姚茜 張帥 張?jiān)錾? 王霜霜

摘? 要? 中小學(xué)數(shù)字校園建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的實(shí)踐過程，其中數(shù)字化管理系統(tǒng)在不斷改進(jìn)與完善。以校園卡制卡工作流為例，介紹學(xué)校協(xié)同辦公應(yīng)用工作流系統(tǒng)涉及的三類用戶、四層系統(tǒng)架構(gòu)、表單與流程兩大核心元素。經(jīng)過幾年實(shí)踐，工作流系統(tǒng)能滿足學(xué)校實(shí)際業(yè)務(wù)需求，并能有效優(yōu)化原線下跨部門業(yè)務(wù)流程。

關(guān)鍵詞? 數(shù)字校園；工作流系統(tǒng)；協(xié)同辦公；智慧校園

中圖分類號(hào)：G637? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1671-489X（2022）09-0035-05

0? 引言

數(shù)字校園的概念起源于20世紀(jì)90年代美國(guó)克萊蒙特大學(xué)教授凱尼斯·格林發(fā)起并主持的一項(xiàng)名為“信息化校園計(jì)劃”（The Campus Computing?Project）的大型科研項(xiàng)目，我國(guó)的數(shù)字校園就是在這一理念上提出來的[1]。韓錫斌等學(xué)者[2]早在2005年就對(duì)數(shù)字校園的目標(biāo)與內(nèi)涵進(jìn)行了分析，提出數(shù)字校園的5E架構(gòu)，強(qiáng)調(diào)數(shù)字校園的五個(gè)主要應(yīng)用方面，即數(shù)字化學(xué)習(xí)（e-Learning）、數(shù)字化科研（e-Science）、數(shù)字化管理（e-Manage-ment）、數(shù)字化服務(wù)（e-Service）和數(shù)字化生活（e-Living）。國(guó)內(nèi)最早正式提出智慧校園概念的是浙江大學(xué)，2010年，浙江大學(xué)就提出要建設(shè)一個(gè)令人激動(dòng)的智慧校園：無(wú)處不在的網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、融合創(chuàng)新的網(wǎng)絡(luò)科研、透明高效的校務(wù)治理、豐富多彩的校園文化、方便周到的校園生活[3]。

智慧校園平臺(tái)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性平臺(tái)和核心系統(tǒng)，完善該系統(tǒng)的主要建設(shè)目標(biāo)包括提升學(xué)校教學(xué)組織、教學(xué)管理和資源管理效率，促進(jìn)學(xué)校教師之間的有效溝通和資源共享，促進(jìn)教師與學(xué)生以及家長(zhǎng)之間充分溝通，支持教師開展數(shù)字化教學(xué)，適應(yīng)中高考改革。

1? 應(yīng)用背景

在基礎(chǔ)教育領(lǐng)域，教師的首要任務(wù)是高質(zhì)量地完成教育教學(xué)工作，但同時(shí)也有一些業(yè)務(wù)需要辦理，常常會(huì)占用教師不少課余時(shí)間。學(xué)校的日常事務(wù)，如各級(jí)各類申請(qǐng)、審批、報(bào)銷等，最初是通過紙質(zhì)申請(qǐng)單的形式在各部門之間進(jìn)行傳遞，而紙質(zhì)載體在信息處理、共享、存儲(chǔ)和查詢方面都是低效的；伴隨郵件系統(tǒng)的普及，一些通知公告等內(nèi)容會(huì)通過郵箱進(jìn)行共享；隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，辦公OA（Office Automation）系統(tǒng)在學(xué)校普遍應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息共享和電子公文的傳輸。從數(shù)字校園實(shí)踐發(fā)展的進(jìn)程來看，伴隨新一代信息技術(shù)的發(fā)展以及社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，云計(jì)算使得中小學(xué)數(shù)字校園建設(shè)向集約化、云端化方向發(fā)展。

目前，大部分中小學(xué)在建設(shè)數(shù)字校園系統(tǒng)時(shí)除了滿足教育教學(xué)，還有一部分也涉及教學(xué)管理的技術(shù)支撐，如通知公告、周程管理、問卷調(diào)查、場(chǎng)館預(yù)約等辦公模塊，能較好地實(shí)現(xiàn)信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)與共享等功能，在一定程度上滿足信息處理的自動(dòng)化、無(wú)紙化辦公和移動(dòng)辦公的需求。但隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，職能部門工作細(xì)碎煩瑣，有一部分業(yè)務(wù)涉及多個(gè)部門，教師因申請(qǐng)、審批等具體事務(wù)需要在距離較遠(yuǎn)的多個(gè)校區(qū)之間奔波，存在審核流程復(fù)雜、操作過程煩瑣等問題。因此，在數(shù)字校園系統(tǒng)中需要增加相應(yīng)的模塊，能實(shí)現(xiàn)日常表單處理的電子化和自動(dòng)化，即能滿足根據(jù)一系列相互銜接的業(yè)務(wù)進(jìn)行配合與協(xié)同處理，并且能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)流轉(zhuǎn)和狀態(tài)監(jiān)控的功能。

2? 概念明晰

2.1 工作流

工作流的概念最早起源于生產(chǎn)組織和辦公自動(dòng)化領(lǐng)域，其中涉及的主要問題就是過程的自動(dòng)化[4]。關(guān)于工作流，不同的組織給出不同的定義，其中工作流管理聯(lián)盟（WFMC）定義工作流是一種可以自動(dòng)流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，通過一組定義明確的邏輯準(zhǔn)則，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)在用戶之間運(yùn)行與傳遞[5]。

2.2? 基于Web的工作流系統(tǒng)架構(gòu)

工作流系統(tǒng)根據(jù)任務(wù)傳遞機(jī)制不同分為不同的類型，其中基于Web的工作流系統(tǒng)通過WWW來實(shí)現(xiàn)任務(wù)的協(xié)作，產(chǎn)品從1995年以后才起步，是目前應(yīng)用最廣泛的?；赪eb的工作流系統(tǒng)采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）架構(gòu)，是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在高內(nèi)聚低耦合的設(shè)計(jì)思想下對(duì)C/S（客戶端/服務(wù)器）架構(gòu)的一種設(shè)計(jì)提升?；赪eb的工作流系統(tǒng)在使用時(shí)，用戶通過瀏覽器就能夠完成各種任務(wù)的處理與訪問，降低了業(yè)務(wù)處理對(duì)客戶端的要求，有利于系統(tǒng)的管理、維護(hù)和升級(jí)[6]。

目前，工作流技術(shù)越來越成熟，應(yīng)用也越來越廣泛。學(xué)校應(yīng)用的基于Web的工作流系統(tǒng)，采用數(shù)字校園提供的專業(yè)級(jí)工作流引擎，通過預(yù)定義的規(guī)范化流程，實(shí)現(xiàn)流暢的業(yè)務(wù)運(yùn)作，可有效節(jié)約人力資源，提高辦公效率。

3? 需求分析

學(xué)校涉及多個(gè)部門協(xié)同工作的業(yè)務(wù)和場(chǎng)景通常采用固定流程，即管理員基于學(xué)校固定辦事流程，在系統(tǒng)中在線繪制流程、創(chuàng)建表單、部署流程并設(shè)定不同的角色和權(quán)限，用戶（全校教職工）基于系統(tǒng)設(shè)定的流程在Web端查看流程狀態(tài)并辦理相應(yīng)流程。通常還可以指定在校人員作為流程匯總查看管理員，可以查看各審批流程狀態(tài)。

3.1? 請(qǐng)假管理

教師的主要業(yè)務(wù)是教育教學(xué)，教職工請(qǐng)假時(shí)需要向多個(gè)部門報(bào)備申請(qǐng)：教師請(qǐng)假需要告知教研組長(zhǎng)和教務(wù)處，以便于調(diào)課及計(jì)算課時(shí)量；教職工請(qǐng)假需要告知部門主管領(lǐng)導(dǎo)，便于協(xié)調(diào)部門內(nèi)工作安排；超過三天的請(qǐng)假申請(qǐng)需要向?qū)W校辦公室報(bào)備……根據(jù)學(xué)校的管理規(guī)定，請(qǐng)假一天、三天以內(nèi)、超過三天等不同時(shí)長(zhǎng)，也需要遞交給相應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。請(qǐng)假申請(qǐng)雖涉及多人、多級(jí)別、跨部門，還是一個(gè)相對(duì)比較規(guī)范的工作流機(jī)制，因此，在數(shù)字校園中使用專門的“請(qǐng)假管理”模塊，各個(gè)學(xué)?；旧峡梢酝ㄟ^自定義審批流程和權(quán)限配置來實(shí)現(xiàn)本校請(qǐng)假審批的基本功能。

3.2? 新任教師制卡等申請(qǐng)

學(xué)校使用微軟域架構(gòu)系統(tǒng)，便于進(jìn)行統(tǒng)一賬號(hào)登錄認(rèn)證、校內(nèi)資源庫(kù)訪問、IP電話、網(wǎng)絡(luò)打印等服務(wù)。新任教師入校申辦校園卡時(shí)，涉及教學(xué)、德育等部門主管教師審批，教務(wù)處和學(xué)校辦公室人事部門對(duì)新教師信息進(jìn)行匯總，信息中心制作校園卡，并按申請(qǐng)?jiān)谛@卡設(shè)置打印復(fù)印權(quán)限、門禁權(quán)限，總務(wù)處設(shè)置飯卡等跨部門協(xié)同業(yè)務(wù)。

工作流系統(tǒng)還將PC端應(yīng)用移植到手機(jī)終端，支持安卓和iOS系統(tǒng)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)移動(dòng)終端數(shù)據(jù)與PC端數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)，滿足教職工隨時(shí)隨地移動(dòng)辦公的需要。

類似制卡這樣的工作流比較多，而各個(gè)學(xué)?？梢赃m用的場(chǎng)景也不一樣，使用數(shù)字校園中的工作流系統(tǒng)模塊，通過自定義表單、審批組等可以實(shí)現(xiàn)個(gè)性化流程的業(yè)務(wù)運(yùn)作，具有可拓展性。

4? 系統(tǒng)應(yīng)用

4.1? 學(xué)校工作流系統(tǒng)中涉及三種角色：用戶、審批組和系統(tǒng)管理員

如圖1所示，用戶就是數(shù)字校園的全體教職工，可以在工作流系統(tǒng)中創(chuàng)建流程實(shí)例、查看/撤銷申請(qǐng)進(jìn)程；審批組主要負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)流程的辦理與審批、處理待辦業(yè)務(wù)，將線下業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到線上穩(wěn)定執(zhí)行；系統(tǒng)管理員則負(fù)責(zé)流程的配置和權(quán)限角色的設(shè)置、對(duì)實(shí)例進(jìn)行監(jiān)控、定期進(jìn)行數(shù)據(jù)和流程的維護(hù)。

4.2? 工作流系統(tǒng)架構(gòu)分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層、數(shù)據(jù)連接層、流程服務(wù)層和前端表示層

工作流模塊架構(gòu)在學(xué)校數(shù)字校園內(nèi)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)從數(shù)字校園數(shù)據(jù)中臺(tái)中提取。如圖2所示，用戶通過瀏覽器訪問系統(tǒng)的前端界面；流程服務(wù)層負(fù)責(zé)處理用戶請(qǐng)求，并將處理后的數(shù)據(jù)返回前端；數(shù)據(jù)連接層集成數(shù)字校園底層基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為流程服務(wù)層提供數(shù)據(jù)支撐并完成數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)[5]。

4.3? 表單和流程是工作流的兩個(gè)最基本元素

與線下的辦公模式對(duì)比，表單就是紙質(zhì)簽單，不同工作填寫內(nèi)容不一樣；流程指的是主管負(fù)責(zé)人簽字審批的過程，一個(gè)流程步驟一般涉及一個(gè)簽字。以制卡工作流為例，介紹流程的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。如圖3所示，新任教師制卡業(yè)務(wù)由申請(qǐng)人提出申請(qǐng)、審批人審批、校辦和教務(wù)處匯總、信息中心和總務(wù)處制卡設(shè)權(quán)限等五個(gè)步驟共同組成。

線下辦公往往需要教師來回聯(lián)系各部門，找分管校長(zhǎng)簽字審批，并持卡到各部門辦理各權(quán)限，而申請(qǐng)人線上走流程只需要兩個(gè)步驟：填寫申請(qǐng)表單（圖4）、制卡完成后到校辦領(lǐng)取校園卡。其他的流程在申請(qǐng)?zhí)峤缓?，由工作流系統(tǒng)根據(jù)辦卡人類別系統(tǒng)自動(dòng)判斷并遞送到對(duì)應(yīng)的審批組，經(jīng)過電子審批與公文流轉(zhuǎn)，新任教師的各類信息清晰地匯總到學(xué)校辦公室人事部門和教務(wù)處，信息中心和總務(wù)處直接由職能部門辦理人員進(jìn)行卡務(wù)交接，制卡的各個(gè)環(huán)節(jié)申請(qǐng)人及相應(yīng)的辦理人員都能收到消息提醒，辦理完成后申請(qǐng)人到學(xué)校辦公室領(lǐng)取校園卡即可。

學(xué)校可以根據(jù)實(shí)際需求，在工作流系統(tǒng)中創(chuàng)建各類自定義的工作流業(yè)務(wù)。流程設(shè)計(jì)工具采用圖形化定義，通過拖拉拽等繪制方式實(shí)現(xiàn)。設(shè)計(jì)界面包括流程信息（如節(jié)點(diǎn)和流向），活動(dòng)之間通過連線相連，流轉(zhuǎn)步驟參照線形箭頭的方向。系統(tǒng)管理員通過創(chuàng)建表單、繪制流程，并可以在流程中每一個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置審批組、經(jīng)辦人及流程跳轉(zhuǎn)等。校園卡制卡流程配置見圖5。

5? 應(yīng)用結(jié)論

學(xué)校從2018年開始試用工作流模塊，2019年開始常態(tài)化應(yīng)用，目前每年使用工作流的教師約260人，發(fā)起流程的人員數(shù)量也在逐步遞增，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)見圖6（截至2021年11月24日）。在數(shù)字校園中使用基于Web工作流系統(tǒng)進(jìn)行跨部門協(xié)同辦公，可以避免教師線下在各部門疲于奔走的煩惱，節(jié)約紙張，通過規(guī)范、高效、智能的辦公模式，提升教師的辦事體驗(yàn)與辦公效率，具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)。

1）操作簡(jiǎn)單。復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程設(shè)置均由系統(tǒng)管理員來操作，用戶（全體教職工）只需要關(guān)注自己發(fā)起的辦事流程，很容易上手。除了網(wǎng)頁(yè)端，手機(jī)APP端也能使用，可以方便快捷地實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦事需求。

2）流程規(guī)范。工作流線上辦理業(yè)務(wù)流程更嚴(yán)謹(jǐn)、流暢，可規(guī)范學(xué)校管理流程；流程可視化，用戶可以清晰地了解申請(qǐng)進(jìn)程及歷史任務(wù)，也便于管理者實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程的管理、監(jiān)控和統(tǒng)計(jì)，提升申請(qǐng)事項(xiàng)存檔查詢的能力。

3）可擴(kuò)展優(yōu)化。工作流系統(tǒng)具備平滑可擴(kuò)展性，學(xué)?？梢愿鶕?jù)實(shí)際業(yè)務(wù)自定義業(yè)務(wù)流程，根據(jù)使用反饋情況，不斷優(yōu)化和改進(jìn)辦事流程，支持不斷變化的需求。

當(dāng)然，基于Web工作流系統(tǒng)協(xié)同辦公也存在一些問題，如個(gè)別部門或教師的信息化思維和意識(shí)還未建立，部分年齡偏大的教師未養(yǎng)成自動(dòng)化辦公的習(xí)慣，導(dǎo)致協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用推廣具有一定的困難。

6? 結(jié)束語(yǔ)

網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展和智能終端的普及為人們電子辦公提供了有利條件?；赪eb的工作流系統(tǒng)經(jīng)過近幾年的測(cè)試與實(shí)踐，能滿足學(xué)校實(shí)際業(yè)務(wù)需求，并能有效優(yōu)化原線下跨部門業(yè)務(wù)流程?；赪eb的工作流系統(tǒng)是學(xué)校精細(xì)化管理的一種有效方式，能在合適的時(shí)間將任務(wù)傳遞給合適的人，可以加快數(shù)據(jù)信息在各部門之間、教職工之間、領(lǐng)導(dǎo)之間的流轉(zhuǎn)速度，提高工作效率和管理質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校辦公規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，提升教職工信息素養(yǎng)，為學(xué)校教育教學(xué)、科研、管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的整合與共享。下一階段，可以考慮將更多適合的業(yè)務(wù)流程納入工作流系統(tǒng)中持續(xù)地應(yīng)用與改進(jìn)。

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作者：姚茜，北京師范大學(xué)附屬中學(xué)信息中心主任，研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)教育應(yīng)用；張帥，北京師范大學(xué)附屬中學(xué)行政管理中心主任，研究方向?yàn)閷W(xué)校管理；張?jiān)錾?，北京師范大學(xué)附屬中學(xué)信息中心副主任，研究方向?yàn)榻逃畔⒒煌跛?，北京師范大學(xué)附屬中學(xué)教學(xué)服務(wù)中心主任，研究方向?yàn)樾畔⒐芾恚?00052）。