一網(wǎng)通辦”的背景下，市容、交通、醫(yī)療衛(wèi)生等業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合于智慧應(yīng)用平臺(tái)，平臺(tái)中相關(guān)業(yè)務(wù)由具體職能部門負(fù)責(zé)，由此建立基于智慧城市的檔案管理應(yīng)用平臺(tái)，平臺(tái)整體分為前端、中端和末端三個(gè)部分，而且每個(gè)部分平臺(tái)之間邊界既清晰，又相互融合，在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)共享。前端，為市容、衛(wèi)生、教育、交通、醫(yī)保等涉及政務(wù)服務(wù)、公共服務(wù)、監(jiān)管和公共安全等領(lǐng)域的各類業(yè)務(wù)平臺(tái)，在這些業(yè)務(wù)平臺(tái)中由各職能部門負(fù)責(zé)建立相應(yīng)的預(yù)歸檔模塊。中端，是智慧城市建設(shè)的大數(shù)據(jù)信息收集系統(tǒng)，除了智慧城市提供的基礎(chǔ)性服務(wù)，還包括了智慧城市背景下數(shù)據(jù)檔案信息的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性“四性”檢測(cè)、檔案數(shù)據(jù)信息接收接口能力等。包括分配于不同業(yè)務(wù)平臺(tái)的身份認(rèn)證、數(shù)字證書、OCR服務(wù)、數(shù)據(jù)能力、AI能力等先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用。末端，主要是智慧城市檔案行政管理部門，主要負(fù)責(zé)智慧城市建設(shè)背景下各個(gè)主要業(yè)務(wù)部門的電子文件接收系統(tǒng)、移交接收系統(tǒng)、檔案館業(yè)務(wù)系統(tǒng)。其中，流程管控平臺(tái)負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)收集，主要包括電子文件接收處理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室系統(tǒng)、電子檔案移交接收系統(tǒng)、電子文件保真系統(tǒng)。同時(shí)，做好“四性”檢測(cè)，利用電子檔案移交接收系統(tǒng)，將電子檔案通過(guò)移交接收系統(tǒng)傳輸至數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)，通過(guò)物理隔離、四性檢測(cè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案長(zhǎng)久保存[7 ]。

4 智慧城市嵌入式檔案管理平臺(tái)功能及實(shí)現(xiàn)

4.1 智能感知：精準(zhǔn)識(shí)別用戶需求

實(shí)時(shí)精準(zhǔn)感知受眾需求，是智慧城市建設(shè)中的基本職能要求，也是嵌入式檔案管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的主要目標(biāo)之一。通過(guò)嵌入式檔案管理平臺(tái)搭建，將智慧城市建設(shè)過(guò)程中各業(yè)務(wù)部門的檔案管理嵌入到智慧城市大平臺(tái)系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)精確化管理服務(wù)，借助前沿搜索技術(shù)、智能感知技術(shù)的應(yīng)用，依據(jù)智慧城市建設(shè)中系統(tǒng)環(huán)境、語(yǔ)言習(xí)慣、訪問(wèn)頻率等數(shù)據(jù)信息分析，細(xì)分用戶，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)建檔管理及利用。通過(guò)智慧城市建設(shè)過(guò)程中各職能部門業(yè)務(wù)辦理，以及關(guān)鍵詞搜索記錄的動(dòng)態(tài)變化等大數(shù)據(jù)分析，能夠幫助檔案管理人員準(zhǔn)確感知檔案需求熱點(diǎn)，為檔案管理部門有針對(duì)性搜索專業(yè)檔案提供更加優(yōu)質(zhì)服務(wù)。此外，智慧檔案管理能夠在整理搜集相關(guān)業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)相關(guān)職能部門的檔案管理利用規(guī)律，提供精準(zhǔn)預(yù)測(cè)，從而有針對(duì)性地提供檔案需求服務(wù)。

4.2 智能推送：優(yōu)化平臺(tái)響應(yīng)能力

在智慧城市建設(shè)背景下，檔案管理部門應(yīng)借助相應(yīng)管理平臺(tái)和技術(shù)，采取一些措施，通過(guò)用戶需求感知實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)推送服務(wù)，增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，保障公眾能夠借助智能化技術(shù)手段，方便、快捷地獲取相關(guān)檔案信息資源。一是優(yōu)化搜索引擎的可見(jiàn)性。搜索引擎已經(jīng)成為智慧城市建設(shè)中政務(wù)服務(wù)信息及智能推送服務(wù)的重要技術(shù)手段，為檔案利用者提供在線搜索引擎服務(wù)，使在線服務(wù)更具可預(yù)見(jiàn)性，提升政務(wù)服務(wù)的效力和效果。利用者可通過(guò)嵌入式檔案管理平臺(tái)，及時(shí)查找所需的檔案信息。二是增強(qiáng)用戶終端訪問(wèn)的可見(jiàn)性。政府行政職能部門承擔(dān)的行政職責(zé)不同，查詢的檔案信息資源也有本質(zhì)差異，利用檔案在線終端訪問(wèn)服務(wù)，打通服務(wù)群眾最后一公里。隨著移動(dòng)終端智能手機(jī)的普及應(yīng)用，根據(jù)服務(wù)器后臺(tái)可以實(shí)時(shí)監(jiān)控顯示用戶的訪問(wèn)量、訪問(wèn)時(shí)段，從而通過(guò)改善終端服務(wù)的時(shí)間、渠道等，滿足更多用戶需求。三是充分利用互聯(lián)網(wǎng)資源優(yōu)勢(shì)。各級(jí)行政主管部門檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極與新聞門戶網(wǎng)站、導(dǎo)航網(wǎng)站等前沿新信息資源平臺(tái)有機(jī)結(jié)合，協(xié)同合作，不斷擴(kuò)大檔案資源的輻射范圍，切實(shí)提升室（館）藏檔案資源的利用率，更好地發(fā)揮檔案管理在智慧城市建設(shè)中的應(yīng)用價(jià)值和功能。

4.3 智能體驗(yàn)：提供可視場(chǎng)景服務(wù)

從智慧城市建設(shè)的背景和要求來(lái)看，要整合分散于各個(gè)職能部門的檔案管理，通過(guò)網(wǎng)站及平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及運(yùn)行的集成化管理，實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)過(guò)程中各類檔案資源的完整呈現(xiàn)。利用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，積極搭建可視化云平臺(tái)，增強(qiáng)檔案資源用戶體驗(yàn)，進(jìn)一步改進(jìn)檔案服務(wù)功能。例如，將館藏的檔案資源，利用大屏幕形式展示于平臺(tái)中，采用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，以及AI人工智能技術(shù)，打造可視化檔案查詢應(yīng)用場(chǎng)景，提升檔案利用體驗(yàn)感。此外，將收集到的海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行可視化分析，為檔案門戶決策咨詢提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)，使政府相關(guān)職能部門的檔案管理向智慧轉(zhuǎn)型。

隨著智慧城市建設(shè)產(chǎn)生的大量珍貴檔案既需要安全保管，更需要充分加以利用。在構(gòu)建智慧城市嵌入式檔案管理平臺(tái)基礎(chǔ)上，還需要隨著技術(shù)進(jìn)步、智慧城市發(fā)展而不斷地對(duì)平臺(tái)進(jìn)行評(píng)估和優(yōu)化，通過(guò)建立智慧城市檔案管理服務(wù)平臺(tái)測(cè)評(píng)體系、建立智慧城市檔案管理服務(wù)績(jī)效智能評(píng)估等，不斷提升檔案管理現(xiàn)代化水平，助力智慧城市建設(shè)。

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作者簡(jiǎn)介：姚瑩，在職研究生，廣西壯族自治區(qū)南寧市容事務(wù)服務(wù)中心館員，主要從事檔案管理研究。CB31317D-015D-4C8D-80CB-C8B1A73711DC